Saksframlegg. Trondheim kommune. OPPFØLGING AV LØNNSPROSJEKTENE Arkivsaksnr.: 04/39431

Transkript

1 OPPFØLGING AV LØNNSPROSJEKTENE Arkivsaksnr.: 04/39431 Saksframlegg Forslag til vedtak/innstilling: Konrollkomiteen tar saken til orientering. Saksfremlegg - arkivsak 04/

2 Oppfølging av lønnsprosjektene: KK 0018/03, Intern kontroll på lønnsområdet, delrapport 1 KK 0002/04, Intern kontroll lærerlønn, delrapport 2 KK 0024/04, Lønnsrutiner og intern kontroll, delrapport 3 Bakgrunn Revisjonen har i løpet av 2003 og 2004 gjennomgått rutiner og intern kontroll på lønnsområdet. Kontrollen har gitt 3 delrapporter, og Kontrollkomiteen vedtok at revisjonen skulle følge opp hvordan Rådmannen har håndtert forbedringspunktene. Det ble fattet likelydende vedtak i sakene 00018/03 og 0002/04: Kontrollkomiteen tar framlagt rapport til orientering. Kontrollkomiteen ber revisjonen i løpet av høsten 2004 følge opp hvordan rådmannen har håndtert forbedringspunktene. Vedtak i sak 0024/04: Kontrollkomiteen tar framlagte rapport til orientering. Kontrollkomiteen ber revisjonen følge opp hvordan rådmannen har håndtert forbedringspunktene i forbindelse med oppfølging av delrapport 1 og 2. Vi har i brev bedt Rådmannen om en skriftlig tilbakemelding på hvilke konkrete tiltak som er iverksatt eller eventuelt hva som vil bli gjort (se vedlegg 1). Revisjonen har mottatt svar fra Rådmannen (se vedlegg 2). Resultat av oppfølgingen Rådmannen har gitt følgende tilbakemelding: Delrapport 1 Lønnsrutiner og intern kontroll ved Lønnstjenesten Det bør være obligatorisk opplæring av nye brukere av lønnssystemet i kommunen. Tiltak: Opplæringspakke satt i system. Tilgangsrutinene til lønnssystemet bør forbedres. Tiltak: Arbeidet igangsatt februar Lønnsansvarlige ved enhetene bør ha begrenset tilgang til å registrere variabel lønn. Tiltak: Arbeidet igangsatt februar Lønnstjenesten bør satse ytterligere på intern opplæring for å redusere sårbarheten ved Lønnstjenesten - spesielt rapporteringsfunksjonen. Tiltak: Holder på å utarbeide nye rutiner. Bedre rapportverktøy under utvikling. Lønnstjenesten bør kontrollere at lønnsmeldinger fra enhetene som vedrører lønnsplasseringer er skrevet under av enhetsleder/ budsjettansvarlig. Tiltak: Ivaretatt gjennom elektronisk lønnsbilag. Sperre på å registrere på seg selv i lønnssystemet. Kontroll av rapporter bør formaliseres bedre. Saksfremlegg - arkivsak 04/

3 Tiltak: Lønnstjenesten sørger for kompetanseoverføring. Lønnstjenesten har jobbet i forhold til IBM for å forenkle spørring på rapporter og åpne for at flere får tilgang. Avstemmingsarbeidet bør også formaliseres bedre og gis prioritering. Tiltak: Tatt opp med Lønnstjenesten og arbeid igangsatt. Lønnstjenesten må foreta korrekt periodisering av arbeidsgiveravgiften. Tiltak: Opprettholder svar gitt i høringsbrev til rapporten, dvs. at de ikke rekker å avstemme arbeidsgiveravgiften før fristen for regnskapsavleggelse. Det er nødvendig med bedre oppfølging av sendte refusjonskrav vedr. sykefravær og fødselspermisjoner - viktig at Lønnstjenesten foretar fortløpende rettinger ved avvik mellom krevd og mottatt refusjon. Tiltak: Fulgt opp overfor Lønnstjenesten. Delrapport 2 Lønnsrutiner og intern kontroll skoler Det bør presiseres for skolene at all beregning av kompetanse og ansiennitetsberegning for undervisningspersonalet skal gjøres av Personaltjenesten. Tiltak: Rådmannen har sendt brev til rektorene. Det bør vurderes om opplæring bør styrkes da det er relativt mange skoler som etterspør mer kompetanse på området. Tiltak: Opplæring av sekretærene ved skolene. Det bør lages felles rutinebeskrivelser på lønnsområdet for alle skolene. Det bør vurderes om det skal opprettes et eget vikarsystem for skolesekretærer. Tiltak: Fortsatt under utredning. Det skal skrives arbeidsavtaler for alle vikarer i henhold til Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Tiltak: Mangler tilbakemelding i vedlegg 1, men er fulgt opp av Rådmannen med brev til rektorene. Det fremgår av brevet til rektorene at Rådmannen vil be Personaltjenesten se på saken for eventuelt å lage enkle rutiner som skolene kan ta i bruk. Det bør legges opp til et bedre system for oppfølging av fravær ved skolene. Det er liten grad av arbeidsdeling og det er ikke lagt opp til gode ledelseskontroller - bare sekretæren ser på konteringslisten - det bør legges opp til en arbeidsdeling. Delrapport 3 Lønnsrutiner og intern kontroll øvrige enheter Opplæring, informasjon mv. - flere ha tilgang til personalsystemet KF KPS - bedre informasjon om lønnsplassering på de forskjellige fagstigene. Tiltak: Brev og informasjonsskriv til enhetslederne, informasjon om fagstiger lagt ut på nettet, nettverkssamlinger. Saksfremlegg - arkivsak 04/

4 Sårbarhet - opprette vikarsystem for merkantile - merkantile samarbeidsavtaler ajourhold av skriftlige rutiner. Tiltak: Avtale med vikarbyrå, utprøving av samlokalisering av merkantile i forbindelse med Felles dør. Lønnstjenesten har ansvar for felles rutinehåndbok. Arbeidsavtaler - skriftlige arbeidsavtaler for alle vikarer - informasjon om hvordan korttidsvikarer/ tilkallingsvikarer skal håndteres. Tiltak: Arbeidsavtaler ivaretas av systemet GAT-turnus. Rådmannen har fulgt opp med brev til enhetene og bedt Personaltjenesten se på rutinene. Fast og variabel lønn: Etterlyser bedre rutiner rundt ledelsens godkjenning og attestering av lønnsdata og autorisasjoner til NLP/Elektroniske lønnsbilag utbetalinger til enhetslederne på Byutviklingsområdet - rutiner for lønnssimulering og tidligere utsending av lønnsjournal arbeidsdeling og ledelseskontroll av registreringer utført av merkantilt personale - signering av utført kontroll. Tiltak: Rådmannen har fulgt opp med brev til enhetene. Rådmannen vil trekke tilbake fullmakt som er gitt til enhetsledere ved Byutviklingsområdet, som har hatt fullmakt til gjensidig attestasjon. Det utprøves en raskere forsendelse av lønnsjournalene via nettet. Fravær og refusjoner. Bedre ajourhold av fraværsregistrering og bedre rutiner rundt innlevering av egenmeldinger og sykemeldinger informasjon/bistand i forbindelse med permisjoner ved fødsel, fedrekvote og adopsjon følge opp inntektsføring av refusjonsinntekter. Tiltak: Rådmannen har fulgt opp med brev til enhetslederne. Rådmannen har bedt Lønnstjenesten se på rutiner i forbindelse med permisjoner. Generelt tiltak: Rådmannen vil i løpet av 2005 etterspørre resultater ute på enhetene i forhold til de oppgaver enhetsleder har fått i oppdrag å få på plass i henhold til lovverket og internkontroll-rutiner. Revisjonens kommentarer Rådmannen har i følge brev til revisjonen av 10. februar 2005 fulgt opp de forbedrings-punktene som er tatt opp i de tre revisjonsrapportene. Det er positivt at Rådmannen i løpet av 2005 vil etterspørre resultater av de forhold som er tatt opp. Trondheim, den 24/ Per Olav Nilsen Revisjonsdirektør Aase Birgitte Nerland Revisor Vedlegg: Saksfremlegg - arkivsak 04/

5 1. Vårt brev til Rådmannen uten vedlegg 2. Rådmannens svarbrev Saksfremlegg - arkivsak 04/