Møteprotokoll for styret i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF

Transkript

1 Møteprotokoll for styret i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Styre Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Møtedato Møtested Radisson Blu Airport Hotell, Gardermoen Tid Møteleder Steinar Marthinsen Referent Anita Østlund Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Trond M. Elsbak, styremedlem, Helse Nord RHF Anne Cathrine Braarud,, Helse Sør-Øst RHF Roar Schytte, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Tor Kristian Hansen, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Jan Vilnes, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Forfall: Geir Henning Joten, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Fra Administrasjonen deltok: Lars Erik Tandsæther, Administrerende direktør, HDO HF Ketil Are Lund, Direktør virksomhetsstyring og strategisk utvikling Morten Korslund, Leder for Økonomi, administrasjon og HR, HDO HF Arve Haugseth, Kvalitetsansvarlig, HDO HF Anita Østlund, Avd.leder for Kunde- og brukerforvaltning, HDO HF Innkalling og saksliste ble godkjent. 1

2 Saker som ble behandlet: Sak Godkjenning av protokoll fra styremøtet 3. februar 2016 Protokoll fra styremøtet 3. februar 2016 fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 3. februar Sak Virksomhetsrapportering Følgende områder ble fremlagt under virksomhetsrapporten: Økonomi, administrasjon og HR Drift og brukerstøtte av kontrollrom, radioterminaler, nødnett og nasjonalt legevaktsnummer Kunde- og brukerforvaltning Teknologi forvaltning Nødnett innføring Øvrige prosjekter Administrerende direktør er fornøyd med den økonomiske utviklingen for Kostnader og investeringer følger budsjett og prognoser. Det er imidlertid utfordrende at prognosen til HDO er økt med 10 mnok ifht godkjent budsjett, som en konsekvens av at de regionale helseforetakene i 2015 fakturerte HDO for mer enn hva som var signalisert i Administrerende direktør mener at driftssituasjonen fremdeles er håndterbar, men at det totale risikobildet er meget bekymringsfullt. Prosjektet kjøres med svært høy risiko og en av disse risikoområdene har inntruffet. Framdriften i nødnettprosjektet er utfordrende, siden Helsedirektoratet med bakgrunn i en teknisk feil i leveransene har anbefalt å ikke produksjonssette flere legevaktsentraler eller akuttmottak på nødnett. Feilrettingen viser endelig resultater og volum på feil er nå kraftig redusert. Estimert oppstart videre utrulling er etter påske. Antall nye feil registrert viser en vekst i tråd med prognosene. Dette er en utfordrende situasjon for HDO, og vil være meget utfordrende for den totale ressurssituasjonen i Administrerende direktør har iverksatt tiltak med å flytte ressurser fra prosjekt til drift i en periode, inntil innføringsprosjektet kommer i gang igjen. Dette er et midlertidig tiltak som avhjelper håndteringen av innmeldte saker noe. Leverandøren følger ikke opp, eller retter feil, i tråd med kontrakt og forventninger HDO og HDOs brukere har, og administrerende direktør jobber for å intensivere oppfølgingen av eskalerte feil med DNK. Administrerende direktør er bekymret for at det ikke foreligger avtaler med leverandør om anskaffelse av radioterminaler, om videre forvaltning og support til helses kontrollromsløsninger, samt at finansiering av nødvendige oppgraderinger av nødnett i drift og forvaltningsfasen ikke er avklart. Dette vil bli en risiko som fra 2017 vil kunne medføre en voksende risiko for helses bruk av nødnett. Administrerende direktør viderefører dialogen med Helsedirektoratet og DnK for å vurdere hvilke videre tiltak som kan iverksettes for å håndtere den utfordrende situasjonen i drift og innføringsprosjektet. 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning. 2

3 Sak Oppdragsdokument 2016 Administrerende direktør presenterte Oppdragsdokument Styret tar Oppdragsdokument 2016 til etterretning. 2. Styret ber om at administrerende direktør sørge for at bestillingene i oppdragsdokumentet blir innarbeidet i HDOs virksomhetsplan. 3. Styret ber om en midtveisrapportering på styremøtet i september. Sak Årsberetning og Årsregnskap 2015 Administrerende direktør presenterte Årsberetning og Årsregnskap Styret godkjenner fremlagte årsberetning og årsregnskap. Sak Økonomisk langtidsplan I styremøte 3.februar 2016, sak Økonomisk langtidsplan, vedtok Styret følgende: 1. Styret ber administrerende direktør oversende innspill til budsjett 2017 på totalt 193,5 mnok til eierne. 2. Styret tar saken til foreløpig orientering, og ber administrerende direktør videreutvikle økonomisk langtidsplan i henhold til innspillene gitt i møtet. 3. Styret ber om å få økonomisk langtidsplan til behandling i neste styremøte. Den økonomiske langtidsplanen (ØLP) er videreutviklet i tråd med innspillene i styremøtet, og tydeliggjør nå de kostnader som er direkte relatert til drift og forvaltning av nødnett, men viser også hvilke kostnader HDO planlegger med for å ivareta helsetjenestens behov for videre utvikling, drift og forvaltning. Administrerende direktør mener at planen beskriver de to områdene som en økonomisk langtidsplan må dekke. Dette er kostnadene HDO påføres for drift og forvaltning av nødnett i helsetjenestene, samt de kostnadene som HDO må budsjettere med for å sikre utvikling av HDO i henhold til strategi og oppdrag gitt fra eierne, herunder at de tjenestene HDO leverer er i tråd med kravene til prehospitale tjenester. ØLP inneholder en usikkerhet ifht videre kostnadsutvikling, både i forhold til eierskap og forvaltning av nødnett, og totale kostnader for nye tjenester videre. Endelig beslutning om eierskap og forvaltning i nødnett er løftet til Helse og Omsorgsdepartementet, og HDO avventer tilbakemelding på dette. Pågående anskaffelsesprosjekter og konseptarbeider (i regi av Nasjonal IKT og de regionale helseforetakene) må gjennomføres før endelig kostnadsfordeling kan gjøres, og hvordan dette vil påvirke HDOs ØLP ifht hvilke drifts- og forvaltningskostnader HDO vil påføres. Videre mener administrerende direktør at planen vil være et godt utgangspunkt for videre dialog med eiere, brukere og andre aktører ifht drift, forvaltning og videre utvikling av tjenestene i den medisinske nødmeldetjenesten. Finansieringen av HDO er avhengig av avklaringer med eierne og Helse- og 3

4 Omsorgsdepartementet, og administrerende direktør mener ØLP vil være et godt utgangspunkt for videre avklaringer. 1. Styret vedtar drift av nødnett, forvaltning av nødnett samt opplæring som baseline i forelagt Økonomisk langtidsplan for Styret tar videre til foreløpig etterretning de oppgaver som er forespeilet i perioden utover baseline hvor evt. senere vedtak kan påvirke Økonomisk langtidsplan. 3. Styret ser dette som et godt grunnlag for videre dialog med eierne om utvikling av Økonomisk langtidsplan. Sak ADs orientering Administrerende direktør redegjorde for følgende saker: 1. Status for avklaring rundt ansvar for eierskap, finansiering og forvaltning nødnett helse 2. Status for avklaring rundt HDOs ansvar for innføring og drift «ny teknologi for AMK» 3. Rapportering av forbruk på statlige midler til HOD 4. Rapportering til styringsgruppa for nødnett helse 5. Dialog med DNK 6. Dialog med Norsk Helsenett 7. Dialog med Cyberforsvaret 8. Revisjon av HDOs strategi 9. Oppslag i Oppland Arbeiderblad ifht innstill fra Helse- og omsorgskomiteen om Nasjonal Helse og sykehusplan. 10. Valg av ansattrepresentanter 1. Styret tar ADs gjennomgang til orientering. Sak Årsplan styresaker Årsplanen for styresaker ble fremlagt. 1. Styret tar saken til orientering. Eventuelt Ingen saker ble innmeldt under eventuelt. 4

5 Gardermoen, 17. mars 2016 Per Karlsen Nestleder Reidun Rømo Trond Elsbak Anne Cathrine Braarud Roar Schytte Tor Kristian Hansen Jan Vilnes Steinar Marthinsen Styreleder Anita Østlund Styresekretær 5