Møteprotokoll. Kontrollkomite

Transkript

1 Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: 17:00 Møteprotokoll Kontrollkomite Til stede på møtet Medlemmer: Torbjørn Modig, Christian Wiig, Thomas Jackobsson, Nils A. Nesjan, Randi Selfjord Varamedlemmer: Bente Hofstad Meldt forfall: Monica Rolfsen, Tove Hassel Ikke møtt: Fra revisjonen: Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen. Forvaltningsrevisor Thomas Furunes O- sak 13/05 og 14/05. Gjester: Kemner Rolf Røkke deltok under sak 12/05. Møteleder: Torbjørn Modig Fra sekretariatet: Sekretariatsleder Monica Grøtte Lundgren, rådgiver Torbjørn Sølsnæs Pkt. 1 Godkjenning av innkalling Innkallingen godkjent Pkt 2 Godkjenning av møteprotokoll fra 10. mars 2005 Møteprotokollen godkjent Pkt 3 Melding av saker til eventuelt Sekretariatet meldte to saker Thomas Jacobsson meldte én sak Nils A. Nesjan meldte én sak Møteprotokoll for Kontrollkomite, (05/12369) 1

2 SAKSLISTE Orienteringssaker O-sak 11/05 Reglement for Kontrollkomiteen og Kontrollkomiteens sekretariat O-sak 12/05 Planarbeid i Kontrollkomiteen O-sak 13/05 Tomtesaken O-sak 14/05 Orientering fra prosjektet Byggeprosjekt fra A til Å Saker til behandling Saksnr. Arkivsaksnr. 0012/05 05/12359 Kontrollrapport 2004 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim kommune 0013/05 05/12277 Virksomhetsplan Enhet for revisjon og resultatkontroll Eventuelt Sak 12/05 ble behandlet først i møtet. O-sak 12/05 ble behandlet før O-sak 11/05. Seks representanter til stede. Møteprotokoll for Kontrollkomite, (05/12369) 2

3 Sak 0012/05 Kontrollrapport 2004 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim kommune Behandling: Kemner Rolf Røkke orienterte om skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim kommune og om skatteregnskapet for andre halvdel av Møteleder foreslo å endre sekretariatets innstilling: Saken oversendes Bystyret med følgende INNSTILLING Bystyret tar Kontrollrapport 2004 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim kommune til orientering. Votering: Møteleders forslag fikk enstemmig tilslutning. VEDTAK: Saken oversendes Bystyret med følgende INNSTILLING Bystyret tar Kontrollrapport 2004 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim kommune til orientering. Saksordfører: Randi Selfjord (Ap) O-sak 12/05 Planarbeid i Kontrollkomiteen Til grunn: Utsendt notat om hhv plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Muntlig orientering ved sekretariatsleder Monica Grøtte Lundgren. Sekretariatet vil orientere Kontrollkomiteen om fremdriften i planarbeidet i kommende møter. Plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll skal behandles i Bystyret innen utløpet av O-sak 11/05 Reglement for Kontrollkomiteen og Kontrollkomiteens sekretariat Til grunn: Utkast til reglement for Kontrollkomiteens sekretariat og for Kontrollkomiteen. Muntlig orientering ved sekretariatsleder Monica Grøtte Lundgren og rådgiver Torbjørn Rasmus Sølsnæs. Sekretariatet oppfordret komitémedlemmene til komme med innspill til reglementene, som vil ha endelig behandling i Kontrollkomiteens møte i mai. O-sak 13/05 Tomtesaken Til grunn: Muntlig orientering ved forvaltningsrevisor Thomas Furunes. Kontrollkomiteen kom med spørsmål og innspill til det videre arbeidet med rapporten. Møteprotokoll for Kontrollkomite, (05/12369) 3

4 Randi Selfjord forlot møtet kl. 19:30 fem representanter til stede. O-sak 14/05 Orientering fra prosjektet Byggeprosjekt fra A til Å Til grunn: Notat om prosjektet. Muntlig orientering ved forvaltningsrevisor Thomas Furunes. Christian Wiig forlot møtet kl. 19:50 fire representanter til stede. Sak 0013/05 Virksomhetsplan Enhet for revisjon og resultatkontroll Behandling: Revisjonsdirektør Per Olav Nilsen orienterte om virksomhetsplanen. Votering: Innstillingen enstemmig vedtatt VEDTAK: Kontrollkomiteen tar virksomhetsplan for 2005 fra Enhet for revisjon og resultatkontroll til orientering. Eventuelt 1) Monica Grøtte Lundgren orienterte om kurset Korrupsjon, bestikkelser og smøring i offentlig sektor, som avholdes på Rica Nidelven hotel 9. mai. Kontrollkomiteens faste medlemmer inviteres til å delta. Påmeldingsfrist er 29. april, og gjøres til sekretariatet. 2) Monica Grøtte Lundgren tok opp spørsmålet fra Thomas Jacobsson fra forrige møte. Sekretariatet har undersøkt saken, og gir først en muntlig orientering om gjeldende regler for bruk av anbud/konkurranseutsetting. Dersom det er ønskelig vil sekretariatet følge opp dett emed et eget notat, men da dette er et omfattende område, hvor forskriften er vanskelig å tolke, vil dette være tidkrevende. Komiteen må derfor ta stilling til om det er ønskelig me en slik prioritering. 3) Thomas Jacobsson stilte spørsmål om det finnes noen rangordning for møtelederansvaret i Kontrollkomiteen dersom både leder og nestleder har forfall. Fungerende leder besvarte spørsmålet, og viste til at i de tilfellene hvor en slik situasjon oppstår, er det opp til de møtende representantene å konstituere en møteledelse. 4) Nils A. Nesjan ønsker at Kontrollkomiteen får tilsendt årsmeldinger fra Tilsynsutvalgene til orientering. Sekretariatet sender ut denne med neste utsending av møtepapirer. Møtet hevet kl. 20:20 Torbjørn Modig fung. leder Møteprotokoll for Kontrollkomite, (05/12369) 4

5 Monica Grøtte Lundgren Sekretariatsleder Torbjørn Sølsnæs rådgiver Møteprotokoll for Kontrollkomite, (05/12369) 5