1. Oppfølgingsrevisjon av pasientadministrativt arbeid i Vestre Viken HF

Transkript

1 Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. 1. Oppfølgingsrevisjon av pasientadministrativt arbeid i Vestre Viken HF 2. Gjennomgang av rutiner for utsendelse og mottakelse av henvisninger mellom Ringerike sykehus v/vestre Viken HF og Oslo universitetssykehus HF Styremøte Vestre Viken HF 25. november 2013 Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst v/hans Petter Eide

2 Formål Bekrefte at: Revisjon 1: Pasientadministrativt arbeid pasientenes behandlingsbehov og rettigheter ivaretas (riktig sted til rett tid) pasienter og henvisende instanser mottar riktig og fullstendig informasjon Identifisere eventuelle svakheter og mangler i det pasientadministrative arbeidet og vurdere årsakene til at dette skjer Bakgrunn Betydning for ivaretakelse av pasientsikkerheten Fremlagt for styret i Helse Sør-Øst RHF i sak

3 Hovedfunn, årsaker og konsekvenser Hovedfunn Vesentlige og gjennomgående mangler og svakheter Fører til at det kan oppstå feil i alle faser i den pasientadministrative prosessen Samlet sett har det ikke vært tilstrekkelig intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet Vurderingstid over kravene Venteperiode start helsehjelp Motta henvisning Vurdere henvisning Informasjons -brev Timeinnkalling Utredning Behandling Kontroll vurderingsperiode ventetid behandlingsperiode Mottaksdato Ansiennitetsdato Vurderingsfrist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt Antall åpne dokumenter i EPJ som er eldre enn 14 dg Antall pasienter med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt

4 Problemstillinger oppfølgingsrevisjon 2013 Har Vestre Viken HF fulgt opp anbefalingene i konsernrevisjonens revisjonsrapport 07/2011 på en tilfredsstillende måte? Overordnet problemstilling er brutt ned i tre underordnede problemstillinger: 1) Er det etablert handlingsplaner som er tilstrekkelige og hensiktsmessige for å dekke opp konsernrevisjonens anbefalinger i revisjonsrapporten? 2) Er handlingsplanene som er utarbeidet og presentert for styret (gjennom flere styremøter) gjennomført og fulgt opp på en tilfredsstillende måte? 3) Har tiltakene i handlingsplanen(e) fått den effekten som var tiltenkt? Oppfølgingsrevisjonen har omfattet hele Vestre Viken HF med spesielt fokus på enhetene som ble gjennomgått av revisjonen i 2011, uro pol Drammen og DPS Bærum.

5 Problemstilling 3 Har tiltakene i handlingsplanen(e) fått den effekten som var tiltenkt?

6 Intern styring og kontroll Funn 2013 Funn Samlet vurdering: Det er gjennomført en rekke tiltak som har hatt effekter. Blant annet gir utbyggingen av forvaltningsmodellen for DIPS, kvalitetsnettverket og planer for opplæring/kompetanse gode forutsetninger for at linjen får støtte i arbeidet med forbedringen av de pasientadministrative prosessene. Det gjenstår noe arbeid med : tydeliggjøring av roller, ansvar og oppgaver en mer styrt opplæring og kompetansebygging en mer helhetlig oppfølging - monitorering Foretaket har vesentlige elementer på plass for å sikre et robust system for intern styring og kontroll på det pasientadministrative arbeidet.

7 Problemstilling 1 og 2 Er det etablert handlingsplaner som er tilstrekkelige og hensiktsmessige for å dekke opp konsernrevisjonens anbefalinger i revisjonsrapporten? Er handlingsplanene som er utarbeidet og presentert for styret (gjennom flere styremøter) gjennomført og fulgt opp på en tilfredsstillende måte?

8 Overordnede funn Tilstrekkelige og hensiktsmessige handlingsplaner Gjennomgangen har vist at det har vært utarbeidet en tiltaksplan på overordnet nivå. Tiltaksplanen har ikke vært tilstrekkelig for å imøtekomme konsernrevisjonens anbefalinger i revisjonsrapport 7/2011. Eksempelvis var det ikke satt frister for gjennomføringen av tiltak. Konsernrevisjonens vurdering er at tiltaksplanen i liten grad har vært et levende dokument i foretaket. Oppfølging av handlingsplanene Styret har vært tydelig i sine forventninger til at en overordnet handlingsplan skal foreligge. Styret ba senere om status for gjennomføring i forbindelse med kvalitets- og pasientsikkerhetsarbeidet, samt i den ordinære virksomhetsrapporteringen. Gjennomgangen viser at tiltaksplanen ikke har vært anvendt for statusrapportering til styret, noe som etter konsernrevisjonens vurdering har medført at rapporteringen til styret har vært noe fragmentert.

9 Revisjon 2. Rutiner for utsendelse og mottakelse av henvisninger mellom Ringerike sykehus v/vv HF og OUS HF Bakgrunn Enkelte henvisninger er kommet på avveie i prosessen fra utsendelse av henvisninger fra Ringerike sykehus i VV HF til Oslo universitetssykehus HF. OUS HF har bedt konsernrevisjonen om bistand til kartlegging og vurdering av etablert prosess knyttet til oversendelse og mottak av henvisninger mellom Ringerike Sykehus ( Vestre Viken HF) og OUS HF. Formål Konsernrevisjonen har med utgangspunkt i denne henvendelsen, foretatt en selvstendig gjennomgang av rutiner for utsendelse og mottakelse av henvisninger mellom Ringerike Sykehus v/vv HF og OUS HF.

10 Stegene i prosessen Beskrivelse av prosess Dikterer henvisning Angir mottaker Dokumentasjon i DIPS Liste med oversikt over utskriftsjobber Kvalitetssikrer mottakeradresse Skriver ut henvisning og evt. primærhenvisningen Leverer post til pakking og forsendelse ved servicetorget Dokumentasjon i DIPS Legger brev i konvolutt (med adresse-vindu) Pakker konvoluttene i Postboks til ekstern Henter postboks adressert OUS Leverer postboks ved postmottak OUS Noen avdelinger ved OUS sender bekreftelse på mottatt søknad Sorteres og fordeles i RH Hvis uspesifisert post - sendes saksarkivet, åpnes og finner rett mottaker, frankeres Transporteres til klinikk eller avdeling og legges i posthyller Åpnes, stemples, innregistrering i PAS Sendes elektronisk til vurderingsansvarlige 11

11 Takk for oppmerksomheten Kommentarer/spørsmål?