KONTROLLOPPLEGG FOR REGNSKAPSREVISJON OG FORVALTNINGSREVISJON I KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER, MV.

Transkript

1 KONTROLLOPPLEGG FOR REGNSKAPSREVISJON OG FORVALTNINGSREVISJON I KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER, MV. 2017

2 FORORD Vedtektene for Den norske Revisorforening, 3-7, pålegger alle oppdragsansvarlige medlemmer å delta i foreningens kvalitetskontroll. Styret i DnR har besluttet at fra og med 2011 skal foreningen kontrollere oppdrag hvor medlemmer foretar regnskapsrevisjon og/eller forvaltningsrevisjon av kommuner, fylkeskommuner, eller kommunale eller fylkeskommunale foretak. Kvalitetskontrollen har til formål å kontrollere at medlemmene opptrer i overensstemmelse med lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 78 og 79 og forskrift om revisjon av kommuner og fylkeskommuner mv., herunder at revisjonen skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Denne brosjyren, "Kontrollopplegg for årsregnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon av kommuner og fylkeskommuner mv.", bygger på tilsvarende brosjyre om kvalitetskontroll av revisjon i privat sektor i henhold til lov om revisjon og revisorer. Hovedtrekkene for gjennomføringen av kvalitetskontrollen er fastsatt 1 "Reglement for Kvalitetskontrollutvalget", inntatt i denne brosjyren på side 38. Oslo, juni

3 Innhold PROGRAM FOR UTVELGELSE AV KONTROLLOBJEKTER... 4 INSTRUKS FOR KONTROLLØRER... 5 Regnskapsrevisjon... 5 Forvaltningsrevisjon... 6 DETALJERT PROGRAM FOR GJENNOMFØRINGEN AV KVALITETSKONTROLL... 6 Ordinær kontroll:... 6 Oppfølgingskontroll:... 7 RAPPORTSKRIVING OG KOMMUNIKASJON MED KONTROLLOBJEKTER... 8 KONFIDENSIELL BEHANDLING AV RAPPORTEN Vedlegg Regnskapsrevisjon Spørreskjema om klienten Spørreskjema liste for enkeltoppdrag Observasjonsskjema Forvaltningsrevisjon Spørreskjema om klienten Spørreskjema liste for enkeltoppdrag Observasjonsskjema Generelle Reglement for kvalitetskontrollen Reglement for fakturering Brev om varslet kontroll, ordinær 3

4 PROGRAM FOR UTVELGELSE AV KONTROLLOBJEKTER 1. Kontrollen utføres slik at alle oppdragsansvarlige medlemmer som omfattes av kontrollen blir kontrollert minst hvert sjette år. 2. Utvelgelse for kontroll skjer i utgangspunktet på enkeltmedlemmer. 3. Alle oppdragsansvarlige medlemmer som er underlagt et etablert, felles kvalitetssikringsopplegg kan velges ut for kontroll det samme år. 4. Utvelgelse foretas av fagsjef for kvalitetssikring, basert på en oversikt over medlemmer ansvarlige for oppdrag som omfattes av kvalitetskontrollen. 5. Kvalitetskontrollutvalget kan beslutte å foreta kontroll av et enkeltmedlem, utover kontroller nevnt i pkt. l ovenfor, når spesielle grunner gjør dette ønskelig, for eksempel etter signaler om at det er tvil om et medlem følger kommunelovens bestemmelser og/eller standarder for revisjon og beslektede tjenester. 4

5 INSTRUKS FOR KONTROLLØRER "Detaljert program for gjennomføringen av kvalitetskontroll", se side 7, beskriver hvorledes de enkelte kontrollbesøk skal legges opp. Kvalitetskontrollen vil omfatte gjennomgåelse av utførelsen av enkelte utvalgte oppdrag. Utgangspunktet for kvalitetskontrollen er at alle medlemmer skal underlegges kontroll av minst ett enkeltoppdrag i samsvar med skjema nr. 2 for regnskapsrevisjon og skjema nr. 4 og 5 for forvaltningsrevisjon. Kvalitetskontroll av oppdrag Kontroll av enkeltoppdrag vil i stor grad dreie seg om kontroll av dokumentasjonen i revisors arbeidspapirer. Det kan imidlertid tenkes at denne ikke alltid gir et dekkende bilde av kvaliteten på det arbeidet som revisor faktisk har utført. Det er derfor viktig at kontrolløren innretter seg på å finne ut om revisor har skaffet seg tilstrekkelig innsikt og bevis for å kunne uttale seg om den informasjon som skal bekreftes Kontrolløren skal altså vurdere totalkvaliteten av den utførte revisjon; om det som er gjort, samlet fremtrer som tilstrekkelig. Regnskapsrevisjon Viktige momenter er En effektiv klarlegging av risikoen ved oppdraget, både planleggings- og oppfølgingsfasen At revisjonshandlingene er riktig innrettet mot risikoen, og også mot klientens forventninger hvis disse er kjent Tilstrekkelig dokumentasjon At arkiv og arbeidspapirer gir inntrykk av orden og aktsomhet At revisjonsberetningen og annen korrespondanse med klienten og andre, er gjennomført og kommunisert i henhold til lovkrav og god kommunal revisjonsskikk. Gjennomgangen av arbeidspapirene vil måtte suppleres med informasjon som fremkommer gjennom diskusjon med den kontrollerte. Revisjonshandlinger som ikke er dokumentert, kan ikke anses for utført. 5

6 Etterprøving av revisors skjønn vil kontrolløren måtte begrense til å skaffe visshet om at revisor har utøvet skjønn og at dette ikke fremstår som klart urimelig eller vilkårlig. Noen «fornyet gjetning» f.eks. om tallstørrelser skal kontrolløren ikke gi seg ut på. Forvaltningsrevisjon Viktige momenter er: At forvaltningsrevisjonsrapporten svarer på bestillingen fra kontrollutvalget, og at arbeidet er utført i henhold til RSK 00 I Tilstrekkelig dokumentasjon av funn til å underbygge rapporten At arkiv og arbeidspapirer gir inntrykk av orden og aktsomhet DETALJERT PROGRAM FOR GJENNOMFØRINGEN AV KVALITETSKONTROLL 1) Etter at en revisor er valgt ut for kontroll, gis vedkommende et femsifret kontrollnummer som beholdes som referanse gjennom hele saken. Sammen med meldingen om at vedkommende er trukket ut for kontroll oversendes et brev med informasjon om den planlagte kontrollen. 2) Revisor vil få melding hvor det blir foreslått en kontrollør, som selv avtaler tidspunktet for kontrollen. 3) Avtale om tidspunktet for kontrollen, bør gjøres i god tid før besøket er tenkt gjennomført. 4) Besøket innledes med en samtale med revisor. Ordinær kontroll: Kontrolløren velger ut minst et enkeltoppdrag for kontroll. Når kontrolløren skal foreta utvelgelse av enkeltoppdrag for kontroll, skal utvalget skje slik at oppdraget skal være mest mulig representativt for vedkommende revisors portefølje av denne type oppdrag. Kontrolløren foretar ytterligere kontroller, i den grad revisor har flere slike oppdrag, til han mener å ha et sikkert grunnlag for å trekke en konklusjon om kvaliteten på det utførte revisjonsarbeid. 6

7 Dersom det avdekkes avvik eller mangler på et enkelt revisjonsområde, kan det gjennomføres en kontroll av dette avgrensede området for ytterligere 2-4 slike oppdrag, hvis mulig, for på denne måten å få et inntrykk av om dette avgrensede området representerer et gjennomgående problem. Oppfølgingskontroll: Når kontrolløren skal foreta oppfølgingskontroll, skal samme oppdrag velges som ved den ordinære kontrollen, dersom den kontrollerte fortsatt har oppdraget. Dersom det ikke er mulig å velge det samme oppdraget for kontroll, skal kontrolløren velge et annet oppdrag etter kriteriene i punkt 4) over. For dette oppdraget skal den kontrollerte vise hvordan tiltakene i handlingsplanen, som ble innsendt etter forrige års kontroll, er implementert i praksis. Også ved oppfølgingskontroller kan kontrolløren foreta ytterligere kontroller, til det foreligger et sikkert grunnlag for å trekke en konklusjon om kvaliteten på det utførte revisjonsarbeidet. 5) Til bruk ved kontrollen av regnskapsrevisjon er det utarbeidet spørreskjema (Skjema nr. 2). For å få en indikasjon på størrelse og betydning av de utvalgte oppdrag er det utarbeidet et skjema for nøkkeltall (Skjema nr. 1). Til bruk ved kontrollen av forvaltningsrevisjon er det utarbeidet to spørreskjemaer, som skal fylles ut av henholdsvis kontrollør og den som blir kontrollert. (Skjema nr. 4 og 5). Bruken av spørreskjemaer kan gi praktiske problemer siden de utvalgte oppdrag vil ha ulik størrelse eller spesielle forhold. Avdekkes vesentlige feil eller mangler skal observasjonsskjema benyttes (Skjema nr 3. for regnskapsrevisjon og Skjema nr. 6 for forvaltningsrevisjon). Skjemaet skal fylles ut under kontrollbesøket for å få fastslått de faktiske forhold omkring de feil eller mangler som avdekkes og som senere skal innarbeides i den endelige rapporten. Skjemaet skal forelegges for den kontrollerte for bekreftelse (signatur) av de faktiske forhold og at tiltak vil bli iverksatt for å rette opp mangel eller feil. Det er av betydning at personer som har detaljkjennskap til de utvalgte oppdrag som skal kontrolleres i henhold til programmet i aktuelle spørreskjema, er tilgjengelige under besøket. 7

8 6) Etter avsluttet gjennomgåelse har kontrolløren en konferanse hvor den oppdragsansvarlige som har hatt kontroll er til stede. Her tar kontrolløren opp diskusjonspunkter, forslag og anbefalinger samt eventuelle mangler og svakheter som vurderes inntatt i rapporten til Kvalitetskontrollutvalget. Kontrolløren må også gjøre oppmerksom på at den kontrollerte kan legge ved skriftlige kommentarer til rapporten, og at kommentarer som sendes inn etter Kontrollutvalgets behandling av rapporten ikke tas opp til vurdering. Se for øvrig "Rapportskriving og kommunikasjon med kontrollobjekter» pkt. 7). RAPPORTSKRIVING OG KOMMUNIKASJON MED KONTROLLOBJEKTER 1) Reglementet for Kvalitetskontrollen 3-4, 1. punktum lyder: «Kontrolløren skal for hver av de kontrollerte utarbeide en kontrollrapport. Den kontrollerte kan gi skriftlige kommentarer som skal vedlegges rapporten.» Kommentaren kan bestå av en bekreftelse på at rapporten aksepteres. 2) Kontrollrapporten skal bare ha den kontrollertes tildelte kontrollnummer, og ingen navn eller andre opplysninger som kan identifisere den kontrollerte eller klienter som er omfattet av kontrollen. 3) Rapporten fra kontrollbesøket skal omhandle: Regnskapsrevisjon: hvorvidt revisjonen er utført etter gjeldende standard(er) for revisjon hvorvidt det er avgitt en korrekt revisjonsberetning Forvaltningsrevisjon: hvorvidt revisjonen er utført ihht. standard for forvaltningsrevisjon RSK 001 hvorvidt rapporten og revisors dokumentasjon gir en tilstrekkelig totalforståelse av prosjektet, og at dokumentasjonen underbygger revisors vurderinger og konklusjon 8

9 4) Kontrollørens bemerkninger i rapporten for regnskaps-/forvaltningsrevisjon inndeles i: Beskrivelse av de vesentlige avvik og/eller mangler som er angitt i observasjonsskjema. (Skjema nr. 3 for regnskapsrevisjon og skjema nr. 6 for forvaltningsrevisjon) Beskrivelse av andre feil og/eller mangler. Beskrivelse av øvrige avdekkede forbedringspunkter. Det er viktig for Kvalitetskontrollutvalget videre behandling at kontrolløren i sin rapport beskriver konkret og direkte de forhold han finner å måtte påpeke. Observasjonsskjema skal benyttes og vedlegges for vesentlig mangler og avvik, og ellers i de tilfeller hvor det kan oppstå tvil om riktigheten av fakta beskrivelse. Både under selve kontrollen og ved rapporteringen legges avgjørende vekt på å yte støtte og råd til den som blir kontrollert. 5) Rapporten for regnskaps-/forvaltningsrevisjon skal ha en fast utforming etter følgende disposisjon: Kontrollnummer for kontrollert revisor: A. Innledning Beskrivelse av praksisen Beskrivelse av kontrollen B. Utvalgte oppdrag/omfang av kontrollen Observasjoner pr. oppdrag Kort beskrivelse av utført regnskapsrevisjon på vesentlige/risikofylte områder eller av utført forvaltningsrevisjon Beskrivelser av vesentlige mangler og/eller avvik som angitt i observasjonsskjema Beskrivelse av andre feil og mangler Beskrivelse av øvrig avdekkede forbedringspunkter 9

10 C. Generelle kommentarer Ros Ris Samarbeidsvilje Helhetsinntrykk av revisjonen D. Kontrollørens oppsummering (se pkt. 6 under) E. Medgått tid (med kommentar hvis særlig høy) F. Eventuelle andre kommentarer. Husk å datere og signere 6) Kontrollørens oppsummering skal utformes slik: Det er gjennomført et avsluttende møte hvor kontrollørens funn og eventuelle forslag til forbedringer er gjennomgått. Det er utarbeidet xx antall observasjonsskjemaer, som den kontrollerte har signert med initialer. /Det er ikke utarbeidet observasjonsskjemaer. Kontrollen har avdekket funn som beskrevet over i denne rapporten. Kvalitetskontrollutvalget tar stilling til utfallet av kontrollen på selvstendig grunnlag. 7) Kontrolløren skriver utkast til endelig rapport innen en uke etter avsluttet besøk. En kopi sendes til den kontrollerte til kommentar med svarfrist 10 dager. Endelig rapport, vedlagt skriftlig kommentar fra den kontrollerte, oversendes Kvalitetskontrollutvalget. Kopi av endelig rapport sendes samtidig til den kontrollerte. Regnskapsrevisjon: Sammen med rapporten til Kvalitetskontrollutvalget skal kontrolløren sende skjema nr. 1 og eventuelle observasjonsskjemaer (skjema nr. 3). Sjekklister og annet materiale som er benyttet ved kontrollen oversendes Kvalitetskontrollutvalget etter forespørsel. 10

11 Forvaltningsrevisjon: Sammen med rapporten til Kvalitetskontrollutvalget skal kontrolløren sende skjema nr. 4 og 5 og eventuelle observasjonsskjemaer (skjema nr. 6). Annet materiale som er benyttet ved kontrollen oversendes Kvalitetskontrollutvalget etter forespørsel. KONFIDENSIELL BEHANDLING AV RAPPORTEN I reglementet for Kvalitetskontrollen 2-4, 2. ledd lyder det: «Kontrolløren har taushetsplikt om alle opplysninger han får kjennskap til ved gjennomføring av kontrollen. Taushetsplikten gjelder ikke overfor leder for kvalitetskontrollen, foreningens styre, administrerende direktør, kvalitetskontrollutvalget og Finanstilsynet. Enhver kontakt med kontrollørene, fra styret og Finanstilsynet, skal rettes gjennom kvalitetskontrollutvalget.» Medlemmene av Kvalitetskontrollutvalget har taushetsplikt i henhold til reglementets 2-2. Leder av kvalitetskontrollen har taushetsplikt etter reglementets 2-3. Identiteten til de klienter som kontrolløren ser arbeidspapirene til, skal etter dette holdes skjult for alle andre enn kontrolløren selv. Både fagsjefen for kvalitetskontrollen og medlemmene av Kvalitetskontrollutvalget vil imidlertid vite hvilken revisor som er kontrollert. For ytterligere skjerming får revisor et kontrollnummer som referanse gjennom hele behandlingen av saken. Rapportene oppbevares forsvarlig, og det er bare kvalitetskontrollen som har adgang til materialet. Etter reglementets 3-4 skal kontrollrapporten med underliggende dokumentasjon skal minst oppbevares frem til utgangen av etterfølgende kalenderår. Plikten til å makulere kontrollrapporter med underliggende dokumentasjon gjelder også for kontrollørene og medlemmene av Kvalitetskontrollutvalget. 11

12 12