PROSJEKTMANDAT FOR ELEKTRONISK DATAFANGST PASIENTSIKKERHETSPROGRAMMET KONSEPTFASE

Transkript

1 PROSJEKTMANDAT FOR ELEKTRONISK DATAFANGST PASIENTSIKKERHETSPROGRAMMET KONSEPTFASE Versjonsnummer: 1.0 Godkjent dato: Godkjent av virsomhetsleder: Utarbeidet av: Styret i Nasjonal IKT HF Maria Tveten, Carol Romay, Hege Rob Moi, Bente S. Nedrebø

2 1. BESKRIVELSE AV IDÉ Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram er et femårig tiltak for å redusere pasientskader. Programmet blir koordinert av Helsedirektoratet, og har tre overordnede målsettinger: Redusere pasientskader, bygge varige strukturer for pasientsikkerhet og forbedre pasientsikkerhetskulturen i helsetjenesten. Pasientsikkerhetsprogrammet innfører konkrete forbedringstiltak på utvalgte innsatsområder i alle deler av helsetjenesten. Det fremgår av oppdragsdokumentene til de regionale helseforetakene og helseforetakene at det er obligatorisk å implementere relevante innsatsområder. Mange forbedringsteam arbeider med å implementere tiltak fra Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram på sykehus i Norge. Det er i dag krevende for mange forbedringsteamene å gjennomføre evalueringer uten elektroniske løsninger. Lokale programledere har heller ikke kapasitet til å systematisk følge opp de teamene som arbeider med mange manuelle løsning. Et nytt kart over implementering av pasientsikkerhetsprogrammets innsatsområder har blitt diskutert i pasientsikkerhetsprogrammets styringsgruppe gjentatte ganger de siste årene. Det eksisterende «fargekartet» til pasientsikkerhetsprogrammet viser idag ikke riktig grad av implementering. I et møte mellom helsedirektør Bjørn Guldvog og de administrerende direktørene i de fire regionale helseforetakene var det enighet om at «Det etableres et prosjekt med representanter fra de fire RHF-ene og Nasjonal IKT for å sikre elektronisk datafangst for alle innsatsområdene innen to år. Prosjektet vil først og fremst utnytte dagens IKT-plattformer. Målet er å kunne bruke data til forbedringsarbeid og følge implementering av innsatsområdene. Flere helseforetak har i dag mulighet til å rapportere graden av implementering ved å bruke det nye implementeringskartet. Oppdraget til prosjektgruppen inkluderer å kartlegge hvilke områder det enkelte foretak kan rapportere på.» 1.1. Hvilke behov skal dekkes av prosjektet Det fremgår av oppdragsdokumentene at det er obligatorisk for helseforetakene å implementere relevante innsatsområder i pasientsikkerhetsprogrammet. Helseforetakene rapporterer at arbeidet med målinger og registreringer stjeler tid som ellers kunne blitt brukt på praktisk pasientsikkerhets- og forbedringsarbeid. I dag gjennomføres og rapporteres målinger av tiltak innen de definerte innsatsområdene i pasientsikkerhetsprogrammet hovedsakelig manuelt. Dette er tidkrevende for det kliniske personellet, og sikrer ikke tilstrekkelig datakvalitet for presise målinger og gjenbruk av data til forbedringsarbeid lokalt. Styringsgruppen for Pasientsikkerhetsprogrammet har over lengre tid etterlyst bedre og mer valid rapportering av implementering av de ulike innsatsområdene. På styringsgruppemøtet ble det lagt frem et forslag til nytt implementeringskart. Dette kartet baserte seg fortsatt på manuelle målinger, og tilbakemeldingene fra forbedringsteamene og de lokale programlederne var at det nye verktøyet var for ressurskrevende. Fargekartet som helseforetakene fyller ut for å rapportere på grad av implementering av pasientsikkerhetsprogrammets innsatsområder blir ikke brukt etter intensjonen Hvilke endringer skal prosjektet skape Prosjektets overordnede mål er å etablere løsning for elektronisk datafangst for alle innsatsområdene i pasientsikkerhetsprogrammet innen to år, fra og med prosjektets oppstart. Løsning for datafangst skal bygge på dagens IKT-plattformer og gjenbruk av strukturerte data. Det vil si at en må vurdere ulike konsept basert på dagens løsninger med bl.a. DIPS, Imatis og elektroniske kurver som ulike alternativer. Valgt konsept skal bidra til at: Innrapportering av tiltak fra klinikkene til pasientsikkerhetsprogrammet skal forenkles Data som innrapporteres skal kunne gjenbrukes til lokalt forbedringsarbeid

3 Data som innrapporteres skal kunne gjenbrukes til ledelsesinformasjon som viser status på grad av implementering av tiltak i pasientsikkerhetsprogrammet Gevinsten av prosjektet vil være enklere, mer korrekte og tidsbesparende målinger som frigjør tid til andre viktige oppgaver i helsetjenesten. En naturlig konsekvens av elektronisk datafangst og enklere rapportering er at helseforetakene kan gå i gang med flere innsatsområder, og med det utvide sitt arbeid med pasientsikkerhet og forbedringsarbeid Forslag til tilnærming Oppdragsgiver ønsker at ny datafangst skal bygge på dagens IKT-plattformer. Det vil si at en fortrinnsvis skal vurdere ulike konsept basert på eksisterende system. Det er foreløpig ikke gjort en kartlegging av dagens relevante applikasjoner. Ved planlegging av konseptfase ser vi DIPS, Imatis, eksisterende kurve- og datavarehussystem som de mest relevante alternativer for ny datafangst. Det vil også være relevant å avklare hvilke nye muligheter som kommer i Helseplattformen i Helse Midt-Norge. Konseptstudiet skal vurdere både tekniske løsninger for innrapportering, arbeidsprosesser for helsepersonell, tilgang til styringsdata for ledere for lokalt forbedringsarbeid og styringsdata for overordnet ledelse. Målet med konseptstudiet er å gi godt grunnlag for videre planleggings- og implementeringsprosjekt for Pasientsikkerhetsprogrammet. Alternative konsepter må vurderes i forhold til hva som er mulig å få til innenfor gitte tidsrammer for prosjektet Er anskaffelse av varer og tjenester aktuelt? I oppdraget er det presisert at konseptet først og fremt skal utnytte dagens IKT-plattformer. Konseptutredningen vil avdekke om anskaffelse av ny teknologi og/eller tilpasninger av eksisterende IKT-plattform eventuelt vil være nødvendig for å dekke behovet for elektronisk innrapportering. 2. LEVERANSER I KONSEPTFASEN I konseptfasen skal de sentrale spørsmålene i utredningsinstruksen besvares, og resultere i følgende leveranser: Anbefaling av konsept for realisering av prosjektets mål Interessentanalyse Prosjektbegrunnelse inkludert oversikt over forventet endring hos ulike interessenter Prosjektforslag inkludert forslag til organisering av planfasen Realiseringsstrategi som viser alternativer for realisering av prosjektet i et interregionalt samarbeid Plan og finansieringsbehov for planleggingsfasen Forslag til organisering av gjennomføringsfasen 3. INTERESSENTER Følgende interessenter er identifisert i forkant av konseptfasen: Klinisk personell i sykehusene direkte involvert i behandling av pasienter i målgruppen for tiltaksområdene i pasientsikkerhetsprogrammet

4 Medarbeidere i helseforetakene og de regionale helseforetakene som arbeider med forbedringsarbeid knyttet til pasientsikkerhetsprogrammet Fagdirektører og kvalitetsansvarlige i de regionale helseforetakene og i helseforetakene Regionale programledere for pasientsikkerhetsprogrammet IKT-personell med ansvar for kliniske systemer (DIPS, Cerner, IMATIS, operasjonsplanleggingssystemer, Helseplattformen, kurver, etc) Ledelse og medarbeidere i Nasjonal pasientsikkerhetsprogram Styringsgruppen for Pasientsikkerhetsprogrammet De administrerende direktørene for de fire regionale helseforetakene Det skal gjennomføres en grundigere interessentanalyse i konseptfasen til bruk i det videre arbeidet i prosjektet. 4. ORGANISERING OG ANSVAR Styret for Nasjonal IKT HF er prosjekteier. Prosjektstyret for konseptfasen består av følgende: Prosjektstyremedlem Helse Sør-Øst og prosjektstyrets leder: Anita Schumacher Prosjektstyremedlem Helse Vest: Erik M. Hansen Prosjektstyremedlem Helse Nord: Bjørn Nilsen Prosjektstyremedlem Helse Midt-Norge: Per Olav Skjesol Prosjektstyremedlem Nasjonalt Pasientsikkerhetsprogram: Anne Grete Skjellanger Prosjektstyremedlem Tillitsvalgte: Lise Karin Strømme Prosjektstyremedlem brukere: Svein R Kjosavik Prosjektstyremedlem Nasjonal IKT HF: Hege Rob Moi 5. TIDSPLAN OG RESSURSBEHOV Ressursbehovet for konseptfasen er som følger: Ressurstype Omfang Tidsperiode Klinisk personell 4 x 20% 3 måneder fra oppstart IKT-arkitekt 1 x 50% 3 måneder fra oppstart Prosjektleder 100% 4 måneder NIKT arkitekt 20% 3 måneder fra oppstart IKT personell kliniske systemer 4 x 20% 3 måneder fra oppstart Nasjonal IKT HF har sendt ressursforespørsler for å få på plass deltagere i prosjektgruppen, og har bedt om tilbakemelding fra helseregionene innen styremøte i Nasjonal IKT HF. Det er estimert at konseptfasen vil ha en varighet på tre måneder. Konseptfase kan starte januar 2018, forutsatt at helseregionene melder inn ressurser til prosjektet. Estimert omfang på prosjektledelse, møtekostnader og reisekostnader for konseptfasen medfører et finansieringsbehov for Nasjonal IKT tilsvarende 1,3 MNOK i Estimatene tar høyde for at det må benyttes ekstern prosjektleder. Dersom prosjektleder kan frigis fra en av helseregionene vil prosjektfinansieringsbehov være tilnærmet 0,8 MNOK.

5 6. FØRINGER OG RAMMEBETINGELSER 6.1. Føringer Regjeringen la frem den tredje årlige meldingen om kvalitet og pasientsikkerhet i Meld. St. 13 ( ) etter at Stortinget ga bred tilslutning til framleggelse av tidligere årlige meldinger. De forutgående var Meld. St. 11 ( ) Kvalitet og pasientsikkerhet 2013, og Meld. St. 12 ( ) Kvalitet og pasientsikkerhet Det femårige nasjonale pasientsikkerhetsprogrammet ( ) skal redusere pasientskader ved hjelp av målrettede tiltak i helse- og omsorgstjenesten. Programmet er et oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet, og viderefører arbeidet som ble startet under pasientsikkerhetskampanjen ved samme navn ( ). Programmets styringsgruppe vedtar alle sentrale beslutninger i programmet. Styringsgruppen er bredt sammensatt av ledere i helseog omsorgstjenesten, og ledes av helsedirektør Bjørn Guldvog. De fire administrerende direktørene i de regionale helseforetakene deltar i styringsgruppen. Arbeidet med pasientsikkerhet er også forankret i Meld. St. 9 Én innbygger én journal ( ). Det er står i stortingsmeldingen 9 at det er «..en rekke berøringspunkter mellom disse stortingsmeldingene. Gode IKT-systemer er et viktig verktøy for å oppnå bedre kvalitet og pasientsikkerhet.» Nasjonal e-helse strategi og handlingsplan har også fokus på pasientsikkerhet. Det er innledningsvis (kap.1.0) beskrevet at «for å nå helsepolitiske mål om bedre kvalitet, økt pasientsikkerhet, mer effektivitet og bedre ressursbruk, er det nødvendig å utnytte mulighetene som ligger i digital teknologi på en bedre måte». Og «e-helseløsningene skal bidra til å avlaste helsevesenet. Helsepersonell skal på sin side få bedre hjelp og støtte til å utføre arbeidet sitt på en trygg og effektiv måte.» 6.2. Tidsramme for påfølgende gjennomføring Det er en forventning om at elektronisk løsning for datafangst fra alle innsatsområder til Pasientsikkerhetsprogrammet er ferdigstilt innen våren KONSEKVENS VED Å IKKE VIDEREFØRE ARBEIDET MED ELEKTRONISK DATAFANGST FOR PASIENTSIKKERHETSPROGRAMMET På lengre sikt er de overordnede konsekvensene ved å ikke innføre elektronisk datafangst for pasientsikkerhetsprogrammet: Forsinket innføring av forbedringstiltak for pasientsikkerhet Mangelfullt datagrunnlag for prioritering av forbedringstiltak i pasientsikkerhetsprogrammet.