Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Transkript

1 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Rapport fra oppfølgingstilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen - økonomisk sosialhjelp ved Vestby kommune Virksomhetens adresse: Postboks 144, 1540 Vestby Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Inger Lise Olsen Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet ble det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Oppfølgingstilsynet tok utgangspunktet i avvikene fra tilsynet som ble gjennomført i perioden og dokumentene fra kommunen for oppfølging av avvikene. De tre avvikene fra 2011 var: Vestby kommune sikrer ikke forsvarlig individuell kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk sosialhjelp. Vestby kommune sikrer ikke forsvarlig individuell vurdering og tildeling av nødhjelp. Vestby kommune sikrer ikke at søknad fra en samboer blir behandlet selvstendig der søkers samboer ikke ønsker å forsørge. Fylkesmannen avsluttet tilsynet med avslutningsbrev den Under dette oppfølgingstilsynet ble det gitt følgende to avvik: Vestby kommune sikrer ikke at det alltid innhentes nødvendig samtykke ved utbetaling av sosialstønad til andre enn søker. Vestby kommune sikrer ikke at det alltid ytes forsvarlig stønad i en nødssituasjon. 1

2 Dato: Grete Nanna Finstad revisjonsleder Søren Rysstad revisor 2

3 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Vurdering av virksomhetens styringssystem Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet

4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vestby kommune i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Revisjonen er initiert på bakgrunn av avvikene som ble gitt i tilsynsrapport av og avsluttet herfra i brev datert Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Vestby kommune i Akershus fylke har ca innbyggere. Nav kontoret i Vestby ble etablert 11. september Nav leder er statlig ansatt og underlagt rådmannen angående det kommunale ansvaret. Nav kontoret er organisert med en mottaks- og en oppfølgingsavdeling. Faglig ansvar og vedtaksmyndighet i forhold til lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen kap. 3, 4 og 5 er videredelegert til avdelingsleder for mottaksavdelingen. Ansatte på begge avdelingene tar imot henvendelser både i mottak og per telefon fra alt publikum, men henvendelser/søknader om økonomisk sosialhjelp henvises til vakttimen som er kl hver dag og til saksbehandlere. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt

5 Intervjuer 5 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at søknader om økonomisk sosialhjelp ble behandlet i henhold til lov og forskrift. Det ble særlig lagt vekt på å undersøke hvordan kommunen hadde fulgt opp egen plan for internkontroll som ble utarbeidet i forbindelse med lukking av avvik som ble gitt i tilsynsrapporten av og som ble avsluttet i vårt brev av Funn Avvik 1: Vestby kommune sikrer ikke alltid at det innhentes nødvendig samtykke ved utbetaling av sosialstønad til andre enn søker. Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i NAV 22 Avviket bygger på følgende: I tilsynsrapporten fra 2011 står det: Strømutgifter betales konsekvent til strømleverandør. Det fremgår ikke at det er innhentet samtykke eller at søker er underrettet om denne framgangsmåten. Det ble innsendt en rutine benevnt som fullmakt. Denne fullmakten er ikke dokumentert i saksmappen. Rutinen følges ikke. Det er flere vedtak der det framgår direkte utbetaling til kreditor som for eksempel til strømleverandør. Det går også fram av vedtak som er gjennomgått at der det utbetales direkte til søker understrekes det at stønadsmottaker selv må betale til kreditor. Vestby kommune har utarbeidet en plan for internkontroll, men har ikke sørget for å innarbeide alt nytt regelverk, dvs. rundskriv - Hovednr. 35 Lov om sosiale tjenester i NAV, i sine rutiner for behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp. Kommentar: Etter lov om sosiale tjenester 22 om utbetaling av stønad. Bestemmelsen uttrykker hovedregelen om at økonomisk stønad skal utbetales til den som har søkt om stønaden. I rundskriv Hovednr Lov om sosiale tjenester i NAV står det i pkt at økonomisk stønad kan i visse tilfeller utbetales til andre enn den som har søkt. Økonomisk stønad kan utbetales til andre hvis tjenestemottaker har gitt samtykke til dette, som for eksempel til utleier eller strømleverandør. 5

6 Det er brudd på taushetsplikten dersom slikt samtykke ikke er innhentet ved utbetaling til andre enn søker. Jfr. 44 i lov om sosiale tjenester i NAV og 13 og 13 e i forvaltningsloven. Avvik 2: Vestby kommune sikrer ikke at det alltid ytes forsvarlig stønad i en nødssituasjon. Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i NAV 18 og 4 Avviket bygger på følgende: I NAV Vestby sin rutine: Satser for sosialhjelp under benevnelsen kategori framgår nødhjelp pr. dag. Slik nødhjelp kan gis inntil 14 dager. I 7 vedtak som ble gjennomgått ble nødhjelp innvilget i 7 til 14 dager. Det var også nødhjelpsvedtak der barn ble innvilget nødhjelp i 7 dager. Der nødhjelpssatsen benyttes kan det innvilges hjelp inntil 14 dager. I gammel rutine som ble lagt til grunn i forbindelse med lukking av avvik var dette i tråd med gammel tolking av loven. Vestby kommune har utarbeidet en plan for internkontroll, men har ikke sørget for å innarbeide alt nytt regelverk, dvs. rundskriv - Hovednr. 35 Lov om sosiale tjenester i NAV, i sine rutiner for behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp. Kommentar: I rundskriv Hovednr Lov om sosiale tjenester i NAV står det i pkt tredje avsnitt: Hjelp i en nødssituasjon skal dekke de nødvendigste utgifter i en kort periode, for eksempel i påvente av forstående utbetaling etter denne bestemmelsen eller andre lover eller ordninger. Stønad kun til det helt nødvendigste vil ikke være forsvarlig i lengre tid enn noen få dager. Med få dager menes fra 1 til 4 dager. 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Vestby kommune har utarbeidet en plan for internkontroll, men har ikke sørget for å innarbeide alt nytt regelverk, dvs. rundskriv - Hovednr. 35 Lov om sosiale tjenester i NAV, i sine rutiner for behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp. I plan for internkontroll fremgår at rutinen skal bidra til kontinuerlig forbedring samt at internkontroll skal være tema på de ukentlige ledermøtene. Planen følges, men som avvikene har avdekket er ikke rundskriv nr. 35 tilstrekkelig implementert i rutinene. Når det gjelder utbetaling direkte til kreditor, ble dette også avdekket ved forrige tilsyn i Her har ikke internkontrollen avdekket at rutinen ikke følges. Øvrige forhold som ble avdekket under tilsynet i 2011 og lukket i 2012 ble ivaretatt på en god måte. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker - forvaltningsloven Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen 6

7 Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen Rundskriv Hovednr Lov om sosiale tjenester i NAV 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Delegering av myndighet fra Rådmann til leder av Nav Delegasjon knyttet til økonomisk sosialhjelp Plan for internkontroll ved NAV Vestby av Lov om sosiale tjenester i NAV Oppdatert oversikt over ansatte og deres arbeidsoppgaver Organisasjonskart for Nav Vestby Stillingsbeskrivelser for teamlederne Rutiner for serviceklage, mottak, vakttime dokumentasjon, saksbehandling og kartleggingsskjema Informasjon til søknad om økonomisk sosialhjelp Kommunens veiledende sosialhjelpssatser Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Vestby kommune av Dokumentasjon og korrespondanse mellom Vestby kommune og Fylkesmannen i Oslo og Akershus i forbindelse med lukking av avvik i tilsynsrapporten av Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Saksmapper for 16 brukere i perioden fra lukking av forrige tilsyn og fram til Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn ble sendt ut den Oversendelse av dokumentasjon fra Vestby kommune den Den e-post med tilleggsopplysninger fra Vestby kommune 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Inger Lise Olsen Avdelingsleder - Oppfølging x x x Cathrine Lindberg Avdelingsleder - Mottak x x x Bodil Helene Solli Veileder - Kvalifiseringsprogrammet Hilde Holden Økonomisk rådgiver x x Anita Eriksen Veileder - Frivillig forvaltning Mari Eriksen Veileder x x Siri Småstuen Veileder x x x Solveig B. Tranberg Veileder x x x x 7

8 Rune Andreas Moen Kvalifiseringsprogrammet x Line Sandmoen Oppfølging/sosialhjelp x Fra tilsynsmyndighetene deltok: Grete Nanna Finstad - revisjonsleder, Hallvard Øren - revisor, Søren Rysstad - revisor og Inger Margrethe Juvshol - observatør 8