Betaling av pensjonspremie til KLP Forsikring

Transkript

1 Betaling av pensjonspremie til KLP Forsikring Internrevisjonsrapport nr 1/

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Formål Omfang, avgrensing Metode FAKTA Utmelding av medlemmer Refusjon av for mye betalt pensjonspremie Kontrolltiltak VURDERINGER Refusjon av for mye betalt pensjonspremie Tiltak for å sikre at det betales riktig premie for ettertiden ANBEFALINGER Sikre at for mye betalt pensjonspremie blir refundert Sikre at tilsvarende feil ikke oppstår for ettertiden

3 1 SAMMENDRAG Bakgrunn I forbindelse med helseforetakenes regnskapsavslutning for 2005 ble det avdekket at medlemslistene som KLP Forsikring la til grunn for fakturering av pensjonspremie til helseforetakene, ikke stemte med oversikten over faktisk ansatte ifølge foretakenes lønnssystem (NLP). Det viste seg at det har forekommet systematiske feil siden , fordi medarbeidere ikke har blitt meldt ut av ordningen når de har sluttet i foretakene, og fordi ansatte som har byttet risikofellesskap (for eksempel fra fellesordningen til sykepleierordningen) har blitt stående i gammel ordning samtidig som de er meldt inn i ny. Feilene har medført at fem helseforetak i regionen (alle unntatt Sykehusapotek Nord HF) har betalt for høy pensjonspremie til KLP helt siden annet halvår Feilene kan avdekkes og rettes opp ved at helseforetakene utfører en bestandskontroll. Det er en matching/avstemming av KLPs medlemsregister mot ansatteregisteret i NLP, som vil gi en oversikt over personer som står i pensjonsordningen etter at de skulle vært utmeldt. Tilbakebetaling av for mye betalt pensjonspremie er betinget av at disse blir meldt ut av KLPregisteret med riktig sluttdato. Formål Målsettinger for internrevisjonsprosjektet: a. Avklare om for mye innbetalt pensjonspremie er refundert, eller om helseforetakene har iverksatt tiltak for å få slik refusjon b. Avklare om helseforetakene har truffet tiltak som gir tilfredsstillende sikkerhet for at det betales korrekt pensjonspremie til KLP for ettertiden Funn og anbefalinger Helse Finnmark HF har ikke utført bestandskontroll, og har dermed heller ikke foretatt de nødvendige utmeldinger. De andre foretakene (Universitetssykehuset Nord-Norge HF, Hålogalandssykehuset HF, Nordlandssykehuset HF og Helgelandssykehuset HF) har utført kontrollen og foretatt utmeldingene, og skal automatisk få refundert for mye innbetalt kvartalsvis gjennomsnittspremie. Nordlandssykehuset HF har, som eneste foretak per i dag, utarbeidet en oversikt over mottatte refusjoner. Beløpet er på litt over 4,6 millioner NOK. Tilbakebetaling av for mye innbetalt årlig reguleringspremie skjer først når KLP har fått en oversikt over de utmeldte medlemmene. Slik oversikt har Hålogalandssykehuset HF, Nordlandssykehuset HF, og per utgangen av august Universitetssykehuset Nord-Norge HF utarbeidet og sendt inn. 3

4 Alle foretakene opplyser at de har etablert (eller skal etablere) to viktige kontrollrutiner: Feillister fra KLP blir gjennomgått og fulgt opp hvert kvartal, og foretakene skal for ettertiden gjennomføre bestandskontroller med antydet hyppighet to ganger per år. Etter internrevisjonens vurdering er dette gode og helt nødvendige kontroller. Internrevisjonen gir følgende anbefalinger: Helse Finnmark HF bør snarest gjennomføre en bestandskontroll, foreta de nødvendige korreksjoner av KLPs medlemsregister og sende KLP en oversikt over utmeldingene. Helgelandssykehuset HF bør snarest sende inn til KLP en oversikt over de personene som er meldt ut, for å få refundert for mye betalt reguleringspremie for tidligere år. Alle helseforetakene, med unntak av Nordlandssykehuset som allerede har gjort dette, bør kontrollere at for mye betalt kvartalsvis gjennomsnittspremie for de personene som er utmeldt, er/blir godskrevet foretaket. Alle helseforetakene bør vurdere om det er tilstrekkelig å utføre bestandskontroll to ganger per år. Alle helseforetakene bør vurdere om det er grunn til å etablere andre kontrolltiltak, f. eks. analytiske kontroller eller rimelighetskontroller. Alle helseforetakene bør vurdere å utarbeide rutinebeskrivelser for de etablerte kontrollrutinene. 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn I forbindelse med helseforetakenes regnskapsavslutning for 2005 ble det avdekket uoverensstemmelser mellom medlemslistene KLP Forsikring legger til grunn for fakturering av pensjonspremie, og oversikten over faktisk ansatte ifølge foretakenes lønnssystem (NLP). Feilene skal ha oppstått i tilknytning til en omlegging av KLPs systemer og rutiner per Omleggingen innebar bl.a. at KLP begynte å fakturere ut fra sitt eget medlemsregister, ikke ut fra foretakenes lønnssystem/ansatteregister, som tidligere. Lønnssystemet NLP, som benyttes av helseforetakene, måtte da modifiseres for å gi korrekt rapportering til KLP. Etter omleggingen skulle dessuten avvik (feil) korrigeres av foretakene selv, dette ble tidligere håndtert av KLP. I forbindelse med disse omleggingene har det oppstått en rekke feil. KLP Forsikring bekreftet i e- post av til Helse Nord RHF, at det siden annet halvår 2004 er beregnet premie for medarbeidere som har sluttet i helseforetakene, men som ikke er blitt meldt ut av ordningen. Det ble også opplyst at ansatte som har byttet risikofellesskap (for eksempel fra fellesordningen til sykepleierordningen) kan ha blitt stående i begge ordningene, slik at foretaket feilaktig er belastet premie i to ordninger. 4

5 I samme e-post beskriver KLP hvordan helseforetakene kan gå frem for å avdekke hvilke ansatte som står i ordningen etter at de skulle vært utmeldt, og korrigere dette: Medlemsregisteret i KLP må avstemmes mot ansatteregisteret i NLP, ved at en fil laget av NLP kjøres mot en bestandskontrollfil i KLP interaktiv (KLP NettPensjon). Deretter må helseforetakene foreta utmelding av disse personene, og sende et regneark til KLP med fødselsnummer og utmeldingsdato for de som feilaktig ikke har vært utmeldt. Denne e-posten ble videresendt til de aktuelle helseforetakene, med oppfordring om å foreta den anbefalte avstemming. Dette for å avdekke om feilene kunne være vesentlige for foretakenes pensjonskostnad og pensjonsforpliktelser per , og for å få tilbake for mye betalt premie. 2.2 Formål I denne saken er det to forhold internrevisjonen vurderer som særlig viktige: Helseforetak som har betalt for høy pensjonspremie til KLP har krav på refusjon Helseforetakenes interne kontroll har ikke hindret feilene i å oppstå, og har heller ikke oppdaget og korrigert feilene i ettertid Ut fra dette definerte internrevisjonen følgende målsettinger for prosjektet: a. Avklare om for mye innbetalt pensjonspremie er refundert, eller om helseforetakene har iverksatt tiltak for å få slik refusjon b. Avklare om helseforetakene har truffet tiltak som gir tilfredsstillende sikkerhet for at det betales korrekt pensjonspremie til KLP for ettertiden 2.3 Omfang, avgrensing Revisjonen gjelder Helse Finnmark HF, Universitetssykehuset Nord-Norge HF, Hålogalandssykehuset HF, Nordlandssykehuset HF og Helgelandssykehuset HF. Sykehusapotek Nord HF har kollektiv pensjonsforsikring i Statens Pensjonskasse, ikke KLP, og er derfor ikke omfattet av denne revisjonen. Vi har heller ikke gjort undersøkelser knyttet til Helse Nord RHF. Dette fordi antall ansatte er lavt slik at fakturabilagene kan detaljsjekkes, og fordi det ikke foreligger indikasjoner på at det har forekommet feil her. Internrevisjonen har lagt til grunn de forklaringer vi har mottatt om årsakene til at det har oppstått feil i KLPs medlemslister, uten å undersøke dette nærmere. Slike undersøkelser ville ligge utenfor rammene for revisjonsprosjektet. Internrevisjonen har heller ikke funnet det nødvendig å gå inn på feilenes mulige effekt på helseforetakenes årsregnskap for Dette fordi valgt revisor (KPMG) var kjent med feilene og vurderte disse før de avsluttet revisjonen og avga revisjonsberetning for

6 2.4 Metode Revisjonen er gjennomført ved dokumentgransking, intervjuer og innhenting av skriftlige tilbakemeldinger i perioden april t.o.m. august Etter innsamling av bakgrunnsinformasjon intervjuet vi nøkkelpersonell og gjennomgikk dokumentasjon ved ett av helseforetakene. Deretter ble relevante opplysninger etterspurt fra de øvrige helseforetakene ved en skriftlig henvendelse til ledelsen ved foretaket. Nødvendige avklaringer og utdypinger av foretakenes tilbakemeldinger er gjort ved e-post og telefonsamtaler. Vi har også innhentet supplerende opplysninger fra KLP Forsikring. Alle vi har kontaktet i tilknytning til denne revisjonen har vært imøtekommende og positive, og vi har fått den informasjonen vi har bedt om. 3 FAKTA 3.1 Utmelding av medlemmer Universitetssykehuset Nord-Norge HF, Hålogalandssykehuset HF, Nordlandssykehuset HF og Helgelandssykehuset HF opplyser at de har avstemt KLPs medlemsregister mot eget lønnssystem (NLP) ved bruk av Bestandskontroll (se de to siste avsnittene i pkt 2.1 foran). De har også foretatt de utmeldinger fra KLPs medlemsregister som avstemmingen viste behov for. Det ligger utenfor rammene for denne revisjonen å kontrollere fullstendighet og riktighet av de utmeldinger som er gjort på grunnlag av avstemmingene. KLP har imidlertid bekreftet at de fire helseforetakene har gjort utmeldinger i 2006 med utmeldingsdato før Helse Finnmark HF har ikke utført denne kontrollen, men opplyste i sin tilbakemelding at kontrollen er planlagt innen utgangen av august i år. 3.2 Refusjon av for mye betalt pensjonspremie Helse Finnmark HF har ikke utført bestandskontrollen, og har følgelig ikke fremskaffet grunnlag for refusjon av for mye betalt pensjonspremie til KLP Forsikring. For de andre helseforetakene gjennomgås refusjon av hhv. kvartalsvis gjennomsnittspremie og årlig reguleringspremie hver for seg Kvartalsvis gjennomsnittspremie Bare Nordlandssykehuset HF har utarbeidet og fremlagt en oversikt over den økonomiske virkningen av bestandskontrollen og de utmeldinger som er gjort. Etter gjennomgangen og utmeldingene i mars i år, har foretaket fått refundert kr ,- som gjelder tidligere for mye betalt kvartalsvis gjennomsnittspremie. Tilbakebetalingen har skjedd som fradragsposter på kvartalsfaktura/fakturabilag. Beløpet vil stige litt etter en ny gjennomgang i mai. 6

7 Universitetssykehuset Nord-Norge HF og Hålogalandssykehuset HF har konstatert at de har mottatt betydelige refusjonsbeløp i fakturabilagene for 2. og 3. kvartal Universitetssykehuset Nord-Norge HF har i tillegg foretatt stikkprøver vedr. personer som er utmeldt etter bestandskontrollen. Stikkprøvene viser at det er mottatt refusjon for disse. Helgelandssykehuset HF opplyser at det ikke er kontrollert om refusjon er mottatt, men ifølge KLP Forsikring skal dette skje automatisk når utmelding er gjort Reguleringspremie Reguleringspremie faktureres én gang per år, det er opplyst at dette skjer i slutten av september. Det er ingen automatikk i refusjon av reguleringspremien når det er foretatt utmeldinger med tilbakevirkende kraft, slik tilfellet er med gjennomsnittspremien. Tilbakeføring av for mye betalt reguleringspremie må gjøres manuelt av KLP, og forutsetter at det sendes inn en oversikt over de utmeldinger/korreksjoner som er gjort. To av helseforetakene, Hålogalandssykehuset HF og Nordlandssykehuset HF, har sendt inn slik oversikt. Universitetssykehuset Nord-Norge HF opplyser at listen er klar og vil bli sendt inn i slutten av august i år. Internrevisjonen legger til grunn at dette har skjedd når denne rapporten leses. Helgelandssykehuset HF har foreløpig ikke utarbeidet den nødvendige oversikten. 3.3 Kontrolltiltak Kontrolltiltakene som har vært etablert i helseforetakene frem til utgangen av 2005 har ikke hindret de systematiske feilene knyttet til pensjonspremie i å oppstå, og har heller ikke avdekket feilene i ettertid. Foretakene har gitt følgende opplysninger om etablerte og planlagte kontrolltiltak: Kontroll av kvartalsvise feillister KLP sender hvert kvartal ut feillister til foretakene. Listene gir en oversikt over logiske feil ved den kvartalsvise oppdateringen fra lønnssystemet (NLP) mot KLP. For eksempel at det er gjort utmelding eller endring av stillingsforhold for en ansatt som er utmeldt i en tidligere periode, eller at man melder inn en som allerede er innmeldt. Gjennomgang og oppfølging/korreksjon iht. disse feillistene, er et viktig kontrolltiltak som alle helseforetakene opplyser at de utfører. De oppbevarer også dokumentasjon for at kontrollen er utført Bestandskontroll De kvartalsvise feillistene fanger ikke opp alle typer feil, jf. at KLPs fakturering av for høy pensjonspremie siden tredje kvartal 2004 ikke har blitt oppdaget. 7

8 Feil som ikke fanges opp av kvartalsvise feillister kan avdekkes ved en bestandskontroll, som fire av helseforetakene har utført etter at det ble kjent at det har forekommet systematiske feil. Kontrollen er beskrevet foran i rapporten, og innebærer at det bestilles en cd/bestandsfil fra NLP med oversikt over ansatte, som kjøres mot KLP-registeret (bestandskontrollfil i KLP NettPensjon). Dermed matches medlemsoversikten i KLP mot lønnssystemet på et gitt tidspunkt, og manglende samsvar blir identifisert og kan korrigeres. En slik bestandskontroll har ikke vært et etablert kontrolltiltak i helseforetakene, da bestandsfil fra lønnsystemet ikke har vært tilgjengelig. Nå oppgir alle foretakene at de vil gjennomføre bestandskontroller som fast rutine, i utgangspunktet to ganger årlig Andre kontrolltiltak Ingen foretak oppgir at det er etablert andre kontrolltiltak rundt betaling av pensjonspremie enn de som allerede er nevnt, bortsett fra vanlig fakturakontroll med attestasjon og anvisning Beskrivelse av kontrollrutiner/kontrollhandlinger Ingen av helseforetakene har utarbeidet noen skriftlig fremstilling av kontrollrutinene knyttet til kollektiv pensjonspremie. Flere opplyser at de planlegger å gjøre dette. 4 VURDERINGER 4.1 Refusjon av for mye betalt pensjonspremie Hålogalandssykehuset HF og Nordlandssykehuset HF har gjort det som er nødvendig for at for mye betalt pensjonspremie skal bli refundert. Det samme skal Universitetssykehuset Nord-Norge HF ha gjort i løpet av august måned. Helgelandssykehuset HF har ikke utarbeidet oversikten som er nødvendig for å få tilbake for mye betalt reguleringspremie. Helse Finnmark HF har ikke foretatt bestandskontrollen og vil foreløpig ikke få refundert noen del av for mye betalt pensjonspremie (gjennomsnittspremie og reguleringspremie). 4.2 Tiltak for å sikre at det betales riktig premie for ettertiden Alle helseforetakene opplyser at kvartalsvise feillister rutinemessig følges opp. Dette er et viktig kontrolltiltak for å korrigere eventuelle logiske feil knyttet til transaksjoner/endringer i løpet av kvartalet. Alle foretakene oppgir også at de vil gjennomføre bestandskontroll to ganger i året. Riktig utført og fulgt opp, vil dette gi rimelig sikkerhet for å oppdage og korrigere feil som består i at noen blir stående i KLPs medlemsregister etter at de skulle vært meldt ut, eller at de står i to ordninger. Det er viktig at det oppbevares dokumentasjon for de utførte kontroller. 8

9 Internrevisjonen har ikke gått nærmere inn på foretakenes ordinære fakturakontroll, dvs. kontrollen som utføres før godkjenning av mottatte KLP-fakturaer. Det er en viktig og nødvendig kontroll, og riktig utført vil den avsløre åpenbare feil i faktureringen. En fullstendig gjennomgang av fakturabilaget ( kryssing ) for å avsløre om enkelte ansatte står i to ordninger eller om noen som skulle vært utmeldt fortsatt er med, antas imidlertid å være lite aktuelt, først og fremst fordi det er svært ressurskrevende pga. det høye antall ansatte i foretakene. Slike feil kan nå avdekkes på en mer effektiv måte gjennom bestandskontroll. Internrevisjonen har ikke undersøkt hvordan kontrollhandlingene faktisk blir utført ved helseforetakene, vår vurdering gjelder kontrolltiltakene slik de er beskrevet for oss. Forutsatt at arbeidet utføres av personale med nødvendig kompetanse foreligger det da, etter vår vurdering, rimelig grad av sikkerhet for at feil av den type som er omtalt i denne rapporten, vil bli avdekket og korrigert innen rimelig tid. Disse kontrolltiltakene kan suppleres med analytiske kontroller, for eksempel en sammenligning av fakturert pensjonspremie mot budsjett eller mot kostnad for tidligere perioder. Internrevisjonen er kjent med at foretakene to ganger per år mottar en oversikt med en del nøkkeltall fra KLP, til bruk ved beregning av pensjonskostnad i samsvar med NRS (standard for god regnskapsskikk). Oversikten viser bl.a. antall ansatte og gjennomsnittslønn for hver pensjonsordning, sammen med tilsvarende tall for tidligere år. Opplysningene i disse oversiktene er hentet fra samme medlemsregister som benyttes til fakturering av pensjonspremie, og burde være et godt grunnlag for rimelighetsvurdering av de fakturerte premiebeløpene. 5 ANBEFALINGER 5.1 Sikre at for mye betalt pensjonspremie blir refundert Helse Finnmark HF bør snarest gjennomføre en bestandskontroll og foreta de korreksjoner (utmeldinger) av KLPs medlemsregister som bestandskontrollen viser behov for. Foretaket bør sette opp en oversikt over disse utmeldingene, og sende den til KLP. Helgelandssykehuset HF bør snarest sende inn til KLP en oversikt over de personene som er meldt ut etter utført bestandskontroll, for å få refundert for mye betalt reguleringspremie for tidligere år. Alle foretakene, med unntak av Nordlandssykehuset HF som allerede har gjort dette, bør kontrollere at foretaket er (blir) godskrevet for mye innkrevd gjennomsnittspremie for de personene man har meldt ut etter bestandskontrollen. Dette kan gjøres ved å gjennomgå fakturabilagene for riktig kvartal, og sjekke at det er minusposter på de som er meldt ut. Alternativt kan kontrollen begrenses til stikkprøver (noe Universitetssykehuset Nord-Norge HF har utført), men da får ikke foretaket oversikt over samlet refundert beløp. 9

10 5.2 Sikre at tilsvarende feil ikke oppstår for ettertiden I tillegg til fakturakontroll, har de fem helseforetakene oppgitt at de utfører, eller vil utføre, følgende relevante kontroller: gjennomgang og oppfølging av feillister hvert kvartal bestandskontroll og etterfølgende korreksjoner, to ganger per år Dette er gode og viktige kontroller. De bør videreføres, og dokumentasjon for utførte kontroller bør oppbevares. Hvert foretak bør vurdere om det er tilstrekkelig å utføre bestandskontrollen to ganger per år, eller om det fortsatt avdekkes så omfattende feil at kontrollen bør utføres hyppigere (kvartalsvis). Det enkelte helseforetak bør også vurdere om det er grunn til å etablere andre tiltak som f. eks. analytiske kontroller eller rimelighetskontroller. Helseforetakene bør vurdere å beskrive kontrollhandlingene som skal utføres knyttet til betaling av pensjonspremie. Dette vil bidra til å dokumentere at man har etablert en internkontroll som er tilpasset foretakets størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, slik forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten krever. Rutinebeskrivelser vil også utgjøre nyttig informasjon/dokumentasjon for medarbeidere som har ansvaret for rutinene, og være spesielt viktig når nye medarbeidere overtar oppgavene, enten fast eller for en kortere tid. 10