For tidsregistreringssystem betyr dette at vi i utgangspunktet må ha følgende arbeidsplaner med utgangspunkt i hel stilling:

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON FOR FUNKSJONALITET FOR TIDSREGISTRERINGSSYSTEM 1. Arbeidsplaner Normalarbeidstiden i staten er 37,5 timer per uke jf Statens personalhåndbok (SPH) pkt Arbeidstid. Iflg departementets kommentarer pkt 1 presiseres det at det er netto-arbeidstid (dvs. arbeidstid med spisepause i tillegg) som skal være 37,5 timer pr. uke. I Statens personalhåndbok pkt pkt 4. står det: Fleksibel arbeidstid og vilkårene for dette er fastsatt i særavtale mellom Fornyings- og administrasjonsdepartementet og hovedsammenslutningene. Iflg SPH pkt 3 Arbeidstid pkt står det angående sommertid/vintertid: Det kan holdes sommertid der det er innført en kortere arbeidstid enn 40 timer pr. uke. Den kortere arbeidstid, i tiden 15. mai til 14. september, må da kompenseres med en tilsvarende forlengelse ellers i året slik at arbeidstiden pr. uke regnet i gjennomsnitt over hele året ikke blir kortere enn før. For tidsregistreringssystem betyr dette at vi i utgangspunktet må ha følgende arbeidsplaner med utgangspunkt i hel stilling: 1. 8 timer per dag hele året dvs 7,5 timers netto arbeidstid og ubetalt spisepause 30 minutter, med fleksitidsavtale a. Normalarbeidstid: kl / Spisepause: kl timer per dag hele året dvs 7,5 timers netto arbeidstid og ubetalt spisepause 30 minutter, uten fleksitidsavtale Finnes: Arbeidsplan 100= a. Normalarbeidstid: kl / Spisepause: kl Sommer 7,5 timer per dag/vinter 8,25 timer per dag med ubetalt spisepause 30 minutter (netto arbeidstid: 7 timer sommer/7,75 timer vinter), med fleksitidsavtale a. Normalarbeidstid sommer: kl / Spisepause: kl b. Normalarbeidstid vinter: kl / Spisepause: kl Sommer 7,5 timer per dag/vinter 8,25 timer per dag med ubetalt spisepause 30 minutter (netto arbeidstid:7 timer sommer/7,75 timer vinter), uten fleksitidsavtale a. Normalarbeidstid sommer: kl / Spisepause: kl b. Normalarbeidstid vinter: kl / Spisepause: kl ,5 timer brutto arbeidstid per dag hele året med betalt spisepause 20 minutter, med fleksitidsavtale Finnes: Arbeidsplan Flex= a. Normalarbeidstid ,5 timer brutto arbeidstid per dag hele året med betalt spisepause 20 minutter uten fleksitidsavtale a. Normalarbeidstid kl

2 7. Sommer brutto arbeidstid 7 timer per dag/vinter brutto 7,75 timer per dag med betalt spisepause 20 minutter, med fleksitidsavtale Finnes: Arbeidsplan Flex a. Normalarbeidstid sommer: kl b. Normalarbeidstid vinter: kl Sommer brutto arbeidstid 7 timer per dag /vintertid brutto 7,75 timer per dag med betalt spisepause 20 minutter, uten fleksitidsavtale a. Normalarbeidstid sommer: kl b. Normalarbeidstid vinter: kl For alle arbeidsplaner må det også finnes samme muligheter for deltidsstillinger. Fleksitidsavtalen som skal støttes er Særavtalen om fleksibel arbeidstid i staten jf SPH pkt 9.15, med de endringer sektoren har behov for jf punkt Fleksitid 2.1 Avregningsperioder: Tilbakemeldingen fra sektoren er at 12 måneders avregningsperioder er det vanlige måneders perioder 2. Hvert firma har mulighet til forskjellig avregningstidspunkt i henhold til type personell (eks: teknisk/administrativt eller undervisnings- og forskningspersonale) 3. Aktuelle avregningstidspunkt er og Valg av ytre arbeidstid: I Særavtalen om fleksibel arbeidstid i staten står det: For arbeidstakere som har en annen arbeidstid kan arbeidsgiver og de tillitsvalgte avtale andre tidspunkter for kjernetid og ytre arbeidstid, innenfor rammene av daglig og ukentlig arbeidstid i denne avtale.. I departementets kommentar står det: Når det i siste ledd åpnes mulighet for andre tidspunkt for indre kjernetid og ytre arbeidstid, så er dette ment å være et virkemiddel ved forskjøvet arbeidstid, delt dagsverk, turnusordninger, individuelle avtaler mv. I SPH Arbeidstid og departementets kommentarer er det gjort unntak for renholdspersonalet, slik at det må være mulig for dem å opptjene fleksitid utenfor grensene i Særavtalen om fleksibel arbeidstid. Den sentralt bestemte kjernetid er tilfredsstillende for sektoren per i dag. 2

3 Sektorens behov når det gjelder Ytre arbeidstid er fleksibilitet for hver institusjon: 1. Hvert firma skal selv få ta stilling til hvilken ytre arbeidstid de skal ha, og dette settes opp av SSØ (både for start- og slutt tidspunkter). Dette må holdes innenfor reglene om arbeidstid i Arbeidsmiljøloven. 2. Det må være kontroller som ivaretar at arbeidstiden holdes innenfor rammene av daglig og ukentlig arbeidstid i Arbeidsmiljøloven og de tidspunktene som er satt opp for ytre arbeidstid. 2.3 Akkumulert saldo av arbeid utenfor arbeidstid: I dag finnes det, for de arbeidsplaner som er tilknyttet fleksitid, en saldo hver måned som forteller hvor mange timer en person har arbeidet utenfor arbeidstid. Med utenfor arbeidstid menes det de tidspunkt som er satt i fleksitidsavtalen. 1. Akkumulert timesaldo, utenfor arbeidstid, innenfor samme avregningsperiode som er valgt. Så blir det opp til det enkelte firma å avgjøre hvordan disse timene skal håndteres. 2. Timer som ikke er avklart ved avregningstidspunktet strykes. 3. Skjevbelastning uten fleksitidsavtale For de som ikke er omfattet av fleksitidsavtale, vil det være behov for oppfølging av timer på grunn av skjevbelastning mellom høst og vårsemester eller innenfor semesteret. 1. Akkumulert timesaldo som viser timer utover normal arbeidstid løpende. Dette gjelder uavhengig av type arbeidsplan uten fleksitid. Eksempel opparbeiding: Arbeidsplan 8 timer per dag, 30 min. ubetalt spisepause dvs 7,5 timer netto arbeidstid: Jobber kl 8 til kl 18. Til timesaldo: 10 timer 8 timer = 2 timer. Eksempel trekk på saldo: Arbeidsplan 8 timer per dag, 30 min. ubetalt spisepause dvs 7,5 timer netto arbeidstid: Jobber kl 8 til kl 15. Til timesaldo: 7 timer 8 timer = -1 timer. 2. Det må gis varsel hvis grensene i Arbeidsmiljøloven overskrides, jf AML Saldo per 31.7 strykes, eller det gis mulighet for overføring av x antall timer til neste studieår. Hvert firma avgjør selv hvilken ordning de skal ha. 4. Kommentarfelt 3

4 Det må være mulig med et kommentarfelt med fritekst til tidsregistrering både for ordinær tid og for overtid. Det er et stort behov for å kunne gi leder informasjon spesielt ved overtid, blant annet om kontering. Det er snakk om å legge på en informasjon fram til godkjenner. Det er ikke nødvendig å overføre denne informasjonen til SAP HR. 5. Kontering av overtid Det bør åpnes for at den ansatte selv kan sette på avvikende kontering ved overtid. Det vil si alle K-element unntatt artskonto. Hvis dette ikke oppgis blir konteringen (K-elementene) lik konteringen på lønn. 6. Reise- og arbeidstid utland Retningslinjene finnes i PM utdrag er referert her: PM Administrativ bestemmelse om kompensasjon for arbeids- og reisetid for tjenestereiser i utlandet: 1. Omfang På tjenestereiser hvor oppdraget består i å utføre ordinært arbeid i utlandet, kan det enkelte departement eller den det gir fullmakt, fastsette kompensasjon for pålagt arbeidstid og for reisetid. 2. Kompensasjon for arbeidet tid For pålagt og kontrollerbart arbeid utover 8 timer pr. dag (faktisk arbeidet tid/nettotid), kan det gis en kompensasjon begrenset oppad til ordinær timelønn (C-tabellen) eller fritid begrenset til time for time. Kompensasjon kan også gis for faktisk pålagt/avtalt arbeidet tid på fridager. 3. Kompensasjon for reisetid Det kan gis kompensasjon for reisetid utover 30 minutter pr. reisetime utenom den ordinære arbeidstid og på frilørdag-, søn- og helgedager begrenset oppad til time for time. Kompensasjonen kan enten tas ut som fritid eller gis som ordinær timelønn (C-tabellen). 1. At det enkelte firma selv og/eller i samarbeid med SSØ skal kunne sette opp kompensasjon i henhold til egne avtaler innenfor de grenser som er satt i PM

5 7. Feltarbeid og eventuelt andre særavtaler Når det gjelder feltarbeid er det nedenfor tatt med utdrag av retningslinjene: SPH pkt Definisjon 1 Med feltarbeid forstås et pålagt arbeide som foretas utenfor det ordinære arbeidssted 2 slik som innsamling av materiale/data, målinger, prøvetakinger, utgravninger o.l., som ikke er et avsluttet arbeide, men som forutsettes bearbeidet senere. Oppdrag av sporadisk 3 og kortvarig karakter faller utenfor definisjonen. Feltarbeid er ikke tjenestereiser. Departementets kommentarer: 1) Eksempler på arbeide som faller innenfor definisjonen er pålagt arbeide i tilknytning til forvaltnings-/undervisnings- eller forskningsvirksomhet som: innsamling av materiale/data, oppmålinger for kartverket, utgravninger av arkeologiske funn, arbeide i marken i forbindelse med jordskifte, bremålinger o.l. Feltarbeid som ikke er pålagt, og som utføres i tilknytning til egen forskningsvirksomhet, omfattes ikke av retningslinjene. Eksempler som faller utenfor definisjonen er montør som utfører linjearbeid, veiarbeider eller anleggsarbeider. Disse yrkesgruppene utfører dette arbeidet til daglig og det er deres vanlige arbeidsplass. 2) Med «ordinært arbeidssted» forstås det sted hvor arbeidstakeren til daglig utfører sitt arbeid. 3) Oppdrag av sporadisk og kortvarig karakter, med en varighet på mindre enn sammenhengende 12 timer, faller utenfor definisjonen. Kortvarige inspeksjonsreiser faller også utenfor definisjonen (eksempelvis justervesenets kontroll av vekter m.v.) SPH pkt Arbeidstid 1 Ved feltarbeid følger tjenestemannen tilsvarende arbeidstid som vedkommende har i sin ordinære stilling. I den utstrekning det er nødvendig for utførelsen av oppdraget, plikter tjenestemannen å arbeide utover ordinær arbeidstid, samt på lørdager/søndager, helligdager og høytidsdager (jf pkt «Lønn»). Dette kan f eks gjennomføres ved bruk av gjennomsnittsberegning av arbeidstid i henhold til arbeidsmiljøloven Departementets kommentarer: 5

6 1) Spørsmålet om hvor mye tjenestemannen plikter å arbeide utover ordinær arbeidstid, bør avklares før feltarbeidet begynner. Hvis dette ikke lar seg gjøre, bør spørsmålet avklares så snart man har oversikt over hvor mye arbeid utover ordinær arbeidstid som er nødvendig for å få utført oppdraget. PM Retningslinjer for feltarbeid i staten Feltarbeid er - etter endring i arbeidsmiljøloven pr. 1. januar ikke lenger unntatt fra arbeidstidsbestemmelsene i loven. Etter loven kan partene lokalt avtale arbeidstidsordninger som går utover rammene for de alminnelige arbeidstidsbestemmelsene, men innenfor de utvidede rammene som arbeidsgiver og tillitsvalgte har anledning til å avtale, jf. arbeidsmiljøloven 10-5, 10-6, 10-8, og I de tilfelle hvor feltarbeid vil gå ut over de utvidede arbeidstidsrammene som man lokalt kan avtale, må søknad om dispensasjon om avvik fra arbeidstidsbestemmelsene sendes Fornyingsog administrasjonsdepartementet (FAD) via fagdepartementet. Det må da vedlegges forslag til unntak. Dispensasjonssøknadene vil deretter bli behandlet i møter mellom FAD og hovedsammenslutningene som har fullmakt til å gi dispensasjoner, jf. arbeidsmiljøloven 10-12, 4. ledd. 1. At det enkelte firma selv og/eller i samarbeid med SSØ skal kunne sette opp de nødvendige arbeidstidsordninger knyttet til feltarbeid. 2. Generelt - at det er en mulighet for støtte i forbindelse med kompensasjon knyttet til særavtaler som er delegert til firmaet selv å inngå. 8. Manglende felt egenmelding IA-bedrifter Det er behov for to avkrysningsfelt for å melde fra om at fraværet skyldes arbeidsrelaterte forhold, og om oppfølging av bedriftshelsetjenesten er nødvendig. Dette er et krav i IAavtalen. IA-avtalen er ikke spesiell for sektoren så vi vil anta at dette burde gjelde FSI 9. Ny fraværskode 6

7 Sektoren har behov for en egen fraværskode Forskningsfri. Det gis lønnet fri for forskningsopphold, og i den perioden ønsker vi muligheten til å legge inn fraværet med en egen kode som forteller hva det gjelder. 10. Engelsk versjon av portalen Sektoren har stort behov for engelsk versjon av portalen 11. Tilbakemelding om godkjent fravær Den nye portalen har en dårligere funksjon når det gjelder tilbakemelding på fravær. Det kommer ingen melding til den ansatte slik som tidligere. Den ansatte må selv ta fram fraværssøknaden for å sjekke om den er godkjent. Sektoren vil ha tilbake slik det var i ESS, hvor det gikk en melding tilbake til den ansatte, og ble sendt e-post om at den ansatte hadde en melding. 7