Økt pasientsikkerhet gjennom forbedret pasientadministrativt arbeid

Transkript

1 Økt pasientsikkerhet gjennom forbedret pasientadministrativt arbeid Medisinsk kontorfaglig samling 8. mars 2012 Bjørn Magne Eggen dr. med. prosjektleder / spesialrådgiver Anine Ramberg og Mona Syversen - prosjektmedarbeidere

2 Glemt av sykehuset?

3

4

5 Konsernrevisjonen har avdekket en rekke feil og mangler Aftenposten 8. sept

6 Det er en komplisert klinisk hverdag som gjennomgås og som må forbedres Prøver Prøver Prøver Prøver Prøver Pasient Informasjonsbrev. Timeinnkalling Konsultasjon Fastlege Henvisning til sykehus Motta og vurdere henvisning, Rett til helsehjelp? Utredning Behandling Kontroll Journalnotater og -dokumenter 6

7 Konsernrevisjonen gjennomgår PAS i alle pasientbehandlende helseforetak i Helse Sør-Øst Akershus universitetssykehus Oslo universitetssykehus Psykiatri - Vestfold Sunnaas sykehus Sykehuset i Vestfold Sykehuset Innlandet Sykehuset Telemark Sykehuset Østfold Sørlandet sykehus Vestre Viken Revisjon er hittil ( ) fullført i syv helseforetak. Sykehuset Østfold HF var pilot, med oppstart 2010 Alle helseforetakene i HSØ skal revideres Sykehusapotekene HF revideres ikke 7

8 Styret i Helse Sør-Øst RHF REVISJONER AV INTERN STYRING OG KONTROLL I DET PASIENTADMINISTRATIVE ARBEIDET I HELSEFORETAK. OPPFØLGING FRA HELSE SØR-ØST RHF Styrets enstemmige vedtak 1. Styret tar rapportene fra konsernrevisjonens revisjoner av intern styring og kontroll i det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Østfold HF, Sykehuset Innlandet HF, Sykehuset i Vestfold HF og Sørlandet sykehus HF til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør følge opp at alle helseforetakene iverksetter tiltak for forbedring. Det er nulltoleranse for avvik som kan medføre at pasienters rettigheter og behandlingsbehov ikke ivaretas. 3. Styret slutter seg til administrerende direktørs plan for videre oppfølging av tiltak for å sikre bedre intern styring og kontroll med det pasientadministrative arbeidet i helseforetakene. Styret forutsetter at det iverksettes tiltak som fremmer organisasjonsutvikling, god ledelse, standardisering og en hensiktsmessig oppgavedeling. Dette for å sikre pasientenes rettigheter og behandlingsbehov. 4. Styret forutsetter at administrerende direktør følger tiltaksarbeidet tett og ber om å bli orientert om videre fremdrift. 8

9 Organisasjonskultur helt sentralt Aksepteres det (aktivt, eller stilltiende) at henvisinger ikke blir korrekt vurdert pasientrettigheter ikke tildeles / tildeles feil ventetidene er for lange prøvesvar ikke vurderes epikrise ikke sendes NEI men det skjer like fullt Holdninger? finner vi hos enkeltpersoner Summen av funn og observasjoner tilsier at vi må fokusere på organisasjonskultur 9

10 Prosjekteierforum (= direktørmøtet) X 4 / år Leder: Bente Mikkelsen. Styringsgruppe Leder: Alice Beathe Andersgaard Hans Nielsen Hauge Brukerutvalg (2 medl. - Kjell Jensen, Geir Bornkessel) Konserntillitsvalgte (3 medl. - Terje B. Keyn, Karin Solfeldt, Lizzie R. Thorkildsen) Repr. fra HF (3 stk) nasjonal nytte t.o. Organisering RHF adm. dir. møte RHF fagdirektørmøte Referansemiljøer innen Helse Sør-Øst Eksterne referansemiljøer Prosjektsekretariat Bjørn Magne Eggen, Mona Syversen (70 %) Anine Ramberg (50 %) Kommunikasjon, Juridisk Arbeidsgrupper 1 8 Arbeidssamlinger Workshop Workshop 1 Workshop 1 1 n n n 10

11 Hovedelementene i prosessen Henvisning Forløp og arbeidsflyt Avslutte opphold / ny kontakt Mottak Vurdering og prioritering Info til pasient inkl. innkalling Prøvesvar Åpne dokumenter Inaktive brukere Ny kontakt? Epikrise m.v. OPPLÆRING systematikk, inkl. e-læring RAPPORTER hva når og til hvem ORGANISASJONSKULTUR SYSTEMUTVIKLING vs. leverandører Den enkelte medarbeider Nærmeste leder Aggregerte tall ØVRIGE SYSTEMER MED EPJ-DATA STANDARDISERING AV RUTINER OG PROSEDYRER 11

12 Hovedutfordringer For hver dag som går, kan det skje fatale feil Det vi kan gjøre / oppnå raskt, skal gjøres men også langsiktig arbeid må til Opplæring. Må bli obligatorisk. Autorisering. Sertifiseringer? Varighet? Ledelsesansvar rapportering og oppfølgning aggregerte rapporter Organisasjonskultur endre arbeidsvaner og oppfølgning Kunnskapsutvikling, og grunnleggende opplæring i grunn- og videreutdanning Standard rapporter som brukes på alle ledernivåer 12

13 Hovedtrekk i prosjektopplegget Hovedvekt på arbeidssamlinger regionalt arbeid, felles i stedet for lokale arbeidsgrupper alle skal delta, inkl. tillitsvalgte og brukere konsensus forslag vedta som regional praksis Standardisert innhold i prosedyrer og rutiner i hele regionen Aktiv bruk av referansemiljøer for diskusjoner, tilbakemeldinger og forankring Intern og ekstern kommunikasjon forankring presentasjon i mange ulike miljø særlig i sykehusene Tilbakemelding til systemleverandørene 13

14 Status hvor er vi pr Arbeidssamling gjennomført, avslutning av arbeidsforhold rutiner, oppfølgning, ansvar, rapporter. Ønsket fremtidsbilde Arbeidssamling gjennomført, lukking av alle åpne journaldokumenter og signering av alle prøvesvar tydeliggjøre ansvar og tidsfrister, inkl. historiske dokumenter Arbeidssamling gjennomført, henvisninger (mottak, vurdering, informasjon / tilbakemelding) krav til systemleverandør, opplæring, oppfølgning Arbeidssamling gjennomført, pasient med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt sikker oppfølgning av pasient også etter opphold / poliklinikk bedre gruppering av pasienter for langvarig oppfølgning systemoppfølgning og rapportering 14

15 Hvor sikkert er vårt system? Kommer pasientene våre trygt fram? 15

16 Prosjektmål: Ikke glemt av sykehuset 16

17 Hovedutfordringer For hver dag som går, kan det skje fatale feil Det vi kan gjøre / oppnå raskt, skal gjøres men også langsiktig arbeid må til Opplæring. Må bli obligatorisk. Autorisering. Sertifiseringer? Holdbarhet // best før? Ledelsesansvar rapportering og oppfølgning aggregerte rapporter Organisasjonskultur endre arbeidsvaner og oppfølgning unngå dobbeltarbeid (papir + skjerm) Kunnskapsutvikling, grunnleggende opplæring i grunn- og videreutdanningene 17

18 Opplæring Obligatorisk forutsetning for tilgang autorisert som bruker obligatorisk oppfriskning og fornyelse den som ikke oppfyller krav, også mister rettigheter / tilganger / funksjoner og jobben? Bruk av Læringsportalen invitasjon og dokumentasjon påminnelser, purringer og varsel om at tilganger tas ned sende melding om at bruker ikke lenger oppfyller krav for tilgang / autorisasjon utløse aksjon / konsekvenser informasjon til leder lokalt, for alle medarbeiderne følger med til neste arbeidssted Forankring 18

19 eien blir til ens vi går

20 Hovedinntrykk p.t. Alle helseforetakene har grepet fatt i utfordringene; rydder, følger opp, gjennomgår rutiner Alle medvirker i og til det regionale samarbeidet omkring forbedringer (dvs. prosjektet) Organisasjonskultur bevissthet understøtte og utfordre endre arbeidsvaner og oppfølgning Opplæring må bli obligatorisk og gjentas Ledelse som tar ansvar rapportering, oppfølgning Regional rapportering krav fra

21 Ikke glemt av sykehuset!! 21