Trondheim kommunerevisjon. Rapport 8/2014-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret revisjonsforskriftens 4

Transkript

1 Trondheim kommunerevisjon Rapport 8/2014-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret revisjonsforskriftens 4

2 Forord I denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon årets regnskapsrevisjon av kommuneregnskapet. For regnskapsåret 2013 har Trondheim kommune mottatt en normalberetning, det vil si en revisjonsberetning uten presisering eller forbehold. Innholdet i denne revisjonsrapporten er knyttet til nummererte forhold som skal komme administrasjonen og kontrollkomiteen til kunnskap i henhold til 4 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Revisjonen håper at vårt bidrag i denne rapporten vil være nyttig i forbindelse med rådmannens løpende arbeid med kommunens økonomiske og administrative interne kontroll. Målgruppene for vår rapportering er administrasjonen og kontrollkomiteen. Revisjonen takker for samarbeidet i regnskapsåret 2013, og imøteser et svar innen 1. september Trondheim, 11. april 2014 Per Olav Nilsen Revisjonsdirektør Svein Kato Isaksen plan- og utviklingssjef

3 Konklusjon og revisjonsberetning 3 1 Konklusjon og revisjonsberetning Vi har gjennomført de revisjonshandlinger vi har ansett som nødvendig for å bekrefte at årsregnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler. Som en del av vårt revisjonsarbeid har vi vurdert kommunens interne kontroll i den utstrekning vi har funnet det nødvendig i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Vi har ved vår gjennomgang av kommunens intern kontroll og årsregnskap ikke kommet over forhold som vi har ansett vil være nødvendig for oss å omtale i vår beretning, og har derfor avgitt en beretning uten presiseringer eller forbehold. Ved vår revisjon gjennom året har vi lagt vekt på å kontrollere påliteligheten i de interne kontroll- og regnskapsrutiner som fører frem til og danner grunnlaget for avleggelsen av årsregnskapet, deriblant forholdet mellom budsjett og regnskap. På bakgrunn av vår revisjon mener vi at rådmannen må gjennomgå rutiner for enkelte områder i kommunen, som har betydning for styring og kontroll. Disse er omtalt under. Denne rapporten omhandler forhold som revisor har vurdert som vesentlig, og som følgende skal påpekes skriftlig overfor kontrollkomiteen og kommunens administrasjon. Disse forhold skal administrasjonen journalføre som nummerert brev. Dette følger av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 4.

4 4 Merknader i forhold til revisjonsforskriftens 4 2 Merknader i forhold til revisjonsforskriftens 4 Selv om revisjonen har observert klare forbedringer de siste årene, er det fremdeles noen spesielle temaer som vi mener kommunen må vurdere, da forholdene går direkte på etterlevelse av de kommunale budsjett- og regnskapsforskrifter. I denne rapport har vi beskrevet to forhold som vi rapporterer til kontrollkomiteen, med kopi til rådmannen. Manglende budsjettbevilgning bruk av tidligere avsetninger disposisjonsfond Når det gjelder bruk av tidligere avsatte midler til disposisjonsfond setter regulert budsjett rammen for hvor mye som regnskapsmessig kan brukes til å finansiere driften. Det vil si at hovedregelen er at en ikke kan bruke mer enn inntil budsjettert nivå, og at bystyret rår over tidligere avsatte midler. Samme tema ble av revisjonen rapportert i den nummererte årsrapporten for Den gang gjaldt vår merknad avsetning til disposisjonsfond utover regulert budsjett. Viser til revisjonsrapport av 24. april 2013, punkt 5.2. I rådmannens kommentar til revisjonsrapport for 2012 sluttet rådmannen seg til revisjonens generelle betraktninger om at hovedregelen er at en ikke kan avsette mer enn inntil budsjettert nivå. Revisjonen forutsetter at rådmannen har samme tolkning når det gjelder bruk av tidligere avsatte midler. Med unntak av et tilfelle på om lag 2 millioner kroner, kan ikke vi se at det foreligger vedtak om bruk av tidligere avsatte midler. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har i sitt brev til Norge Kommunerevisorforbund (NKRF) av 7. april 2010 stadfestet at all avsetning og bruk av tidligere avsetninger vedrørende disposisjonsfond skal være forankret i kommunestyret/fylkestinget.. I regnskapet for 2013 er det brukt cirka 20 millioner kroner av disposisjonsfond ut over budsjettert nivå. Revisjonen mener at disponeringene skal være basert på vedtak som innarbeides i regulert budsjett. Tidligere avsatte midler til disposisjonsfond er å betrakte som frie midler, og det er bystyret som bestemmer hva midlene skal brukes til.

5 Merknader i forhold til revisjonsforskriftens 4 5 Vesentlige budsjettavvik investeringer 2013 Investeringer i anleggsmidler Etter 5 (med merknader) i revisjonsforskriften skal revisor blant annet uttale seg om om de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og om beløpene i kommunens årsregnskap stemmer med regulert budsjett. I følge samme forskrifts 4 skal revisor påpeke skriftlig dersom det er feil eller mangler ved den økonomiske interne kontrollen. Sammenhengen mellom faktisk tilgang og bruk av midler og budsjett er et viktig formål med kommuneregnskapet, og budsjettopplysninger har derfor en sentral plass i kommuneregnskapet. Regnskap etter kommuneloven omfatter også årsbudsjett, jf. kommunelovens kapittel 8. Årsbudsjettet skal være realistisk, og dersom det skjer endringer i budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og de utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal bystyret foreta nødvendige endringer i budsjettet. Jf kommuneloven 47 nr 2 og 47 nr 3, jf også budsjettforskriften 10 og 11. Rammer for investeringsbudsjett Investeringsbudsjettet er ettårig, noe som medfører at aktiviteten løpende må være gjenstand for revurdering og budsjettregulering. Dette innebærer at forsinkelser eller forseringer av investeringsprosjekter som påvirker bystyrets bevilgninger (jf skjema 2B), må innarbeides i et revidert budsjett når avvikene tilsier det. Tilsvarende gjelder for forventninger om økninger/reduksjoner i utgifter eller inntekter. I følge forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 skal rådmannen redegjøre både for vesentlig avvik mellom utgifter og inntekter i forhold til regnskap og regulert budsjett. Vesentlig avvik mellom investeringsbudsjett og investeringsregnskap Revisjonen har observert at det er vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett når det gjelder investeringer i anleggsmidler. Avviket er totalt på nærmere 443 mill kroner (regnskapet viser mindre forbruk enn budsjettert forbruk). Rådmannen har i årsrapporten kommentert de vesentligste avvikene. I de tilfeller regnskapet viser lavere beløp enn budsjett er det hovedsakelig forklart med at det er snakk om tidsavvik. Hoveddelen av politiske budsjettreguleringer skjer i forbindelse med rapportering av 1. og 2. tertial i regnskapsåret. Det er gjort få politiske reguleringer avinvesteringsbudsjettet ved bystyrets behandling av regnskapsrapportene for 1.og 2.tertial. Det er gjort noen reguleringer relatert til regnskapssaken 2012, som ble behandlet i bystyret 23. mai En del forsinkelser i aktiviteten på investeringsområdet blir først kjent etter at administrasjonen har utarbeidet rapport for 2. tertial, og det bør derfor vurderes budsjettreguleringer utover disse faste tidspunktene. Oversikten under illustrerer forholdet mellom opprinnelig budsjett og regulerte budsjett vedrørende investeringer i anleggsmidler for de siste 3 åra.

6 6 Merknader i forhold til revisjonsforskriftens Opprinnelig inv. budsjett anleggsmidler Budsjettregulert i regnskapssak Budsjettregulert 1 tertial Budsjettregulert 2. tertial Budsjettendringer i henhold politiske vedtak, utover tertialrapportene Reg budsjett i henhold til skjema 2 A Regnskap i henhold til skjema 2 A Avvik mellom regnsk og budsjett Rådmannen skrev i 2. tertialrapport 2013 følgende: Rådmannen har innhentet informasjon om fremdrift og likviditet i forhold til budsjetterte utgifter til investeringer i nybygg og nyanlegg og konkluderer med at det ikke er grunnlag for å gjennomføre budsjettkorreksjoner av utgiftene eller bruk av lånemidler etter andre tertial. Rådmannen vil imidlertid understreke stor usikkerhet og hvis det senere på høsten viser seg at avvikene blir vesentlig større enn prognosen per utgangen av andre tertial, kan det bli aktuelt med en egen sak innen utgangen av 2013 til politisk behandling om dette. I 2012 stilte revisjonen spørsmål om det var svakheter /mangler i løpende oppfølgings- og rapporteringsrutiner i forhold til planlagt fremdrift gjennom året, siden kommunen ikke regulerer budsjett i løpet av året. Det kunne synes som om prinsippet omkring ettårig investeringsbudsjett ikke var forankret i kommunens rutiner når det gjaldt regulering av investeringsbudsjettet i forhold til forventet investeringsaktivitet gjennom året. Rådmannen var i 2012 enig i at avviket mellom budsjett og regnskap i 2012 ikke var godt nok, og sa at det var iverksatt tiltak for å bedre styring og kontrollen med investerings -prosjekter for å oppnå bedre samsvar mellom fremdrift og betalingsstrømmer. Etter revisjonens vurdering har rådmannen fått kontroll over låneopptak i forhold til investeringsaktiviteten, men det gjenstår å få etablert rutiner som sikrer at vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap blir gjenstand for budsjettreguleringer.

7 Oppsummering nummerert rapport Oppsummering nummerert rapport 2013 Kommunal og fylkeskommunal sektors formål og oppgaver skiller seg på flere måter vesentlig fra privat sektor. Regnskap ført i henhold til kommuneloven er delvis forskjellig fra regnskap ført etter regnskapsloven. En vesentlig forskjell er at regnskapet etter kommuneloven også omfatter årsbudsjett, jf kommuneloven kapittel 8. Regnskapets funksjon som kontroll av budsjettet (bevilgningskontroll) er langt mer fremtredende i utforming av regnskapssystem for offentlige virksomheter sammenlignet med private virksomheter. Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS) legger i notatet, «Kommuneregnskapet Rammeverk og grunnleggende prinsipper», til grunn at informasjon til regnskapsbrukerne om bevilgningskontroll skal vise sammenhengen mellom faktisk tilgang og bruk av midler og budsjett. Dette er et viktig formål med kommuneregnskapet. Budsjettopplysninger har derfor en sentral plass i kommuneregnskapet. Dette er bakgrunnen for at vi de siste årene har hatt stor fokus rundt temaet budsjett /regnskap, innarbeiding av politiske vedtak i regulerte budsjett samt rutiner og systemer for regulering av så vel drifts- og investeringsbudsjettet. Begge forholdene som er omtalt i dette brevet relateres til forholdet mellom regnskap og budsjett, at interne finansieringstransaksjoner ikke er innarbeidet i driftsbudsjettet og at investeringsbudsjettet ikke reguleres for sviktende forutsetninger. Vi ber om en tilbakemelding på denne rapport innen 1. september 2014.

8