TRONDHEIM KOMMUNE. Lønnsrutiner ved Personaltjenesten

Transkript

1 TRONDHEIM KOMMUNE Lønnsrutiner ved Personaltjenesten Trondheim kommunerevisjon Januar 2006

2 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen av sentrale lønnsrutiner ved Personaltjenesten. Arbeidet er utført av Darek Pedryc og Børge Sundli. Trondheim den Per Olav Nilsen Direktør Børge Sundli Revisor Darek Pedryc Revisor Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 1

3 INNHOLD 1. Bakgrunn Gjennomføring Stemplingskort/tidsregistrering/fraværsregistrering Overtid Revisjonens brev til Personaltjenesten Personaltjenestens svar på revisjonens brev...9 Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 2

4 1. Bakgrunn Som et ledd i den rutinemessige gjennomgangen av intern kontroll ved enhetene har revisjonen undersøkt sentrale rutiner ved Personaltjenesten. I følge enheten skal de blant annet ha kompetanse på lønn innen alle type tjenester i Trondheim kommune. Personaltjenesten skal også ha kunnskaper om permisjoner, ferie, arbeidstidsordninger, omplassering og andre saker innenfor personalforvaltning. Vurdering og oppdatering av eksisterende retningslinjer og rutiner, samt utforming av nye, foregår på Personaltjenesten. Av den grunn er det viktig og en selvfølge at Personaltjenesten selv praktiserer gode interne rutiner. 2. Gjennomføring Vi har innhentet og gått igjennom utvalgte tidsregistreringslister, kjørebøker, reiseregninger og overtidslister ved enheten. I tilknytning til gjennomgangen har vi innhentet opplysninger fra enkelte ansatte ved Personaltjenesten. Funnene ble underveis gjort kjent for Personaltjenesten i møte den 04. oktober Etter at kontrollene var avsluttet ble det den 18. oktober 2005 skrevet brev til Personaltjenesten, hvor alle funnene ble presentert og hvor revisjonen ba om tilbakemelding. Kopi av brevet fra revisjonen til Personaltjenesten, samt Personaltjenesten svar datert 16. november 2005 er lagt ved denne rapporten. 3. Stemplingskort/tidsregistrering/fraværsregistrering Revisjonens gjennomgang av utvalgte lønnsrutiner ved Personaltjenesten viste at fleksitidsreglverkets pålegg om å registrere tid etterfølges ved hjelp av tre ulike metoder eller systemer for tidsregistrering. Disse er: Stemplingsur/stemplingskort. Regneark utviklet på enheten Regneark utviklet av Økonomitjenesten Våre undersøkelser viste at tidsregistrering ved hjelp av stemplingsur ikke fungerte og det er flere som av den grunn har notert start- og sluttiden manuelt på kopier av stemplingskortene. De som benyttet denne registreringsmåten har hatt mulighet til å holde oversikt over egen tidssaldo og registreringene har kunnet danne grunnlag for fraværsregistrering inn mot fraværssystemet. Videre fant vi at tidsregistreringen, ved hjelp av de regnearkene som er konfigurert og utviklet ved Personaltjenesten og ved Økonomitjenesten, ikke har fungert tilfredsstillende med hensyn til beregning av tidssaldo. Det har lett oppstått feil i regnearkene som igjen har ført til at beregningsformler har sluttet å fungere. Tidsregistreringssystemene på PC har derfor ikke oppfylt kravene til registrering som nevnt i kommunens reglement for fleksitidsordningen pkt. 1c. Beregninger og reguleringer av totalsaldo for registrering av oppmøtetid var i noen tilfeller Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 3

5 mangelfulle ved systemene. Flere arbeidstakere ved enheten har derfor ikke vært i stand til å ha oversikt over tidssaldo for avregning av fleksitid. Det har ikke frem til tidspunktet for revisjonens gjennomgang av rutinene vært etablert intern kontroll og heller ingen administrativ kontroll av tidsregistrering som tilfredsstiller bestemmelsene i fleksitidsregelverket. Det har vært svikt i rutinene for kontroll og registrering av fravær. Som en følge av dette har fraværsregistrering i NLP (bilde 580) vært mangelfullt utført. Enheten hadde ikke etablert kontroll og avstemming mellom tidsregistrering og overtidslister. Revisjonen har anbefalt at Personaltjenesten etablerer et system for registrering av tid som er i tråd med regelverket for fleksitidsordningen. Det bør etableres rutiner som sørger for nødvendig intern kontroll med registrering av tid for den enkelte arbeidstaker og som er lagt til rette for administrativ kontroll av området. Fraværsregistrering må inngå i disse rutinene. 4. Overtid Overtid er i liten grad utført og belastet direkte på Personaltjenesten. Derimot har arbeidstakere ved Personaltjenesten i stort omfang utføret overtidsarbeide som i hovedsak er bestilt og deretter belastet andre enheter i kommunen. Disse overtidsoppdragene er tatt i mot og fordelt av en ansatt ved Personaltjenesten. Regelen har vært at enhetsleder for de enheten oppdragene er utført for, har signert for anvisning på overtidslistene. Lønnsmedarbeideren ved Personaltjenesten har registrert listen og belastet den kommunale enheten for oppdraget. I følge Personaltjenesten er denne ordningen tidligere klarert med rådmannen. Revisjonens undersøkelse tyder på at det ikke har vært etablert faste rutiner for å overvåke og styre overtidsbruken ved Personaltjenesten, og det har manglet administrativ kontroll med bruk av overtid i forbindelse med oppdrag som ansatte ved enheten har utført. Vi fant i våre stikkprøver at tidssaldoen for avregnet fleksitid i noen tilfeller ikke ble justert når det ble beregnet overtid for opparbeidet tid innenfor fleksitidsregistreringen. Undersøkelsene viste at det ikke har vært etablert faste rutiner ved Personaltjenesten som har sammenholdt overtidslister mot tidsregistreringssystemene for å kontrollere/avstemme tidsbruken. Det har manglet intern kontroll som kan avdekke dobbeltregistrering av ordinær tid og overtid. I vårt brev til Personaltjenesten har vi anmerket at tidspunkt for overgang til 100% overtid ikke er fulgt. Dette har i ettertid vist seg å være uriktig og vi vil presisere at Personaltjenesten her har fulgt bestemmelsene. Vi har imidlertid observert en del usikkerhet i organisasjonen om tidspunkt for overgang fra 50% til 100% overtid. Trondheim kommunes fleksitidsreglement definerer tidspunktet for ytre arbeidstid og normalarbeidstid frem til kl Statens personalhåndbok gir tidspunkt for overgang fra til 100% overtid fra kl.20.00, mens Trondheim kommunen følger bestemmelsene i Hovedtariffavtalen hvor tidspunktet for overgang til 100% er kl Revisjonen mener at dette bør informeres om Hovedtariffavtalens bestemmelse tydeligere internt i organisasjonen. Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 4

6 Revisjonen har anbefalt at det etableres rutiner ved Personaltjenesten for å holde kontroll med bruk av overtid, avstemming av overtid mot tidsregistrering og utfylling av overtidslister, etter gjeldende bestemmelser. Avstemming av ordinær tid mot overtidslister må underlegges kontroll. Rutinene må være lagt til rette for administrativ kontroll av området. Revisjonene mener det er viktig med tydelig lederansvar ved håndtering av medarbeidernes bruk av overtid. Det er derfor viktig at det er etablert en kontrollordning. Revisjonen har også bedt Personaltjenesten om å vurdere å ta i bruk intern fakturering for utførte oppdrag for kommunale enheter. Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 5

7 5. Revisjonens brev til Personaltjenesten TRONDHEIM KOMMUNE Revisjon og resultatkontroll Personaltjenesten v/enhetsleder Hans Fredrik Selvaag N-7004 TRONDHEIM Unntatt off. - Ofl. 5a Vår saksbehandler Darek Pedryc Vår ref. 05/35504/216 oppgis ved alle henv. Deres ref. Dato LØNNSRUTINER VED PERSONALTJENESTEN Som et ledd i den rutinemessige gjennomgangen av intern kontroll ved enhetene er sentrale rutiner ved Personaltjenesten undersøkt. Personaltjenesten skal blant annet ha kompetanse på lønn og personalhåndtering innen alle type tjenester i Trondheim kommune. De skal ha kunnskaper om permisjoner, ferie, arbeidstidsordninger, omplassering og andre saker innenfor personalforvaltning. Vurdering, oppdatering av eksisterende retningslinjer og rutiner og utforming av nye, foregår på Personaltjenesten. Det er derfor viktig at enheten selv praktiserer gode interne rutiner. Vi har gått igjennom dokumentasjon for utvalgte rutiner fra 2004 og Hovedfunnene er presentert for enhetsleder ved Personaltjenesten i møte den 04. oktober Etter vår gjennomgang vil vi peke på følgende forhold: 1. Stemplingskort/tidsregistrering/fraværsregistrering Personaltjenesten benytter tre adskilte metoder for å registrere tid i henhold til fleksitidsregelverket. Stemplingsur/stemplingskort. Stemplingsuret fungerer ikke og det er flere som noterer tid manuelt på kopi av stemplingskort Regneark utviklet av enheten Regneark utviklet av Økonomitjenesten Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 6

8 Tidsregistrering ved hjelp av stemplingsur fungerer ikke. Tidsregistreringssystemene på PC tilfredstiller ikke kravene til registrering som nevnt i kommunens reglement for fleksitidsordningen pkt. 1c. Beregning og reguleringer av totalsaldo for registrering av oppmøtetid var mangelfull ved systemene. Arbeidstakere og enheten har derfor hatt problemer med å holde oversikt over tidssaldo for avregning av fleksitid. Det er ikke etablert intern administrativ kontroll av tidsregistrering som tilfredsstiller bestemmelsene i fleksitidsregelverket. Rutinen for innlevering av tidsregistreringslister som grunnlag for kontroll og registrering av fravær, har i noen tilfeller sviktet. Som en følge av dette har fraværsregistrering i NLP (bilde 580) vært mangelfullt utført. Anbefaling: Personaltjenesten bør etablere et system for registrering av tid som er i tråd med regelverket for fleksitidsordningen. Det bør etableres rutiner som sørger for nødvendig intern kontroll med registrering av tid for den enkelte arbeidstaker og som er lagt til rette for administrativ kontroll av området. Fraværsregistering må inngå i disse rutinene. 2. Overtid Arbeidstakere ved Personaltjenesten utfører overtidsarbeide som i hovedsak belastes andre enheter i kommunen. Som regel anviser enhetsleder for den enheten oppdraget er utført for på overtidslisten, og Personaltjenesten registrerer listen og belaster den eksterne enheten for oppdraget. Det er opplyst at denne ordningen er klarert med rådmannen. Overtid er i liten grad utført og belastet på Personaltjenesten. Det har manglet administrativ kontroll med bruk av overtid. Personaltjenesten har ikke etablert kontroll og avstemming mellom tidsregistrering og overtidslister. Vi har funnet at tidssaldoen for avregnet fleksitid i noen tilfeller ikke blir justert når det beregnes overtid for opparbeidet tid innenfor fleksitidsregistreringen. Det har manglet intern kontroll som kan avdekke dobbeltregistrering av ordinær tid og overtid, altså dobbelt godtgjøring. Beregning av overtid er i flere tilfeller ikke gjort i samsvar med gjeldene bestemmelser med hensyn til tidspunkt for overgang fra 50% til 100% overtid. Det er også funnet mangelfull utfylling av overtidslister vedrørende opplysninger om hva overtiden gjelder. Anbefaling: Det bør etableres rutiner for å holde kontroll med bruk av overtid, avstemming av overtid mot tidsregistrering og utfylling av overtidslister, etter gjeldende bestemmelser. Rutinene må være lagt til rette for administrativ kontroll av området. 3. Administrativ kontroll Overordnet leder har ansvar for å påse at regelverket blir fulgt. Ansatte ved Personaltjenesten utfører i stort omfang overtidsarbeide for andre enheter i kommunen. Dette overtidsarbeidet har Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 7

9 hovedsakelig vært initiert og gjennomført av de ansatte uten at ledelsen ved Personaltjenesten har vært godt nok informert. Denne ordningen har bidratt til at styring, kontroll og fordeling av overtid ved Personaltjenesten i liten grad har vært underlagt administrativ kontroll. Sett i sammenheng med andre påviste svakheter i intern kontroll ved Personaltjenesten, er det viktig at administrativ kontroll av området blir styrket ved enheten. Anbefaling: Personaltjenesten bør sørge for at administrativ kontroll av området blir styrket og at det i den sammenhengen blir etablert rutiner som sikrer tilstrekkelig kontroll med bruk av overtid ved enheten. Det bør vurderes å ta i bruk intern fakturering for utførte oppdrag. Vi ber om snarlig tilbakemelding på hvilke tiltak som settes i verk for å bøte på manglene. Med hilsen TRONDHEIM KOMMUNE Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Darek Pedryc revisor Børge Sundli Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 8

10 6. Personaltjenestens svar på revisjonens brev TRONDHEIM KOMMUNE Personaltjenesten gradert Ofl 5a, jfr.fvl 13 Revisjon og resultatkontroll Holtermannsv. 2 N-7004 TRONDHEIM Vår saksbehandler Hans Fredrik Selvaag Vår ref. 05/35504/216 oppgis ved alle henv. Deres ref. Dato LØNNSRUTINER VED PERSONALTJENESTEN Jeg viser til brev av som omhandler lønnsrutiner ved Personaltjenesten. Dere går igjennom 3 punkt i brevet, der dere opplever at vi som tjeneste har et forbedringspotensiale. Jeg vil med dette gi gjensvar på de tre omtalte punkt. 1. Stemplingskort/ tidsregistrering/ fravær Som dere beskriver brukes det pt 3 ulike systemer for håndtering av fleksitidsordningen ved tjenesten. Her anmoder jeg dere om å ta med problemstillingen inn til Elin R Solbu, for å se på en felles ordning for håndtering av dette for alle som kommer inn under fleksitidsordningen i kommunen. Det umiddelbare tiltaket her er opprettelse av administrativ kontroll. Dvs at alle leverer oversikt hver måned til sekretær. Hun melder videre til meg. Se vedlagt prosedyre. 2. Overtid Det er nå laget klare prosedyrer på hva som er fleksitid og hva som er overtid. Dette er distribuert til alle i tjenesten. Prosedyren inneholder og en administrativ kontroll. Lite overtid er lagt til enheten. Dette kommer og fram av prosedyren. Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 9

11 3. Administrativ kontroll. Administrativ kontroll er nå innbakt i ny vedlagt prosedyre for å sikre at personell ikke jobber overtid utover 200 timer pr år. Internfakturering av overtid ser vi på som lite hensiktsmessig, da dette gir et ekstra administrativt ledd som igjen er kostnadsdrivende for enheten. Med hilsen TRONDHEIM KOMMUNE Hans Frederik Selvaag leder Vedlegg Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 10

12 Lønnsrutiner ved Personaltjenesten 11