SAKSFREMLEGG. Arbeidstidsbestemmelser rapportering og oppfølging

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Sak 26/12 Arbeidstidsbestemmelser rapportering og oppfølging Utvalg: Styret for St. Olavs Hospital HF Dato: Saksbehandler: Heidi Magnussen Arkivsak: 11/ Arkiv: 251 Innstilling Styret tar rapporten til orientering, og ber administrerende direktør intensivere arbeidet med å nå målet om at det ikke skal forekomme brudd på arbeidstidsbestemmelsene.

2 VEDLEGG 1. Prosedyre Registrering av arbeidstid 2. Prosedyre Arbeidstidsbestemmelser - kontroll og oppfølging 3. Brev fra Arbeidstilsynet datert Vedr. sommerturnuser ved St. Olavs Hospital. 4. Brev til Arbeidstilsynet datert Sommerferieavviklingen ved St. Olavs Hospital. 5. Brev fra Arbeidstilsynet datert Sommerferieavviklingen 2012 og sommerturnuser ved St. Olavs Hospital HF BAKGRUNN Styret ba i møte (Sak 36/2011), administrerende direktør fortsette arbeidet med å nå målet om at det ikke skal forekomme brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Styret ba også om å bli holdt orientert om arbeidet med å etterkomme påleggene fra Arbeidstilsynet etter tilsyn gjennomført På bakgrunn av innsendt dokumentasjon fra St. Olavs Hospital , anser Arbeidstilsynet påleggene for å være oppfylt. I svarbrevet datert , skriver Arbeidstilsynet følgende: På bakgrunn av bekymringsmelding fra Hovedverneombudet, har Arbeidstilsynet etter at pålegget ble ansett som oppfylt, hatt særskilt fokus på planlegging av sommerferien. Det vises i den forbindelse til vedlagte korrespondanse (vedlegg 3, 4 og 5). For å gi bedre mulighet for oppfølging og kontroll, er det lagt inn automatisk lovsjekk i ressursstyringssystemet. I denne saken presenterer administrerende direktør rapportene for juni, juli og august 2012 og redegjør for det videre oppfølgingsarbeidet. FAKTISKE OPPLYSNINGER Avvik fra arbeidstidsbestemmelsene som er lagt inn i planene for perioden mai august, er gjennomgått i disse dager med hver enkelt klinikksjef. Rapporten over faktiske avvik i juni, juli og august viser følgende tall for St. Olavs Hospital: Rapporten fra ressursstyringssystemet viser 6540 avvik i juni, 6326 i juli og 5596 i august. Bestemmelse Juni Andel Juli Andel August Andel 131 Daglig arbeidstid 5 20, , ,64 Hviletid , , ,68 Sammenhengende arbeidstid , , ,53 Ukentlig fritid 492 7, , ,68 Overtid 4 uker ihht AML 140 2, , ,57 Ukentlig arbeidstid 282 4, , ,74 Overtid pr år ihht AML 11 0,17 9 0, ,02 Sum

3 Når det gjelder type avvik, utgjør brudd knyttet til sammenhengende arbeidstid den største andelen med ca 35 %, mens brudd på hviletidsbestemmelsene utgjør ca 30 % av antall brudd. Brudd på overtidsbestemmelser utgjør en mindre andel. 17 % av bruddene har oppstått i legegruppen. I denne gruppen utgjør brudd på hviletidsbestemmelsene 45 %. 69 % av bruddene har oppstått blant de andre yrkesgruppene i kliniske enheter. Blant disse er det lengden på arbeidstiden pr dag som gir flest brudd. Det er store variasjoner mellom klinikkene. Det er flest brudd i klinikker med stor grad av øyeblikkelig hjelp og intensiv pasientbehandling. Når det gjelder årsaker til avvik, oppgis sykefravær og hensynet til faglig forsvarlighet som de hyppigste årsakene. DRØFTING Administrerende direktør merker seg at det til tross for den store oppmerksomheten overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene har hatt det siste året, fremdeles er svært mange avvik. Det er derfor behov for å forsterke innsatsen ytterligere med konkrete tiltak. Ressursstyringssystemet er under utvikling, og det jobbes fremdeles med å forbedre rapporteringen. Det kan være registrert flere avvik knyttet til samme vakt. En vakt kan eksempelvis gi avvik knyttet til både for kort hviletid, for lang sammenhengende daglig arbeidstid og for mye overtid i løpet av en 4 ukers periode. De 88 tilfellene i august av for mye overtid i løpet av en 4 ukers periode, gjelder 21 personer. 1 person er registrert med 10 brudd, mens en annen er registrert med 11. Arbeidsmiljøloven gir arbeidsgiver, tillitsvalgt og den ansatte mulighet til å inngå avtaler vedr lengde på hviletid og arbeidstid. Denne muligheten er ikke benyttet av alle enheter. På legesiden er det inngått avtaler på foretaksnivå. Alle avtaler om utvidet arbeidstid eller kortere hviletid må være grundig vurdert i forhold til arbeidsbelastning og forsvarlighet. Administrerende direktør mener at dialogen med Den norske legeforening i forkant av årets sommerferie var god, og har initiert tilsvarende dialog med andre organisasjoner. Gjennomgangen av planene som er lagt inn i systemet, viser at feilføringer og manglende registrering av inngåtte avtaler fører til avvik som kunne vært unngått. Selv om rapportene inneholder mange feil, egner de seg godt for intern oppfølging. Administrerende direktør har hatt en gjennomgang med hver enkelt klinikk i løpet av juli og august. Fokus på temaet har ført til en større bevisstgjøring, og det er stor etterspørsel fra klinikkene etter rådgiving og opplæring. Tiltak I tråd med tidligere vedtak, mener administrerende direktør at det må arbeidets videre med tiltak knytte til Planlegging Registrering Kontroll og oppfølging Planlegging For å sikre at kravet om et gjennomgående system for aktivitets- og bemanningsplanlegging blir implementert, har administrerende direktør utarbeidet et årshjul som beskriver

4 planleggingsrutinene. Planperioden skal være på minimum 4 måneder. Ved inngangen til hver planperiode, skal det rapporteres klinikkvis på følgende punkter: 1. Fraværsoversikt for alle yrkesgrupper er utarbeidet. 2. Samlet oversikt over planlagt aktivitet i klinikken er utarbeidet. 3. Bemanningsoversikt for alle yrkesgrupper som viser bemanningsbehov i normal- og eventuelle lavaktivitetsperioder er utarbeidet. 4. Tjenesteplaner og turnuser for kommende periode er utarbeidet i henhold til planlagt fravær, aktivitetsplan og bemanningsplan. 5. Bestemmelsene i lov- og avtaleverk er overholdt for alle yrkesgrupper. Administrerende direktør vil gjennom månedlig oppfølging sikre at plansystemet implementeres i hele virksomheten. Registrering En forutsetning for å kunne sikre at arbeidstidsbestemmelsene overholdes er at all arbeidstid registreres. I samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene har administrerende direktør utarbeidet er egen prosedyre som beskriver oppgaver og ansvar for at all arbeidet tid registreres (vedlegg 1). Kontroll og oppfølging Prosedyren Arbeidstidsbestemmelser - kontroll og oppfølging (vedlegg 2) beskriver hvordan hver enkelt leder med personalansvar skal sikre at arbeidstakere ikke arbeider utover grensene i henhold til gjeldende arbeidstidsbestemmelser i lov- og avtaleverk. Kontrollen må foretas umiddelbart etter at informasjonen er tilgjengelig; 2. virkedag i måneden. Avvik som avdekkes ved kontroll må følges opp med nødvendige endringer og forbedringstiltak. I tillegg til faste interne opplæringstilbud på området, er det utviklet et opplæringstilbud til ledere som gjennomføres klinikkvis. RISIKOVURDERING Månedlig rapportering vil bidra til å sikre at vedtatte rutiner for planlegging, kontroll og oppfølging blir fulgt. Muligheten for automatisk lovsjekk og rapportering på dette området er ny, og det vil det ta noe tid før rutinene er gode nok og systemet er ferdig utviklet. For å nå målet om at det ikke skal forekomme brudd på arbeidstidsbestemmelsene, er det avgjørende at arbeidet har prioritet blant ledere og at ledelse, tillitsvalgte og verneombud samarbeider på alle nivå i organisasjonen. ØKONOMISKE KONSEKVENSER All arbeidstidsplanlegging skal skje innenfor de til en hver tid gjeldende økonomiske rammer. Det sterke fokuset på at vi skal overholde arbeidstidsbestemmelsene kan synliggjøre ressursbehov på enkelte områder som må tas med inn i budsjettarbeidet. KONKLUSJON Administrerende direktør ser at det er stor usikkerhet knyttet til kvaliteten på tallene som nå rapporteres, men mener likevel det er grunnlag for å konkludere med at vi har store utfordringer mht å overholde arbeidstidsbestemmelsene. Rapportene er dessuten godt egnet til intern oppfølging og læring. Administrerende direktør vil delta aktivt i det regionale arbeidet med systemutvikling for å sikre at kvaliteten på rapportene forbedres. Administrerende direktør legger opp til at hver klinikk/divisjon som en del av den ordinære månedsrapporteringen, redegjør for status m.h.t. overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene og for oppfølgingsplaner dersom det forekommer avvik. Arbeidsplaner skal legges uten innebygde

5 avvik. Der det oppstår avvik som følge av ekstraordinære situasjoner, skal årsaker til avvik dokumenteres. Administrerende direktør rapporterer månedlig til styret eventuelle avvik fra arbeidstidsbestemmelsene og tiltak for å lukke avvikene. Administrerende direktør vil legge vekt på å ivareta nødvendig dialog med tillitsvalgte og verneombud og med Arbeidstilsynet.