Trondheim kommunerevisjon. Rapport 03/2008 R. Omsorgslønn

Transkript

1 Rapport 03/2008 R Omsorgslønn Januar 2008

2 PUBLIKASJONER FRA TRONDHEIM KOMMUNEREVISJON: F = Forvaltningsrevisjon R=Regnskapsrevisjon 01/ F Offentlige anskaffelser i Trondheim kommune 02/ R Sosiale tjenester 03/ R Sosiale lån 04/ R Bruk av GAT-turnus i Trondheim kommune - kartleggingsprosjekt 05/ F Håndtering av de etiske retningslinjene i Trondheim kommune hvordan blir disse fulgt opp og brukt? 06/ R Kartlegging av innkjøpsrutiner 07/ F Innføring av miljøledelse i Trondheim kommune 08/ R Revisjonsrapport Trondheim kommunes årsregnskap / F Enhetslederes kompetanse på de generelle ansvarsområdene 10/ F Forvaltningsrevisjon av Olavshallen AS 11/ F Forvaltningsrevisjon av Trondheim Kino AS 12/ F Trondheim eiendom og offentlige anskaffelser vedlikehold 01/ R Rapport reiseutgifter 02/ R Utfordringer knyttet til innføring av nytt elektronisk barnevernssystem i Trondheim kommune 03/ R Omsorgslønn For mer informasjon om Trondheim kommunerevisjon og våre rapporter, se: Rapport 03/2008 R - Omsorgslønn 1

3 Forord Denne rapporten oppsummerer resultatet av undersøkelsen Omsorgslønn. Revisjonen har gjennom sin risiko og vesentlighetsvurdering valgt å foreta en gjennomgang av rutinene rundt utbetaling av omsorgslønn i Trondheim kommune i Det er viktig å ha gode rutiner rundt utbetaling av omsorgslønn for å sikre at kommunen utbetaler riktig omsorgslønn til de som er berettiget på bakgrunn av gyldig vedtak og avtaler. Undersøkelsen er foretatt i perioden oktober desember i 2007 av Tove Meland. Trondheim, Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Tove Meland revisor 2

4 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING BAKGRUNN PROBLEMSTILLING FRAMGANGSMÅTE GJELDENDE LOVER, FORSKRIFTER, RUTINER OG RETNINGSLINJER UTBETALES DET OMSORGSLØNN PÅ BAKGRUNN AV GYLDIG VEDTAK OG AVTALER? RETNINGSLINJER FOR HÅNDTERING AV OMSORGSLØNN...5 Revisjonens vurderinger og anbefalinger VEDTAK OG OPPDRAGSAVTALER...5 Revisjonens vurdering og anbefaling DELEGASJON...6 Revisjonens vurdering og anbefaling KONTROLL AV LØNNSUTBETALINGEN...6 Revisjonens vurdering og anbefalinger RÅDMANNENS HØRINGSSVAR REVISJONENS SVAR PÅ RÅDMANNENS HØRINGSUTTALELSE

5 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Revisjonen har gjennom vår risiko og vesentlighetsvurdering valgt å foreta en gjennomgang av rutinene rundt utbetaling av omsorgslønn i Trondheim kommune i Det er viktig å ha gode rutiner rundt utbetaling av omsorgslønn for å sikre at kommunen utbetaler riktig omsorgslønn til de som er berettiget på bakgrunn av gyldige vedtak og avtaler. Det er forvaltningskontorene for helse og velferd og barne- og familietjenesten som har ansvar for utbetaling av omsorgslønn. Det er til sammen ca. 100 voksne og 70 barn som det utbetales omsorgslønn for hver måned i Trondheim kommune. Pr var det utbetalt ca. 15 mill. i omsorgslønn. Godtgjøringen skal tilsvare timelønn for hjemmehjelpere i høyeste lønnstrinn. 1.3 Problemstilling Undersøkelsen har følgende problemstillinger: - Utbetales det omsorgslønn på bakgrunn av gyldig vedtak? - Foreligger det skriftlige oppdragsavtaler? - Foreligger det skriftlig delegasjonsfullmakter når saksbehandler fatter vedtak? 1.4 Framgangsmåte Revisjonen har hatt en gjennomgang av rutiner og intern kontroll knyttet til behandling og utbetaling av omsorgslønn ved forvaltningskontorene i Trondheim kommune. Trondheim kommune har 4 forvaltningskontor for helse og velferd (voksne) og 4 for barne- og familietjenesten. Forvaltningskontorene for voksne og barn er samlokalisert i bydelene Heimdal, Lerkendal. Midtbyen og Østbyen. Vi besøkte samtlige forvaltningskontorene hvor vi sammen med det merkantilt personale gikk gjennom et utvalg utbetalinger av omsorgslønn. 1.5 Gjeldende lover, forskrifter, rutiner og retningslinjer. Ordningen med omsorgslønn ble innført ved lov av 11. juli 1986 nr 55. Regelen om omsorgslønn ble med virkning fra 1. januar 1993 flyttet til lov om sosiale tjenester m.v. av 13. desember 1991 nr. 81. Ordningen gjelder både ektefelle og andre frivillige omsorgsytere uten omsorgsplikt og foreldre som har omsorgsplikt for sine mindreårige barn. Det er ingen øvre aldersgrense for å motta omsorgslønn. Omsorgslønn blir gitt til personer med særlig tyngende omsorgsarbeid og betales ut til den som yter hjelpen. Iflg. rundskriv I-42/98 om omsorgslønn pkt. 3.4, har kommunen plikt til å sette av realistiske midler til omsorgslønn på budsjettet. Det er ikke budsjettert spesielt med omsorgslønn i Trondheim kommune. Det er kommunen som avgjør om en skal yte omsorgslønn til den som søker og hvor høy lønna skal være. Siden omsorgslønn ikke er en rett på lik linje med andre sosiale tjenester, er det større rom for en skjønnsmessig vurdering i kommunen. Hjelpen kan for eksempel ytes i form av annen hjelp fra kommunen, som for eksempel avlastning, hjemmehjelp, institusjonsopphold etc. Kommunen skal vurdere hver enkelt søknad individuelt og treffe enkeltvedtak i saken. I vedtaket om omsorgslønn står det timelønn, 4

6 timer pr. måned og vedtakets varighet. Omsorgslønn utbetales etterskuddsvis med en fast sum pr. måned og skal opphøre når vedtaket går ut på dato. Omsorgsyter regnes som oppdragstaker- /frilans i Trondheim kommune og ikke som arbeidstaker. Dette innebærer at de ikke har krav på feriepenger fra kommunen. Omsorgslønn blir regnet som inntekt etter skatteloven, det skal derfor trekkes skatt og kommunen skal betale arbeidsgiveravgift. 2. Utbetales det omsorgslønn på bakgrunn av gyldig vedtak og avtaler? Revisjonen har i denne undersøkelsen kartlagt om merkantilt personale følger opp at det blir utbetalt omsorgslønn på bakgrunn av gyldige vedtak og oppdragsavtaler. 2.1 Retningslinjer for håndtering av omsorgslønn Vi fikk i vår undersøkelse opplyst at det bare var to av forvaltningskontorene som hadde skriftlige rutiner for behandling av omsorgslønn. Et forvaltningskontor for barne- og familietjenesten hadde oppdaterte rutiner liggende ute på kommunens intranettsider. Et forvaltningskontor for helse og velferd hadde skriftlige rutiner fra 2004, men disse er ikke oppdatert i ettertid. De andre forvaltningskontorene både barne- og familietjenesten og helse og velferd oppga at de ikke hadde noen skriftlig rutiner. Det er forskjellig praksis fra forvaltningskontor til forvaltningskontor med hensyn til hvordan de håndterer oppfølgingen av utbetalingen av omsorgslønn. Revisjonens vurderinger og anbefalinger Revisjonen mener det er uheldig at kommunen ikke har felles skriftlige rutiner vedrørende oppfølging og kontroll av vedtak og oppdragsavtaler. Vi anbefaler at administrasjonen går gjennom rutinene rundt behandling og utbetaling av omsorgslønn med tanke på å utarbeide skriftlige retningslinjer. 2.2 Vedtak og oppdragsavtaler Revisjonen fikk ved forvaltningskontorene opplyst at før lønn innrapporteres skal det foreligge gyldig vedtak og oppdragsavtale som er underskrevet av begge parter. Det skal for hvert nytt vedtak skrives ut en ny oppdragsavtale. I undersøkelsen fremkommer det at det ikke var samme praksis ved forvaltningskontorene når det gjaldt hvem som hadde ansvaret for å følge opp når vedtak og oppdragsavtaler går ut. På et forvaltningskontor var det merkantilt personale som varslet saksbehandlerne når vedtakene var i ferd med å gå ut og det var de merkantilt som hadde ansvar for å sende ut og følge opp at de fikk inn nye underskrevne oppdragsavtaler på bakgrunn av nye vedtak. På de andre forvaltningskontorene var det saksbehandlerne som fulgte opp når vedtakene gikk ut og sendte ut oppdragsavtalene til underskrift. Ved et av kontorene ble det ikke fulgt opp om oppdragsavtalene kom i retur i underskrevet stand. Ved gjennomgang av lønnspermen som inneholder lønnsdokumentasjon manglet det gyldig oppdragsavtale på 8 av totalt 30 vedtak, ca. 27%. Revisjonen har fått opplyst fra merkantilt personale at omsorgslønn blir utbetalt selv om underskrevet oppdragsavtale ikke er mottatt. Dette fremgår også av revisjonens gjennomgang av utbetalt omsorgslønn og den dokumentasjonen som foreligger i vedtak og avtaler. 5

7 Ved de øvrige forvaltningskontorene fant vi også flere tilfeller hvor det manglet både gyldig vedtak og oppdragsavtaler i lønnspermen. I følge opplysninger gitt av det merkantile personale ved forvaltningskontorene skulle det ligge kopi av både underskrevet vedtak og oppdragsavtale i lønnspermen. Dette for at de kunne følge opp at riktig lønn for riktig periode ble utbetalt. Revisjonens vurdering og anbefaling Rutinene må legges opp slik at en sikrer at det ikke betales ut omsorgslønn uten at det forefinnes et gyldig vedtak og underskrevet oppdragssavtale som dokumenterer utbetalingens berettigelse. Det bør tydelig gå fram av rutinen hvem som har ansvar for å følge opp at gyldig oppdragsavtale er mottatt etter at nytt vedtak er fattet. 2.3 Delegasjon Skal enhetsleders fullmakt delegeres til saksbehandlere forutsetter dette at fullmakten er gjort skriftlig og at det klart fremgår hva som er delegert. Vi ba om å få se delegasjonen som var gitt til saksbehandlerne ved to av forvaltningskontorene. Framlagte dokumentasjon viser ulik måte å gjøre dette på. Ved et av forvaltningskontorene var omsorgslønn påført avkryssingskjemaet for delegasjon, mens dette manglet for det andre forvaltningskontoret. Delegasjonen av omsorgslønn er ikke formalisert, praktisert og dokumentert på samme måte ved forvaltningskontorene. Når det gjaldt omsorgslønn for voksne er det i de fleste tilfeller saksbehandler og ikke leder som har skrevet under vedtakene om omsorgslønn. På barne- og familietjenesten var de fleste vedtakene underskrevet av leder. Omsorgslønn sto ikke spesielt omtalt i tabellen som var vedlagt delegasjonen, det var derfor litt uklart hvilket pkt. i delegasjonen som omfatter delegasjon av omsorgslønn. Ved et annet forvaltningskontor var det lagt ved en egen oppstilling som gikk på helsefaglig område hvor et av pkt. var vedtak om omsorgslønn. I det eksemplet vi fikk var det ikke krysset av for at delegasjon var blitt gitt. Ved et par av forvaltningskontorene var det litt usikkerhet om saksbehandlerne hadde fått delegasjon eller ikke. Revisjonens vurdering og anbefaling Revisjonen mener at det er uheldig at det ikke tydelig går fram av delegasjonen at den omfatter omsorgslønn. Det kan føre til at vedtaket blir fattet av ikke bemyndiget person. Vi anbefaler derfor at et eget punkt om omsorgslønn taes inn i tabellen for den generelle interne delegeringen av leders myndighet. Gyldige fullmakter/delegasjon fra leder til saksbehandlere/stedfortredere må forefinnes og den enkelte saksbehandler må ha kjennskap til hvilken delegasjon vedkommende har. 2.4 Kontroll av lønnsutbetalingen Det merkantile personale har tilgang til Elektronisk RapportArtkiv (ERA) hvor de kan ta ut lønnsjournal og konteringslister for kontroll. Eller de kan gå inn i lønnsystemet (NLP) og kontrollere lønna før den går til utbetaling. Vedtak om omsorgslønn gjøres som oftest for et år av gangen. Det er mulig å legge inn stoppdato i lønnsystemet for å sikre at utbetalingen stoppes når vedtaket går ut. 6

8 Ingen av forvaltningskontorene hadde tilfredstillende rutiner på etterkontroll av lønnsutbetalinger. Et forvaltningskontor tok ut konteringslista og kontrollerte lønnsutbetalingen mot oversikten over gyldige vedtak, men det ble ikke signert for utført kontroll. Dersom lista var for omfattende ble den ikke tatt ut. Da ble kontrollen gjennomført ved at de kontrollerte hver utbetaling mot 058-bilde i lønnssystemet. Denne kontrollen ble ikke dokumentert. Andre forvaltningskontor kontrollerte bare lønnsutbetalingen direkte mot lønnssystemet uten at dette ble dokumentert. Ved et forvaltningskontor fikk vi opplyst at de tok ut konteringslista hver måned, denne ble kontrollert og satt inn i en egen perm. Ved kontroll avdekket vi at lista ikke var tatt ut og det var heller ikke foretatt noen kontroller av utbetalt omsorgslønn i Ved samme kontor var det utbetalt omsorgslønn til en person som var overført fra et annet forvaltningskontor, uten at kontoret hadde mottatt vedtak og oppdragsavtale. De hadde ingen dokumentasjon i lønnspermen på denne utbetalingen. Dersom forvaltningskontoret hadde hatt etterkontroll av utbetalingene av omsorgslønn, ville de ha oppdaget at de hadde blitt belastet omsorgslønn for en ny person. Revisjonen fikk opplyst at i enkelte tilfeller kunne det merkantile personale få muntlig beskjed fra saksbehandlerne om at utbetaling av omsorgslønn skulle videreføres selv om de ikke hadde gyldig vedtak og oppdragsavtaler. Det var bare et forvaltningskontor som benyttet seg av muligheten til å legge inn stoppdato i lønnsystemet for å hindre utbetalinger ut over vedtakfestet periode. Revisjonens vurdering og anbefalinger Revisjonen ser det som en risiko at utbetalt omsorgslønn ikke blir gjenstand for en god nok administrativ kontroll og at en dermed kan risikere at det blir utbetalt lønn ut over gyldig vedtak og avtaler. Det bør legges opp til en betryggende etterkontroll av utbetaling av omsorgslønn, hvilke kontrollhandlinger som skal utføres og hvordan kontrollhandlingene skal dokumenteres. Dokumentasjon for kontroll av lønnsutbetalinger kan gjennomføres ved å gå inn i Elektronisk RapportArtkiv (ERA) på konteringslista og lønnsjournalen. I ERA kan det merkes av for utførte kontroller samt skrive inn eventuelle kommentarer. Stoppdato må legges inn i lønnsystemet på alle personer som går på kontrakter. Dette forholdet ble også presisert på temadagene for lønn og regnskap i november

9 3. Rådmannens høringssvar 8

10 9

11 10

12 4. Revisjonens svar på rådmannens høringsuttalelse Revisjonen ser seg fornøyd med at rådmannen allerede har satt ned en arbeidsgruppe som skal arbeid med å bedre rutinene på området. Rådmannen har i sin høringsuttalelse påpekt at det er budsjettert med omsorgslønn. Bakgrunnen for vår kommentar er at det i kommunens regnskapssystem fremkommer ingen budsjettpostering for kommunen som helhet under post omsorgslønn, kun regnskapstall. Vi ser som rådmannen påpeker at omsorgslønn imidlertid er budsjettert på egne ansvarsområdet ved de enkelte forvaltningsenheter. Når det gjelder de nye rutinene for området som arbeidsgruppen jobber med, anser vi disse som dekkende i forhold til de påpekte svakhetene. Vi er også tilfreds med at rådmannen understreker at disse rutinene skal være gjeldende for hele byen og alle forvaltningskontorene. 11