Mandat for delprosjekt

Transkript

1 Mandat for delprosjekt Tilhører prosjekt: Delprosjektnavn: Delprosjektleder: Utfylt av (navn og rolle i programmet): A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap A3.13 System for virksomhetsstyring Roger Nodeland Utarbeidet: Godkjent av prosjektrådet (dato): Godkjent av prosjekteier (dato): Nina Hauge, prosjektleder Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap og Roger Nodeland, delprosjektleder A3.13 System for virksomhetsstyring Innhold 1) Om delprosjektet ) Effektmål ) Resultatmål ) Forutsetninger for en vellykket gjennomføring ) Milepælsplan ) Kostnader og budsjett ) Delprosjektets kompleksitet ) Risikostyring ) Avhengigheter ) Interessenter ) Organisering, roller og ansvar... 6

2 1) Om delprosjektet Delprosjekt System for virksomhetsstyring omhandler videreføring av systemet Corporater og utforming av innhold og rutiner knyttet til bruken av systemet. Virksomhetsstyring omfatter arbeidet med å fastsette mål og resultatkrav, planlegge hvordan disse skal nås, løpende rapportering av status, analyser av situasjonen, samt utforming og iverksettelse av korrigerende tiltak. Delprosjektets oppgave er å tilrettelegge for et system som understøtter disse arbeidsprosessene. Det vil derfor være en rekke avhengigheter til kommende delprosjekt som omhandler virksomhetsstyring, så som planverk, internkontroll, risikostyring, m.m. 2) Effektmål Det er definert følgende foreløpige effektmål for delprosjektet: Nye Kristiansand har et rammeverk, rutiner og verktøy som: - Sikrer strategisk og systematisk arbeid med virksomhetsstyring. - Muliggjøre høy grad av delegasjon og tillitsbasert styring med bruk av hensiktsmessig målog resultatstyring. - Sikrer at gevinstrealiseringsplaner måles og følges opp i realiseringsfasen. - Bidrar til å automatisere relevante interne arbeidsprosesser. - Tilrettelegger for kontinuerlig læring, utvikling og forbedring av interne arbeidsprosesser og eksterne tjenester. - Understøtter en organisasjonskultur preget av faglighet, tillit, åpenhet og transparent forvaltning. - Understøtter målet om at den nye kommunen skal organiseres og styres på en måte som sikrer strategisk økonomistyring og framtidsrettet forvaltning av verdier. 3) Resultatmål 1. Prosjektet skal etablere et felles og standardisert verktøy/system for virksomhetsstyring, herunder: a. systemet skal være integrert med økonomisystem, personalsystem, kvalitetssystem og andre relevante datakilder. b. utvikle og innføre standardiserte dashbord med styringsinformasjon for ledere med resultatansvar. c. gi ledere og rådgivere et verktøy/system for å utføre analyser og bearbeide tilgjengelige virksomhetsdata for analyseformål. d. etablere rapporteringsfunksjonalitet for måneds-, tertial- og årsrapportering. Herunder rapportering knyttet til virksomhetsplaner, årskontrakter, fagplaner, gevinstrealiseringsplaner og øvrige kilder (handlingsprogram, fagplaner, m.m.). e. delautomatisere rapporter tilpasset måneds-, tertial- og årsrapportering. 2. På bestilling videreføre spesialtilpasset funksjonalitet og tjenester som sektorene i Kristiansand kommune benytter i dag (eks. prosjektrapporter i KE og diverse funksjonalitet i HS) 3. Etablere brukerstøtte og utvikle brukerveiledninger og øvrig opplæringsmateriell og aktiviteter. 4. Bidra til nye anvendelsesområder og økt bruk av virksomhetssystemet. 5. Sammen med relevante delprosjekt etablere rutiner for rapportering og oppfølging av planverk.

3 6. Prosjektet skal etablere en arbeidsgruppe for virksomhetsstyringssystemet som kan ivareta drift og utvikling etter prosjektets slutt. Arbeidsgruppens oppgaver vil være: a. sørge for at Nye Kristiansand har intern kompetanse til forvaltning av systemet. b. videreutvikling av dashbord og øvrig funksjonalitet. c. dataintegrasjon og drift. d. dokumentasjon av oppsett, rutiner, forvaltning, integrasjon og drift. 4) Forutsetninger for en vellykket gjennomføring Et styrende dokument som beskriver hvordan Nye Kristiansand skal arbeide og forholde seg til virksomhetsstyring er en viktig premissleverandør til prosjektets mandat, ambisjonsnivå, omfang og leveranser. Et slikt dokument kan påvirke dette delprosjektets innhold og leveranser. Rådgivere i sektorstaber som arbeider innen plan, styring og kontroll må medvirke. De store tjenesteytende sektorene må ha sentrale ressurser med i prosjektet som kan representere interesser på direktør- og kommunalsjefsnivå. Det er også avgjørende at ressursen som er driftsansvarlig for dagens løsning i Kristiansand er en del av prosjektet. Vedkommende er ønsket i flere prosjekt, men det vil være vanskelig å gjennomføre dette prosjektet på tid og innenfor hensiktsmessige økonomiske rammer uten bidrag fra driftsansvarlig. Deler av vedkommendes leveranser kan leveres av systemleverandør, men forutsetter likevel tett dialog. Det er også avgjørende at kommunen bygger tilstrekkelig intern kompetanse på IT-teknisk drift og tilpassing av løsningen. I praksis betyr det at kompetansen må fordeles på flere enn en person. Siden det ikke er etablert prosjekter/initiativer på relevante og tilgrensede områder må avgrensninger og avhengigheter beskrives på et senere tidspunkt. Eksempler på prinsipielle spørsmål og avklaringer som påvirker delprosjektet er eks.: - Skal løsningen designes for også å ta hånd om risikostyring og internkontroll? - Hva er ambisjonsnivået omkring rapportering og oppfølging av eksempelvis planverk (periodemål, tiltaksmatriser m.m.)? - Skal delprosjektet levere på bestilling fra andre delprosjekt, eller skal delprosjektet også ha mandat til å utforme rutiner/prosesser knyttet til deler av virksomhetsstyringen? Hvilke delprosjekt/arbeidsgrupper ivaretar i så tilfelle dette? Konkret handler det eksempelvis hvilket delprosjekt som har ansvar for å utforme rapporteringsrutiner (hva skal rapporteres, frekvens osv.). - Hvem utformer/definerer styringsdialogen (hva skal eks målekortet inneholde m.m.) på sektornivå og lavere? Skal delprosjektet fasilitere disse prosessene, ivaretar andre delprosjekt det, eller skal prosjektet avvente avklaring omkring dette til senere i prosjektperioden?

4 5) Milepælsplan Fase Tidsrom (fra-til) Hovedleveranser i fasen Konsept- og kartlegging Prinsippskisser for design og innholdsstruktur Planleggingsfase Beskrivelse av integrasjoner, indikatorer, visninger Implementere testløsning Utvikling og implementeringsfase Implementere driftsløsning inkl. integrasjoner. Utvikle målekort, rapporteringsløsning m.m. Senest dato for oppstart: Senest dato for avslutning: Beskrivelse av Beskrivelse av Beskrivelse av Viktige datoer Begrunnelse: Våren 2020 Begrunnelse: Overleveres til arbeidsgruppen. Milepæler Behandling i prosjektrådet Dato for Behandling i programledelsen Dato for Prosjekteier godkjenner mandatet Dato for Oppstart av prosjekt Reforhandlet avtale med systemleverandør Testløsning installert Overordnet design- og innholdsstruktur klar Driftsløsning installert Sentrale integrasjoner og standardiserte dashboard implementert Tilpassede dashboards implementert Grunnleggende rapporteringsløsning implementert Integrasjoner og innhold/dashboards er kvalitetssikret og løsningen er klar til å rapporteres i. Arbeidsgruppe for drift og videreutvikling er etablert Prosjektslutt

5 6) Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet med delprosjektet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene for delprosjektet? Budsjettet for dette delprosjektet inngår i totaloversikten i styringsdokumentet for A3. Foreløpig kostnadsoversikt for delprosjektet gjelder for 2018 og 2019 til sammen og er et prematurt første utkast utarbeidet pr Kjøp av eksterne konsulenttjenester kan oppleves omfattende, men er en konsekvens av manglende tilgang på interne kvalifiserte ressurser. Kostnadstype Pris u/mva Eksterne konsulenttjenester (Corporater) (Utvikling av ny løsning, estimert 500 timer) Reise, diett og kurskostander, egne ansatte (Inkl. opplæring av ny IT-ressurs som supplerer/erstatter eksisterende) Studietur og erfaringsutveksling (Besøk hos annen kommune som bruker Corporater eller er dyktige på virksomhetsstyring) Diverse Sum ,- Tilleggsinfo: Lisens og årlige vedlikeholdskostnader Lisens (Kristiansands lisenser videreføres) 0 Årlig løpende vedlikeholdskostnad (estimert kostnad basert på oppjustert befolkningsgrunnlag) Lisens for å ha eksisterende installasjon tilgjengelig for oppslag ) Delprosjektets kompleksitet Sett et X for om delprosjektet er komplekst eller ikke-komplekst. Et ikke-komplekst delprosjekt har et omfang som er lett oversiktlig og en tydelig/klar leveranse. Ofte er de uten mange avhengigheter, da avhengigheter per automatikk gjør delprosjektet mer komplekst. Et ikke-komplekst delprosjekt kalles et «forenklet delprosjekt». Komplekst x Er prosjektet komplekst eller ikke-komplekst? Ikke-komplekst 8) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for delprosjektet. Sett et X for det alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja X Kommentar til svaret: Nei Som en standard utarbeides alltid ROS-analyse. ROS-analyse er ikke utarbeidet enda.

6 9) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette delprosjektet og hvilke andre delprosjekter/prosjekter som er avhengig at dette delprosjektet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette delprosjektet? Avgjørende avhengigheter knyttet til ressurser/kompetanse er beskrevet i kapittel 4. Administrativ organisering A3.5 Kontoplan A3.7 ERP-løsning Pasientjournalsystem Kvalitetssystem HR-system Øvrige system som løsningen integreres med Hvilke andre delprosjekter/prosjekter er avhengig av dette delprosjektet og dets leveranser? Det er til dels uavklart, siden alle relevante delprosjekt ikke er kjent eller definert. Grunnet manglende innsyn i Nye Kristiansands prosjektportal er det vanskelig å beskrive avhengigheter til delprosjekter som man ikke kjenner til. 10) Interessenter Interessentanalyse utarbeides i portalen. Den vil bli ajourholdt underveis i prosjektet, men er foreløpig ikke utarbeidet. 11) Organisering, roller og ansvar Prosjekteier er Terje Fjellvang Delprosjektet etableres ellers som et enkelt delprosjekt uten tilhørende oppdrag. Ressursbehovet vil variere i prosjektperioden, tabellen nedenfor er et estimat for prosjektperioden. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Delprosjektleder Rådgiver/fagansvarlig Corporater < 60 % Roger Nodeland Delprosjektdeltaker Rådgiver - HS < 5 % Kristin Skjelbred Delprosjektdeltaker Seniorrådgiver - Teknisk < 5 % Tone Iglebæk Delprosjektdeltaker Rådgiver Oppvekst < 5 % Ikke avklart Delprosjektdeltaker Seniorrådgiver Organisasjon/rådmann < 5 % Åse Føreland Velle Delprosjektdeltaker Økonomisjef, Søgne kommune < 5 % Børre Andreassen Delprosjektdeltaker Rådgiver HMS & Kvalitet < 5 % Magnar Benjaminson Delprosjektdeltaker IT-rådgiver < 20 % Thomas Øderud Tillitsvalgte Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Kommentar til svaret: Ja Nei X