SAKSFREMLEGG. Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene - status og videre arbeid

Transkript

1 Sentral stab Organisasjonsavdelingen SAKSFREMLEGG Sak 29/14 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene - status og videre arbeid Utvalg: Styret for St. Olavs Hospital HF Dato: Saksansvarlig: Heidi Magnussen Saksbehandler: Arkivsak: 11/ Arkiv: 251 Innstilling Styret tar saken til etterretning. Arbeidet med å nå målet om at det ikke skal forekomme avvik fra arbeidstidsbestemmelsene, videreføres med følgende nye tiltak: - Gjennomføre tiltaksplan etter internrevisjon av aktivitets- og bemanningsplanlegging - Legge aktivitets- og bemanningsplanlegging inn som et fast punkt i klinikkvise gjennomganger - Utvide tilbudet fra Bemanningssenteret - Foreta en grundig gjennomgang av alle registrerte avvik i september 2014 som grunnlag for å gi en mer presis vurdering av hva som skal til for å nå 0-visjonen Styret ber om at administrerende direktørs vurdering av hva som skal til for å nå målet om at det ikke skal forekomme avvik fra arbeidstidsbestemmelsene, legges fram i en egen sak i februar 2015.

2 BAKGRUNN Styret har ved flere anledninger understreket at arbeidet med å nå målet om at det ikke skal forekomme avvik fra arbeidstidsbestemmelsene, må videreføres. Resultatene rapporteres månedlig. I forbindelse med behandling av statusrapport 1. tertial 2014 (sak 12/14), ba Styret om en egen sak med vurdering av tiltak for å overholde arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser. I denne saken redegjør administrerende direktør for status og videre arbeid. FAKTISKE OPPLYSNINGER Tabellene nedenfor viser en oversikt over antall avvik fra arbeidstidsbestemmelsene i perioden januar til september 2014, fordelt på type avvik og registrert årsak til avvik. Tallene er hentet fra lønns- og personalkuben. Type avvik 2014 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Daglig arbeidstid Hviletid Overtid (4 uker) Overtid (52 uker) Samlet arbeidstid (døgn) Ukentlig arbeidstid Ukentlig fritid Sum Avviksårsak 2014 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Aktivitetsendring Akutt sykdom Mangel på nødvendig kompetanse Utrykning på vakt Systemfeil Årsak ikke oppgitt Sum Reduksjonen som er registrert de siste månedene når det gjelder avvik fra hviletidsbestemmelsene, har sammenheng med en systemfeil som er rettet opp i ny versjon av programmet. Flest reelle avvik har i perioden vært knyttet til samlet arbeidstid (planlagt arbeidstid og overtid) innenfor døgnet. En hendelse som gir avvik fra arbeidstidsbestemmelsene, kan gi flere typer avvik. Et avvik som gjentar seg, er når den ansatte forlenger arbeidsdagen utover oppsatt plan. Det er ikke uvanlig at dette gir avvik på daglig arbeidstid, samlet arbeidstid og hviletid. I september har vi eksempler på at en hendelse kan gi opptil 6 avvik. 75 % av alle registrerte avvik i september er på ubekvem tid. Den hyppigst oppgitte årsaken til avvik fra arbeidstidsbestemmelsen er «mangel på nødvendig kompetanse». Dette er det samme som ble rapportert i Andre store avviksårsaker er aktivitetsendring (høyere aktivitet enn planlagt) og akutt sykdom blant ansatte. Både aktivitetsendring og akutt sykdom kan medføre mangel på nødvendig kompetanse. Avviksårsakene må derfor ses i sammenheng. Eksempelvis er de fleste avvik i Klinikk for akuttog mottaksmedisin begrunnet med «mangel på nødvendig kompetanse». 65 % av disse avvikene er knyttet til sykefravær.

3 Hvert enkelt avvik må dokumenteres med årsak. Denne dokumentasjonen kommer opp på den hendelsen som er beskrevet, men kan ha innvirkning på flere vakter i planen. I disse tilfellene kommer ikke årsaken opp. I gruppen «årsak ikke oppgitt» finner vi derfor innslag av de andre avviksårsakene. Flest avvik finner vi i Divisjon psykisk helsevern, som også er den største enheten. Halvparten av avvikene forekommer på akuttpostene på Østmarka. Det som ellers kjennetegner disse enhetene er mange små stillingsandeler, gjerne rene helgestillinger. Det jobbes hver 3. helg, og de fleste aktivitets- og bemanningsplaner legges over 12 uker. Klinikk for akutt- og mottaksmedisin har flest avvik sett i forhold til størrelsen på klinikken målt i antall årsverk. I denne klinikken legges planer over 52 uker, og ca 2/3 av ukens vakter er lagt til ubekvem arbeidstid (kveld/natt/helg). Laboratoriemedisinsk klinikk som har færrest avvik pr årsverk, planlegger over 52 eller 26 uker. I overkant av 75 % av aktiviteten foregår på dagtid i ukedagene, og klinikken har i liten grad øyeblikkelig hjelp. Sykepleiere De fleste avvik fra arbeidstidsbestemmelsene forekommer blant sykepleiere. Det er avvik på ca sykepleiere i september, som gir et forholdstall på 0,375. For legene er det i september 178 avvik på ca leger, som gir et forholdstall på 0,178. Oversikt over type avvik for sykepleiere september 2014 Type avvik Sykepleiere Herav spesialsykepleiere Alle avvik Daglig arbeidstid Hviletid Overtid (4 uker) Overtid (52 uker) Samlet arbeidstid (døgn) Ukentlig arbeidstid Ukentlig fritid Oversikt over avviksårsak for sykepleiere september 2014 Avviksårsak Sykepleiere Herav spesialsykepleiere Alle avviksårsaker Aktivitetsendring Akutt sykdom Mangel på nødvendig kompetanse Utrykning på vakt Systemfeil Årsak ikke oppgitt Antall sykepleiere med spesialkompetanse utgjør 48 % av det totale antall sykepleierårsverk. Disse står for 31 % av avvikene blant sykepleiere. Det er registrert ca 200 færre avvik fra arbeidstidsbestemmelsene for sykepleiere i september sammenlignet med januar 2014, men alle aktuelle klinikker har avvik. Det er også registrert avvik

4 på arbeidstidsbestemmelsene blant innleide sykepleiere fra eksterne byrå. Avvikene forekommer hovedsakelig i juli måned og gjelder for det meste hviletidsbestemmelsene. Forslag til endringer i Arbeidsmiljøloven Forslag til endringer i Arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser er ute på høring. Det legges ikke opp til å endre de ytre rammene for arbeidstid, bortsett fra når det gjelder overtid. Antall overtidstimer som kan pålegges foreslås økt fra 10 til 15 timer i uken og fra 25 til 30 timer i en periode på 4 uker. Overtidstimer som kan avtales med lokal tillitsvalgt foreslås økt fra 15 til 20 timer i uken og fra 40 til 50 timer i en periode på 4 uker. Arbeidstilsynet kan etter det nye forslaget gi tillatelse til inntil 25 timer i uken, mot 20 timer i dag. Grensen for lengden på daglig arbeidstid som kan avtales med den enkelte arbeidstaker foreslås økt fra 9 til 10 timer, og med lokal tillitsvalgt fra 10 til 12 timer. Loven åpner allerede i dag for arbeid annenhver søn- og helligdag, med det nye forslaget innebærer en mulighet til individuelle avtaler om å arbeide flere søndager på rad. Gjennomsnittsberegning av arbeidstiden vil også etter det nye forslaget kreve avtale med tillitsvalgte. Lovforslaget gir imidlertid arbeidsgiver en mulighet til å be om godkjenning fra Arbeidstilsynet dersom man ikke oppnår enighet om arbeidsplanen lokalt. DRØFTING Da registrering av arbeidstidsavvik startet sommeren 2012, rapporterte vi avvik pr måned, noe som tilsvarte ca. 5 % av vaktene. I september 2014 rapporterer vi avvik tilsvarende ca. 2 % av vaktene. I sak 46/13 refererte administrerende direktør til diskusjonen om det er realistisk å nå målsettingen om at det ikke skal forekomme avvik fra arbeidstidsbestemmelsene innenfor eksisterende rammebetingelser. Med rammebetingelser menes her økonomiske rammer, lov- og avtaleverk og tilgangen på kvalifisert arbeidskraft. Administrerende direktørs oppfatning er fremdeles at det ikke eksisterer noe alternativ til en 0-visjon i forhold til lovbrudd. Arbeidet må derfor også i det videre konsentreres om å ha en så god ledelses- og styringspraksis som mulig innenfor eksisterende rammer. Økonomiske rammer Ulikheter bl.a. når det gjelder innslag av øyeblikkelig hjelp og arbeid på ubekvem tid gir klinikker/divisjoner ulike utfordringer når det gjelder etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene. En generell økning i bemanningen for å ha bufferkapasitet til å håndtere uforutsett fravær eller høyere aktivitet enn planlagt, vil bety økte kostnader. Ved enkelte klinikker ser vi imidlertid at omgjøring av bemanningsplanen for eksempel ved å styrke bemanningen på natt, har ført til færre avvik fra arbeidstidsbestemmelsene uten økt ressursbruk. Lov- og avtaleverk Tilbakemeldingene fra de som har gjennomført forsøk med 12 timers vakter i helgene og andre alternative arbeidstidsordninger, er gjennomgående positive. Det tyder på at det er rom for større fleksibilitet og mer individuelt tilpassede løsninger. Arbeidsmiljøloven åpner for dette også i dag, men det vil bli enklere for arbeidsgiver å iverksette ordninger med f.eks lengre daglig arbeidstid dersom det kan inngås individuelle avtaler.

5 Gjeldende lovbestemmelser om arbeid på søn- og helgedager, er ikke fullt utnyttet i dag. Anledningen til å inngå individuelle avtaler om arbeid på søndag kan imidlertid innebære en positiv mulighet for arbeidsgiver til å kanalisere mer av arbeidskraften til helg. Selv om utgangspunktet i Arbeidsmiljøloven er at arbeidsgiver har ansvaret for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø og styringsrett over arbeidstiden, er det slik at gjennomsnittsberegning av arbeidstiden krever avtale med tillitsvalgte. Det foreligger ikke forslag om å endre dette. Administrerende direktør oppfatter den nye rollen Arbeidstilsynet er tiltenkt, som en positiv mulighet til å få en HMS-faglig vurdering der partene lokalt ikke kommer til enighet. Tilgangen på kvalifisert arbeidskraft «Mangel på nødvendig kompetanse» er den mest brukte avviksårsaken. Vi ser likevel at sykepleiere med spesialkompetanse er underrepresentert på avviksstatistikken. Utfordringer i enkelte små medisinske spesialiteter, gir heller ikke store utslag. Det er mye som tyder på at «nødvendig kompetanse» i mange sammenhenger er knyttet til den tryggheten som ligger i å ha vikarer som er godt kjent i avdelingen. Dette er en utfordring for Bemanningssenteret som i dag kun dekker deler av behovet for korttidsvikarer i 8 klinikker. Ledelse og styring Utviklingen er positiv både når det gjelder holdningsendring, registreringspraksis, planlegging og oppfølging. Flere klinikker legger aktivitets- og bemanningsplaner for lengre perioder enn tidligere. Flere beskriver også rutiner for å benytte personell på tvers. Administrerende direktør er tilfreds med denne utviklingen, men mener likevel at det fortsatt er et forbedringspotensial når det gjelder planlegging og styring av personalressursen. Sommerferieevalueringen gir en tydelig indikasjon på dette. En internrevisjon som gjennomføres høsten 2014, vil gi oss ytterligere kunnskap og grunnlag for oppfølgingstiltak. For å kunne gi et enda mer presist svar på hva som skal til for å oppfylle 0-visjonen, ønsker administrerende direktør med utgangspunkt i rapporten for september 2014, å foreta en full gjennomgang av alle rapporterte avvik. En slik gjennomgang vil kreve en arbeidsinnsats tilsvarende 1-2 månedsverk. Resultatene av gjennomgangen vil bli rapportert til styret i en egen sak. Administrerende direktør er opptatt av at det langsiktige arbeidet med å sikre tilgang på kompetanse og redusere sykefravær også vil ha positiv effekt på etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene. Gjeldende rutiner for klinikkvis oppfølging har gitt positive resultater og må videreføres. I tillegg mener administrerende direktør det er nødvendig å iverksette tiltak for å forbedre planarbeidet og sikre tilgang på arbeidskraft som kan dekke behovet ved korttidsfravær. RISIKOVURDERING Det er størst risiko knyttet til avvik fra bestemmelsene om hviletid og sammenhengende arbeidstid. For lange vakter og for lite hvile mellom vaktene kan innebære en risiko både for arbeidstakernes helse og for pasientsikkerheten. Det er derfor avgjørende at arbeid utover planlagt arbeidstid skal være godkjent av nærmeste leder, og at det gjennomføres risikovurderinger i forkant av kritiske perioder som f.eks sommerferien. Opparbeiding av bufferkapasitet for eksempel gjennom styrking av bemanningen på ubekvem tid, kan utfordre de økonomiske rammene. Utgangspunktet er at endringene gjennomføres innenfor vedtatt budsjett.

6 KONKLUSJON I tillegg til å videreføre allerede igangsatte tiltak for å sikre etterlevelse av arbeidstidsbestemmelsene, vil administrerende direktør iverksette følgende nye tiltak: - Gjennomføre tiltaksplan etter internrevisjon av aktivitets- og bemanningsplanlegging. - Legge aktivitets- og bemanningsplanlegging inn som et fast punkt i klinikkvise gjennomganger. - Utvide tilbudet fra Bemanningssenteret - Foreta en grundig gjennomgang av alle registrerte avvik i september 2014 som grunnlag for å gi en mer presis vurdering av hva som skal til for å nå 0-visjonen.