REVISJONSRAPORT PR

Transkript

1 Styresaknr. 24/07 REF: 2007/ REVISJONSRAPORT PR Saksbehandler: Gro Ankill, Jørn Stemland Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: Nordlandssykehuset HF Oppsummering av revisjon 1. tertial 2007, Power Point presentasjon til styret for Helse Nord datert 14. juni 2007 Saksbehandlers kommentar: Vår nyvalgte revisor Ernst & Young har gjennomført begrenset revisjon av regnskapet pr Det foreligger ikke formelt oversendt skriftlig rapport fra revisjonen utover Power Point presentasjon utarbeidet i tilknytning til presentasjon for styret til Helse Nord. I presentasjonen oppsummer revisor sitt generelle inntrykk av regnskapsavslutningsprosessen slik: Regnskapsrapporter for 1. tertial 07 var ferdigstilt innen vårt besøk Vårt generelle inntrykk er at foretaket har gode rutiner for tertialrapportering All dokumentasjonen som underbygger tertialrapporteringen pr var på plass til vårt besøk den 14. juni, med unntak av en del konti hovedsaklig innen lønnsområdet All dokumentasjon som vi hadde bedt om var klart for gjennomgang da vi kom til foretaket Alle vesentlige poster i balansen er avstemt pr Alle balanseavstemmingene er signert av den som utfører avstemmingen. Det er også etablert rutine for at overordnet gjennomgår og godkjenner avstemmingen for rapportering gjennom året I presentasjonen gjennomgås skjønnsmessige avsetninger samt at det kommenteres på de hovedområdene som er gjennomgått. Det gjøres i presentasjonen ingen oppsummerende konklusjon/vurdering av de funn som gjøres. Avslutningsvis i presentasjonen fremmes følgende forslag til tiltak: Videreutvikle og opprettholde rutinene rundt avstemminger - Avstemmingene bør være gjennomgått av overordnet dokumenteres ved signering og datering - Fortsatt fokus på avstemming av konsernmellomværende og inntekter p.g.a. mange vesentlige transaksjoner - Vurdere å innføre felles oppsett på alle avstemminger inkl fast beskrivelse av hva kontoen skal inneholde og hva denne avstemmes mot. inkl eget felt for signering av utfører og godkjenner Inkl eget felt med vurdering av for eksempel erholdelighet for fordringer, eventuelt nedskrivningsbehov for eiendeler, mv. Gjennomgå varige driftsmidler - Ha fokus på å få gjennomgå og overført anlegg under utførelse til anleggsmiddelregisteret - Vi har fått opplyst at foretaket er godt i gang med å dokumentere og implementere rutiner for utbygging/renovering av nytt sykehus Fokus på dokumentasjon av skjønnsmessige avsetninger - Videreutvikle rutiner/system for å få alle vesentlige konti avstemt ifm tertialrapportering - I påvente av implementering av timeregistreringssystem for hele foretaket utarbeide rutiner/system for å registrere uttak av ferie og avspasering samt overlegepermisjoner Styresak 24/07 20 august

2 Følgende forhold kommenteres: Regnskapsavslutningsprosessen Skjønnsmessige avsetninger Innkjøp og lagerhold Inntekt og kundefordringer Anleggsmidler Lønn Bank, fond Avstemminger Regnskapsavslutningsprosessen Som det går frem av presentasjonen er revisors generelle inntrykk at foretaket har gode rutiner for tertialrapportering. Regnskapsrapporter og dokumentasjon var ferdigstilt til revisors besøk, og kvaliteten på materialet vurderes som gjennomgående god. Vesentlige poster var avstemt pr , med unntak av enkelte lønnsposter. Det er ikke foretatt oppfølging i forhold til årsoppgjørsrevisjon for 2006, da brev ikke er mottatt fra tidligere revisor. Skjønnsmessige avsetninger Avsetninger knyttet til pasienter under behandling, ikke uttatt ferie/avspasering og overlegepermisjon følger retningslinjene fra Helse Nord. Netto pensjonsmidler er opprettholdt fra , ettersom ny aktuarberegning ikke ble mottatt innen avslutningen av 1. tertial. Påløpte kostnader vurderes på grunnlag av rapporter fra fakturaskannessystem, innkjøps- og økonomisystem, og antas å gi et bedre grunnlag for periodisering enn tidligere. Revisor påpeker at det ikke er implementert elektronisk timeregistreringssystem som genererer riktig og rettidig rapportering av overført ferie, overtid, fleksitid med mer. Det finnes heller ikke elektronisk system for rapportering av overlegepermisjoner. Revisor har ikke påpekt svakheter ved de manuelle rutinene som i dag benyttes for å finne grunnlag for avsetningene. Innkjøp og lagerhold Det er ikke foretatt lagertelling pr , men revisor har mottatt dokumentasjon for varelageravstemming for sentrallagrene i Lofoten og Bodø. Sentrallagrene i Lofoten og Vesterålen vil bli opptelt pr 2. tertial For Bodø vil dette bli gjort etter innflytting i nytt sentrallager i september. Inntekt og kundefordringer Inntektene er avstemt pr tertialavslutningen. Revisor mener avsetninger til tap på kundefordringer kan være litt for høy. Nordlandssykehuset avviker fra de generelle retningslinjene til Helse Nord for slik avsetning. Årsaken til dette er at vi gjør en konkret vurdering av usikkerheten til nyere kundefordringer. Anleggsmidler Det er pr utgangen av 1. tertial registrert anlegg under utførelse med om lag 424 millioner, som skulle vært aktivert i anleggsregisteret ettersom disse er tatt i bruk. Avskrivningene for ovennevnte er estimert og hensyntatt i regnskapet for 1. tertial, men revisor mener disse kan være noe høye. Avstemming av anlegg under utførelse inneholder informasjon om når anlegget er planlagt ferdigstilt, men bør også innholde kommentar til status for anlegget per avstemmingsdato, samt dokumentasjon fra møter med prosjektledelse. Reviderte rutiner for oppfølging og avstemming av anleggsmidler er under utarbeidelse. Styresak 24/07 20 august

3 Lønn Avstemming av arbeidsgiveravgift viser at det er avsatt for mye arbeidsgiveravgift. Dette følges opp. Enkelte av arbeidsgiveravgiftskontiene er ikke avstemt pr 1. tertial, men det vil bli innarbeidet rutiner for tertialvis avstemming i tillegg til avstemming som skjer pr Videre mangler tertialavstemming av feriepenger og refusjon av sykepenger. Etablert rutine er at dette avstemmes i forbindelse med årsoppgjøret. Bank, fond Samtlige bankkonti er avstemt, og kassene er kontrolltelt og avstemt. Revisor mener det er god kontroll med de ulike fond. Avstemming Av forslag til tiltak går det frem at avstemming bør være gjennomgått av overordnet. Som det går frem av revisors generelle inntrykk av regnskapsavslutningsprosessen er dette gjennomført. Innstilling til vedtak: Styret tilrås å fatte følgende Vedtak Styret viser til vedlagte revisjonsrapport og forutsetter at forslagene fra revisor til forbedring av rutiner knyttet til: Videreutvikle og opprettholde rutinene rundt avstemminger Gjennomgå varige driftsmidler Fokus på dokumentasjon av skjønnsmessige avsetninger følges opp. Avstemming: Vedtak: Styresak 24/07 20 august

4 Tertialrevisjon Nordlandssykehuset HF Oppsummering av revisjon 1. tertial 2007 Dette dokumentet er Ernst & Youngs eiendom. Dokumentet kan ikke benyttes av eller videreformidles til andre uten å på forhånd ha innhentet skriftlig tillatelse. Bodø, 14. juni 2007

5 Innhold Bakgrunn for rapporten Generelt inntrykk Vesentligste regnskapsposter som er gjenstand for skjønn fra foretakets side Kommentarer til hovedområdene som er gjennomgått 2 Nordlandssykehuset HF

6 Bakgrunn for rapporten Rapporten bygger på det arbeidet vi har gjort ifm begrenset revisjon av tertialregnskapet pr Vår begrensede revisjon er foretatt i samsvar med standard SBR 2400 Begrenset revisjon av regnskaper. Denne standarden krever at vi planlegger og gjennomfører den begrensede revisjonen for med moderat sikkerhet å bekrefte at regnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En begrenset revisjon er i hovedsak begrenset til forespørsler til selskapets personale og analytiske kontrollhandlinger rettet mot regnskapsmaterialet og gir derfor en mindre grad av sikkerhet enn en revisjon. Vi har ikke foretatt en revisjon, og vi kan følgelig ikke avgi en ordinær revisjonsberetning. Vi understreker at vårt arbeid ikke medfører en full gjennomgang av foretakets interne kontroll rutiner. 3 Nordlandssykehuset HF

7 Generelt inntrykk Regnskapsavslutningsprosessen - Vårt generelle inntrykk er at foretaket har gode rutiner for tertialrapportering - Regnskapsrapporter for 1. tertial 07 var ferdigstilt innen vårt besøk - All dokumentasjonen som underbygger tertialrapporteringen pr var på plass til vårt besøk den 14. juni, med unntak av en del konti hovedsaklig innen lønnsområdet - All dokumentasjon som vi hadde bedt om var klart for gjennomgang da vi kom til foretaket - Alle vesentlige poster i balansen er avstemt pr Alle balanseavstemmingene er signert av den som utfører avstemmingen. Det er også etablert rutine for at overordnet gjennomgår og godkjenner avstemmingen for rapportering gjennom året Oppfølging av brev etter årsoppgjørsrevisjon Foretaket har ikke mottatt brev fra tidligere revisor for regnskapsåret Nordlandssykehuset HF

8 Skjønnsmessige avsetninger Regnskapspost (tall i MNOK) Kommentar for tertialrevisjon Pasienter under behandling 0 1,6 1,9 Begynte å avsette for dette i 06 Følger retningslinjene for Helse Nord Netto pensjonsmidler/ (-forpliktelse) 123,9-108,8 126,1-119,5 126,2-119,5 Avsetning for pensjoner er opprettholdt fra Aktuarberegningen danner grunnlaget for bokført avsetning. Ny aktuarberegning er mottatt men er ikke hensyntatt i regnskap pr. 1. tertial (mottatt først 14. juni) Ikke uttatt ferie/avspasering -10,7-15,9-15,9 Vi har ikke mottatt dokumentasjon av denne posten Vi har fått opplyst at avsetning bygger på vurderinger som er foretatt pr Generelt vedr. feriepengeavsetning; Avsetter iht budsjett som er iht rutine fra Helse Nord Når GAT er innført, forventer foretaket at grunnlaget gir mulighet for å ta ut rapporter løpende som sikrer fullstendig og riktig avsetning. Pr i dag er rutiner for oppfølging manuelle men foretaket mener de har godt nok grunnlag for å foreta avsetningen 5 Nordlandssykehuset HF

9 Skjønnsmessige avsetninger Regnskapspost (tall i MNOK) Kommentar for tertialrevisjon Overlegepermisjon (kto 2182) -38,3-42,2-42,3 Ikke avstemt men de har sett på endring ift Benyttet uttakstilbøyeligheten er på 100 % (samme som tidligere år og pr ). Fortsatt 4 måneders opptjening på 5 år. Uttakstilbøyelighet bygger ikke på innhentede opplysninger fra avdelinger om faktisk uttak i tidligere perioder men er vedtak fattet av Helse Nord Norsk pasientskadeerstatn. (kto 2181) -1,6-2,9-2,9 Ikke mottatt dokumentasjon Har fått opplyst at de vurderer ut fra; Uavsluttede saker x gjennomsnittlig utbetaling 3 siste år + snitt utbetaling siste 3 år (for å fange opp ikke kjente saker) Påløpte kostnader (kto 2960) -31,7-90,9-76,2 Dette er en samle konti for alle påløpte kostnader. Vi anser dette som en skjønnsmessig post Nå tas også leverte ikke fakturert med (Clockwork) gjelder både lager og direkte kjøp. Fikk dette på plass fra juni 06 Rutinen er at det tas ut rapporter fra Basware (fom sept 06) i tillegg til faktura fra Agresso og alle faktura over 50 gjennomgås og avsetning fordeles pr avdeling. Går også gjennom kostnadsposter og ser regnskap vs budsjett. Ingen ekstra foretas en ekstra avsetning * Har innført Clockwork og Basware i 2. og 3. tertial 06. Dette har medført bedre grunnlag for periodisering 6 Nordlandssykehuset HF

10 Kommentarer til hovedområdene som er gjennomgått Område Kommentar Regnskapsmessig oppfølging Alle vesentlige konti er avstemt pr med unntak av enkelte konti innen lønnsområdet. Kvaliteten av avstemmingene kan imidlertid fremdeles forbedres ved å fokusere ytterligere på å forklare og vurdere kontoen Balanseavstemmingene gjennomgås ikke av overordnet IT-systemer (relatert til regnskapet) Ikke implementert elektronisk timeregistreringssystem som genererer riktig og rettidig rapportering av overført ferie, overtid, flexitid med mer Ikke elektronisk system som genererer rapporter om overlegepermisjoner Håndtering av formalia (relatert til økonomifunksjonen) Ingen kommentarer 7 Nordlandssykehuset HF

11 Kommentarer til hovedområdene som er gjennomgått, forts. Område Innkjøp og lagerhold Kommentar Det er ikke foretatt varelagertelling pr Vi har ikke mottatt dokumentasjon av varelageravstemming for Sentrallager Vesterålen (dvs mot varelagersystem) Vi har mottatt dokumentasjon for varelageravstemming for Lofoten og sentrallager i Bodø De har tatt ut lister som viser mottatte, ikke fakturerte varer fra Clockwork Inntekt og kundefordringer Mottatt totalavstemming av inntekter POLK-inntekter er avstemt og de har ingen åpne poster eldre enn mars 07 Gjennomgang av avsetning tap på krav pr. 1. tertial 07 viser at de har noe høy avsetning. Foretok rydding av kundefordringer i 06 Følger ikke generelle retningslinjer for foretaksgruppen om avsetninger og de har noe høy avsetning (om lag 300 for høy) 8 Nordlandssykehuset HF

12 Kommentarer til hovedområdene som er gjennomgått, forts. Område Anleggsmidler Bank/kontanter Avgift Kommentar Gjennomgang av anlegg under utførelse viser at anlegg med til sammen 424,3 mnok skulle vært aktivert / ført over anleggsmiddelkartoteket da det er tatt i bruk (nytt bygg tatt i bruk i januar 07 utgjør kr 337 mnok). Avskrivninger for ovennevnte er estimert og hensyntatt i regnskapet i 1. tertial 07. Vi er av den oppfatning at beregningen er noe unøyaktige og nok kan være noe for høye pr. 1. terital Anleggsmidler ifm virksomhetsoverdragelse på 19,5 mnok, ligger fortsatt på anlegg under utførelse. Avskrivninger er estimert og hensyntatt i regnskapet pr. 1. tertial 07 Avstemming av anlegg under utførelse lister opp hvilke prosjekt dette gjelder, men ingen kommentar knyttet til status for anlegget pr avstemmingsdato. Har med opplysninger om når anlegget er planlagt ferdigstilt for alle prosjekt. Referat fra gjennomgang med leder for prosjekter under utførelse bør dokumenteres Alle bankkonti er avstemt og det er få avstemmingsposter hvorav ingen gamle, uavklarte poster To vesentlige avstemmingsposter, skulle vært reklassifisert dersom foretaket hadde satt opp balanse ifm tertialrapportering (husk å sjekke dette pr ) Alle unntatt en kasse er kontrolltelt og avstemt pr Kun for en kasse hadde to personer signert avstemmingen Benytter kontoplan som skiller mellom avgiftsfri omsetning, avgiftspliktig omsetning og omsetning utenfor merverdiavgiftsloven 9 Nordlandssykehuset HF

13 Kommentarer til hovedområdene som er gjennomgått, forts. Område Lønn Produksjonsprosessen for økonomirapporter Kvalitet i økonomi- og regnskapsavdelingen Fond Kommentar Mottatt avstemming av arbeidsgiveravgift viser at det er avsatt for mye kr 6,5 mnok (feil fra siste termin 06 og siste termin 05). Dette er under oppfølging Ikke avstemt arbeidsgiveravgift av lønn utland, arbeidsgiveravgift av feriepenger, arbeidsgiveravgift av syke- og fødselspenger. Vil innarbeide rutine for avstemming også tertialsvis i tillegg til den avstemming som foretas Ikke avstemt konto for refusjon sykepenger, feriepenger, fordring på sykepenger, feriepenger av sykepenger. Foretaket mener dette vil være på plass i løpet av noen uker Manglende timeregistreringssystem og dermed manglende oversikt over avspasering og ferier samt overlegepermisjoner. Det gjør at grunnlaget for å avsette for overført ferie og avspasering er tynt samt at intern kontrollen blir svekket Ingen kommentar Kvaliteten på det materialet vi har mottatt er gjennomgående god, men vi vil understreke at det er en svakhet at ikke alle vesentlige konti er avstemt Konsernmellomværende er avstemt men det er mange avstemmingsposter. Bør føres på egne konti som lar seg avstemme direkte mot poster hos Helse Nord RHF samt de øvrige HF. Bør benytte motpart for alle konserninterne transaksjoner. Dette har foretaket tidligere tatt opp med Helse Nord Vi har fått en oversikt som spesifiserer beløp pr prosjekt og de synes å ha god kontroll med de ulike fond 10 Nordlandssykehuset HF

14 Forslag til tiltak Videreutvikle og opprettholde rutinene rundt avstemminger - Avstemmingene bør være gjennomgått av overordnet dokumenteres ved signering og datering - Fortsatt fokus på avstemming av konsernmellomværende og inntekter p.g.a. mange vesentlige transaksjoner - Vurdere å innføre felles oppsett på alle avstemminger inkl fast beskrivelse av hva kontoen skal inneholde og hva denne avstemmes mot. inkl eget felt for signering av utfører og godkjenner Inkl eget felt med vurdering av for eksempel erholdelighet for fordringer, eventuelt nedskrivningsbehov for eiendeler, mv. Gjennomgå varige driftsmidler - Ha fokus på å få gjennomgå og overført anlegg under utførelse til anleggsmiddelregisteret - Vi har fått opplyst at foretaket er godt i gang med å dokumentere og implementere rutiner for utbygging/renovering av nytt sykehus Fokus på dokumentasjon av skjønnsmessige avsetninger - Videreutvikle rutiner/system for å få alle vesentlige konti avstemt ifm tertialrapportering - I påvente av implementering av timeregistreringssystem for hele foretaket utarbeide rutiner/system for å registrere uttak av ferie og avspasering samt overlegepermisjoner 11 Nordlandssykehuset HF