Detaljert opplegg for Kvalitetskontrollen av oppdragsansvarlige revisorer 2019

Transkript

1 Detaljert opplegg for Kvalitetskontrollen av oppdragsansvarlige revisorer 2019

2 FORORD Revisorloven 5b-2 pålegger at revisorer som reviderer revisjonspliktiges årsregnskap underlegges kvalitetskontroll minst hvert sjette år. Revisorer som reviderer årsregnskap for foretak av allmenn interesse skal kontrolleres minst hvert tredje år. Foretak av allmenn interesse er definert i revisorloven 5a-1. Finanstilsynet er ansvarlige for tilsynet med revisorer og revisjonsselskaper i Norge, men de kan utpeke andre til å utføre tilsynet på vegne av seg. Finanstilsynet har utpekt Revisorforeningen til å gjennomføre periodisk kvalitetskontroll, og har gitt retningslinjer for periodisk kvalitetskontroll av revisorer og revisjonsselskaper som er innarbeidet i dette dokumentet. Revisorforeningens vedtekter pålegger alle oppdragsansvarlige medlemmer å delta i foreningens kvalitetskontroll ( 3-7) med mindre de reviderer årsregnskap for foretak av allmenn interesse. Kvalitetskontrollen har til formål å kontrollere at medlemmene opptrer i overensstemmelse med revisorloven, herunder at medlemmene utfører sin virksomhet i samsvar med god revisjonsskikk. Hovedtrekkene for gjennomføringen av kvalitetskontrollen er fastsatt i «Reglement for Kvalitetskontrollen». Oslo, mai

3 Innhold I UTVELGELSE AV KONTROLLOBJEKTER... 3 II INSTRUKS FOR KONTROLLØRER... 3 Kvalitetskontroll av enkeltmedlemmer og revisorer i revisjonsselskaper... 3 Forbud mot bistand og annen kontrollvirksomhet for kontrollørene... 4 III DETALJERT PROGRAM FOR GJENNOMFØRINGEN AV KVALITETSKONTROLL... 4 Ordinær kontroll:... 5 Oppfølgingskontroll:... 6 Gjennomføring av kontrollen og rapportering... 6 IV RAPPORTSKRIVING OG KOMMUNIKASJON MED KONTROLLOBJEKTER... 6 Rapportens innhold... 8 V KONFIDENSIELL BEHANDLING AV RAPPORTEN... 9 VI BEHANDLINGEN AV KONTROLLRAPPORTEN... 9 Behandling av kontrollrapporten Behandling ved utmelding og/eller når medlem slutter som oppdragsansvarlige revisorer VII ÅRLIG RAPPORT TIL REVISORFORENINGENS STYRE OG FINANSTILSYNET

4 I UTVELGELSE AV KONTROLLOBJEKTER Kontrollen gjennomføres slik at alle medlemmer av Revisorforeningen, som er oppdragsansvarlig for revisjonsoppdrag, blir kontrollert minst hvert sjette år. Utvelgelse for kontroll skjer i utgangspunktet på enkeltmedlemmer og foretas slik at alle medlemmer blir valgt ut for kontroll minst hvert sjette år. I tillegg kan det gjøres ytterligere utvalg når spesielle årsaker foreligger, for eksempel etter signaler om at det er tvil om et medlem følger revisorlovens bestemmelser og/eller standarder for revisjon og beslektede tjenester. Oppdragsansvarlige revisorer i ett revisjonsselskap velges ut for kontroll og det gjennomføres en samlet kontroll for alle oppdragsansvarlige medlemmer i revisjonsselskapet. (Ett revisjonsselskap er i denne sammenheng den enhet som arbeider under samme revisornummer) Alle oppdragsansvarlige revisorer som er underlagt et etablert, felles kvalitetssikringsopplegg kan velges ut for kontroll det samme år og kontrolleres under ett, selv om man arbeider under forskjellige revisornummer. II INSTRUKS FOR KONTROLLØRER I dette dokumentet beskrives hvordan de enkelte kontrollbesøk skal legges opp. Kvalitetskontrollen omfatter både organiseringen av revisjonsselskapet og dets virksomhet, gjennomgåelse av intern kvalitetsstyring og kontroll av revisjonsutførelsen på enkelte utvalgte revisjonsoppdrag. Utgangspunktet for kvalitetskontrollen er at alle medlemmer skal underlegges kontroll av minst to enkeltoppdrag. Forut for kontrollen skal revisjonsselskapet eller den alenepraktiserende revisor ha fylt dokumentet «Organisering av revisjonsvirksomheten». Kvalitetskontroll av enkeltmedlemmer og revisorer i revisjonsselskaper Kontroll av revisjonsvirksomhetens organisering og interne kontroll vil bli foretatt med utgangspunkt i dokumentene «Om revisor og virksomheten» og «Organisering av revisjonsvirksomheten». Disse skal fylles ut av kontrollobjektet. Kontrolløren gjennomgår de mottatte svarene og vurderer disse opp mot revisorens dokumentasjon. Ved vurdering av den delen av revisjonsselskapets kvalitetsstyringssystem som vedrører gjennomføring av oppdrag, gjennomføres dette parallelt med kvalitetskontroll av enkeltoppdragene. Kontroll av enkeltoppdrag vil i stor grad dreie seg om gjennomgang og vurdering av revisors arbeidspapirer. Det kan imidlertid tenkes at dette ikke alltid gir et dekkende bilde av kvaliteten på revisjonsutførelsen. Kontrolløren skal vurdere totalkvaliteten av den utførte revisjonen; om det som er gjort, samlet fremtrer som tilstrekkelig for de aktuelle oppdragene som kontrolleres. Viktige momenter ved denne vurderingen er: - at revisor har gjennomført og dokumentert sin aksept- og fortsettelsesvurdering - en god virksomhetsforståelse, herunder bransje, lover og regler mv. - en effektiv og hensiktsmessig planlegging av det aktuelle oppdraget, herunder risiko- og vesentlighetsvurdering - at revisjonshandlingene utformet slik at de der dekkende for identifiserte risikoer 3

5 - forsvarlig skjønnsutøvelse på vesentlige områder - tilstrekkelig dokumentasjon - at arkiv og arbeidspapirer gir inntrykk av orden og aktsomhet - at oppdragsansvarlig revisor har vært tilstrekkelig involvert, og at arbeid utført av medarbeider er gjennomgått til rett tid. - At alle avdekkede forhold er fulgt opp og konkludert ut før avgivelse av revisjonsberetning - at revisjonsberetningen og annen korrespondanse med klienten og andre, er gjennomført og kommunisert i henhold til lovkrav og god revisjonsskikk. Ved vurdering av revisors skjønnsutøvelse skal kontrolløren ikke foreta en ny skjønnsvurdering, men vurdere om utøvet skjønn ikke fremstår som klart urimelig eller vilkårlig. Gjennomgåelsen av arbeidspapirene vil måtte suppleres med informasjon som fremkommer gjennom diskusjon med den kontrollerte. Revisjonshandlinger som ikke er dokumentert, kan ikke anses for utført. Forbud mot bistand og annen kontrollvirksomhet for kontrollørene De som er kontrollører for Revisorforeningen kan ikke utføre andre kontroller, inspeksjoner eller lignende, av andre revisorer. Dette gjelder ikke innenfor egen revisjonsvirksomhet. Kontrollørene har ikke anledning til å yte bistand til kontrollobjektene etter utført kontroll. III DETALJERT PROGRAM FOR GJENNOMFØRINGEN AV KVALITETSKONTROLL Etter at en revisor er valgt ut for kontroll, gis vedkommende et femsifret kontrollnummer som beholdes som referanse gjennom hele saken. Sammen med meldingen om at vedkommende er trukket ut for kontroll oversendes en link til spørreskjema «Om revisor og virksomheten». Spørreskjemaet skal besvares så snart som mulig, og senest innen en nærmere angitt frist. Ut fra opplysningene i dette skjemaet blir det utpekt kontrollør som selv avtaler tidspunktet for kontrollen. I forbindelse med at det avtales om tidspunktet for kontrollen, som bør gjøres i god tid før besøket er tenkt gjennomført, skal kontrolløren: - gjøre revisoren oppmerksom dokumentet «Organisering av revisjonsvirksomheten», vedrørende revisjonsselskapets organisering og interne kontrolltiltak. Dette skjemaet skal fylles ut av revisjonsselskapets daglige leder eller den alenepraktiserende revisor. Det utfylte skjemaet med tilhørende vedlegg skal sendes til kontrolløren minimum 14 dager før avtalt kontrollbesøk. - minne om at revisoren må sende kontrolløren slik informasjon som fremgår av «Startbrevet», som er kvalitetskontrollens brev direkte til den revisor som skal kontrolleres. Også denne informasjonen skal sendes kontrolløren minst 14 dager før avtalt kontrollbesøk - minne om at det til kontrollbesøket skal fremlegges slik informasjon som fremgår av «Startbrevet». Besøket innledes med en samtale med daglig leder eller annen utpekt representant for revisjonsselskapet om eventuelle spørsmål i tilknytning til ovennevnte dokumenter. 4

6 Ordinær kontroll: Kontrolløren velger ut enkeltoppdrag for kontroll på grunnlag av den fremlagte klientlisten. En fullstendig kontroll skal alltid gjennomføres på minst to oppdrag. I tillegg kan det gjennomføres kontroll av andre attestasjonsoppdrag og beslektede tjenester. Dersom kvaliteten på revisjonsutførelsen avviker i en slik grad at kontrolløren ikke har tilstrekkelig grunnlag til å trekke en totalkonklusjon, skal kontrolløren utvide kontrollen. Kontrollen skal utvides i et slikt omfang at kontrolløren har et sikkert grunnlag for å trekke en konklusjon om kvaliteten på det utførte revisjonsarbeid. Dersom det avdekkes avvik på et enkelt revisjonsområde, bør det gjennomføres en kontroll av dette avgrensede området for ytterligere oppdrag, for på denne måten å få et inntrykk av om dette avgrensede området representerer et gjennomgående problem. Når kontrolløren skal foreta utvelgelse av enkeltoppdrag for kontroll, skal utvalget skje slik at minst ett oppdrag skal være representativt for vedkommende revisors totale portefølje. Samtidig skal kontrollen også rettes inn mot minst ett mulig risiko-oppdrag. Risiko-oppdrag kan i denne forbindelse være: - Oppdrag som den kontrollerte revisor selv, på forespørsel, benevner som risiko- eller problemoppdrag. - Oppdrag med betydelig negativ egenkapital og når det er grunn til tvil om foretakets evne til fortsatt drift. 5

7 Andre kriterier for utvelgelse av oppdrag for kontroll kan være: - Oppdrag hvor kontrolløren finner unormalt tidsforbruk for revisjonen, eller når fordelingen av tid mellom medarbeider og den oppdragsansvarlige selv synes unormal. - Oppdrag med betydelig timetall for andre tjenester, herunder arbeid utført av samarbeidende selskaper. - Oppdrag som representerer bransjer med betydelige eiendeler hvor verdsettelse kan være problematisk. Før endelig utvelgelse skal også kontrolløren forespørre om det i løpet av de siste to år har vært reist forsikringssaker mot revisoren, eller om vedkommende innenfor samme tidsrom har mottatt pålegg eller reaksjon fra offentlig myndighet/tilsynsmyndighet, og hvilke tiltak som er gjort av vedkommende revisor for å bøte på de påpekte mangler. Oppfølgingskontroll: Ved oppfølgingskontroll skal minst to enkeltoppdrag velges ut for full kontroll, dvs. inkludert årets fokusområder. Ett av disse oppdragene velges av den kontrollerte selv. For dette oppdraget skal den kontrollerte også vise hvordan tiltakene i handlingsplanen, som ble innsendt etter forrige års kontroll, er implementert i praksis. Gjennomføring av kontrollen og rapportering Til bruk ved kontrollen er det utarbeidet et dokument «Spørsmålsliste for enkeltoppdrag». For å få en indikasjon på størrelse og betydning av de utvalgte oppdrag fyller kontrolløren ut dokumentet «Opplysninger om klienten», som skal fylles ut av kontrolløren. Avdekkes vesentlige feil eller mangler skal «Observasjonsskjema» benyttes. Skjemaet skal fylles ut under kontrollbesøket for å få fastslått de faktiske forhold omkring de mangler som avdekkes. Observasjonsskjemaet skal forelegges for den kontrollerte for bekreftelse (signatur) av de faktiske forhold og at tiltak vil bli iverksatt for å rette opp mangel eller feil. Ved utfylling av flere observasjonsskjema, nummereres disse fortløpende. Avdekkede forhold som rapporteres observasjonsskjemaet skal ikke gjentas i den endelige rapporten. Det skal kun skje en avkrysning i den endelige rapporten med en henvisning til observasjonsskjemaet. For en effektiv og hensiktsmessig kontroll er det viktig at personer som har inngående kjennskap til de utvalgte oppdrag, er tilgjengelige under hele besøket. Etter gjennomført kontroll skal kontrolløren ha et avsluttende møte med den kontrollerte. Her tar kontrolløren opp diskusjonspunkter, forslag og anbefalinger samt eventuelle mangler og svakheter som vurderes inntatt i den endelige rapporten. Kontrolløren skal gjøre den kontrollerte oppmerksom på at det er anledning å legge ved skriftlige kommentarer til endelige rapporten. Det skal også informeres om at kommentarer som sendes inn etter Kontrollavdelingens og Kontrollutvalgets behandling av rapporten, ikke tas opp til vurdering. IV RAPPORTSKRIVING OG KOMMUNIKASJON MED KONTROLLOBJEKTER Reglementet for Kvalitetskontrollen 3-4: «Kontrolløren skal for hver av de kontrollerte utarbeide en kontrollrapport. Den kontrollerte kan gi skriftlige kommentarer som skal vedlegges rapporten. Kontrollrapporten med underliggende 6

8 dokumentasjon skal oversendes leder for kvalitetskontrollen og minst oppbevares frem til utgangen av etterfølgende kalenderår.» Kommentaren kan bestå av en bekreftelse på at rapporten aksepteres. Kontrollrapporten skal bare ha den kontrollertes tildelte kontrollnummer, og ingen navn eller andre opplysninger som kan identifisere den kontrollerte eller klienter som er omfattet av kontrollen. Rapporten fra kontrollbesøket skal omhandle: - hvorvidt revisjonsfirmaet har organisert sin revisjonsvirksomhet slik det er foreskrevet i revisorloven, med særskilt vekt på om revisorlovens bestemmelser om uavhengighet og objektivitet, samt om kravene i revisorloven kapittel 3 er oppfylt - hvorvidt revisjonen er utført etter gjeldende standarder for revisjon og beslektede tjenester - hvorvidt det er funnet klare avvik fra gjeldende regler for god regnskapsskikk som ikke er kommet til uttrykk i revisjonsberetningen Kontrollørens bemerkninger i rapporten inndeles i: - Beskrivelse av de vesentlige mangler og avvik som er angitt i observasjonsskjema. - Beskrivelse av andre mangler og avvik. - Beskrivelse av forbedringspunkter. Det er viktig for Kontrollavdelingens og Kvalitetskontrollutvalgets videre behandling at kontrolløren beskriver de avdekkede forhold så konkret og direkte som mulig.. «Observasjonsskjemaet» skal benyttes og vedlegges for vesentlige mangler og avvik, og ellers i de tilfeller hvor det kan oppstå tvil om riktigheten av beskrivelsene av fakta. Et forhold som er beskrevet i observasjonsskjemaet skal ikke gjentas i den endelige rapporten. Det skal kun krysses av i aktuell kolonne, og henvises til tilhørende observasjonsskjema. Både under selve kontrollen og ved utforming av den endelige rapporten skal det legges vekt på å yte støtte og råd til den som blir kontrollert. Kontrolløren skriver utkast til endelig rapport innen én uke etter avsluttet besøk. En kopi sendes til den kontrollerte til kommentar med svarfrist 10 dager. Endelig rapport, vedlagt eventuelle signerte observasjonsskjema(er) og skriftlige kommentar fra den kontrollerte, oversendes Kontrollavdelingen. Kopi av endelig rapport sendes samtidig til den kontrollerte. Sammen med rapporten til Kontrollavdelingen, skal kontrolløren sende dokumentet «Opplysninger om klienten». Sjekklister og annet materiale som er benyttet ved kontrollen oversendes Kontrollavdelingen/Kvalitetskontrollutvalget ved forespørsel. For rapporter som skal behandles av Kvalitetskontrollutvalget, sendes alt materiale fra kontrollør samt Kontrollavdelingens innstilling til medlemmene av utvalget. 7

9 Rapportens innhold Rapporten skal ha en fast utforming etter følgende disposisjon: Kontrollnummer for kontrollert revisor:... A. Innledning o Beskrivelse av kontrollen o Beskrivelse av den kontrollerte og dennes revisjonspraksis o Beskrivelse av revisjonsselskapet B. Revisor og organisasjonen o Gjennomgang av selskapets interne rutiner, o Gjennomgang av fremlagt dokumentasjon i henhold til startbrevet, o Gjennomgang av fremlagt dokumentasjon i henhold til startbrevet individuell del o Kontrollørens vurdering og eventuelle observasjoner Angivelse av vesentlige mangler og avvik, med henvisning til observasjonsskjema Beskrivelse av andre mangler og avvik Beskrivelse av forbedringspunkter C. Utvalgte oppdrag o o o o Beskrivelse av oppdraget Oppsummering av «Spørsmålslisten for enkeltoppdrag» Oppsummering av årets fokusområder Kontrollørens vurdering og eventuelle observasjoner Angivelse av vesentlige mangler og avvik, med henvisning til observasjonsskjema Beskrivelse av andre mangler og avvik Beskrivelse av forbedringspunkter D. Kontrollørens oppsummering: E. Medgått tid (med kommentar hvis særlig høy) F. Eventuelle andre kommentarer Dato Underskrift 8

10 V KONFIDENSIELL BEHANDLING AV RAPPORTEN Kontrolløren, leder for kvalitetskontrollen og medlemmene av kvalitetskontrollutvalget har taushetsplikt om alle opplysninger de får kjennskap til ved gjennomføring av kontrollen, jf. reglement for kvalitetskontrollen 2-2, 2-3 og 2-4 Identiteten til de klienter som kontrolløren ser arbeidspapirene til, skal etter dette holdes skjult for alle andre enn kontrolløren selv. Leder for kvalitetskontrollen vil imidlertid vite hvilken revisor som er kontrollert og medlemmene av Kvalitetskontrollutvalget vil vite hvilke revisorer som skal kontrolleres det enkelte år. Den kontrollerte blir pseudonymisert ved at vedkommende får revisor et kontrollnummer som benyttes som referanse gjennom hele kvalitetskontrollprosessen. Rapportene oppbevares forsvarlig, og det er bare kvalitetskontrollen som har adgang til materialet. Finanstilsynet har innsyn i den grad det følger av «Retningslinjer for periodisk kvalitetskontroll av revisorer og revisjonsselskaper» 1 fra Finanstilsynet. Etter reglementets 3-4 skal kontrollrapporten med underliggende dokumentasjon oppbevares inntil neste års kontroll er ferdigbehandlet. Plikten til å makulere kontrollrapporter med underliggende dokumentasjon gjelder også for kontrollørene og medlemmene av Kvalitetskontrollutvalget. VI BEHANDLINGEN AV KONTROLLRAPPORTEN Reglement for kvalitetskontroll 3-5 Behandling av kontrollrapporter og 3-6 Resultatet av kvalitetskontrollen, beskriver behandlingen av rapportene og endelig resultat av kvalitetskontrollen. 3-5 Behandling av kontrollrapporten Kontrollavdelingen gjennomgår innsendte rapporter. Rapporter som vurderes oversendt til styret skal behandles ved møte i Kvalitetskontrollutvalget. Avgjørelsen treffes ved simpelt flertall blant de møtende. Kvalitetskontrollutvalget er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer er til stede. Det skal føres protokoll over hvem som er kontrollert og over beslutningene i utvalget. 3-6 Resultatet av kvalitetskontrollen Den kontrollerte vil bli medelt resultatet av gjennomført kontroll så snart endelig resultat foreligger. Resultatet av kvalitetskontrollen: - Godkjent Ingen eller ubetydelige mangler og avvik. - Ikke godkjent ny kontroll Avdekkede mangler er vesentlige, men ikke grunnlag for oversendelse til styret. Den kontrollerte skal utarbeide en handlingsplan for hvordan manglene vil bli utbedret. - Ikke godkjent oversendelse til styret Avdekkede mangler er vesentlige. Saken oversendes til styret, som dersom det er rimelig grunn til å vurdere tilbakekall av godkjenningen, oversender saken til Finanstilsynet. For kvalitetskontroll av kommunal revisjon vil styret vurdere om det kontrollerte medlemmets medlemskap skal opphøre

11 Behandling av kontrollrapporten Det foretas en selvstendig og objektiv vurdering av de feil og mangler som er avdekket i den enkelte kontrollrapport med vedlegg. Kontrollavdelingen gjennomgår innsendte rapporter. Rapporter hvor avdekkede mangler og avvik er ubetydelige, kan avsluttes uten ytterligere behandling. For alle andre rapporter skal kontrollavdelingen skrive en innstilling, som følger rapporten ved oversendelse til videre behandling. Rapporter hvor avdekkede mangler og avvik ikke er ubetydelige og resultatet vurderes satt til «ikke godkjent» behandles av minst to medlemmer av kvalitetskontrollutvalget. Rapporter som vurderes oversendt til styret for vurdering av oversendelse til Finanstilsynet, behandles i plenum i kvalitetskontrollutvalget. Revisorforeningens styre vil oversende saken til Finanstilsynet dersom det er rimelig grunn til å vurdere tilbakekall av godkjenningen. Behandling ved utmelding og/eller når medlem slutter som oppdragsansvarlige revisorer Følgende er vedtatt av styret i møte den 27. januar 2004: Det sendes informasjon til Finanstilsynet om kontrollerte medlemmer som har fått varsel om oppfølgingskontroll og som melder seg ut av Revisorforeningen før oppfølgingskontrollen er foretatt. Tilsvarende gjelder for medlemmer som melder seg ut etter at oppfølgingskontrollen er gjennomført, men før styrets avsluttende behandling. Siden den kontrollerte på tidspunkt for styrets behandling ikke er medlem lenger vil styret ikke behandle saken. Det sendes også informasjon til Finanstilsynet om medlemmer som etter varslet kontroll gir beskjed om at de i løpet av kontrollåret slutter som oppdragsansvarlige revisorer, dersom de ved utgangen av året fortsatt står registrert med revisorregisternummer i Revisorregisteret. VII ÅRLIG RAPPORT TIL REVISORFORENINGENS STYRE OG FINANSTILSYNET Rapportering til styre og Finanstilsynet Det rapporteres årlig til Revisorforeningens styre og Finanstilsynet, dette er omhandlet i reglementet for Kvalitetskontrollen 5-1 Kvalitetskontrollutvalget skal utarbeide rapport for hvert av kontrollområdene til styret. Rapportene skal gi en oversikt over resultatet av de utførte kontrollene, og om kontrollene har avdekket generelle svakheter eller andre forhold styret bør være oppmerksom på. Kvalitetskontrollutvalget skal i tillegg utarbeide utkast til årsrapport og oppsummeringsrapport til Finanstilsynet om kvalitetskontrollen av oppdragsansvarlige revisorer og autoriserte regnskapsførere. 10