Glemt av sykehuset. Økt pasientsikkerhet gjennom forbedret pasientadministrativt arbeid

Transkript

1 Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Økt pasientsikkerhet gjennom forbedret pasientadministrativt arbeid Glemt av sykehuset Prosjektleder Toril Orrestad, Helse Sør-Øst RHF Fastlegeseminar 7. november 2015

2 Prosjektet presentert på én side Regionalt fellesprosjekt siden Igangsatt på grunn av svikt avdekket i interne revisjoner av det pasientadministrative arbeidet i foretaksgruppen. Prosjektet pågår fortsatt i 2015 med utvidet mandat Understøtter helseforetakene i lokalt forbedringsarbeid for å sikre trygg håndtering og riktig flyt av pasientinformasjon! trygg ansvarsoverføring gjennom hele forløpet Arbeidsformen er i hovedsak bruk av regionale arbeidssamlinger med deltakelse fra alle helseforetakene/sykehusene i regionen utvikler konsensus/kommer frem til beste praksis Utarbeider standardiserte krav til rutiner, prosedyrer og oppfølgingsarbeid mm samt opplærings- og veiledningsmateriell Ferskt eksempel er rutine for viderehenvisning mellom HF/sykehus Gir erfaring/bidrag til standardiseringsarbeidet i regionen (og nasjonalt), IKTprosjekter og andre prosjekt som berører administrasjon av pasientforløp

3 To prioriterte satsingsområder i HSØ Styrke kvalitet og pasientsikkerhet Fornye og standardisere teknologiske løsninger! Glemt av sykehuset et viktig bidrag innenfor begge områdene og binder disse sammen!

4 Glemt av sykehuset kortnavnet er hentet fra medieoppslag

5

6 En komplisert klinisk hverdag er gjennomgått Tilfredsstillende intern styring og kontroll? Dokumenterer vi hva vi gjør med pasienten? Signerer vi prøvesvar? Blir pasientenes behandlingsbehov og rettigheter ivaretatt i alle ledd i forløpet?

7 Hovedfunn i årsaker og konsekvenser Hovedfunn Vesentlige og gjennomgående mangler og svakheter i helseforetakenes interne styring og kontroll i det pasientadministrative arbeidet i pasientforløpet Fører til at det kan oppstå feil både i vurderingsperioden, venteperioden og perioden for behandling, oppfølging og kontroll Samlet sett har intern styring og kontroll i det pasientadministrative arbeidet i hvert enkelt av helseforetakene ikke vært tilstrekkelig for å kunne gi rimelig sikkerhet for at pasientene kommer til riktig sted til rett tid, og at informasjon til pasienter og henvisende instanser gis som forutsatt Gjennomsnittstid fra mottak av henvising (ansiennitetsdato) til vurdering av henvisningen er fullført Venteperiode start helsehjelp Motta henvisning Vurdere henvisning Informasjons-brev Time- innkalling vurderingsperiode ventetid behandlingsperiode Mottaksdato Ansiennitetsdato Vurderingsfrist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle Antall pasienter med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt (220 ved oppstart!)

8 Tallene som rapporteres. Enkeltskjebner Jeg hørte ikke noe mer, forteller 60- åringen. Han trodde derfor at vevsprøven, som ble tatt, var ok.

9 De viktigste risikoområdene og tiltak samlet i Masterdokumentet

10

11 Datasystemer er ikke perfekte. Mennesker er ikke perfekte Tre hovedårsaker til at feil og mangler oppstår 1 Mangelfull kunnskap eller uklarheter 2 Holdninger 3 Mangelfull funksjonalitet i selve systemet? Manglende kunnskap om hvordan systemet fungerer kan være årsak til problemer Uklarhet rundt roller og ansvar Uklarhet rundt begrepsbruk Enkeltpersoner har ikke alltid oversikt over helhet og omfang Både bevisstgjøring, holdningsendring og arbeidsvaner spiller inn Feil/mangler i det pasientadministrative arbeidet kan skyldes mangelfull funksjonalitet i selve systemet (for de fleste DIPS)

12 Hva har vi gjort? 1 Mangelfull kunnskap eller uklarheter 2 Holdninger 3 Mangelfull funksjonalitet i selve systemet? Løsninger utviklet for å sikre god opplæring, kursing og kompetanse til de som er ansvarlige i det enkelte HF Løsninger for å oppnå bevisstgjøring, holdningsendringer, og endring av arbeidsvaner Løsninger for å definere og melde inn behov for forbedringer (prioriteringsliste) til systemleverandør. Formalisert via Regional klinisk dokumentasjon i HSØ

13 1 Mangelfull kunnskap eller uklarheter Nærmere om opplæringstiltak Opplæringstiltak Utarbeidet et standardisert kurs for å sikre at lederansvaret i det pasientadministrative systemet i DIPS ivaretas Viktig å ikke bare kontrollere også bruke informasjonen inn i en helhetlig planlegging av driften Tilbyr et regionalt finansiert ressursteam i regi av Glemt av sykehuset for Å bistå sykehusene når de standardiserte kursene skal tas i bruk Skreddersydd og dialogbasert opplæring av mellomledere Nøkkelspørsmål som kommer opp i forlengelsen av prosjektarbeidet Hvordan sikre kontinuitet i arbeidet med å definere beste praksis i bruk av systemene? Hvem kan ha som sin rolle og sitt ansvar å sikre opplæring i bruk av systemene? På hvilke måter kan man ellers dele beste praksis i bruk av systemene for å understøtte kliniske arbeidsprosesser?

14 2 Holdninger Holdninger Mange identifiserte forbedringspunkter krever tett ledelsesmessig oppfølging i linjen! Bevisstgjøring og holdningsendring! Endre arbeidsvaner Enkeltpersoner har ikke alltid oversikt over helhet og omfang! Må få den enkelte medarbeider til å se seg selv og sin funksjon som en av flere viktige innsatsfaktorer i et behandlingsforløp! Synliggjøre følgene av å gjøre arbeidet bare nesten riktig

15 3 Mangelfull funksjonalitet i selve systemet Endringer i systemene og systemtekniske feil Mangelfull funksjonalitet i systemet Nøkkelspørsmål som kommer opp i forlengelsen av prosjektarbeidet Har funnet feil og mangler i det pasientadministrative arbeidet som skyldes mangelfull funksjonalitet i selve systemet Behov for mer robuste varslings- og oppfølgingssystemer Behov for økt systematikk i arbeidet med å følge opp og informere om feil og mangler Og ikke minst: Viktig å vurdere om en svakhet eller feil i systemet kan føre til svikt i pasientbehandlingen à Behov for både teknologisk og medisinskfaglig tilnærming i konsekvensvurderingen Hvordan sikre at vi til en hver tid har best mulig funksjonalitet? Hvordan sikre ryddige prosesser for at endringsønsker fanges opp, videreformidles, behandles og meldes tilbake? Hvordan legge til rette for oppbygging av felles regional kompetanse som i tilstrekkelig grad ivaretar et funksjonelt, klinisk videreutviklingsperspektiv på systemene? Hvordan sikre tilstrekkelig konsekvensvurdering av eventuelle systemfeil og videre oppfølging?

16 Nasjonal oppfølging Helse- og omsorgsdepartementet har pålagt de regionale helseforetakene å igangsette felles nasjonale tiltak for å sikre kvaliteten i det pasientadministrative arbeidet Departementet har særlig bedt om felles oppfølging av de indikatorene som er benyttet av Glemt av sykehuset - klipp fra brev fra HOD til alle RHF :

17 Fortsatt glemt av sykehuset? Tønsbergs Blad 18. april 2013

18

19 Fra opprydding og lukking av avvik til aktiv forebygging: Over i proaktiv fase!

20 ) «Glemt av sykehuset» metodikk brukt for å forberede implementering av lovendringene i pbrl At henvisningene til spesialisthelsetjenesten skal vurderes fortløpende og senest innen 10 virkedager Innen samme periode gi informasjon om tidspunkt for når senest skal starte Alle pasienter som har behov for helsehjelp blir «rettighetspasienter» HELFO skal varsles????? Hjem / Henvisning fra fastlege/ annet HF Motta og vurdere henvisning Informere pas om juridisk frist, tid Utredning Behandling Kontroll Avslutte/ Hjem/ Oppfølging «Glemt av sykehuset» arbeider proaktivt for å avdekke fallgruver og få på plass tiltak for å unngå å falle i dem (unngå potensielt «glemte pasienter») 20

21 Erfaringer lagt til grunn for retningslinje for FBV-leverandører

22 Oppsummering og veien videre Glemt av sykehuset har gitt målbare resultater Gjennom "Glemt av sykehuset" har en over en lengre periode arbeidet for å synliggjøre sammenhengen mellom gode pasientadministrative rutiner og pasientsikkerhet Ledelsesengasjement og gjennomgående forbedringsarbeid har ledet til positive resultater i alle helseforetak i forhold til struktur og rutiner og derav økt pasientsikkerhet Endringer tar tid Konsernrevisjonen har funnet tegn på klare forbedringer, men også fortsatte mangler Erkjenner at endring tar tid - at det tar tid før forbedringstiltak blir kjent og etterlevd i alle ledd i organisasjonen Behov for videre arbeid Når prosjektet avsluttes, er det viktig at erfaringer om utfordringsområder og avbøtende tiltak videreføres på en strukturert og standardisert måte

23 Hva kan vi gjøre for dere? Innspill fra salen: