Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 15. mai 2011 Dato møte: 26. mai 2011 Saksbehandler: Direktør fag og pasientsikkerhet Vedlegg: 1. Risikovurdering 1. tertial Utdypende kommentarer til Ledelsens gjennomgang 1.tertial 2011 SAK 47/2011: BESLUTNINGSSAK LEDELSENS GJENNOMGANG 1. TERTIAL 2011 FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Styret tar ledelsens gjennomgang for 1. tertial 2011 til etterretning. 2. Styret merker seg at det fortsatt rapporteres ubalanse mellom ressurser og oppgaver og at det rapporteres om stor belastning knyttet til HMS/arbeidsmiljø. Oslo den 19. mai 2011 Siri Hatlen

2 Oslo universitetssykehus HF styresak 47/2011 Side 2 av 5 1 Sammendrag Ledelsens gjennomgang er gjennomgående mellom ledernivåene. Hensikten er å støtte opp under god styring og intern kontroll. Med styring og intern kontroll menes her prosesser, systemer og rutiner som er iverksatt av ledelsen for at Oslo universitetssykehus HF skal ha målrettet og effektiv drift, rapportere pålitelig styringsinformasjon, og etterleve lover og regler. Et sentralt element i dette arbeidet er å gjennomføre prosesser for å identifisere, prioritere og redusere risiko. Ledelsens gjennomgang er en del av den tertialvise tilbakemeldingen til styret og må ses i sammenheng med styresak 48/2011 og 49/ Tidligere styrevedtak Styremøtet 17. februar 2011 sak 4/2011 Ledelsens gjennomgang 3. tertial Enstemmig vedtak: 1. Styret tar ledelsens gjennomgang til etterretning. 2. Styret sier seg tilfreds med utviklingen av det helhetlige arbeidet med god virksomhetsstyring og intern kontroll. 3. Styret merker seg at det fortsatt rapporteres ubalanse mellom ressurser og oppgaver og at det rapporteres om stor belastning knyttet til HMS/arbeidsmiljø. 3 Administrerende direktørs vurdering Oslo universitetssykehus HF har i løpet av første tertial 2011 arbeidet videre med å forbedre systemer og rutiner for god virksomhetsstyring. Dette er et kontinuerlig arbeid med mange aktiviteter og prosesser som til sammen skal sikre at virksomheten drives forsvarlig og i henhold til overordnete føringer og lovpålagte krav. De viktigste systemer er nå på plass for det integrerte foretaket, men det gjenstår mye arbeid for å sikre fullstendighet da det på mange områder må etableres helt nye systemer og prosedyrer. Administrerende direktør mener at både de interne og eksterne risikoanalyser som er initiert fra ledelsen, og analyser relatert til hendelser, prosjekter og øvrige intern-kontrollaktiviteter, gir et godt faktagrunnlag for videre styring og prioriteringer i det integrerte foretaket. Administrerende direktør mener at ledelsens gjennomgang per 1. tertial bekrefter at det jobbes målrettet i klinikkene med å løse oppgaver og utfordringer. Oppdrag og bestilling for driften og tiltak for å gjennomføre budsjett i 2011 samt forberedelser og planer for gjennomføring av vedtak 108/2008 fra Helse Sør-Øst RHF er fokus i klinikkenes arbeid og rapportering. Risiko er identifisert og det jobbes systematisk med tiltak. Administrerende direktør konstaterer at fokus i økende grad er flyttet mot kortsiktig drift og kostnadsreduksjoner grunnet det omfattende økonomiske utfordringsbilde etter overføringen. Det er nødvendig, men innebærer samtidig en risiko for redusert motivasjon i fagmiljøene og mindre tro på at de langsiktige mål for fusjonen lar seg gjennomføre.

3 Oslo universitetssykehus HF styresak 47/2011 Side 3 av 5 Administrerende direktør konstaterer at det samlede risikobildet viser svært høy risiko knyttet til økonomisk resultat i 2011, men også for den samlede økonomiske bærekraft for foretaket. Det jobbes systematisk med å redusere denne, og det henvises til styresak 49/2011. Omstilling og utvikling av Oslo universitetssykehus HF i tråd med oppdrag fra Helse Sør-Øst RHF er et omfattende og flerårig arbeid med mange avhengigheter og stor kompleksitet. Sammen med en økt økonomisk utfordring i driften etter overføringen vurderer administrerende direktør den samlede gjennomføringsrisiko å være høy. God planlegging og videre dialog med eier knyttet til økonomisk langtidsplan vurderes som viktige tiltak. Risiko knyttet til arbeidsmiljø og omstilling er fortsatt høy, med noe økt sannsynlighet grunnet pågående prosesser for bemanningsreduksjoner. Administrerende direktør vil videre påpeke risiko knyttet til manglende IKT integrasjon på viktige områder, samt kapasitets- og leveranseproblemer hos IKT tjenesteleverandør. Det blir vektlagt å jobbe med tiltak som kan avhjelpe situasjonen og redusere risiko både på kort og lengre sikt, i nært samarbeid med Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner. 4 Faktabeskrivelse Klinikkene har i 1. tertial mottatt oppdragsdokumenter for Det er i oppdragene satt mål- og resultatkrav. I de månedlige oppfølgingsmøtene med klinikkene og ledelsens gjennomgang hvert tertial gjennomgås både resultater og systemer for å følge opp at virksomheten oppfyller kravene. Oppfølgingsmøtene med klinikkene har tatt utgangspunkt i innhentet dokumentasjon fra klinikkene i forkant og resultatrapporteringen for tertialet. Standardiserte rutiner og metodikk for risikostyring, avvikshåndtering, et integrert ledelses- og informasjonssystem, samt dokumentasjonssystem er grunnleggende for god styring og kontroll. Disse systemene er etablert med tilhørende rutiner og arbeidsprosesser. Spesielt innen ledelses- og informasjonssystemet har det pågått kontinuerlig kvalitetssikring og forbedringer i 1.tertial Det er mindre usikkerhet og større tiltro til registreringer og resultater i første tertial enn det var i Fokus i gjennomgangen av 1. tertial har vært tredelt: 1. Status og framdrift på klinikkens oppdrag for Klinikkens risikovurdering etter 1. tertial 3. Tiltak for å sikre økonomisk resultat i tråd med fastsatte styringsmål I første tertial 2011 har arbeidet i klinikkene vært preget av å sikre overføring av pasienter til Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF, tilpasse virksomheten nye rammebetingelser, planlegge samlokalisering og flyttinger. I tillegg har hovedfokus vært på etablering, konsekvensvurdering og gjennomføring av tiltak for budsjettbalanse. Gjennomganger av oppdraget for 2011 viser først og fremst betydelig risiko for ikke å oppnå kravet til økonomisk resultat i For høye lønnskostnader er en viktig forklaring. Klinikkene arbeider videre med å definere oppgaver som kan eller bør overføres til andre aktører i tråd med målsettinger fra Helse Sør-Øst RHF om at flere oppgaver skal utføres i de enkelte sykehusområder. Fagmiljøene i Oslo universitetssykehus HF har også, som det største sykehuset, kultur og tradisjon for å ta på seg behandlingskrevende og ofte kostbare oppgaver også for

4 Oslo universitetssykehus HF styresak 47/2011 Side 4 av 5 pasienter fra andre regioner eller sykehusområder uten at dette er en del av sykehusets formelle ansvar. En bedre korrigering av pasientstrømmene i henhold til endret finansiering og ønsket oppgavedeling mellom sykehusområdene vil bidra til å tilpasse oppgavene til de økonomiske betingelsene. Standardisering av behandlingsprotokoller og prosedyrer pågår i alle klinikker. Flere klinikker kan rapportere om mer robuste fagmiljøer som følge av fusjonen. Utviklingen i ventetider for pasienter med og uten behandlingsfrist er tilfredsstillende og tyder på mer korrekte prioriteringer. Utvikling av antall nyhenviste pasienter etter endret opptaksområde per 1. januar 2011 ser ut til å endre seg i positiv retning mot slutten av tertialet. Det er fortsatt en økende trend i antall registrerte avvik sammenlignet med Dette er en positiv og ønsket trend da avvikshåndtering er et viktig element i sykehusets internkontroll, samtidig som det fremmer åpenhet og kultur for læring og forbedring. Sykehusets risikobilde 1. tertial 2011: På bakgrunn av resultater 2010 og oppdrag for 2011 har avdelinger og klinikker gjort gjennomgående risikovurderinger etter etablerte standarder. Klinikkenes risikobilde er oppsummert i ledermøte og danner grunnlag for samlet risikovurdering for foretaket. Som det fremgår av styresak 48/2011 og 49/2011 har Oslo universitetssykehus HF en negativ økonomisk resultatutvikling som foruten å sette stort press på den daglige drift, pasientbehandling og de ansattes arbeidsmiljø også innvirker på økonomisk bærekraft både på kort og mellomlang sikt. Dette er et gjennomgående bilde i alle klinikker, men i noe ulik grad. Reduksjon i antall årsverk etter overføring til Akershus universitetssykehus HF, og Vestre Viken HF er så langt vesentlig lavere enn hva de reduserte budsjettrammer krever. Krav til forsvarlig pasientbehandling og usikkerhet i forhold til hvor raskt endrete pasientstrømmer ble etablert gjør at nedbemanning er faseforskjøvet i forhold til overføringstidspunktet. Videre nedbemanning binder opp mye ledertid og medfører arbeidskrevende prosesser på alle nivå som igjen gir høy risiko for ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Bemanningssituasjonen etter overføringen 1. januar 2011 forverrer både det økonomiske utfordringsbilde, de ansattes arbeidsmiljø og kan svekke sykehusets omdømme. Det er i 1. tertial registrert et økt antall avvik der arbeidspress, personellmangel, tidsnød, forsinkelser og manglende opplæring i systemer er medvirkende årsaker. Arbeidsbelastningen over tid er høy for mange grupper ansatte. Arbeidsmiljø og omstilling vurderes derfor fortsatt som et høyrisikoområde. Det vises for øvrig til status i pasientsikkerhetsarbeidet og om arbeidsmiljø i vedlegg 2. Investeringer til bygg og utstyr er ikke tilstrekkelig og vurderes å ha høy risiko relatert til slitasje og sammenbrudd samt HMS avvik. Det rapporteres gjennomgående fra klinikkene om problemstillinger relatert til for liten kapasitet på radiologiske tjenester. Dette gjelder spesielt MR og CT ved flere av lokalisasjonene. En potensiell konsekvens er økt risiko for økte ventetider og fristbrudd. Manglende integrasjon mellom elektroniske systemer som kompenseres med midlertidige og til dels manuelle løsninger medfører redusert effektivitet i klinikkene. Dette i kombinasjon med til dels svært lange responstider og mangel på kapasitet hos sykehusets tjenesteleverandør gjør at IKT drift og integrasjon vurderes med høy risiko.

5 Oslo universitetssykehus HF styresak 47/2011 Side 5 av 5 Samtidighetskonflikter og økt etterspørsel via sykehusets AMK-sentral er også i 1. tertial 2011 et potensielt risikoområde med fare for økte responstider. Etter overføringen av pasienter og endret opptaksområde er dette ytterligere forverret. Kompenserende tiltak er iverksatt med økt antall ambulanser og personell. Dette har en negativ kostnadskonsekvens for Oslo universitetssykehus HF som forsterkes i mangel av avklart økonomisk risikodeling mot de nærliggende sykehusområder. Det er for første gang etter fusjonen rapportert økt risiko for redusert forskningsaktivitet sammenlignet med Til tross for god forskningsaktivitet så langt rapporteres det nå at tid til forskning står i fare for å bli nedprioritert. Forskningsaktiviteten blir også påvirket av endringer ved flyttinger og arealomdisponeringer. Redusert forskningsaktivitet vil ha uheldige konsekvenser for Oslo universitetssykehus HF på lengre sikt. Det vises for øvrig til risikokart og handlingsplan i vedlegg 1.