Møteprotokoll. Kontrollkomité

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollkomité Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: 17:00 Til stede på møtet Medlemmer: Varamedlemmer: Meldt forfall: Ikke møtt: Fra administrasjonen: Fra revisjonen: Gjester: Møteleder: Fra sekretariatet: Monica Rolfsen, Torbjørn Modig, Tove Hassel, Morten Ellefsen Hans Gunnar Auganes, Hildur Storli, Bente Hofstad Nils A. Nesjan, Randi Selfjord, Christian Wiig Kommunaldirektør Snorre Glørstad, regnskapssjef Thor Egil Myhren Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen, Plan- og utviklingssjef Svein Kato Isaksen, revisorene Magnar Andersen, Hans Petter Wollebæk, Thomas Furunes, Stig Ove Kvalsund Administrerende direktør Trondheim Renholdsverk AS Ole Petter Krabberød, Styreleder Trondheim Renholdsverk AS Stig Klomsten Komitéleder Monica Rolfsen Sekretariatsleder Monica Grøtte, rådgiver Torbjørn Rasmus Sølsnæs Pkt. 1 Godkjenning av innkalling og saksliste Torbjørn Modig melder seg innhabil under behandling av sak 17/06 Forvaltningsrevisjon av Trondheim Renholdsverk AS, jf. Forvaltningsloven 6, 2. ledd, 1. setning, da han tidligere har hatt styreverv i Trondheim Renholdsverk AS. Komitélederen redegjorde for omstendighetene knyttet til utsending av sakspapirer i sak 17/06 Forvaltningsrevisjon av Trondheim Renholdsverk AS. Komitélederen ble tillatt å ordne om på sakslisten. Innkallingen og sakslisten godkjent. Pkt. 2 Godkjenning av møtereferat fra 6. april 2006 Møteprotokollen godkjent. Pkt. 3 Melding av saker til eventuelt Ingen saker. Møteprotokoll for Kontrollkomité, (06/17545) 1

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. 14/06 06/16591 UTTALELSE OM ÅRSREGNSKAPET FOR TRONDHEIM KOMMUNE /06 06/ FOR TRONDHEIM PARKERING KF 16/06 06/ FOR STAVNE GÅRD KF 18/06 06/17522 TRONDHEIM KOMMUNEREVISJON FOR /06 06/17509 KONTROLLKOMITEEN FOR /06 06/17536 FORVALTNINGSREVISJON AV TRONDHEIM RENHOLDSVERK AS Møteprotokoll for Kontrollkomité, (06/17545) 2

3 Sak 14/06 UTTALELSE OM ÅRSREGNSKAPET FOR TRONDHEIM KOMMUNE 2005 Kommunaldirektør Snorre Glørstad og regnskapssjef Thor Inge Myhren orienterte om årsregnskapet fra 2005 for Trondheim kommune. Plan- og utviklingssjef Svein Kato Isaksen og revisor Svein Ove Kvalsund orienterte om revisjonens arbeid og redegjorde for revisjonsberetning og revisjonsrapport. Rådgiver Torbjørn Rasmus Sølsnæs redegjorde for et omarbeidet forslag til uttalelse om årsregnskapet fra Kontrollkomiteen. Forslag fremsatt i møtet: Tillegg til femte avsnitt, siste setning: [ ] og ber rådmannen komme tilbake med en sak om hvordan forholdet skal rettes opp. Innstillingen enstemmig vedtatt, med det fremsatte forslaget til tillegg i uttalelsen. Kontrollkomiteen vedtar det forelagte forslag til uttalelse om Trondheim kommunes årsregnskap for Sak 15/ FOR TRONDHEIM PARKERING KF Plan- og utviklingssjef Svein Kato Isaksen og revisor Svein Ove Kvalsund orienterte om revisjonens arbeid og redegjorde for revisjonsberetning og revisjonsrapport. Kontrollkomiteen tar årsregnskap, revisjonsberetning og årsmelding for Trondheim parkering KF for 2005 til orientering. Møteprotokoll for Kontrollkomité, (06/17545) 3

4 Sak 16/ FOR STAVNE GÅRD KF Plan- og utviklingssjef Svein Kato Isaksen og revisor Svein Ove Kvalsund orienterte om revisjonens arbeid og redegjorde for revisjonsberetning og revisjonsrapport. Kontrollkomiteen tar årsregnskap, revisjonsberetning og årsmelding for Stavne gård KF for 2005 til orientering. Sak 18/06 TRONDHEIM KOMMUNEREVISJON FOR 2005 Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen redegjorde for årsregnskap og årsmelding for Saken oversendes Bystyret med følgende INNSTILLING: Bystyret godkjenner Trondheim kommunerevisjons årsregnskap for Bystyret tar Trondheim kommunerevisjons revisjonsberetning og årsmelding for 2005 til orientering. Saksordfører: Morten Ellefsen (FrP) Møteprotokoll for Kontrollkomité, (06/17545) 4

5 Sak 19/06 KONTROLLKOMITEEN FOR 2005 Rådgiver Torbjørn Rasmus Sølsnæs redegjorde for årsregnskap for Sekretariatsleder Monica Grøtte redegjorde for årsregnskap og årsmelding for Saken oversendes Bystyret med følgende INNSTILLING: Bystyret godkjenner Kontrollkomiteens årsregnskap for Bystyret tar Kontrollkomiteens revisjonsberetning og årsmelding for 2005 til orientering. Saksordfører: Monica Rolfsen (V) Torbjørn Modig fratrådte møtet kl. 18:40. Seks medlemmer tilstede. Sak 17/06 FORVALTNINGSREVISJON AV TRONDHEIM RENHOLDSVERK AS Revisorene Magnar Andersen, Thomas Furunes og Svein Kato Isaksen redegjorde for revisjonens arbeid med revisjonsrapporten. Kommunaldirektør Snorre Glørstad ga supplerende opplysninger og besvarte spørsmål fra komiteen. Administrerende direktør i Trondheim Renholdsverk AS Ole Petter Krabberød og styreleder i Trondheim Renholdsverk AS Stig Klomsten ga supplerende opplysninger og besvarte spørsmål fra komiteen. Sekretariatsleder Monica Grøtte presenterte følgende innstilling i saken: 1. Bystyret er tilfreds med at TRV over flere år har levert økonomiske resultater som har innfridd bystyrets avkastningskrav Møteprotokoll for Kontrollkomité, (06/17545) 5

6 2. Bystyret er ikke tilfreds med økonomioppfølging og resultat i Bystyret ønsker at det settes økonomiske delmål som følges opp med effektiviseringstiltak. 4. Bystyret ønsker at det utvikles bedre rutiner/kriterier rundt behandling av reiser, representasjon, reklame, markedsføring og sponsing. 5. Bystyret etterspør at fordelingen av eiendeler mellom TRV Husholdning AS og Retura TRV AS etter konsernetableringen gjennomgås. 6. Bystyret ønsker dokumentasjon på at lovmessige krav til skille mellom husholdnings- og næringsaktivitet blir ivaretatt. Trondheim byteknikk bes følge opp denne dokumentasjonen gjennom avtalene med selskapet. 7. Bystyret ber rådmannen utarbeide forslag til eierskapsmelding som skal sluttbehandles av Bystyret. 8. Bystyret er tilfreds med at opplysningsplikten overfor styret stort sett er ivaretatt. Bystyret påpeker at aksjeloven pålegger styret å igangsette undersøkelser der de finner dette nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. 9. Bystyret ber rådmannen utvikle kompetansekriterier for en helhetlig vurdering av styresammensetningen i kommunalt eide selskaper. 10. Bystyret mener det er kritikkverdig av styret i TRV at aksjelovens bestemmelser om ansvars- og oppgavedeling ikke ble ivaretatt høsten 2004 og våren 2005 ved at administrerende direktør ble holdt utenfor selskapets ledelse. 11. Bystyret ber om en redegjørelse for hvordan punktene 3, 4, 5, 6, 7 og 9 er fulgt opp til Generalforsamlingen i Bystyret tar for øvrig revisjonsrapporten til orientering. Saken oversendes Bystyret med følgende INNSTILLING: 1. Bystyret er tilfreds med at TRV over flere år har levert økonomiske resultater som har innfridd bystyrets avkastningskrav 2. Bystyret er ikke tilfreds med økonomioppfølging og resultat i Bystyret ønsker at det settes økonomiske delmål som følges opp med effektiviseringstiltak. 4. Bystyret ønsker at det utvikles bedre rutiner/kriterier rundt behandling av reiser, representasjon, reklame, markedsføring og sponsing. 5. Bystyret etterspør at fordelingen av eiendeler mellom TRV Husholdning AS og Retura TRV AS etter konsernetableringen gjennomgås. 6. Bystyret ønsker dokumentasjon på at lovmessige krav til skille mellom husholdnings- og næringsaktivitet blir ivaretatt. Trondheim byteknikk bes følge opp denne dokumentasjonen gjennom avtalene med selskapet. 7. Bystyret ber rådmannen utarbeide forslag til eierskapsmelding som skal sluttbehandles av Bystyret. Møteprotokoll for Kontrollkomité, (06/17545) 6

7 8. Bystyret er tilfreds med at opplysningsplikten overfor styret stort sett er ivaretatt. Bystyret påpeker at aksjeloven pålegger styret å igangsette undersøkelser der de finner dette nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. 9. Bystyret ber rådmannen utvikle kompetansekriterier for en helhetlig vurdering av styresammensetningen i kommunalt eide selskaper. 10. Bystyret mener det er kritikkverdig av styret i TRV at aksjelovens bestemmelser om ansvars- og oppgavedeling ikke ble ivaretatt høsten 2004 og våren 2005 ved at administrerende direktør ble holdt utenfor selskapets ledelse. 11. Bystyret ber om en redegjørelse for hvordan punktene 3, 4, 5, 6, 7 og 9 er fulgt opp til Generalforsamlingen i Bystyret tar for øvrig revisjonsrapporten til orientering. Saksordfører: Monica Rolfsen (V) Møtet hevet kl. 22:30 Monica Rolfsen Leder Torbjørn Rasmus Sølsnæs Rådgiver Møteprotokoll for Kontrollkomité, (06/17545) 7