Protokoll fra: Revisjonskomiteen Møtedato: kl Møteleder: Andreas Kjær Møtested: Quality Hotell Strand Gjøvik

Transkript

1 Helse Sør-Øst RHF Revisjonskomiteen Protokoll fra: Revisjonskomiteen Møtedato: kl Møteleder: Andreas Kjær Møtested: Quality Hotell Strand Gjøvik Komitésekretær: Deltakere: Revisjonskomiteen: Andreas Kjær Dag Stenersen Linda Verdal Morten Falkenberg Konsernrevisjonen: Administrasjonen: Viseadministrerende direktør Atle Brynestad Protokoll Saksnr Sakstittel Protokoll møte 22.3 og telefonmøte dato 8.4. Revisjonskomiteens arbeidsliste fra gjennomgangen av revisors arbeid og den foreløpige fremlagte årsberetningen og regnskapet for 2009 fra telefornmøte 8.4, ble gjennomgått i møte, og endringene avstemt mot de innspill som var gitt. Viseadministrerende direktør Atle Brynestad ga tilleggsinformasjon og redegjorde for de konkrete innspillene og spørsmålene som var knyttet til regnskapstallene i møte 8.4. Revisjonskomiteen sa seg fornøyd med utkvitteringen av de spørsmålene som var reist og besluttet seg for en generell tilbakemelding til styret. Ytterligere innspill fra medlemmene i komiteen ble besluttet skulle tas opp direkte i møte. Protokollen fra 22.3 med tillegg av ytterligere behandling av sak i telefonmøte ble vedtatt Revisjonsplan Konsernrevisjonen hadde fremlagt utkast revisjonsplan for neste Side 1 av 5

2 periode. Direktør konsernrevisjonen redegjorde for informasjonsgrunnlag og den planprosess som har vært gjennomført i forkant av fremleggelse av utkast til revisjonsplan for perioden 2010 (fra april) til 2011 (til april). I tillegg til den informasjon som fremkommer av saken, har konsernrevisjonen i tråd med etablert prosedyre innhentet revisjonsplaner fra foretakene og sykehusene. Tilsvarende er det i planleggingen av revisjoner fokus på de planer som legges av tilsynene og Riksrevisjonen. Konsernrevisjonen har et ansvar for at ressursene benyttes hensiktsmessig og målrettet. Revisjonsplanen skisserer hvordan ressursene i konsernrevisjonen skal benyttes innenfor den planlagte delen av arbeidet. I tillegg er det satt av tid til adhoc-oppgaver, løpende rådgivning, faglig oppdatering og administrasjon. Endringen fra planen i 2009 til 2010 er at tid til ad hoc oppdrag og løpende rådgivning er økt. Dette er med bakgrunn i det behovet som hele helseforetaksgruppen har til å nyttiggjøre seg den kunnskap konsernrevisjonen bygger opp gjennom sine revisjoner. I tillegg er det lagt opp til en dynamisk revisjonsplan som kjennetegnes ved litt store linjer, mer detaljplanlegging og involvering underveis og med mulighet til å foreta endringer i fokus når risikobildet for virksomheten endrer seg. Revisjonsplanen legger opp til 3 hovedtemaer for de planlagte revisjonene pluss noen enkelt områder. Det første temaet har et gjennomgående prosessfokus i forhold til pasientforløp fra henvisning til utskrivning, sett i relasjon til et styrings- og kontrollperspektiv. Revisjonene som starter med Vestre Viken HF som pilot, er planlagt gjennomført i alle foretakene og vil også inkludere vurdering av hvordan informasjon om avvik og uønskede hendelser kommuniseres og danner grunnlag for oppfølging og forbedringsarbeid. Det andre temaet har fokus på omstillingen som skal skje i hovedstadsprosessen og vil inkludere Akershus universitetssykehus HF, Oslo universitetssykehus HF og Vestre Viken HF. Det tredje hovedtemaet temaet er en samlet revisjon relatert til hele helseforetaksgruppen i forhold til å se hvordan det totale styringssystemet fungerer og sikrer etterlevelse av de mål og krav som er kommunisert i styrende dokumenter og vedtak, i et regionalt perspektiv og et foretaksperspektiv. Revisjonskomiteens vedtak Revisjonskomiteen vurderte det fremlagte utkastet til revisjonsplan som tilfredsstillende og rettet inn mot de områdene som komiteen vurderer å være mest vesentlig. Revisjonskomiteen ønsker å ha mulighet til å gi innspill til de mandater og planer som legges i detaljplanleggingen av revisjonsoppdragene. Revisjonskomiteen vedtar det fremlagte utkastet til revisjonsplan for og ber om at konsernrevisjonen forbereder og fremlegger revisjonsplanen i sak til styret. Side 2 av 5

3 Pågående og avsluttede revisjoner i perioden Konsernrevisjonen har i denne saken informert om status i følgende revisjoner: Pågående revisjoner Revisjon av Sykehusparter Revisjon av intern styring og kontroll i Sykehuspartner er i en avsluttende fase. Utkast til rapport skal etter planen være klart ila april. Rapporten skal behandles av driftsstyret for Sykehuspartner ultimo mai og styret for Helse Sør-Øst RHF primo juni. Undersøkelsene er avsluttet og rapporter er under utarbeidelse. Revisjonen er todelt. Del 1 har et eksternt fokus på Sykehuspartner i forhold til eier, kunder og underleverandører og handler først og fremst om å undersøke hvordan eier (RHFet) styrer Sykehuspartner, hvordan Sykehuspartner agerer i forhold til sine kunder (helseforetakene). Del 2 har et internt fokus på internkontroll i virksomhetsstyringen til Sykehuspartner, og handler om hvordan Sykehuspartner har organisert seg, fordelt ansvar og oppgaver, gjennomfører og følger opp/rapporterer sin virksomhet i forhold til sitt formål. Revisjon av Vestre Viken knyttet til ventelistehåndteringen og avvikene ved Sykehuset Asker og Bærum Arbeidet har startet opp med et første fokus på å kunne gi styret for Vestre Viken HF og foretakets eier en bekreftelse på at foretaket har satt i verk tilstrekkelige tiltak for å etablere oversikt over avvikene ved Sykehuset Asker og Bærum. Fokus for arbeidet vil ila april utvides slik at alle målsetningene som er nedfelt i mandatet for gjennomgangen dekkes opp. Undersøkelser pågår. Revisjonen skal etter planen være ferdig ila sommeren, men fremdrift kan bli påvirket av utvidelsen av revisjonen. I forhold til mandatet som først var fastsatt, er arbeidet utvidet til også å gå tilbake i tid og undersøke omfanget av feil datosetting ved sykehuset Asker og Bærum i perioden fra og frem til I tillegg skal det gjøres undersøkelser for å gjøre styret og eier trygge på at ikke tilsvarende registreringspraksis kan ha funnet sted ved andre klinikker ved sykehuset, eller ved andre sykehus i foretaket. Undersøkelsene vil så langt det er mulig skje ved uttrekk og sammenstilling av data fra database, og det revisjonstemaet (med innleie fra Ernst & Young) vil ha bistand fra Sykehuspartner i arbeidet. Revisjon av internkontroll i Helse Sør-Øst RHF relatert til kjøp av helsetjenester fra private leverandører Revisjonen Kjøp av helsetjenester har omfattet overordnet gjennomgang av organisering, ansvars- og oppgavefordeling av området, gjennomgang av prosessen fra oppstart og anskaffelse, samt gjennomgang av prosessene knyttet til leveranse, rapportering, oppgjør og oppfølging av Side 3 av 5

4 avtaler som er inngått med private institusjoner og leverandører. Dette er i utgangspunktet en ad hoc revisjon som ble startet opp høsten Formålet med revisjonen har vært å se etter om det er etablert tilstrekkelig internkontroll knyttet til prosessen for kjøp av helsetjenester fra oppstart anskaffelse til leveranse og oppfølging av avtalene. Utkast revisjonsrapport er nå sendt ut for endelig verifisering. Hovedpunktene fra sammendraget ble presentert i møte. Avsluttede og styrebehandlede revisjoner I revisjonsplan 2009 vedtatt av revisjonskomiteen var det lagt opp til revisjoner ved Vestre Viken HF. Med utgangspunkt i det risikobilde som ble kommunisert høsten 2009 ble det utarbeidet et detaljert mandat for revisjonene som ble fremlagt for revisjonskomiteen. Et av revisjonstemaene var Budsjett 2010 som også ble anmodet gjennomført av styret i Vestre Viken HF. Revisjonskomiteen fikk fremlagt revisjonsrapport og protokoll fra styrebehandlingen i Vestre Viken HF. Revisjonskomiteen tok redegjørelsen om pågående og avsluttede revisjoner til orientering og ba om at revisjonsrapport Budsjett 2010 Vestre Viken HF og styreprotokoll fra behandling av rapporten i styret i Vestre Viken HF ble gjort tilgjengelig for styret i Helse Sør Øst RHF. Last ned rapporten fra Last ned rapporten direkte her: Last ned vedlegget til rapport direkte her: Status saker meldt til revisjonskomiteen Konsernrevisjonen ønsker i denne saken å gi revisjonskomiteen en status knyttet til følgende saker som revisjonskomiteen tidligere spesielt har blitt informert om. I dette møte ble resultatet av undersøkelser som ble gjennomført som ledd i Feiring saken - medieoppslag juli 2009 gjennomgått. Statens helsetilsyn har etter sin gjennomgang av saken konkludert med at pasientbehandlingen var forsvarlig gjennomført, og har ikke funnet noen avvik eller gitt noen merknader. De andre forholdene i saken ble gjennomgått av Helse Sør-Øst RHF ved juridisk avdeling hvor avtalen mellom Feiring-klinikken og Helse Sør-Øst RHF og etterlevelse av denne i forhold til denne saken. I tillegg ble det foretatt en konkret undersøkelse ved juridisk avdeling av oppgjørsordningen for lege som arbeidet i Helse Sør-Øst og ved Feiringklinikken. Begge disse forholdene ble undersøkt og avsluttet i Denne saken var bakgrunnen for iverksettelse av revisjon kjøp av helsetjenester (ref sak ). Revisjonskomiteen tok redegjørelsen til orientering. Side 4 av 5

5 Revisjonskomiteen slutter seg til konsernrevisjonens vurdering om å ikke iverksette ytterligere spesifikke tiltak Eventuelt Temasaker til møter i revisjonskomiteen: Konsernrevisjonen planlegger følgende temasaker for revisjonskomiteen og setter disse inn i møteplanen: Etablering av rutiner for varsling og implementering av disse i helseforetaksgruppen. Nye bestemmelser for bierverv hva innebærer disse i forhold til eksisterende praksis. Møtet startet og sluttet kl Neste møte: 8.6 kl til 15.30, Grev Wedelspl. 5 Gjøvik, Andreas Kjær leder Dag Stenersen Morten Falkenberg Linda Verdal komitésekretær Side 5 av 5