SAKSFREMLEGG. Oppfølging av forløpspasienter - Bruk av «intern hast»

Transkript

1 Sentral stab Samhandlingsavdelingen SAKSFREMLEGG Sak 31/15 Oppfølging av forløpspasienter - Bruk av «intern hast» Utvalg: Styret for St. Olavs Hospital HF Dato: Saksansvarlig: Tor Åm Saksbehandler: Hans Ole Siljehaug Arkivsak: 15/ Arkiv: 413 Innstilling Styret ber administrerende direktør om å iverksette følgende tiltak for å bedre klinikkenes mulighet til god oppfølging av forløpspasienter og å redusere sannsynligheten for brudd på internt satte frister (intern hast): 1. Bedre oversikt gjennom harmonisering av bruken av «intern hast». Felles retningslinjer for registrering og felles opplæring av nøkkelpersonell 2. Videreutvikle og implementere system for prioritering mellom forløpspasienter, på sykehusnivå og klinikknivå 3. Aktiv erfaringsoverføring til resten av sykehuset fra de avdelinger som har gjennomført vellykkede forbedringstiltak ved poliklinikken, inkludert analyse og tilpasning av kapasitet 4. Utarbeide ny rapport som fremstiller brudd på frist for «intern hast» for prioriterte pasienter 5. Implementere 6 måneders planleggingshorisont ved poliklinikker Styret ber administrerende direktør legge fram en egen sak om status for forløpspasienter/ intern hast og fristbrudd om 6 måneder samt rapportere på situasjonen i tertialrapportene.

2 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. EQS-prosedyre ventelister BAKGRUNN Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i april 2012 et tilsyn med polikliniske tjenester til revmatologiske pasienter ved St. Olavs Hospital. Under tilsynet ble det avdekket at St. Olavs Hospital ikke sikret nødvendig helsehjelp til alle polikliniske pasienter med behov for oppfølging og kontroll. Spesielt ble det vektlagt at ca 1300 pasienter hadde oversittet dato for «intern hast», og at det ikke forelå oversikt over medisinsk alvorlighetsgrad blant pasientene på venteliste. Det ble iverksatt en rekke tiltak for å korte ned ventetider i forløp og sikre differensiering av alvorlighetsgrad blant pasientene. Tilsynet ble avsluttet gjennom brev av 5. september 2014 hvor det ble vist til at effekten av iverksatte tiltak ved Revmatologisk avdeling da hadde gitt en situasjon med oversikt og kontroll med kontrollpasienter. I avslutningsbrevet fra Fylkesmannen ble det presisert at de erfaringer som er gjort ved Revmatologisk avdeling i forhold til iverksetting og implementering av endringstiltak bør overføres til sykehusets øvrige avdelinger. Fylkesmannen etterlyste i kontaktmøte den 14. oktober i år en oppdatert statusrapport for ventelistesituasjonen hos forløpspasienter ved St. Olav Hospital. I styremøtet 29. oktober i år fikk Styret presentert tall over utviklingen av antall brudd på «intern hast»- fristen for pasienter i forløp og det ble bedt om en styresak der administrerende direktør redegjør nærmere for situasjonen. FAKTISKE OPPLYSNINGER Figur 1 fremstiller utviklingen på sykehusnivå for antall brudd på «intern frist» siste år. Figuren viser en initial nedgang, men fra mai i år en økning i antall brudd på frist for «intern hast». Figur 1; Utviklingen på sykehusnivå mht antall brudd på «intern frist»

3 Figur 2 gir et bilde av klinikkvis utvikling de siste tre år. Figuren viser hvilke klinikker som nå antallmessig har den største utfordringen ( Med, Barn, Hjertemed), men figuren viser også at selv ved Revmatologisk avdeling hvor det er blitt jobbet mye med problemstillingen, har utviklingen vært negativ i det siste. Figur 2 Klinikkvis utvikling mht antall brudd på «intern frist» DRØFTING Ved forvaltning av ventelister skilles mellom nyhenviste pasienter og pasienter i forløp. Fra 1. november 2015 er Pasient og brukerrettighetsloven betydelig endret i forhold til oppfølging av nyhenviste pasienter. De pasienter som tildeles rettighet til helsehjelp, får en juridisk bindende frist satt av lege med utgangspunkt i nyutviklede prioriteringsveiledere. Brudd på denne fristen skal meldes HELFO som kan finne alternativ helsehjelp til pasienten på avdelingens bekostning. Tilpasning til lovendringene har vært krevende for sykehusene, også for St. Olavs Hospital. Denne oppgaven kan ha gått på bekostning av arbeidet med oppfølging av forløpspasienter den siste tiden. Når det gjelder pasienter i forløp foreligger det ikke sentrale føringer knyttet til frister og system for prioritering ut over at virksomheten skal være forsvarlig. Det har ved St. Olav Hospital vært brukt forskjellig benevnelse på datoen/fristen legen setter for oppfølging av pasienter i forløp. Nå brukes begrepet «intern hast». Det er viktig å være klar over at begrepet «intern hast» i utgangspunktet omfatter alt fra viktige tidskritiske kontroller uker etter en alvorlig hendelse til en dato for en 2 års rutine-kontroll.

4 Risikoen ved brudd på denne fristen vil dermed variere. Blant forløpspasientene finnes en god del pasienter med alvorlige tilstander. For å skille pasienter på alvorlighetsgrad og risiko ved oversitting av frist for «intern hast», er det ved St. Olavs Hospital utviklet et system for intern prioritering mellom forløpspasienter på sykehusnivå. Pasientene skal inndeles i to grupper: Pasienten kan ikke vente ut over angitt dato for intern hast Angitt dato for intern hast er en ønsket dato for oppfølging, men det er medisinsk forsvarlig om pasienten må vente noe Dette er beskrevet i vedlagte EQS prosedyre som ble godkjent 1. november I tillegg skal klinikkene utarbeide nivå 2-prosedyrer som nærmere definerer hvilke pasienter (diagnoser, tilstander) som skal gis prioritet hos dem. Her kan arbeidet gjort ved Revmatologisk avdeling brukes som et godt eksempel. Kapasitetsutfordringer ved en poliklinikk vil selvsagt øke sannsynligheten for brudd på frist satt for «intern hast». Også her har Revmatologisk avdeling gått foran og analysert og tilpasset kapasiteten gjennom metodikk utviklet i samarbeid med Sintef. Å sikre tilstrekkelig kapasitet ved en poliklinikk kan gjøres både ved å øke bemanningen ved poliklinikken og å dempe antall pasienter i forløp. Revmatologisk avdeling har iverksatt tiltak på begge disse områdene. Manglende tilgang til leger var en vesentlig flaskehals ved deres poliklinikk, noe man har iverksatt tiltak for å bedre. Avdelingen har også innført et system der pasienter med kroniske revmatiske sykdommer selv kan bestille time ved en poliklinikk ved behov i stedet for å bli satt opp på kontroll langt fram i tid (Pasientstyrt oppfølging av revmatologiske pasienter, PORS). Pasientene kommer på poliklinikken ved behov og slipper å komme til time når de er i en rolig fase av sykdommen og der behovet for spesialistbehandling ikke er tilstede. Implementering av 6 måneders planleggingshorisont ved poliklinikkene vil også forenkle og effektivisere arbeidet med forløpspasienter. KONKLUSJON Det er nødvendig med flere forbedringstiltak for å sikre god oppfølging av forløpspasienter og redusere sannsynligheten for brudd på fristen satt for «intern hast». Oversikt må skaffes, bl.a. ved tydeliggjøring og harmonisering av registreringsrutiner. Vedlagte nyutviklede EQS-prosedyre vil bidra til dette. I tillegg kommer tiltak for å tilpasse poliklinikk-kapasiteten til behovet,

5 De mest aktuelle tiltakene kan oppsummeres slik: 1. Bedre oversikt gjennom harmonisering av bruken av «intern hast». Felles retningslinjer for registrering og felles opplæring av nøkkelpersonell 2. Videreutvikle og implementere system for prioritering mellom forløpspasienter, på sykehusnivå og klinikknivå 3. Aktiv erfaringsoverføring til resten av sykehuset fra de avdelinger som har gjennomført vellykkede forbedringstiltak ved poliklinikken, inkludert analyse og tilpasning av kapasitet 4. Utarbeide ny rapport som fremstiller brudd på frist for «intern hast» for prioriterte pasienter 5. Implementere 6 måneders planleggingshorisont ved poliklinikker