Prosjekt Regional standardisering klinisk dokumentasjon. Utarbeidelse av regionale standarder Prosedyrer, brukerveiledere og opplæring

Transkript

1 Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Prosjekt Regional standardisering klinisk dokumentasjon Utarbeidelse av regionale standarder Prosedyrer, brukerveiledere og opplæring Prosjektleder Kirsti J. Loe Helse Sør Øst

2 Prosjekt regional standardisering klinisk dokumentasjon Standardisering av klinisk dokumentasjon i HSØ Hva er regional standardisering av klinisk dokumentasjon? Utarbeidelse av regionale standarder i prosjekt RSKD Implementering av regionale standarder i HSØ DIPS Arena

3 Hva er regional standardisering av klinisk dokumentasjon?

4 Hva er regional standardisering av klinisk dokumentasjon? Standard oppsett og konfigurering Eks. Journalstruktur Kodeverk.

5 Hva er regional standardisering av klinisk dokumentasjon? Standard arbeidsprosesser Standard oppsett og konfigurering Prosedyrer Brukerveiledere Eks. Journalstruktur Kodeverk.

6 Hva er regional standardisering av klinisk dokumentasjon? Standard opplæring Standard arbeidsprosesser Standard oppsett og konfigurering Klasserom E-læringsverktøy Prosedyrer Brukerveiledere Eks. Journalstruktur Kodeverk.

7 Hva er regional standardisering av klinisk dokumentasjon? Etablert og implementert regional standard i henhold til «beste praksis» for pasient, bruker, HF, eier og forvaltning /drift Standard opplæring Standard arbeidsprosesser Standard oppsett og konfigurering Klasserom E-læringsverktøy Prosedyrer Brukerveiledere Eks. Journalstruktur Kodeverk.

8 Hvor langt skal standardisering gå? Jo mer like de enkelte HF er de regionale standarder på oppsett/konfigurering og arbeidsprosesser jo større uttak av gevinster nevnt over. RSKD jobber mot følgende mål: HF eneskal implementere alle standarder inntil det enkelte HF kan sannsynliggjøre at det er nødvendig med en lokal tilpasning, fordi implementering av standard vil forringe effektivitet. Det er ikke hensiktsmessig at alle HF er 100% like, men disse kan likevel være i henhold til regional standard.

9 Utarbeidelse av regionale standarder i RSKD

10 Utarbeidelse av regionale standarder i RSKD RSKD samarbeider tett med Prosjekt regional EPJ ved OUS Det etableres regionale arbeidsgrupper for hvert spesifikke område som skal standardiseres Alle HF inviteres til deltagelse Ressurser med spesifikk kompetanse deltar Siden prosjektstart høsten 2012 har det blitt jobbet i ca 20 arbeidsgrupper og mer enn 200 ressurser fra HF/HSØ og SP har bidratt. Regional arbeidsgruppe utarbeider løsning/eller utarbeidet løsning ved OUS legges til grunn for videre arbeid i regional arbeidsgruppe Regional arbeidsgruppe anbefaler regional løsning

11 Utarbeidelse av regionale standarder i RSKD Arbeidsgruppe ved Prosjekt Regional EPJ ved OUS Utarbeider løsning som legges til grunn for regional standard Regional arbeidsgruppe med ressurser fra samtlige HF og SP Utarbeider /gjennomgår regional standard Anbefalt regional standard

12 Kvalitetssikring og vedtak av regionale standarder En tid- og ressurskrevende prosess Prosjekt RSKD / regional arbeidsgruppe Anbefalt regional standard Systemforvalterforum Helserettnettverket Spesifikke referansegrupper Kvalitetssikring av anbefalt regional standard Fagdirektører/ Fagråd Innstiller anbefalt regional standard til vedtak RKD programstyret Vedtar regional standard

13 Vedtatte standarder- hva nå? RSKD «forvalter» regionale løsninger/standarder inntil HSØ er klar til å overta disse Vedtatte regionale standarder overleveres til regional forvalter RSKD for publisering og videre oppdateringer Vedtatte regionale standarder legges til grunn for OUS sin løsning / og for implementering i øvrige HF i HSØ RSDK Vedtatt regional standard OUS tar i bruk regional standard Oppdatere håndbok for standarder Sharepoint Ivareta endringsprosesser/ oppdateringer Øvrige HF i HSØ: Plan for implementering av standarder etableres i 2014

14 Regionale standarder-et dynamisk målbilde i prosjekt og -driftssituasjon Nye krav fra eier eller myndigheter Nye funksjoner /endringer i system Endringsønskerforslag fra HF Endringer i 3. partssystem Endringsforslag fra SP Regionale prosesser- evt. justering av regionale standarder Standard oppsett og konfigurering Regionale integrasjonsløsninger Regionale prosedyrer og brukerveiledere Regional Standard Regional klinisk dokumentasjon Regionale opplæringsverktøy og - materiell Regionale prosesser- implementering av regional standard Helseforetak Sykehuspartner

15 Regionale standarder PAS/EPJ Oppsett og konfigurering Journalstruktur Dokumenttyper Prinsipper for skanning Layout maler og brev Ventelistebrev Økonomimaler Arbeidsgruppestruktur Tilganger Organisasjon Kodeverk Rekvirentinformasjon Prosedyrer /brukerveiledninger Journal Poliklinikk Sengepost KDS /VBP Psykiatri Økonomi Rapportering PLO Arbeidsflyt Etablering av regionale opplæringspakker starter i 2014 og utarbeides i samarbeid med OUS

16 Implementering av regionale standarder og evt. konsolidering av DIPS databaser

17 Implementering av regionale standarder vil være krevende Implementering gjennomføres i forkant av - og i sammenheng med en evt. konsolidering Implementering av regionale standarder vil kreve en betydelig innsats fra HF ressurser og SP ressurser Endring i oppsett/konfigurering/integrasjoner Ny mapping av data/konvertering av data Konfigureringsarbeid Nye arbeidsprosesser Organisasjonsutvikling/endringer for samtlige brukere Opplæring- /informasjonsarbeid Ledere ved HF ene må forberedes på at dette vil være krevende Tid og ressurser må frigjøres

18 Hva er DIPS Arena DIPS gjennomfører nå en omfattende omlegging av sitt system for pasientadministrasjon og elektronisk pasientjournal Systemet legges om fra en plattform basert på aldrende windowsteknologi, til en ny arkitektur- og teknologiplattform basert på moderne webteknologi. Dagens DIPS vil ikke utvikles etter v.7.3 Overgangen fra den eksisterende til den nye utgaven utgjør en omfattende organisatorisk, teknologisk og funksjonell endring for helseforetakene. DIPS Arena, vil det være nytt brukergrensesnitt og ny funksjonalitet for klinisk prosesstøtte (EPJ), administrativ prosesstøtte (PAS) og integrasjon og samhandling DIPS Arena utvikles gradvis i perioden /16 DIPS Arena kan innføres gradvis og brukes sammen med dagens DIPS

19 DIPS Arena et paradigmeskifte for journalen En mer effektiv og intuitiv journal der klinikere kan gjenbruke informasjon og hvor strukturerte data danner grunnlag for prosess- og beslutningsstøtte, rapportering og forskning. Med strukturert journal menes i denne sammenheng muligheten til å klassifisere og detaljere journalopplysninger på en slik måte at innholdet kan gjenbrukes mer effektivt enn fritekst Sentral funksjonalitet som pasientlister/pasientoversikt (sengepostliste), tavlevisning av informasjon, booking og pasientkontakt skal ivaretas gjennom DIPS Arena. Den strukturert journalen bygges opp av Arketyper. Disse defineres som små legoklosser for å bygge dokumenter/skjema, arbeidsflyt og beslutningsstøtte Et eksempel på en Arketype kan være måling av blodtrykk DIPS Arena med strukturert journal gir mulighet for prosess- og beslutningsstøtte

20 Skjermbilde i DIPS Arena-fliser/tiles

21 Gradvis overgang fra dagens DIPS og DIPS Arena

22 Omfang av funksjonalitet og strukturering ved innføring Det er mulig å ta i bruk DIPS Arena med større eller mindre grad av strukturerte elementer. Tidspunktet for ibrukstagelse ved det enkelte HF vil i stor grad være førende for hvor mye funksjonalitet det kan startes med. Basisfunksjonalitet Med basisfunksjonalitet menes å ta i bruk nytt brukergrensesnitt og den Arenafunksjonalitet som leveres av DIPS ved det aktuelle tidspunkt, uten å ta i bruk strukturert journal. EPJ brukes tilnærmet som i dag, men med nye funksjoner og et helt nytt brukergrensesnitt.

23 Pågående aktiviteter i HSØ i forhold til DIPS Arena og noe funksjonalitet er allerede tatt i bruk Forslag til strategi for innføring av DIPS Arena i HSØ er utarbeidet. Denne ses nå i sammenheng med utredning av konsolidering. HSØ bidrar i workshop i regi av DIPS Arena Akutt sengepostliste ble tatt i bruk ved Sykehuset Telemark HF Arena -Pasientlisten ble tatt i bruk på skadelegevakten ved Oslo Universitets sykehus HF

24 Prinsipper for innføring av DIPS Arena i HSØ HSØ skal innføre strukturert journal med prosess og beslutningsstøtte Utvikling av strukturert journal og etablering av regional løsning skal styres av RHFet og gjennomføres i tett samarbeid med klinikere fra ulike HF HSØ skal bidra med utvikling opp mot DIPS sammen med andre RHF Det skal på mange områder etableres og piloteres regionale standarder for DIPS Arena funksjonalitet før denne tas i bruk i HF'ene Innføring av DIPS Arena i HF ene må ses i sammenheng med konsolidering av databaser Det må etableres lokale mottaksprosjekt for innføring DIPS Arena

25 Innføringsstrategii HSØ-mange hensyn å ta Funksjonalitet og grad av struktur Enkeltmoduler (pasientlisten, vedtaksmodul) Full strukturert journal Innføring organisatorisk omfang En enhet (skadelegevakten ved OUS) En brukergruppe/en avd. / hele HF Teknisk innføring og konsolidering Arena før, under eller etter konsolidering?

26 Hvordan HF kan innføre DIPS Arena «Vanlig» lokalt DIPS implementeringsprosjekt Lokalt ansvar for innføring og lokal forvaltning er minst like nødvendig som ved implementering av DIPS Classic Sykehuspartner og ressurser fra RKSD/regionalt kompetansesenter for PAS/EPJ må understøtte de lokale prosjektene Et mottaksprosjekt skal legge til rette for og sørge for at det aktuelle HF er i stand til å ta imot, implementere og forvalte Arena med regionale standarder på en god måte Organisasjonen må forholde seg til både ny teknologi og endring av arbeidsprosesser og rutiner Innføring av Arena setter høye krav til kompetansenivå og optimal struktur i lokal forvaltning, både med hensyn på ibrukstagelsen og videreutvikling av strukturert journal