AUST-AGDER FYLKESREVISJON - for demokratisk innsyn og kontroll - Spillemidler 2008 En undersøkelse om hvorvidt regelverk rundt utbetaling er fulgt.

Transkript

1 AUST-AGDER FYLKESREVISJON - for demokratisk innsyn og kontroll - Spillemidler 2008 En undersøkelse om hvorvidt regelverk rundt utbetaling er fulgt. Forvaltningsrevisjonsrapport oktober 2009

2 1. INNLEDNING Bakgrunnen for prosjektet er en bestilling fra kontrollutvalget gjennom plan for forvaltningsrevisjon samt sak 09/11 i møte Forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2009 der dette prosjektet ble vedtatt gjennomført i Fylkesrevisjonen gjorde i 1999 en undersøkelse noenlunde tilsvarende den vi nå vil gjennomføre, uten at vi den gang fant spesielle ting å gripe fatt i. Etter denne tid har Riksrevisjonen i dokument nr. 3:8 ( ) lagt frem en undersøkelse av tilskudd til idrettsanlegg som gjelder hele landet. Denne rapporten berører så vidt spørsmål omkring utbetaling av innvilgede tilskudd, og vi ønsker derfor å se nærmere på dette i Aust-Agder gjennom dette prosjektet. Det er blant annet noen av de svarene Aust-Agder har gitt i forbindelse med Riksrevisjonens undersøkelse som vi ønsker å se nærmere på. Dette er spørsmål vi hadde kommet til å stille selv om de ikke var blitt ytterligere aktualisert gjennom Riksrevisjonens undersøkelse. Hovedvekten av punkter vi vil se på nå, finner vi i publikasjon V-0732 fra Kultur- og kirkedepartementet, idrettsavdelingen, (KKD) Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet En foreløpig rapport, uten våre anbefalinger, har vært til høring hos fylkesrådmannen. Hans kommentarer er tatt inn i rapporten i eget avsnitt før våre anbefalinger. 2. PROBLEMSTILLINGER Det stilles svært detaljerte og strenge krav til søknadene om, og utbetaling av, tilskudd til idrettsanlegg. Blant disse kravene finnes særskilte krav til regnskap og revisjon, samt til kommunal og fylkeskommunal saksbehandling. Det er innenfor disse kravene vi ønsker å se nærmere på om Aust-Agder fylkeskommune (AAF) følger et utvalg av de krav som er gitt. I forbindelse med den undersøkelsen Riksrevisjonen har foretatt, fremkommer det i svar avgitt av AAF at regnskap og revisjonsattest stort sett er bra. Samtidig opplyser AAF at anleggseierne i Aust-Agder stort sett er sene med å kreve tilskuddene utbetalt. Dette er også noe vi ønsker å se på i forhold til de krav som er satt for tidspunkt for utbetaling. Videre opplyser AAF til Riksrevisjonen at ferdigattester/sluttrapport kan være noe mangelfulle. Vi ønsker å se på dette i forhold til regelverket. For å avgrense prosjektet vil vi plukke ut femten sluttutbetalinger fra regnskap for spillemidler i Fordi det er litt ulike krav til tilskudd under , vil vi velge å plukke 12 regnskap over og tre under Vi vil også forsøke å få en god spredning når det gjelder kommuner ved at vi som utgangspunkt skal ha ett tilskudd fra hver kommune. Innenfor hver kommune vil vi velge tilfeldig det prosjektet vi skal kontrollere. 3. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er hentet fra Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2008 utgitt av KKD. Det er innenfor kap 5. Regnskap og revisjon og kap. 6 2

3 Kommunal og fylkeskommunal saksbehandling kriteriene finnes. I tillegg vil vi se spesielt på de attestasjoner som foreligger fra revisor. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) har utarbeidet et forslag til attestasjon i henhold til Standard for beslektede tjenester SBT 4400 Avtalte kontrollhandlinger. Dette er en standard som også kommunale revisorer skal følge. De handlingene som er beskrevet der, samsvarer med de krav som KKD setter til revisorattestasjonen, og vi forventer at uttalelsene er i samsvar med denne. KKDs bestemmelser er omfattende slik at vi må kontrollere mot et utvalg av punkter i disse bestemmelsene. Vi velger da å kontrollere mot følgende, henvisningene er til punkter i departementets bestemmelser: 5.4 Er regnskapet sammenlignbart med innsendt budsjett? 5.6 Er verdien av dugnad, gaver og rabatter i samsvar med kostnadsoverslag? 5.9 Har kommunen attestert på at anlegget er ferdig/levert ferdigattest? 5.12 Har revisor underskrevet på regnskapsskjema? 5.13 Foreligger egen revisorattestasjon? Dersom det er foretatt delutbetaling, forelå statusrapport? Er tilskuddet større enn kontantutgifter iflg. regnskap? Når var anlegget ferdig, og når ble sluttutbetaling krevd? 4. METODE I og med at det dreier seg om tilskuddsaker der sluttutbetaling er foretatt og all dokumentasjon i utgangspunktet skal foreligge, vil metoden i dette tilfellet være dokumentanalyse. Det kan være aktuelt og ha samtale med idrettsrådgiver i regionalavdelingen hos AAF om enkeltsaker for å avklare enkelte spørsmål der vi er i tvil om hva som er gjort. 5. GJENNOMFØRTE KONTROLLER Vi har valgt å presentere de kontrollerte tilskuddene i tabellform som vedlegg til rapporten. Vi vil her holde de funn vi gjør for hvert enkelt tilskudd opp mot de revisjonskriteriene vi har listet opp. I det følgende vil vi gi en kort oppsummering av funnene vi har gjort der vi har kommentarer til det enkelte tilskudd. Til slutt vil vi gi noen kommentarer som er generelle for de fleste tilskudd vi har kontrollert. Til de enkelte tilskudd Tilskudd , vedlegg 1 Kommunen har ikke attestert på regnskapsskjema for at anlegget er ferdig. 3

4 Tilskudd , vedlegg 8 Et lite avvik mellom godkjent verdi på dugnad og verdi oppgitt i regnskapet. Avviket er kommentert i brev til kommunen i forbindelse med sluttutbetalingen og kommenteres ikke av oss. Tilskudd , vedlegg 9 Et lite avvik mellom godkjent verdi på dugnad og verdi oppgitt i regnskapet. Avviket er kommentert i brev til kommunen i forbindelse med sluttutbetalingen og kommenteres ikke av oss. Tilskudd , vedlegg 13 Anlegget er attestert ferdig mens kommunen først krever sluttutbetaling Tilskudd , vedlegg 15 Vi registrerer en liten unøyaktighet i brev om sluttutbetaling til kommunen i forbindelse med differanse i godkjent dugnad og regnskapsført dugnad. Dette er allerede tatt opp med idrettsrådgiver. Generelle kommentarer Når det gjelder AAFs kommentar i Riksrevisjonens undersøkelse om at anleggseierne stort sett er sene med å kreve utbetaling, kom det frem i samtale med idrettsrådgiver hos AAF at dette går mer på krav om utbetaling etter at søknadene er innvilget, enn på at krav om sluttutbetaling kommer sent inn til AAF etter at anlegget er ferdig. I de tilfellene vi har undersøkt, er det ikke store avvik mellom dato for ferdig anlegg og krav om sluttutbetaling og vi finner ikke grunn til å kommentere dette ytterligere. På Riksrevisjonens spørsmål om ferdigattest/sluttrapport fra kommunene, svarer AAF at dette kan være noe mangelfullt. I de sakene vi har undersøkt har vi ikke funnet noen slike rapporter, men på alle regnskapsskjemaene, med ett unntak, er det bekreftet fra kommunen at anlegget er ferdig. Dette har AAF godtatt som i orden, og vi finner ikke grunn til å kommentere dette ytterligere. Regnskapene for spillemidler skal i de tilfeller der tilskuddet er større enn , revideres av den aktuelle kommunerevisjonen og revisjonsattestasjon avgis. KKDs bestemmelser om disse tilskuddene, publikasjonskode: V-0732, stiller i pkt 5.12 krav til kontroll av regnskap og pkt setter krav til attestasjon. Det listes bl.a. opp i punktene a g under pkt hva revisor skal kontrollere. For å hjelpe revisor i dette arbeidet, har NKRF utarbeidet et forslag til uttalelse som er basert på SBT 4400 Avtalte kontrollhandlinger, og som gir en oversikt over hva revisor har kontrollert og hvilke konklusjoner som er trukket. De opplistede kontrollene i denne uttalelsen samsvarer med kravene i rundskriv V Vi registrer at den enkelte revisjon har avgitt separat uttalelse til de sluttutbetalinger vi har kontrollert, men at det i flere tilfeller ikke har vært benyttet nevnte forslag til uttalelse. De aller fleste uttalelsene har likevel gitt et noenlunde tilfredsstillende svar på de punktene bestemmelsene krever at revisor skal kontrollere. Vi vil likevel anbefale AAF å be om at revisjonene benytter malen som NKRF har utarbeidet slik at det aldri vil være tvil om hva revisor har kontrollert. Denne malen er allerede oversendt idrettsrådgiver. 4

5 Revisor har også i enkelte tilfeller i sin uttalelse skrevet at verdi av dugnad, gaver og rabatter ikke er dokumentert. Disse postene er godkjent av AAF i forbindelse med søknadsbehandling, og skal i regnskapet ikke avvike fra det godkjente beløpet uten at det foreligger egen godkjenning for dette. Vi har heller ikke funnet vesentlige avvik som ikke er håndtert fra AAFs side. Det vi imidlertid vil påpeke er at dersom ikke dokumentasjon for dugnad m.v. blir fremlagt for revisor, så kan det ikke vurderes om det virkelig er utført dugnad i den utstrekning som forutsatt. Dersom ikke så er tilfelle, vil søker få utbetalt et tilskudd som er større enn det skulle ha vært i h.h.t. verdien på anlegget iberegnet dugnadsinnsats. Vi vil derfor anbefale at AAF i tillegg til bokstav e) i pkt i rundskriv V-0732, oppfordrer revisor til alltid å be om dokumentasjon for utført dugnad og påse at denne er i samsvar med den godkjente søknaden også når det gjelder virkelig utførte timer. For tilskudd under er det ikke krav om at kommunerevisjonen skal revidere regnskapet, men at for eksempel organisasjonens tillitsvalgte revisor kan gjøre dette, pkt i rundskriv V I samtale med idrettsrådgiver ble denne problemstillingen drøftet. Det kom da frem at i slike tilfeller står der et navn som underskrift av revisor, men det finnes ingen bekreftelse på at dette virkelig er organisasjonens tillitsvalgte revisor. I slike tilfeller vil vi anbefale AAF å innhente bekreftelse i form av årsmøteprotokoll som viser at denne personen er rette vedkommende. 6. FYLKESRÅDMANNENS KOMMENTARER Fylkesrådmannen har i brev datert til fylkesrevisjonen gitt sin tilbakemelding til den foreløpige rapporten som ble oversendt til uttalelse. Brevet ligger som trykt vedlegg. 7. ANBEFALINGER Vi vil anbefale Aust-Agder fylkeskommune å be om at revisjonene benytter malen for uttalelse vedrørende spillemidler som NKRF har utarbeidet slik at det aldri vil være tvil om hva revisor har kontrollert. Vi vil anbefale at Aust-Agder fylkeskommune i tillegg til bokstav e) i pkt i rundskriv V-0732, oppfordrer revisor til alltid å be om dokumentasjon for utført dugnad og påse at denne er i samsvar med den godkjente søknaden også når det gjelder virkelig utførte timer. Der tillitsvalgt revisor har skrevet under regnskapet, vil vi anbefale Aust-Agder fylkeskommune å innhente bekreftelse i form av årsmøteprotokoll som viser at den personen som har skrevet under som organisasjonens tillitsvalgte revisor er rette vedkommende. 5

6 OVERSIKT OVER SENTRALE DOKUMENTER OG LITTERATUR Publikasjon V-0732 fra KKD, Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2008 Dokument nr. 3: ) Riksrevisjonens undersøkelse av tilskudd til idrettsanlegg. Aust-Agder fylkeskommunes rapport vedr. utbetalinger av spillemidler i Standard for beslektede tjenester, SBT 4400, fra Den norske Revisorforening. Sentralarkivets arkiverte opplysninger om det enkelte tilskudd. TRYKTE VEDLEGG: 15 utfylte skjema for kontrollerte anlegg Fylkesrådmannens brev datert