Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 28. oktober 2015 Saksbehandler: Direktør for pasientsikkerhet og kvalitet Vedlegg: Utvalgte områder og kommentarer fra 2. tertial 2015 SAK 65/2015 LEDELSENS GJENNOMGANG 2. TERTIAL 2015 Forslag til vedtak: Styret tar ledelsens gjennomgang fra 2. tertial 2015 til etterretning. Oslo, den 20. oktober 2015 Bjørn Erikstein

2 Oslo universitetssykehus HF styresak 65/2015 Side 2 av 5 Sammendrag Ledelsens gjennomgang er avholdt i alle klinikker etter 2. tertial Ledelsens gjennomgang må ses i sammenheng med de månedlige resultatrapporteringene til styret. Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Det har gjennomgående vært stort fokus på daglig drift gjennom 2. tertial og sommerferien ble avviklet som planlagt uten større hendelser. Det er etablert ukerapporter som gir enkel tilgang på driftsresultater, samt andre kilder som gir kunnskap om virksomheten. Dette forbedrer både styringsdialog og styringsevne. Tett oppfølging av ventelister, fristbrudd og bedre planlegging av aktivitet viser positive resultater. Nedtrekk av sommervikarer og bemanning etter sommerferieperioden er ikke gjennomført i overensstemmelse med målsetningen. Målet om at bemanningen i klinikkene skal tas ned til nivået før sommerferien følges opp med tiltaksoppfølging i klinikkene og i administrerende direktørs ledermøte. Risikovurderinger etter 2. tertial viser ingen større endringer. Faktabeskrivelse Risikovurdering - pasientbehandling Risikoelementer knyttet til pasientbehandlingen har stor oppmerksomhet, og det gjennomføres mange tiltak for å redusere risiko. Sykehuset har fortsatt en utfordrende venteliste- og fristbruddsituasjon, selv om det i 2015 har vært en svært positiv utvikling. Situasjonen vil fortsatt ha stor oppmerksomhet fremover. I tillegg er det en vedvarende utfordring knyttet til utilfredsstillende arealer, begrenset kapasitet, gammelt utstyr og mangel på kompetent personell innen enkelte områder. De registrerte svartider fra AMK-sentralen er nå betydelig bedret. Innflyttingen av Østfold AMK har vært vellykket og enheten er forsterket med kompetent personell. Høyere aktivitet og et større geografisk område krever imidlertid bedre verktøy for styring av ressurser for å opprettholde effektivitet og responstid. Resultatene er nå innenfor forskriftens krav, med august resultater på 92 % svar innen 10 sekunder, kravet er over 90 %. Statens Helsetilsyn har gitt tilbakemelding om at de avslutter sin sanksjonering i form av bøter. Sykehusets nye IKT-systemer er velfungerende, men det kreves både opplæring og avlæring ved bytte av sentrale systemer som EPJ. Arbeidet med elektronisk utsending av laboratoriesvar og epikriser kontinueres og papirutsendelser opphører gradvis. Pakkeforløp for kreft stiller store krav til koordinering slik at pasientene får oppleve et forløp uten unødig ventetid, kontinuitet i pasientbehandlingen, et godt tverrfaglig samarbeid mellom avdelingene og mot andre sykehus og fastleger. Det er implementert 10 nye pakkeforløp fra 1. mai og 14 nye pakkeforløp ble innført 1. september. Det er etablert system for registrering av forløpstider i pakkeforløpene. De første rapportene fra dette arbeidet viser at sykehuset er godt i gang spesielt med forløpene for tykk- og endetarmskreft og for lungekreft, men har større utfordringer innen andre forløp. I arbeidet med standardiserte forløp er det tydeliggjort fortsatt kapasitetsutfordringer i sentrale funksjoner som radiologi, patologi og kirurgisk behandling. Det arbeides med tiltak for å bedre situasjonen.

3 Oslo universitetssykehus HF styresak 65/2015 Side 3 av 5 Det blir i 3. tertial tilsatt samhandlingsoverlege og praksiskonsulent som vil bidra til å forsterke samhandlingen med primærhelsetjenesten. Interne avviksregistreringer viser noen uheldige og uønskede hendelser knyttet til intern transport av kritisk syke pasienter mellom sykehuslokalisasjonene. Det arbeides med å systematisere kunnskap om dette for å utlede tiltak som kan øker pasientsikkerheten. Andel sykehusinfeksjoner og infeksjoner med resistente bakterier er bekymringsfulle, og det arbeides både med presentasjon av robuste data og med forbedringstiltak. For ytterligere omtale vises det til kapittel 10 i vedlegget. Risikovurdering av forskning, innovasjon og utdanning Det fremgår ikke vesentlig nye elementer i klinikkenes risikoanalyser. IKT-situasjonen for forskere har vært rapportert som vanskelig over lang tid og har vært fulgt opp tett av sykehuset overfor Helse Sør-Øst RHF. Det pågår et omfattende arbeid for å forbedre situasjonen i både Oslo universitetssykehus HF (infrastruktur moderniseringsprogrammet - IMP), Sykehuspartner og Helse Sør-Øst. Risiko er redusert som følge av dette, selv om konkrete forbedringer ikke er realisert ennå. Utrulling av IMP pågår. Situasjonen vil bli kommentert i kommende risikoanalyser. Sykehuset har ansvar for 11 nasjonale kvalitetsregistre og er i tillegg forpliktet til å rapportere data til et stort antall registre som andre helseforetak har ansvar for (totalt 52 nasjonale registre). Den nasjonale dekningsgraden er fortsatt ikke tilfredsstillende for mange registre. Det er tid- og kompetansekrevende med innlegging og uttrekk av data med dagens ordninger. Det arbeides med å få sykehusets registre over på nasjonalt foretrukne IT-løsninger. Dette medfører betydelig økte IKT-utgifter for registrene. Å avsette tilstrekkelig tid og ressurser til kliniske studier, utdanning og innovasjon, kombinert med klinisk virksomhet, er fortsatt like krevende, gitt effektiviseringskravene klinikkene står overfor. Dette reflekterer sykehusets totale ressurssituasjon. Eier har i oppdragsdokument for 2015 stilt særskilte krav til forbedret infrastruktur for kliniske studier. Det er et langsiktig arbeid å forbedre logistikk og infrastruktur for kliniske studier vesentlig. Prioritering av dette området er fremhevet i budsjettskriv til klinikkene for Etterutdanningsaktiviteter, praksisplasser og veiledningskapasitet er for flere yrkesgrupper under sterkt press. Mangelfull veiledning dokumenteres også i evalueringer av spesialistutdanning for leger, som viser mange problemområder ved sykehuset. Mange klinikker melder om press på tid til fagutvikling i sine risikovurderinger, en risiko som må håndteres i hver klinikk i planlegging av aktiviteter. Det er fortsatt stor mangel på utdannede spesialsykepleiere innen flere områder, jf. risikobildet for pasientbehandling. Flere utdanningstiltak er iverksatt for å bedre situasjonen, jf. handlingsplan for pasientbehandling. Risikovurdering - arbeidsmiljø Arbeidspress og ikke tilstrekkelig bemanning er områder som rapporteres hyppigst gjennom avvikssystemet når det gjelder arbeidsmiljøet. Det er til dels store forskjeller på antall registreringer mellom klinikkenes enheter og det jobbes derfor systematisk med å forbedre situasjonen i de enheter der arbeidsbelastningen vurderes å være for høy.

4 Oslo universitetssykehus HF styresak 65/2015 Side 4 av 5 Det er også en økning i antall meldinger hvor ansatte har skadet seg ved stikk, kutt og fall 2. tertial. Økning i ansattes opplevelser av vold og trusler i 2. tertial er ikke i tråd med sykehusets mål om en trygg arbeidsplass for alle. Det arbeides med ulike tiltak innenfor tema sikkerhet for å minimalisere risiko samt skape økt bevissthet på problemstillingen i organisasjonen. I 2. tertial er det registrert totalt 9540 brudd på bestemmelsene om arbeidstid. Det er om lag uendret siden første tertial Sammenlignet med tilsvarende periode i 2014 ser man derimot en nedgang på 12,2 %. Alle typer brudd med unntak av brudd på årsregelen viser nedgang siden Direktørens HR-stab har fulgt opp arbeidet med å unngå brudd på arbeidstidsbestemmelsene blant annet med møter med avdelingsledere i hver klinikk våren Nye møter i alle klinikker planlegges i oktober. I disse møtene diskuteres tiltak for å unngå brudd og behov for tettere oppfølging avklares for den enkelte enhet. Det er gjennomgående behov for opplæring i regelverk og ressursplanlegging. Videre rettes det innsats inn mot enheter med særskilte utfordringer, som eksempelvis kan skyldes kompetansemangel, sykefravær eller uhensiktsmessig turnus. Når det gjelder fysiske arbeidsmiljøutfordringer er det bygningsmassens tekniske standard og plassforhold som er hovedutfordringene. Det er gjennomført mange bygningsmessige tiltak i perioden , og det er etablert tiltaksplaner videre fram til 2019 for å imøtekomme pålegg fra Arbeidstilsynet, Branntilsynet og Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. På arbeidsmiljøområdet dreier dette seg om midlertidige eller varige tiltak som vil bidra til en positiv arbeidsmiljøutvikling i et lengre perspektiv. Risikovurdering for Økonomi og infrastruktur Aktiviteten etter 2. tertial er noe lavere enn budsjett innenfor somatikken. Sykehusets økonomiske resultat avviker negativt med om lag 61 millioner kroner fra styringsmålet etter 2. tertial. Avvikene er noe redusert gjennom 2. tertial. Likevel innebærer avviket hittil i år en betydelig risiko i forhold til å levere et resultat i henhold til styringsmålet for På bakgrunn av at den økonomiske utviklingen gjennom 2015 ikke er tilfredsstillende, har administrerende direktør i ledermøter og i dialog med klinikkene understreket behovet for å lukke det økonomiske avviket gjennom resten av året. Virkemidlene vil være både bedre kapasitetsutnyttelse gjennom høyere aktivitet og reduksjon av kostnader. Gjennom prioriteringer i budsjettet er kapasiteten økt både innenfor radiologi, patologi og operasjon noe som gir muligheter for betydelig økt aktivitet. Innenfor poliklinikkene er det fokus på å utvide planleggingshorisonten ved å ha åpne timebøker lengre frem i tid, men også å redusere variasjonen i antall konsultasjoner mellom ukene. I tillegg til økt aktivitet er det nødvendig å redusere kostnadene, først og fremst gjennom å holde bemanningen så lav som mulig, avvikle ekstrabemanning fra sommeren og redusere bruk av ekstern innleie og variabel lønn. Problemene med for lav investeringsgrad og fornying av medisinskteknisk utstyr og utbedring av bygningsmassen er fremdeles betydelige, selv om foretaket har hatt ett høyere investeringsnivå fra Store deler av bygningsmassen har et vedlikeholdsetterslep med pålegg fra ulike tilsynsorganer. I behandling av økonomisk langtidsplan for årene er det derfor lagt til grunn et betydelig investeringsnivå innenfor medisinskteknisk utstyr og bygg. For å sikre en god plan for forvaltning av bygg ble det søkt om lånefinansiering for utbedring og oppgradering av bygg for årene (styresak 18. desember 2014). Investeringsnivået avhenger dermed av lånefinansiering fra Helse- og omsorgsdepartementet og også av sykehusets driftsresultater. Svakere

5 Oslo universitetssykehus HF styresak 65/2015 Side 5 av 5 resultat enn budsjettert gir derfor en betydelig risiko for ikke å få tilstrekkelig finansiering av de planlagte investeringsnivåene for årene 2016 til Innenfor prosjektering og gjennomføring av bygginvesteringer har det vært en meget stor utvikling i aktivitetene fra Størrelse på volum, kostnad og komplekse styringsprosesser, samt styresak 71/2015, gjør at området defineres med risiko. Det innføres og endres løpende en rekke kliniske- og administrative systemer. Eksterne krav medfører også løpende endring er i kodeverk med mer. I tillegg er det ett meget stort antall brukere av de ulike systemene. Dette gir betydelige utfordringer når det gjelder å oppnå konsistens mellom systemene, registreringer og å kunne bruke alle virksomhetsdata som ett samlet økonomi og logistikk system. Felles organisasjonsforvaltningsløsning er etablert. Dette vil bidra til en mer koordinert og sammenhengende organisasjonsforvaltning. Det er et jevnt høyt antall kritiske feil i flere viktige IKT-applikasjoner. Dette vil først bedres når felles regionale prosjekter gjennomføres innen klinisk dokumentasjon og infrastruktur. Sykehusets hovedoperativsystem (ikke servere) gikk ut av support fra Microsoft i april Oppgradering av infrastruktur og utskifting av utstyr er kommet godt i gang og fullføres Det rapporteres fortsatt om problemer knyttet til gjennomføringskraft i Sykehuspartner HF. For en del områder er det likevel blitt en bedring.