Saksframlegg Referanse

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/04/14 SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtet Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet Skien, 11. april 2014 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6

2 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato Møtested Tid: Møteleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Radisson Blu Plaza Hotell, Oslo Kl Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS I tillegg deltok: Hilde Rolandsen, Helse Nord RHF Fra regionale brukerutvalg deltok: Njål Idsøe (for Steinar Andersen), observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Forfall: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Fra internrevisjonen deltok: Revisjonsdirektør Tove Kolbeinsen, konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Fra revisjonen deltok: Revisor Terje Kjær (til 10.15) Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass. direktør, Pasientreiser ANS Kjetil Dahl, driftssjef, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent Ingen saker ble innmeldt til eventuelt Side 2 av 6

3 Saker som ble behandlet: Sak : Godkjenning av protokoll fra styremøtene og Protokoll fra styremøtene og fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet og styremøte avviklet via e-post Sak : Virksomhetsrapportering pr 31. januar 2014 Rapporteringen for januar viser gode resultater for de fleste områder som omfattes av denne virksomhetsrapporteringen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen pr til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. januar 2014 til etterretning. Sak : Rapport fra revisjon av miljøstyringssystem i Pasientreiser ANS I samsvar med vedtatt plan for internrevisjon for 2014 (sak ), er det gjennomført en revisjon av miljøstyringssystemet i Pasientreiser ANS. Rapporten fra internrevisjonen konkluderer med at mye av nødvendig dokumentasjon og prosedyrer for miljøstyring er etablert. Samtidig gis det noen anbefalinger. Administrerende direktør konkluderer med at dette gir et godt grunnlag for videre målrettet utvikling av selskapets miljøstyringssystem. Det er lagt en plan og avsatt dedikerte ressurser for gjennomføring av anbefalingene i forkant av sertifiseringsrevisjon i april Dette skal sikre sertifisering innen fristen fra eier, som er innen utgangen av Styret vil orienteres om prosessen når sertifiseringen er sluttført. 1. Styret tar fremlagt rapport fra internrevisjonen med vurderinger og anbefalinger til etterretning. 2. Ny sak legges frem for styret etter første gjennomgang med akkrediteringsselskapet. Sak : Årsberetning og regnskap 2013 Årsberetning og regnskap 2013 fremlegges. Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap for 2013 Side 3 av 6

4 Sak : Oppfølging av oppdragsdokument 2014 Pasientreiser ANS I tillegg til lover, forskrifter, selskapsavtale mv. styres Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS gjennom virkemidler forvaltet av de fire regionale helseforetakene som selskapets eiere. I oppdragsdokumentet for 2014 stiller eierne bl.a. krav til ivaretakelse av sørge for -ansvaret innenfor pasientreiseområdet og klargjør tildelingen av midler og ressursgrunnlag. Saken legges frem for styret for å gjøre styret kjent med oppdraget fra eierne, hvordan administrerende direktør vil følge dette opp og hvordan rapportering vil skje. Oppdragsdokumentet overlevert fra eier i selskapsmøte følger som vedlegg til denne saken. Det legges til grunn at oppfølging av oppdragsdokumentet vil skje som i 2013, dvs med en midtveisrapportering til styret i septembermøtet før endelig tilbakemelding skjer gjennom Årlig melding for De samlede tiltak som er etablert i forhold til oppfølging av styrende dokumenter er en del av internkontrollsystemet som selskapet har etablert for å ivareta god virksomhetsstyring. Med henvisning til ovenstående anbefaler administrerende direktør at styret tar oppdragsdokumentet for 2014 for Pasientreiser ANS til etterretning. 1. Styret tar oppdragsdokument 2014 for Pasientreiser ANS til etterretning. 2. Styret ber om å bli orientert om gjennomføringen av oppdraget i den ordinære rapporteringen i juni og oktober samt gjennom årlig melding. Sak : Prosess for valg av internrevisor fra 2015 og eventuell revidering av instruks for internrevisjonen Saken beskriver forslag til prosess for revidering av instruks for selskapets internrevisjon samt valg av internrevisor for årene Saken er utarbeidet i et samarbeid mellom internrevisjonen og Pasientreiser ANS. 1. Styret ber konsernrevisjonen, Helse Sør-Øst om å gjennomføre avklaring av evt revidering av instruks for internrevisjonen i Pasientreiser ANS sammen med de øvrige RHF-enes internrevisjoner. 2 Styret ber om at det fremlegges sak om evt revidert instruks samt forslag om internrevisor for perioden til styremøtet Sak : Styringsindikatorer 2014 Denne saken omhandler administrerende direktørs forslag til sju KPIer og målbilder for Disse er basert på styrets signaler gjennom strategiplanen og er i hovedsak en videreføring av fokusområder fra Det forslås justering av KPI for tilstedeværelse fra 95% til 94%. I tillegg blir det foreslått en ny KPI knyttet til Side 4 av 6

5 Målet er å videreutvikle etablert målstruktur i selskapet med utgangspunkt i vedtatt strategi og andre overordnede føringer. Videre vil man gjennom systematisk utvikling av rapportering på målene gi et stadig bedre grunnlag for de beslutninger som skal tas for å nå de vedtatte målsettinger. Rapporteringen for 2014 vil skje tilknyttet tre overordnede perspektiv og tilknyttede målsettinger: Brukerperspektiv (enklere løsninger, sikre likebehandling og kvalitet) Kundeperspektiv (stabile og kostnadseffektive leveranser, samhandling og kvalitet) Effektiv drift (målbar kostnadseffektivisering og kvalitet) I tillegg til definerte KPI-er vil det bli rapportert på en del andre områder som ledd i den ordinære virksomhetsrapporteringen. Styret tar forslagene til styringsindikator og mål for 2014 til etterretning og ber om at man opprettholder 95% som mål på tilstedeværelse og justerer mål for klageandel til 15%. Sak : Status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å ta den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. januar 2014 til orientering. Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m til orientering. Sak : Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Styreleders orientering Styreleder orienterte om den årlige egenevaluering av styret og evaluering av administrerende direktør. Side 5 av 6

6 Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende saker: - Styreseminar for RHF-enes felleseide selskaper 19. mai Endring av dato for styremøte i juni - Svar fra Acando på brev vedr etterlevelse av databehandleravtalene (muntlig) - Behov for å styrke ressurs- og kompetansebehovet med prosjektledere i Pasientreiser ANS (muntlig) - Aktuelle utfordringer i prosjekt Mine pasientreiser (muntlig) - Klage vedr håndtering av personopplysninger formulert i brev fra datatilsynet (muntlig) Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Temasak Temasak Produktivitetsmål og utvikling, Pasientreiser ANS ble gjennomgått. Per Karlsen Nestleder Kristoffer Plocinski Reidun Rømo Berit Grønning Nielsen Roy Smelien Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 6