Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/04/15

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/04/15 SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtene og Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet og styremøte avviklet via e-post Skien, 16. april 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8

2 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato Møtested Tid: Møteleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Thon Hotell Opera, Oslo Kl Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Marit Brokke, (vara for Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS ) Forfall: Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Tove Skjelvik, Helse Nord RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS ) Fra regionale brukerutvalg deltok: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Fra kl Fra revisjonen deltok: Revisor Terje Kjær Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass. direktør, Pasientreiser ANS Elisabeth G. Vingereid, leder virksomhetsstyring, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent Ingen saker ble innmeldt til eventuelt Side 2 av 8

3 Saker som ble behandlet: Sak : Godkjenning av protokoll fra styremøtet og styremøte via e-post Protokoll fra styremøtene og fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet og styremøte avviklet via e-post Sak : Årsberetning og regnskap 2015 Årsberetning og regnskap 2014 fremlegges. Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap for Sak : Virksomhetsrapportering pr 28. februar 2015 Rapporteringen for januar og februar viser gode resultater på selskapets leveranser samtidig som det har vært en høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 28.februar 2015 til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 28. februar 2015 til etterretning. Sak : Oppfølging av oppdragsdokument 2015 Pasientreiser ANS I tillegg til lover, forskrifter, selskapsavtale mv. styres Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS gjennom virkemidler forvaltet av de fire regionale helseforetakene som selskapets eiere. I oppdragsdokumentet for 2015 stiller eierne bl.a. krav til ivaretakelse av sørge for -ansvaret innenfor pasientreiseområdet og klargjør tildelingen av midler og ressursgrunnlag. Saken legges frem for styret for å gjøre styret kjent med oppdraget fra eierne, hvordan administrerende direktør vil følge dette opp og hvordan rapportering vil skje. Oppdragsdokumentet overlevert fra eier i selskapsmøte følger som vedlegg til denne saken. Det legges til grunn at oppfølging av oppdragsdokumentet vis a vis styret vil skje som tidligere, dvs med en midtveisrapportering til styret i septembermøtet før endelig tilbakemelding skjer gjennom Årlig melding for De samlede tiltak som gjennomføres i forhold til oppfølging av styrende dokumenter er en del av internkontrollsystemet som selskapet har etablert for å ivareta god virksomhetsstyring. Med henvisning til ovenstående anbefaler administrerende direktør at styret tar oppdragsdokumentet for 2015 for Pasientreiser ANS til etterretning. Side 3 av 8

4 1. Styret tar oppdragsdokument 2015 for Pasientreiser ANS til etterretning. 2. Styret ber om å bli orientert om gjennomføringen av oppdraget i den ordinære rapporteringen som beskrevet i saken samt gjennom årlig melding. Sak : Handlingsplan, revisjon av tilgangsstyring og relaserutiner, NISSY I styremøtet 22. januar 2015 sak Rapport fra internrevisjonen om oppfølgingsrevisjon vedr tilgangsstyring NISSY og test- og releaserutiner NISSY ble det redegjort for internrevisjonens konklusjoner og anbefalinger. Av vedtaket fremgikk bl.a. at styret ba om at det ble utarbeidet en handlingsplan for funnene/områdene som skulle lukkes. Administrerende direktør legger til grunn at vedlagte handlingsplan skal følges opp i henhold til det ansvar som er tillagt selskapet. 1. Styret tar fremlagt handlingsplan til etterretning. 2. Styret forutsetter oppfølging av tiltakene i henhold til handlingsplanen og ber om tilbakerapportering på utførte tiltak innen juni Sak : Budsjett for gjennomføringsfase prosjekt Mine pasientreiser og status pr I påvente av AD-møtets behandling av direktiv for gjennomføringsfasen i AD-møte samt usikkerhet knyttet til fremdrift av lovbehandling, har styret iht. fullmakt fra AD-møtet frem til nå bevilget økonomiske rammer for en begrenset periode av prosjektgjennomføringen. Etter godkjenning av direktiv for gjennomføringsfasen med budsjett i AD-møtet , anbefales det å godkjenne nye økonomiske rammer som dekker hele prosjektperioden iht. direktivet. Leveransene i delprosjekt teknologi og utvikling vurderes å være i henhold til plan og kostnader. Hovedmilepælen , hvor utvikling skal være ferdig, vurderes å være i rute, til tross for et stramt tidsskjema og behov for mange avklaringer knyttet til prosess og regelverk. Det er imidlertid identifisert økt usikkerhet knyttet til registerutvikling. Nødvendig fremdrift på forbedringer av eksterne registre vurderes som den viktigste risikoen på nåværende tidspunkt og er nærmere beskrevet under punkt 7D og 8. Tidsplan for design av løsningen på helsenorge.no er noe endret, men dette vurderes foreløpig ikke å ha innvirkning på teknisk utvikling som planlegges startet etter påske. Prosjektet har i perioden fokusert på planlegging og detaljplanlegging av gjennomføringsfasen. Ansvarlige for delprosjekter og leveranser er definert, og det utarbeides milepælsplaner og aktivitetsplaner, samt at interne og eksterne avhengigheter dokumenteres. 1. Med bakgrunn i godkjenning fra AD-møtet og styringsgruppens anbefaling godkjenner styret et budsjett for gjennomføringsfasen på totalt 56,950 millioner kroner knyttet til utvikling av teknologisk løsning og drift av prosjektet. 2. Styret ber om at evt behov for å benytte avsatt reserve forelegges for styret. 3. Styret tar statusrapporten til etterretning. Side 4 av 8

5 Sak : Status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å ta den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. januar 2015 til orientering. Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m til orientering med innspill gitt i møtet. Sak : Nasjonal brukerundersøkelse 2014-reiser med rekvisisjon Foreliggende sak presenterer resultatene fra den nasjonale brukerundersøkelsen for 2014 på området reiser med rekvisisjon. Resultatene fra undersøkelsen viser overordnet at brukerne er godt fornøyd med dagens pasientreisetilbud, og opplever transporten som forsvarlig. Den viser også at det er liten variasjon mellom regionene. Styret tar gjennomgangen om nasjonal brukerundersøkelse til orientering Sak : Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Temasak Styret fikk en orientering om den årlige egenevaluering av styret og evaluering av administrerende direktør. Denne vil bli nærmere gjennomgått i neste styremøte. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende saker: - Prosess for oppnevning av styremedlemmer og observatører Styrets studietur til København april Beslutning i AD-møtet om refusjon av reiseutgifter for deltakere i kliniske studier - Henvendelse fra eierstyringsgruppen vedr årlig melding 2014 for Pasientreiser ANS Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Side 5 av 8

6 Per Karlsen Nestleder Kristoffer Plocinski Reidun Rømo Marit Brokke Tove Skjelvik Berit Grønning Nielsen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 8

7 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato Møtested Tid: Styreleder Referent Behandling via e-post Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Tove Skjelvik, styremedlem, Helse Nord RHF Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Marit Brokke (vara for Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS) Fra brukerutvalg deltok: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra brukerutvalg, Helse Nord Forfall: Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 7 av 8

8 Saker som ble behandlet: Sak : Godkjenning av innkalling til selskapsmøte Styret inviteres til å godkjenne innkalling til selskapsmøte i Helseforetakene senter for pasientreise ANS. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner fremlagt innkalling til selskapsmøte Per Karlsen Nestleder Berit Grønning Nielsen Reidun Rømo Kristoffer Plocinski Marit Brokke Tove Skjelvik Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 8 av 8