Styresak 47 /08. Styresak revisjonsrapport Dato: Saksnr.: 2008/2731. Saksbehandler: Gro Ankill. Dokumenter i saken :

Transkript

1 Økonomi Styresak 47 /08 Styresak revisjonsrapport 2007 Saksbehandler: Gro Ankill Dokumenter i saken : Saksnr.: 2008/2731 Dato: Trykt vedlegg: Revisjonsrapport fra Ernst & Young for regnskapsåret 2007, datert Saksbehandlers kommentar : Brevet fra revisor oppsummerer årsoppgjørsrevisjonen for Revisors generelle inntrykk er at foretaket gjennom økonomiavdelingen har en ryddig regnskapsførsel og gode rutiner for å avlegge et årsoppgjør. I brevet kommenteres utvalgte poster i regnskapet. Videre pekes det på noen områder som kan forbedres. Dette gjelder: Investerings- og vedlikeholdsplan Regnskapsmessig vurdering av kontrakter Dokumentasjon av rutiner Større skriftlighet i vurdering av avsetninger Internkontroll ved utbetalinger Konsernmellomværende Lønnsavstemminger og kontroller Sykepengerefusjoner Utenlandsk arbeidsgiveravgift Vedlikeholds- og investeringsplan Revisor påpeker at det ikke er utarbeidet en samlet vedlikeholds- og investeringsplan for foretaket. En slik plan er et godt verktøy for å sikre at verdien av foretakets driftsmidler opprettholdes. Revisor mener det bør foretas en skriftlig vurdering av gjennomført vedlikehold i forhold til bokførte verdier i regnskapet, og vurdering av nedskrivning i den grad bruksverdi er lavere enn bokført verdi. Det påpekes videre at det ved eventuelle endringer i planene for utbygging av Nordlandssykehuset må gjøres vurdering av om hele eller deler av aktiverte planleggingskostnader skal kostnadsføres. Nordlandssykehuset utarbeider årlig vedlikeholdsplan og plan for utskifting av utstyr. Utfordringen for Nordlandssykehuset og andre helseforetak er imidlertid å balansere disponible ressurser mellom direkte klinisk virksomhet og vedlikehold/utskifting av utstyr. Det betyr at det ikke settes av tilstrekkelig med ressurser til å realisere alle vedlikeholdstiltak som kan være ønskelig. Den pågående planlegging for modernisering av sykehusbygningene skal sikre tidsmessige anlegg for den virksomheten som drives i Nordlandssykehuset og må sees på som vedlikeholds- og investeringsplanen for Nordlandssykehuset. Regnskapsmessig vurdering av kontrakter I forbindelse med overtakelsen av ansvaret for ambulansetjenesten har Nordlandssykehuset inngått avtaler, samt overtatt tidligere inngåtte avtaler, med ulike aktører om leie av ambulansestasjoner. Det ble ved revisjon avdekket at ikke alle avtalene var formalisert, men etter en samlet vurdering aksepterte revisor valgt Styresak 47 /08 10 oktober 1

2 a II Nordlandssykehuset HF v/ styrets leder Stig Fossum Bekkefaret Gravdal _W ERNST&YOUN c Tromsø, 18. juni 2008 Statsautoriserte revisorer Ernst & Young AS Storgata 118, NO-9008 Tromsø Postboks 1212, NO-9262 Tromsø Foretaksregisteret: NO MVA Tlf.: Fax: Medlemmer av Den norske Revisorforening Brev til ledelsen nr 1 vedr. årsoppgjør 2007 Vi har avsluttet vår årsoppgjørsrevisjon av foretakets regnskap pr den forbindelse ønsker vi å trekke frem vesentlige forhold i regnskapet. Vi har også kommentert forhold vi er gjort kjent med under interimsrevisjonen. Alle disse forholdene har vært diskutert med foretakets ledelse underveis. Vi minner om 10 års oppbevaringsplikt for nummererte revisorbrev. 1 Generelt inntrykk Vårt generelle inntrykk er at foretaket gjennom økonomiavdelingen har en ryddig regnskapsførsel og gode rutiner for å avlegge et årsoppgjør, forbedringsområder er kommentert i punktene under. Ved avslutningen av revisjonen foreligger det dokumentasjon og avstemming av alle vesentlige regnskapsposter pr Vi vil kommentere at det gikk med noe ekstra tid å få på plass all dokumentasjon for alle vesentlige poster samt endelig ferdigstillelse av regnskapet. 2 Kommentarer til utvalgte poster i regnskapet Etter vår gjennomgang av årsoppgjøret for 2007 vil vi rette følgende kommentarer knyttet til de enkelte poster som ligger i regnskapet pr Driftsmidler Nordlandssykehuset HF har ikke utarbeidet en samlet investerings- og vedlikeholdsplan. En slik plan vil være et viktig verktøy for å sikre opprettholdelse av verdien av foretakets driftsmidler. Foretak bør foreta en skriftlig evaluering mht gjennomført vedlikehold sett opp i mot den plan som var lagt og så vurdere hvorvidt virkelig verdi /bruksverdi fortsatt er høyere enn bokført verdi. Dersom så ikke er tilfelle må nedskrivning vurderes og eventuell unnlatelse av nedskrivning må dokumenteres og kommenteres i notene til årsregnskapet. Fortiden er Nordlandssykehuset HF i gang med omfattende oppgradering og utbygging av sykehusbygningen i Bodø sentrum (Byggetrinn II, fase 2-5). Fortsatt er det utfordringer knyttet til finansiering av hele den vedtatte utbyggingsplanen. Vi minner om at det ved eventuell endring i planene må foretas en vurdering mht om hele eller deler av de aktiverte kostnader knyttet til prosjektering av disse byggetrinn, skal kostnadsføres. Anlegg under utførelse ved Nordlandssykehuset HF utgjør pr kr 202 mill, hvor 134 mill vedrører såkalt forprosjekt (felleskostnader for fase 2-5). 2.2 Ambulansestasjoner- finansiell vs operasjonell leasing I forbindelse med at helseforetaket har overtatt ansvaret for ambulansetjenesten, er det inngått avtaler med ulike aktører om leie av ambulansestasjoner. Foretaket hadde listet opp inngåtte kontrakter som alle var behandlet som operasjonelle i regnskapet for Gjennomgang viste at enkelte kontrakter ikke var formalisert. Blant de kontrakter som var

3 =^ ERNST & YOUNG 2. den regnskapsmessige behandling ikke var klar, men ut fra en samlet vurdering kom vi frem til at vi kan akseptere den valgte løsning med behandling av avtalen som operasjonelle da dette ikke medfører vesentlig feil i resultat eller balanse. Vi anbefaler at foretaket implementerer rutiner som sikrer løpende vurdering av inngåtte kontrakter som også sikrer riktig regnskapsmessig håndtering av disse. Vi anbefaler også at det etableres rutiner som sikrer overholdelse av lov om offentlige anskaffelser. 2.3 Pensjoner Helseforetaket har tre pensjonsordninger. Den ene ordningen viser netto forpliktelse på kr 140 mill inkl. arbeidsgiveravgift, for de to øvrige ordningene er det netto midler på kr 52 og 50 mill inkl. arbeidsgiveravgift. For eventuelle feil knyttet til tidligere ansatte ved sykehusene fra før foretaksetableringen av Nordlandssykehuset er det avsatt kr 7 mill pr Det har i 2007 ikke blitt oppdaget feil i pensjoner knyttet til tidligere ansatte og avsetningen står utforandret siden Vi har gjennomgått foretakets avstemming av beregningene og vi har avstemt parametere mot konsernet som følger anbefaling i veiledning til NRS 6 Pensjonskostnader for ytelsesbaserte pensjonsordninger. Vi har også gjennomgått den avstemming som foretaket har foretatt vedrørende bestandskontroll i desember Denne bestandskontrollen viser at det er svært få avvik som må følges opp av foretaket. De fleste avvik er fulgt opp p.t. Vi har også fått opplyst at personer som er overtatt ifm overtakelse av deler av Hålogalandssykehuset HF og personer som er overtatt ifm ansvar for ambulansetjenesten, er med i grunnlag for beregning. Vår vurdering er at pensjoner er riktig behandlet i regnskapet for Avsetninger- kortsiktig gjeld Gjennomgang av selskapets avstemming av avsetninger på konto 2960 påløpt kostnad viste at det er noe manglende underdokumentasjon knyttet til enkelte av avsetningene. Bokført saldo på kontoen var totalt på kr 46,0 mill. Det var i stor grad foretatt vurderinger for de skjønnsmessige avsetningene på kontoen, men vurderingene var ikke skriftliggjort i en slik grad at de lett lot seg revidere. Dette har medført at vi har brukt ekstra tid på å innhente vurderinger og underdokumentasjon til postene, og i tillegg fått ettersendt dokumentasjon. På generelt grunnlag anbefaler vi at det etableres rutiner som sikrer at alle vurderinger, estimater og beregninger som gjøres i forbindelse med avsetninger skriftliggjøres og legges ved de aktuelle avstemmingene. Vi minner om at alle balanseposter, med mindre de er ubetydelige, skal avstemmes og dokumenteres ved årsskiftet ihht Bokføringsloven 11 med tilhørende forskrifter. Ut fra vår vurdering er det ikke risiko for at balanseposten totalt sett er vesentlig feilvurdert pr Kommentarer til internkontroll Ut over de kommentarene som er medtatt under forrige punkt, vil vi forøvrig kommentere følgende vedrørende internkontroll. 3.1 Dokumentasjon av rutiner Generelt vil vi kommentere at det er etablert mange gode og hensiktsmessige rutiner for lønn, regnskap og økonomi. Vi har ikke avdekket vesentlige området hvor det ikke er etablert rutiner. Vi vil imidlertid kommentere at det fortsatt er flere rutiner som ikke er nedfelt skriftlig og de vil da i stor grad avhenge av de personer som til enhver tid er ansatt ved de ulike avdelingene i foretaket. Vi har anbefalt Helse Nord RHF å prioritere arbeidet med å få oppdatert og fullført dokumentasjon av økonomihåndbok slik at alle gjeldende rutiner og prosedyrer som gjelder for hele foretaksgruppen og for hvert av helseforetakene er nedfelt skriftlig. Nordlandssykehuset HF må imidlertid supplere de rutinene som er utarbeidet av Helse Nord RHF slik at rutinebeskrivelsene er komplette for foretaket.

4 =' ERNST & YOUNG 3. for hvert av helseforetakene er nedfelt skriftlig. Nordlandssykehuset HF må imidlertid supplere de rutinene som er utarbeidet av Helse Nord RHF slik at rutinebeskrivelsene er komplette for foretaket. 3.2 Likvidprosessen Vår gjennomgang av likvidprosessen viste at en og samme person kan gjøre endringer på leverandøropplysninger, legge inn faktura, lage remitteringsforslag og godkjenne betalinger i banken. Dette medfører betydelig mislighetsrisiko og vi anbefaler at foretaket etablerer tilstrekkelig arbeidsdeling på området og legger inn sperringer i systemene som ivaretar dette. Vi anbefaler foretaket å etablere rutiner som sikrer tilstrekkelig arbeidsdeling for å redusere risiko knyttet til slik mislighetsrisiko. 3.3 Avstemming av konsernmellomværende Gjennomgang av dokumentasjon av balansen for 1. og 2. tertial samt pr knyttet til konsernmellomværende og - transaksjoner viste at det fortsatt vil kunne være mulig å effektivisere arbeidet ved at det utarbeides felles rutiner og forståelse for konserntransaksjoner. Avstemmingsarbeidet vil også reduseres dersom transaksjonene i all hovedsak går via reskontro. Vi har anbefalt Helse Nord RHF å utarbeide felles rutiner men vi anbefaler også Nordlandssykehuset HF å etablere tilstrekkelige rutiner som sikrer riktig og effektiv hånterting av konserntransaksjoner og - mellomværende. 3.4 Skattetrekk Ved detaljert gjennomgang av lønn, fant vi at det for enkelte manglet skattekort samt at det ikke var foretatt skattetrekk for foretakets innbetaling av den ansattes andel av pensjonsinnbetaling. Foretaket er gjort oppmerksom på forholdet og har endret praksis forn Vi minner om at dette er brudd på skattebetalingsloven og vi ber selskapet etablere rutiner som sikrer korrekt behandling. 3.5 Lønnsavstemminger I forbindelse med tertialgjennomganger, interimsrevisjon og årsoppgjørsrevisjon for lønnsområdet noterte vi for flere til dels vesentlige poster, at avstemmingene ble sent ferdigstilt. Dette er et område som det er spesielt viktig å følge opp løpende for å sikre overensstemmelse mellom lønnssystem og regnskap, samt at offentlige avgifter og skattetrekk blir korrekt beregnet og innberettet. Vi vil anbefale foretaket å sikre tilstrekkelig fokus og ressurser knyttet til lønnsområdet slik at en sikrer overholdelse av lovregulering av lønnsområdet samt overholdelse av regnskapsloven Lønnsjusteringer I forbindelse med den løpende revisjonen foretok vi detaljtester av lønnsutbetalinger for ulike grupper av ansatte. Vi foretok da bl.a. test av at den utbetalte lønnen samsvarer med ansettelseskontrakten til den ansatte. Vi noterte da at årlige lønnsjusteringer dels blir lagt inn av leverandør av lønnssystemet, gjelder sentrale oppgjør, samt at foretaket selv legger inn justeringer knyttet til lokale oppgjør. Etter vår vurdering har ikke helseforetaket etablert kontroller for å etterkontrollere og sikre at de foretatte lønnsjusteringer som foretas årlig, er korrekt. Vi anbefaler foretaket å etablere rutiner som sikrer etterkontroll med den årlige lønnsjusteringen i lønnssystemet Sykepengerefusjoner Det har i 2007 vært utfordringer knyttet til avstemming og oppfølging av sykepengerefusjoner, og foretaket har igangsatt en oppryddingsjobb for å komme i mål pr Pr denne dato viste rapport fra lønnssystemet at kravet var på kr 9,3 mill, mens beløp i følge regnskapet var på kr 8,0 mill. Registrering av refusjoner innebærer mye manuell punching noe som øker risikoen for feil. Mye er ryddet opp i men det gjenstår fortsatt en del gamle krav hvor det ikke er mottatt refusjon til tross for gjentatte purringer. Det er i regnskapet avsatt kr 1,0 mill på grunn av risiko for tap på disse. I tillegg er det ved foretakets egen gjennomgang av utestående krav (i følge saldo fra lønnssystemet) avdekket

5 E, ERNST & YOUNG 4. uten å registrere det inn i lønnssystemet. I følge seksjonsleder for lønn er dette en svært tidkrevende jobb som også vil fortsette i Vi ber om at foretaket vurderer å endre rutinene slik at rapportene til enhver tid viser reelle krav, og fullfører jobben med å rydde opp i gamle krav. Hensyntatt avsetningene som er gjort pr for å dekke inn mulige feil har vi ingen indikasjoner på at balanseposten kan være vesentlig feilvurdert Utenlandsk arbeidsgiveravgift Selskapet betaler arbeidsgiveravgift til Sverige på en del utenlandske arbeidstakere. Ved gjennomgang av "Skattedekiaration" for 2007 noterte vi at beregningsgrunnlaget var ført på feil. Ved gjennomgangen av beregningen for 2007 oppdaget vi at det har vært beregnet avgift med en for høy sats, slik at bokført forpliktelse var kr 0,2 mill for høy pr Denne feilen var ikke så vesentlig at vi ba om at regnskapet ble korrigert, men foretaket er informert om forholdet, og bør sende ny beregning til det svenske Skatteverket og be om tilbakebetaling av differansen. Vi anbefaler foretaket å foreta kontroller løpende for å sikre at riktig sats benytte. Dersom det er spørsmål eller kommentarer til denne rapporten, ta gjerne kontakt med undertegnede. Med vennlig hilsen Ernst & Young AS Jbhn Giæver statsautorisert revisor Tove Kronstad Sundstrøm statsautorisert revisor Kopi til: - Adm. dir. Nordlandssykehuset HF, Eivind Solheim Adm. dir. Helse Nord RHF, Lars Vorland Riksrevisjonen, PB 8130 Dep, 0032 Oslo

6 løsning om behandling av avtalene som operasjonelle. Revisor anbefaler at foretaket implementerer rutiner som sikrer løpende vurdering av inngåtte kontrakter og sikring av riktig regnskapsmessig håndtering. Skriftlig rutine for regnskapsmessig vurdering av kontrakter er under utarbeidelse. Rutiner som sikrer overholdelse av lov om offentlige anskaffelser i denne forbindelse er allerede implementert. Dokumentasjon av rutiner Revisor kommenterer at det generelt er etablert mange gode og hensiktmessige rutiner for lønn regnskap og økonomi, og at det ikke er avdekket vesentlige områder der det ikke er etablert rutiner. Imidlertid er flere av rutinene ikke nedfelt skriftlig, og dette er en svakhet i forhold til at enkelte rutiner kan bli personavhengige. Økonomiavdelingen har i løpet av våren 2008 gjennomgått opplæring i bruk av kvalitetssystemet DocMap, og arbeider med en plan for implementering av skriftlige rutiner i dette systemet. De viktigste rutinene vil bli tilgjengeliggjort elektronisk i løpet av høsten Større skriftlighet i vurdering av avsetninger Når det gjelder skjønnsmessige avsetninger av kortsiktig gjeld er det i stor grad foretatt vurderinger av avsetningspostene, men revisor påpeker at en del av disse ikke er tiltrekkelig skriftliggjort. Det er ikke vurdert å være risiko for at disse postene er vesentlig feilvurdert pr utgangen av 2007, men det presiseres at kravet ihht bokføringsloven er at alle balanseposter skal dokumenteres ved årsskiftet. Økonomiavdelingen arbeider fortløpende med forbedring av den skriftlige dokumentasjonen knyttet til balanseposter, og har allerede etablert rutine for større skriftliggjøring av posterings- og avstemmingsbilag. Internkontroll ved utbetalinger Revisor peker på den mislighetsrisiko som følger av at Helse Nords felles økonomisystem inneholder mulighet for at en og samme person kan gjøre endringer i leverandøropplysninger, legge inn faktura, lage utbetalingsforslag og godkjenne betaling i banken. Nordlandssykehuset har siden nytt økonomisystem ble implementert påpekt denne risikoen, og har etablert interne rutiner for arbeidsdeling som begrenser risiko for mislighet. Ytterligere sperring av tilganger i økonomisystemet er ikke mulig uten at det teknisk tilrettelegges for dette fra programleverandørens side. Konsernmellomværende Revisor mener at avstemmingsarbeidet knyttet til konsernmellomværende vil kunne effektiviseres ved at det utarbeides felles rutiner og forståelse for konserntransaksjoner. Det anbefales at både Helse Nord og Nordlandssykehuset etablerer tilstrekkelige rutiner for å sikre riktig og effektiv håndtering av disse transaksjonene. Nordlandssykehuset har hele tiden forholdt seg til de etablerte rutiner for avstemming av konsernmellomværende, og effektivisering av dette arbeidet forutsetter at samtlige av de øvrige foretak til enhver tid følger gjeldende rutine. Lønnsavstemminger og kontroller Revisor kommenterer at avstemming av vesentlige poster innenfor lønnsområdet ferdigstilles sent, og anbefaler at foretaket sørger for tilstrekkelig fokus og ressurser knyttet til lønnsområdet for å sikre at lover og regler innenfor lønn og regnskap overholdes. Avstemming av lønnsområdet er omfattende, og det arbeides fortløpende med kontroll av transaksjonene mellom lønns- og regnskapssystemet. Det er imidlertid ikke avdekket større avvik mellom disse systemene. Når det gjelder lønnsjusteringer mener revisor at det ikke er etablert tilstrekkelige kontrollrutiner for å sikre at justeringer som legges inn sentralt av leverandør og lokalt av eget personell, er korrekte. Rutinebeskrivelse for kontroll av lønnsjusteringer er nå utarbeidet og implementert. Sykepengerefusjoner Det har gjennom hele 2007 pågått arbeid med avstemming og kontroll av bokførte krav om sykepengerefusjon mot faktiske utbetalinger. Oppfølging av slike refusjoner innebærer manuell registrering Styresak 47 /08 10 oktober 2

7 med risiko for feil, og refusjoner kommer i flere tilfeller svært sent til utbetaling. Ved utgangen av 2007 er det fremdeles en del eldre krav utestående, og det er avsatt 1 mill kr pga tapsrisiko knyttet til disse. Revisor ber om at det gjøres vurdering av om rutinene bør endres slik at rapportene til en hver tid viser reelle krav, og at arbeidet med eldre krav ferdigstilles. Etter avslutning av regnskapet for 2007 er nå de fleste av de eldre kravene refundert eller avskrevet, slik at restansen er betydelig redusert. Når det gjelder avvik mellom krav om refusjon, og faktisk utbetaling, skyldes dette i hovedsak ulike beregningsmetoder mellom vårt lønnssystem, og det system NAV benytter. Økonomiavdelingen er i dialog med NAV for å finne løsning på dette problemet, slik at rapportene som legges til grunn for avstemming blir sammenlignbare. Det er imidlertid ikke indikasjon på at avsetningene som ble gjort i 2007 er feilvurdert. Utenlandsk arbeidsgiveravgift Det ble ved revisjonen avdekket at det ved beregning av svensk arbeidsgiveravgift var benyttet for høy sats, slik at bokført forpliktelse var 0,2 mill kr for høy for Dette forholdet er nå rettet opp ved at ny oppgave er sendt til svenske skattemyndigheter, og beløpet blir refundert. Innstilling til vedtak : Styret viser til vedlagte revisjonsrapport og er tilfreds med det arbeid som gjøres i forhold til kvalitetssikring og internkontroll for å sikre god kvalitet på den økonomiske rapporteringen. Styret forutsetter at forslagene fra revisor til forbedring av rutiner følges opp. Avstemming : Vedtak : Styresak 47 /08 10 oktober 3