Saksframlegg. Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 10/06/2015

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 10/06/2015 SAK NR Statusrapportering prosjekt Mine pasientreiser per Forslag til vedtak: Styret tar statusrapporten til etterretning. Skien, 3. juni 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger Rapporteringen omfatter april måned og er spesielt rettet mot selskapets ansvarsområder som systemeier sikre nødvendig teknologiutvikling bidra med interne ressurser i den øvrige prosjektgjennomføringen økonomirapportering på utvikling og drift mot styregodkjente budsjettrammer Fremdriften på utvikling av PRO og PRIMO vurderes å være i henhold til plan og hovedmilepæl 3 ( ) hvor utvikling skal være ferdig, og vurderes fremdeles å være realistisk. Det er fortsatt usikkerhet knyttet til fremdrift på nødvendig registerutvikling som kan påvirke fremdriften på utviklingen av PRO og PRIMO. Som følge av eksisterende usikkerheter i prosjektet, er det økt sannsynlighet for at endelig utviklingskostnad vil overskride prosjektets tildelte budsjettrammet. Estimatet for total utviklingskostnad er per 30. april 2015 på 46,5 millioner kroner, dvs. 2,5 millioner kroner over prosjektets budsjett. Det jobbes med å identifisere ytterligere tiltak for å redusere estimatet. Administrerende direktør anbefaler at styret tar statusrapporteringen per 30. april 2015 til etterretning. 2. Overordnet status for Mine pasientreiser mot milepæl 2 ( ) Stortingets helse- og omsorgskomité avga sin midlertidige innstilling til endringer i pasient-og brukerrettighetsloven den 28. mai og lovendringen skal etter planen behandles i Stortinget den 4. juni Nr. Milepæl Dato Status 0 Når gjennomføringsfasen er startet MP1 Når regelverksproposisjonen er lagt frem DMP1: Forslag til regelverksendring er lagt frem DMP2: Prosjekt- og milepælsplan er utarbeidet DMP3: Prosjektets ressurser for gjennomføringsfasen er avklart MP2 Når regelverksendring er vedtatt MP3 Når utvikling er avsluttet og ny løsning er klar for test MP4 Når opplæring er gjennomført MP5 Når ny løsning er ferdig testet og klar for idriftsettelse MP6 Når ny løsning er implementert MP7 Når prosjektrapport er godkjent og prosjektet er overlevert til linjen Nærmere status på delprosjekt Teknologi og Utvikling Rapporteringen omfatter den samlede teknologiutvikling i regi av Pasientreiser ANS og Helsedirektoratet og er en status per 30. april 2015 i henhold til etablerte planer. Side 2 av 6

3 Sammendrag: Leveranser Status per Fremdrift Kvalitet Kost MP 3 september A. PRO Sprint 12* av 18 pågår B. PRIMO Sprint 8** av 14 pågår C. Helsenorge.no Sprint 1*** av 7 pågår D. Registerutvikling Arbeidet pågår * Sprint 12 avsluttet ** Sprint 8 avsluttet *** Sprint 1 avsluttet Utviklingsløpene går så langt som planlagt, med unntak av en liten forsinkelse på integrasjon mellom PRO og PRIMOs testmiljøer. Utfordringen knyttet til meldingsutvekslingen mellom helsenorgeplattformen og PRIMO er i prosess, og forventes avklart i løpet av juni. Prosjektet har identifisert økt sannsynlighet for at samlede utviklingskostnader for PRO/PRIMO vil bli høyere enn budsjett, jf. punkt 5. Det er fremdeles usikkerhet knyttet til datakvalitet og tiltak for registerutvikling. Det pågår analyser av dagens datakvalitet i registrene og foreløpige resultater planlegges presentert i styringsgruppemøte den 3.juni. Helsedirektoratets interne styringsgruppe vil følge opp med aktuelle tiltak for å redusere sannsynligheten for at usikkerhetene inntreffer. 4. Risikovurdering per ultimo mai Det er foretatt en ny risikovurdering for prosjektet per primo mai 2015, som ble oppdatert og behandlet i prosjektgruppemøtet 21. mai Den samlede risikoen i prosjektet vurderes å ha økt siden forrige rapportering i forhold til delmilepæl og arbeidsmål om oppstart Dette er spesielt relatert til omdømmerisiko, dvs. at ved lansering av ny tjeneste oppleves den ikke å ha riktig kvalitet fra brukersiden. Sentrale risikoreduserende tiltak vil være å sikre nødvendig datakvalitet i registrene og gjennomføre tilstrekkelig testing. Den nye vurderingen viser at prosjektet har definert én ny risiko per primo mai. Det er risiko nr. 9 manglende fremdrift, som er knyttet til tidspunkt for beslutning om fremtidig organisering. Utover å definere denne nye risikofaktoren, er det gjort én justering i risikovurderingen for øvrig. Risiko nr. 2 økte utviklingskostnader PRO/PRIMO er fremdeles vurdert å være innenfor gul kategori, men er noe oppjustert på grad av sannsynlighet. Etter innspill fra prosjektleder, og gjennomgangen i prosjektgruppemøtet 21. mai 2015, ble ytterligere to risikofaktorer justert. Risiko nr. 6 svekket omdømme er fremdeles vurdert å være innenfor gul kategori, men er justert på grad av konsekvens fra liten til alvorlig. Risiko nr 7. manglende bruk av ny løsning (kvalitet) er justert fra grad av sannsynlighet fra liten til moderat. Side 3 av 6

4 5. Økonomirapportering delprosjekt utvikling Pasientreiser ANS utviklingskostnader med kommentarer AD- møtet godkjente den budsjett for gjennomføringsfasen. Etter fullmakt fra AD-møtet, godkjente styret i Pasientreiser ANS den ny budsjettramme for hele utviklingsfasen på 44,050 millioner kroner. I tillegg ble det godkjent inntil 2,9 millioner kroner knyttet til integrasjons- og datakvalitetstiltak i regi av HDIR. Sistnevnte budsjettpost er ikke benyttet per og forventet kostnad er heller ikke kalkulert enda. For å ta høyde for usikkerhet er det i tillegg en reserve på 6,6 millioner kroner som disponeres av styret i Pasientreiser ANS. Status per Utvikling av funksjonalitet i løsningen er per iht. plan, men gjennomført re-estimering viser at det har kostet noe mer å utvikle enn opprinnelig estimert. Estimatet for total utviklingskostnad er per på 46,5 millioner kroner, dvs. 2,5 millioner kroner over tildelt prosjektbudsjett.. Merkostnadene er i hovedsak knyttet til utvikling av PRO i regi av Acando. Mot opprinnelig budsjett er det et akk. merforbruk på 0,7 millioner kroner pr 30.4, det vil si uforandret siden Regionale helseforetak Sum utviklingskostnad, PRO3.0, PRIMO, NHN, ekstern bistand og interne timer *Tall oppgitt i tusen NOK eksklusiv merverdiavgift Budsjett Forbruk per % av Estimat I % av totalt * total totalt budsjett % ,5 % Som følge av eksisterende usikkerheter i prosjektet, vurderes sannsynligheten for at endelig utviklingskostnad vil overskride budsjettet som økt, men at ev. overskridelser vil være innenfor usikkerhetsavsetningen på 6,6 millioner kroner. Det jobbes med å identifisere ytterligere tiltak for å redusere estimatet, se kommentarer under. Kommentar til nytt estimat: Side 4 av 6

5 Det er i løpet av april gjennomført møter med leverandører av PRO og PRIMO for å gjennomgå estimater på funksjonsområder, status og ev. endringer i teknisk- eller funksjonelt innhold, siden opprinnelig estimat i november Formålet er, etter å ha fått mer kunnskap og innsikt i teknisk løsning, å få en oversikt over gjenstående arbeid frem til testfasene er gjennomført ultimo desember Estimatet foretatt i november 2014 ble gjort med stor usikkerhet, da mange forutsetninger og avklaringer med avhengigheter til teknisk løsning ikke var på plass. Spesielt gjelder dette avklaringer på følgende områder: Innhold i ny lov og forskrift o Usikkerhet om innhold i ny lov og forskrift har medført større grad av fleksibilitet i steg for automatisk saksbehandling og regelmotor Kontrollstrategi o Som en konsekvens av at kontrollstrategi ikke er definert er det tatt høyde for konfigurerbare parametere i større grad enn hvis strategi for kontroll var definert Roller i fagsystemet og organisering o Arbeidet med å utarbeide blant annet brukergrensesnitt i PRO3.0 har blitt en større jobb enn først antatt grunnet uavklarte roller og organisering Registerintegrasjoner o Integrasjoner mot registre og tilgjengelige data i registre er spesifisert i større grad etter at utvikling er påstartet. Dette har resultert i merarbeid for utviklingsarbeidet av både PRO3.0 og PRIMO Teknisk løsning er som en følge av dette,utviklet med større grad av fleksibilitet enn beskrevet i løsningsbeskrivelsen. Samtidig har tilpasningene også vært en forutsetning for å kunne starte utvikling tidlig før ulike problemstillinger avklares. Alle funksjonsområder er gjennomgått med leverandører, og endringer mot opprinnelig estimat er identifisert. Arbeidet er ikke avsluttet, men for utviklingskostnadene totalt viser gjennomgangen en estimert utviklingskostnad per på totalt 46,5 millioner kroner. Prosjektet jobber med følgende tiltak: En reallokering av ressurser mellom PRO, PRIMO, NHN, eksterne og interne timer er gjennomført og har redusert avviket mellom opprinnelig budsjett og nytt estimat. Endring av scope på funksjonsområder pågår og er ikke medregnet i nytt estimat. Arbeidet med å re-estimere funksjonsområder hvor scoping er foretatt, er sendt til kalkulering hos leverandør. Øvrige identifiserte usikkerheter som kan gi økte utviklingskostnader (ikke med i estimatet): Senere oppstartstidspunkt enn for ny løsning Trinnvis oppstart/utrulling av ny løsning Endringer som påvirker gjenværende utvikling samt testfaser Løsning på meldingsutvekslingstjeneste helsenorge.no og PRO3.0/ PRIMO 6. Økonomirapportering drift av prosjektet eksterne ressurser AD- møtet godkjente den budsjett for gjennomføringsfasen. Etter fullmakt fra AD-møtet, godkjente styret i Pasientreiser ANS den ny budsjettramme for hele gjennomføringsfasen på 8 millioner kroner for ekstern støtte. Side 5 av 6

6 Hittil i år er det et positivt avvik på 6,4 prosent ift. budsjett. Ekstern prosjektstøtte Budsjett Forbruk per * % av budsjett Sum kostnad ,6 % 7. Økonomirapportering drift av prosjektet interne ressurser Ressursbidraget frem til ligger fortsatt noe lavere enn budsjettet. Ressurser fra Pasientreiser ANS Det akkumulerte ressursbidraget frem til er 9 prosent lavere enn budsjett. Ved månedsskiftet april/mai er det rapportert 2577 timer, mot et totalt budsjett i perioden på 2844 timer. Rapporterte timer i prosjektet har økt noe de siste ukene, og forventes å øke i større grad i henhold til aktivitetsplanen og leveransene. 8. Administrerende direktørs vurdering Prosjekt Mine pasientreiser er inne i en fase med høy aktivitet, noe som bl.a. medfører stor ressursinnsats fra en rekke ansatte i Pasientreiser ANS, i tillegg til de eksterne ressursbidragene. Utviklingen vurderes å være iht. plan pr Kostnadene til utvikling estimeres å bli noe høyere enn tildelt ramme til prosjektet, men er fortsatt innenfor styrets tildelte budsjettramme fra AD-møtet. Styret vil bli holdt orientert om videre utvikling i prosjektet og involvert ved behov, f.eks. i tilknytning til kommende milepæler med betydning for selskapet. Side 6 av 6