VARSEL OM PÅLEGG, SYKEHUSKAMPANJEN GOD VAKT! TIL UBALANSE MELLOM OPPGAVER OG RESSURSER

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Heidi Wølneberg tlf SYKEHUSET ØSTFOLD FREDRIKSTAD Postboks FREDRIKSTAD VARSEL OM PÅLEGG, SYKEHUSKAMPANJEN GOD VAKT! TIL UBALANSE MELLOM OPPGAVER OG RESSURSER AVVIK KNYTTET Innledning Arbeidstilsynet Østfold og Akershus viser til tilsynsbesøk ved Sykehuset i Østfold HF og tilsynsrapport av På bakgrunn av påpekte avvik fra helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen ble det varslet tre pålegg. Arbeidstilsynet påpekte også avvik innenfor temaet som ble benevnt forholdet mellom oppgaver og ressurser, men det ble bestemt å vente med å gi varsel om pålegg til situasjonen i alle helseforetakene i helseregionene var avklart. Vi beklager at det har tatt noe tid før vi har fulgt opp problemstillingen overfor dere. Dette skyldes at vi har ønsket å vurdere hvordan problemstillingen best kan løses. Vi har blant annet vurdert om regionalt helseforetak burde være mottaker av pålegg. Etter møter med de regionale helseforetakene, innhenting av skriftlig informasjon fra de regionale helseforetakene og møte med God vakts partssammensatte referansegruppe har Arbeidstilsynet kommet frem til at pålegg skal rettes til helseforetaket. Vi gjør oppmerksom på at lignende pålegg gis til en rekke andre helseforetak, vi anbefaler derfor at dere utveksler gode tiltak med andre helseforetak så langt det er hensiktsmessig. Vi gjengir her de funn som ble gjort under tilsynet, med Arbeidstilsynets kommentar og konklusjon: Arbeidstilsynet fant følgende forhold der det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser Lovgrunnlaget Ved planlegging og utforming av arbeidet skal det legges vekt på å forebygge skader, sykdommer og uheldige belastninger. Arbeidets organisering, tilrettelegging og ledelse m.v. skal være slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger og slik at sikkerhetshensyn ivaretas, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1. Det følger av arbeidsmiljøloven 3-1 (1) og 3-1 (2) bokstav c) at arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Arbeidstilsynets funn og vurdering Etter tilsynet i 2005 ble det iverksatt ulike tiltak for å avlaste og tilrettelegge for bedre arbeidssituasjon for førstelinjelederne spesielt (implementering av administrative rutiner i EK, tilpasset opplærings- og utviklingsprogram for ledere, vurdert og tilrettelagt individuell støtte og avlastning i samarbeid med lederne, etc.). De tiltakene som ble iverksatt, har bidratt til en bedre POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no Moss INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 arbeidssituasjon for førstelinjelederne. Førstelinjelederne var fornøyde med at de var blitt tatt med på råd og fått medvirke i prosessen, blant annet om hvilke tiltak som var nødvendig å iverksette i forhold til den enkeltes arbeidssituasjon. Iverksatte tiltak har bidratt til å avlaste førstelinjelederne slik at deres arbeidspress ble noe redusert. Under tilsynet i 2008 kom det likevel frem at førstelinjelederne fremdeles har stort arbeidspress og at de utsettes for tidspress. Vi hørte eksempler på at oppgaver ikke blir gjennomført som forventet, at enkelte ikke hadde gjennomført den opplæringen som er tilpasset lederne, at arbeid ble utført utenom ordinær arbeidstid, at man utsatte pålagte HMS-oppgaver da de likevel ikke ble etterspurt, og lignende. Arbeidstilsynet er derfor av den oppfatning at førstelinjelederne fortsatt utsettes for uheldige belastninger som en konsekvens av stort arbeidspress. Etter tilsynet i 2005 ble det gjennomført risikovurderinger av forekomsten av tidspress / høy arbeidsbelastning i den enkelte enhet. Risikovurderingene avdekket at det ved flere enheter var fare for negative helsebelastninger i forbindelse med enhetens arbeidspress. Tiltak beskrevet til Arbeidstilsynet gikk i stor grad på at der hvor det var avdekket stort arbeidspress og høy arbeidsbelastning, skulle man følge opp hver enkelt individuelt og vurdere eventuelle tiltak. Til tross for at både risikovurdering og tiltak ble iverksatt, ble det i tilsynene 2008 uttrykt at ansatte fremdeles utsettes for stort arbeidspress / høy arbeidsbelastning. Det ble nevnt eksempler på at pålagt opplæring ikke blir gjennomført. Og når det blir arrangert opplæring, er det vanskelig å forlate enheten for å delta. Andre eksempler er at vernerunder ikke blir gjennomført, eller at det ved gjennomføring var svært lav grad av medvirkning gjennom eksempelvis innlevering av egenmeldingsskjema. Videre ble det beskrevet at det er skåret ned på mulighet for fagdager / opplæringsdager og tid til enhetens HMS-arbeid. Krav til økt effektivitet og reduksjon i budsjettet fører ofte til at arbeidstakerne får endrede arbeidsoppgaver og ansvar. Dette ble eksemplifisert ved at når renholdsassistenten sies opp eller får redusert arbeidstid, og pleiepersonalet må utføre deler eller alt av renholdsassistentens arbeidsoppgaver, blir dette en økt belastning på pleiepersonalet. Arbeidstilsynets foreløpige konklusjon På bakgrunn av de ulike beskrivelsene av opplevd arbeidssituasjon, vurderer Arbeidstilsynet at arbeidstakerne ved helseforetaket kan bli utsatt for uheldige helsebelastninger som en følge av tidspress og stor arbeidsbelastning. Vi vurderer at det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-1 for ansatte ved Sykehuset Østfold HF. Møte med Regionalt Helseforetak Arbeidstilsynet ved God vakts prosjektledelse gjennomførte møte med Helse Sør-Øst regionalt helseforetak (RHF) den hvor det ble drøftet hva problemstillingen ubalanse mellom oppgaver og ressurser besto i, hvordan Helse Sør-Øst RHF så på saken og hva Helse Sør-Øst RHF kunne bidra med overfor helseforetakene i det videre arbeidet med problematikken. I brev av har Helse Sør-Øst RHF gitt kommentarer til de spørsmål som ble reist i møtet. Vi har registrert at Helse Sør-Øst blant annet har: Innført felles administrative systemer og rutiner for å påvirke hvordan arbeidet utføres i heleforetakene. Etablert HMS-nettverk, HMS- indikatorer, utviklet og følger opp årlige medarbeiderundersøkelser. Utvikle felles overordnede retningslinjer og felles styringsindikatorer for arbeidsmiljø og HMS. Med særlig oppfølging av enhetslederes kontrollspenn og samlet arbeidsbelastning. Utvikle lederutviklingstiltak Oppfølging av forordning i forhold til kontroll på bemanningsutvikling, sammensetning og kompetanseprofil, utvikling og anvendelse av analyseverktøy osv

3 VÅR REFERANSE 3 Igangsatt forbedringsprosjekter mht å utvikle effektive behandlingslinjer og kunnskapshåndtering, gjennom pålegg om min 2 behandlingslinjer, lederutviklingstiltak i forhold til gode omstillingsmetoder, overføring av oppgaver osv. Arbeide med å sikre involvering og medvirkning i omstilling, sikre samhandlingsarenaer, samt vurdere om det skal tas i bruk ytterligere mestringsverktøy. Innført de tolv prinsipper for medvirking i omstilling. Handlingsplan som beskriver Helse Sør-Øst sine mål og rolle. På tross av disse tiltakene mener vi å ha avdekket helseskadelig ubalanse mellom oppgaver og ressurser, som nærmere beskrevet i avsnitt ovenfor. Arbeidstilsynet ved God vakts prosjektledelse møtte de fire direktørene for RHFene I dette møtet ble det bekrefter at tiltakene som RHFene har oversendt Arbeidstilsynet er drøftet med Helseforetakene og at RHF og HF har tro på at dette er tiltak som vil avhjelpe ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Arbeidstilsynet legger derfor til grunn at helseforetakene iverksetter relevante tiltak i forhold til problemstillingen. Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn i kun et utvalg klinikker, avdelinger og poster. Vi konkluderte med at det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven ved flere av de enhetene hvor vi gjennomførte tilsyn. Dette gir ikke grunn til å si at det er et problem for hele helseforetaket, men vi antar at det er et omfattende problem ved en rekke enheter. Det foreligger en plikt for arbeidsgiver til å ha oversikt over hvilke enheter som har et uforsvarlig arbeidsmiljø, og i den grad denne oversikten ikke foreligger, må arbeidsgiver sammen med vernetjenesten kartlegge hvor arbeidsmiljøproblemene er så store at tiltak anses nødvendig for å ivareta helsa til de ansatte, jf. forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5 annet ledd nr. 6, se påleggspunkt 1 nedenfor. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Tidfestet handlingsplan Arbeidsgiver skal utarbeide en tidfestet handlingsplan for å sikre at arbeidstakerne ikke utsettes for helseskade som følge av ubalanse mellom oppgaver og ressurser jf. pålegg nr. 1, jf. forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5 annet ledd nr. 6, jf. arbeidsmiljøloven 4-1 første og annet ledd. For at pålegget skal anses som oppfylt skal vi innen fristen ha mottatt plan for tiltak. Vi stiller følgende krav til planen: Planen skal redegjøre for generelle tiltak som skal avhjelpe situasjoner med ubalanse mellom ressurser og oppgaver og tiltak som rettes inn mot samme problemstilling ved spesifikke avdelinger Planen må redegjøre for langsiktige og kortsiktige tiltak Planen må inneholde en vurdering av hvilken effekt hvert av tiltakene er ment å ha, enkeltvis og samlet (konsekvensvurdering)

4 VÅR REFERANSE 4 Tiltak i planen må vurderes ut fra formålet i arbeidsmiljøloven om at tiltak samlet sett skal bidra til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø I konsekvensvurderingen må virksomheten redegjøre for om tiltakene enkeltvis og/eller samlet indirekte vil kunne påføre arbeidstakere ved arbeidsplasser som ikke direkte involveres av tiltakene, helseskadelige belastninger. Foretaket må også sende inn: Dokumentasjon som viser medvirkning fra hovedverneombud Dokumentasjon som viser behandling av planen i AMU Dokumentasjon som viser at styret har gjort vedtak om gjennomføring av planen inne de fastsatte fristene Dokumentasjon som viser at planene er drøftet med Regionalt Helseforetak i styringsdialogmøter og eventuelt hvilket samarbeid som vil gjennomføres mellom RHF og HF for å følge opp vedtatte planer Frist: 1. januar Iverksette tiltak Arbeidsgiver må, med bakgrunn i vedtatte planer (jf. påleggspunkt 2), sette i verk tiltak slik at arbeidstakerne har et arbeidsmiljø som gir full trygghet mot helseskadelige arbeidsbelastninger forårsaket av ubalanse mellom oppgaver og ressurser, jf. forskrift om systematisk helse-, miljøog sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontroll-forskriften) 5 annet ledd nr. 6, jf. arbeidsmiljøloven 4-1 første og annet ledd. For at pålegget skal anses som oppfylt skal vi innen fristen ha mottatt følgende dokumentasjon: Oversikt over iverksatte tiltak og tidsrammene for tiltakene Uttalelse fra hovedverneombud Frist for iverksetting av tiltak: 1. mars Evaluere iverksatte tiltak Arbeidsgiver skal evaluere iverksatte tiltak, jf. påleggspunkt 3, og beskrive hvordan disse tiltakene har hatt effekt når det gjelder reduksjon av faktorer som kan medføre uheldige helsebelastninger, jf. forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5 annet ledd nr. 8. For å oppfylle pålegget skal arbeidsgiver sende kvartalsvise rapporter til Arbeidstilsynet Evalueringen skal ta stilling til om effekten av tiltakene har medført at arbeidstakerne ved de aktuelle enhetene har et arbeidsmiljø som oppfyller lovens krav om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø Arbeidsgiver skal dokumentere at evalueringen er gjort av personale som har kompetanse til å vurdere ansattes arbeidssituasjon og potensiell helsefare knyttet til situasjonen Rapportene skal være behandlet og drøftet med verneombud og i AMU Rapportene skal beskrive effekt knyttet til tiltak, enkeltvis og samlet.

5 VÅR REFERANSE 5 Frist for innsending av rapporter er hhv: 1. juli oktober desember 2010 Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 15. september. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Dersom det er behov for avklaringer, kan spørsmål rettes til overingeniør Heidi Wølneberg, tlf eller E-post Heidi.Woelneberg@arbeidstilsynet.no. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen Tilsynsleder (sign.) Heidi Wølneberg overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hovedverneombud Hovedtillitsvalgte Regionalt hovedverneombud Fylkesmannen i Østfold, Postboks 325, 1502 Moss NAV Arbeidslivsenter, Østfold, Postboks 574, 1703 Sarpsborg Helse Sør-Øst, Postboks 404, 2303 Hamar