A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap

Transkript

1 Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: Navn på initiativ: Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap A3.9 Finansreglement Arild Andresen Nina Hauge, prosjektleder Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap og Arild Andresen, leveranseansvarlig A3.9 Finansreglement Leveranse Bakgrunnen for initiativet: 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Fra overordnet styringsdokument vedtatt i fellesnemnda : Kommunen skal være en veldreven og utviklingsorientert kommune. Ha en robust økonomiforvaltning og bærekraftig innkjøpspolitikk Den nye kommunen skal organiseres og styres på en måte som sikrer strategisk økonomistyring og framtidsrettet forvaltning av verdier. 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Nye Kristiansand skal ha et politisk vedtatt finansreglement. Nye Kristiansand skal ha administrative rutiner for finansforvaltning. Nye Kristiansand skal ha en avtale med en ekstern finansrådgiver. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Forslag til finansreglement for politisk beslutning. Forslag til administrative rutiner for finansforvaltning, se finansforskriften 8. Avtale med finansrådgiver inngått etter lov om offentlige anskaffelser. 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

2 2.2 Tidsrammer

3 Viktige datoer Senest dato for oppstart: Begrunnelse: Senest dato for avslutning: Begrunnelse: Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Beskrivelse av Ferdig forslag til mandat Beskrivelse av Behandling av mandat i prosjektrådet Beskrivelse av Behandling av mandat i programledermøte Beskrivelse av Godkjent av prosjekteier Beskrivelse av Revidering av ROS analyse Beskrivelse av Drøfting av risikoprofil med økonomidirektør Beskrivelse av Ha inngått avtale med ekstern validerer/kvalitetssikrer Beskrivelse av Ferdig forslag til finansreglement til programleder Beskrivelse av Ferdig forslag til administrative rutiner til programleder Beskrivelse av Revidering av ROS analyse Beskrivelse av Beskrivelse av Ekstern validering/kvalitetssikring av reglementet Ferdig saksfremlegg til politisk behandling Beskrivelse av Politisk vedtatt finansreglement Beskrivelse av Administrative rutiner

4 Beskrivelse av Avtale med finansrådgiver Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Finansiering: Kommentar: Ekstern validering/kvalitetssikring av forslag til reglement kr ,- Møter kr ,- Reiseutgifter kr ,- Kostnadene/budsjettet er med i totaloversikten i styringsdokumentet for A3. 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja x Nei Kommentar til svaret: Utarbeidet ROS-analyse ROS- analysen pr :

5

6 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? dets leveranser? Avhengigheter ajourholdes i prosjektportalen og vil kunne endres underveis i delprosjektet. Pr er det kartlagt følgende avhengigheter:

7 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Interessentanalyse er utarbeidet i portalen. Den vil bli ajourholdt underveis i prosjektet. Pr gjelder dette: 6) Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Omfang er her oppgitt i timer. 6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Kommentar til svaret: Ja x Nei Verneombud velger å delta i delprosjektet i forhold til ROS-analysen. Tillitsvalgte velger å ikke delta i arbeidet.

8 6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Ja Nei x Kommentar til svaret: Ikke aktuelt