Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2/2015

Transkript

1 Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2/2015 Revisjon av intern styring og kontroll knyttet til gjennomføring av prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning, samt utvalgte områder for prosjektet Mine Pasientreiser Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 1 av 15

2 Tidsrom for revisjonen Virksomhet Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Rapportmottaker Styret v/ styreleder Kopi (endelig rapport) Administrerende direktør Rapportavsender Internrevisjonen Oppdragsgiver Styret Oppdragsleder Nils Harald Børve Revisjonsteam Ole Willy Fundingsrud Kundevarlig Tove Kolbeinsen Innholdsfortegnelse 1. Sammendrag Kort om området som skal revideres Formål, problemstillinger og metode Revisjonskriterier Vurderingskriterier Oppsummering av funn Vedlegg Informasjonsgrunnlag Gjennomførte intervjuer Saksgang Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 2 av 15

3 1. Sammendrag Hovedfunn Internrevisjonen har gjennomført en revisjon av intern styring og kontroll med utgangspunkt i to utvalgte prosjekter ved Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS (Pasientreiser ANS). Fokus har vært på i hvilken grad Pasientreiser ANS har etablert prosjektmetodikk i samsvar med Prosjektveiviseren og hvordan det enkelte prosjekt har gjennomført nødvendige aktiviteter for å sikre god styring og kontroll. I prosjektet samkjøring og alternativ bestiller løsning har fokuset i hovedsak vært rettet mot etterlevelse av Prosjektveiviseren. I prosjektet Mine Pasientreiser her internrevisjonen i hovedsak sett på generell styring og kontroll innenfor Pasientreiser ANS sitt ansvarsområde. Det er Internrevisjonens vurdering at Pasientreiser ANS har innført og følger en prosjektmetodikk med tilhørende støtteverktøy i samsvar med Prosjektveiviseren. Samkjøring og alternativ Internrevisjonens vurdering er at det er observert svakheter i styring og kontroll i prosessen som er kartlagt. Det bør settes i verk tiltak. Prosjektet har etter vår vurdering svakheter knyttet til beskrivelse av roller og ansvar, ressursstyring, risikohåndtering og rapportering. Mine pasientreiser: Det er ikke observert vesentlige feil og/eller svakheter i styring og kontroll i prosessen. Det er ikke behov for tiltak. Prosjektet har etter vår vurdering etablert styrings- og prosjektdokumentasjon som sikrer god styring og kontroll. Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 3 av 15

4 Konklusjoner Problemstilling 1: I hvilke grad er det etablert et godt Prosjektdesign Anbefalinger Problemstilling 1: I hvilke grad er det etablert et godt Prosjektdesign Rollen til Pasientreisers ANS ledelse og styre er ikke beskrevet i styringsdokumentet for Samkjøring og alternativ bestillerløsning. Dette til tross for de er sterke premissgivere og beslutningstakere i prosjektet. Vi anbefaler at Pasientreiser tilpasser Styringsdokumentet mer til egen organisering og tydeliggjør deres mandat og ansvar. I styringsdokumentet fremkommer det at det skal fastsettes toleransegrenser for endringer og risikoer i prosjektet. Internrevisjonen kan ikke se at dette er beskrevet. Vi anbefaler at toleransegrenser for endring og risiko inntas som en del av styringsdokumentet i samsvar med Prosjektveiviseren For prosjektet Mine pasientreiser er det etablert styrings- og prosjektdokumentasjon i henhold til god prosjektmetodikken. Problemstilling 2. I hvilke grad etterlever Pasientreiser ANS god praksis for prosjektstyring Problemstilling 2. I hvilke grad etterlever Pasientreiser god praksis for prosjektstyring For prosjektet Samkjøring og alternativ bestillerløsning har prosjektleder til dels hatt en ganske operativ rolle i prosjektet og rollen som prosjektleder har til tider blitt nedprioritert som følge av andre oppgaver i prosjektet. Dette vises også på dels manglende dokumentasjon på prosjektmappen Det blir ikke rapportert på risikoer som er identifisert i styringsdokumentet hverken i prosjektstatus eller i styringsgruppemøte. Gevinstrealiseringen bygger i stor grad på den forutsetning at HFene tar i bruk systemene som planlagt. Hvordan gevinstrealisering ute i HFene skal realiseres er lite omtalt i selve prosjektdokumentasjonen For prosjektet Mine pasientreiser er det fortløpende blitt utarbeidet prosjektdokumentasjon som har sikret god styring og kontroll i prosjektet. Internrevisjonen anbefaler at det settes av tilstrekkelig tid til prosjektadministrasjon i gjennomføringen og at risikoer knyttet til ressursmangel (inkl. prosjektstøtte og fagressurser) tas frem i usikkerhetsanalysene. Internrevisjonen anbefaler bedret rapportering på prosjektrisikoer gjennom hele prosjekttiden. Internrevisjonen anbefaler at en utarbeider en plan for hvordan en kan sikre at systemet blir implementert på en måte som sikre ønsket gevinstrealisering. Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 4 av 15

5 2. Kort om området som skal revideres Beskrivelse av område/prosess som er revidert Revisjonen fokuserer på styring og kontroll i pågående prosjekter. Hovedfokus vil være på prosjektet Samkjøring og alternativ bestillerløsning, men utvalgte områder i prosjektet Mine Pasientreiser vil også inngå. Vurderingen skal bidra til forbedret prosjektstyring. Målsettinger for området/prosessen som er revidert En stadig større del av Pasientreiser ANS sin virksomhet er knyttet til prosjektgjennomføringer. Pasientreiser ANS har tatt i bruk DIFI sin prosjektstyringsmetodikk og det er en målsetting å stadig utvikle og forbedre egen prosjektstyring iht. metodikken. Dette skal bidra til at Pasientreiser ANS kan gjennomføre prosjektleveranser i henhold til mål og forventninger. Begge prosjektene er pågående og revisjonen er innrettet mot planleggings- og gjennomføringsfasen. Avgrensninger Hovedfokuset har vært prosjektet Samkjøring og alternativ bestillerløsning. Revisjonen fokuserer både på prosjektdesign og etterlevelse av god praksis. For prosjektet "Mine pasientreiser" er revisjonen avgrenset til etterlevelse på styring og kontroll innenfor Pasientreiser ANS ansvar. Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 5 av 15

6 3. Formål, problemstillinger og metode Formål med revisjonen Problemstillinger som skal undersøkes Metode Revisjonen skal gi en vurdering av styring og kontroll i to pågående prosjekter. Det gjøres vurderinger av både a) Prosjektdesign b) Etterlevelse av god praksis for prosjektstyring Det er videre et formål at revisjonen skal kunne bidra til forbedret styring og kontroll; i de pågående prosjektene og generelt for Pasientreiser ANS prosjektgjennomføring. Følgende hovedproblemstillinger vil bli undersøkt: Samkjøring og alternativ A.1) Prosjektdesign: I hvilke grad er det etablert et godt Prosjektdesign i samsvar med Prosjektveiviseren? B.1) Etterlevelse: I hvilken grad etterlever prosjektet fastsatt prosjektmetodikk? C1.) Er det rom for forbedringer i prosjektstyringen Mine Pasientreiser A.2) Er det etabler nødvendige kontroller for å sikre god styring og kontroll i prosjektet? B.2) Etterleves fastsatte kontroller for god styring og kontroll i prosjektet? Revisjonen vil bli gjennomført ved hjelp av: Dokumentanalyse Intervju 4. Revisjonskriterier Revisjonskriterier Revisjonskriteriene, dvs. kriteriene som faktisk tilstand er vurdert opp mot, er utledet fra DIFIs prosjektstyringsmetodikk for offentlig sektor "prosjektveiviseren" og PRINCE2 som prosjektveiviseren bygger på. Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 6 av 15

7 5. Vurderingskriterier Vurderingskriterier Det er ikke observert vesentlige feil og/eller svakheter i styring og kontroll i prosessen. Det er ikke behov for tiltak. Det er observert svakheter i styring og kontroll i prosessen som er kartlagt. Det bør settes i verk tiltak. Det er observert vesentlige feil og/eller svakheter i intern styring og kontroll i prosessen. Det må settes i verk tiltak. 6. Oppsummering av funn Problemstilling 1: I hvilke grad er det etablert et godt Prosjektdesign Nr Kriterier Observasjon Vurdering/Anbefaling Det skal være etablert maler og rutiner som understøtter god styring og kontroll i prosjektgjennomføringen i samsvar med Prosjektveiviseren Det skal være etablert styringsdokumenter som beskriver rammene for Pasientreisers prosjekter. Observasjon 1, generelt for Pasientreiser ANS: Internrevisjonen observerer at Pasientreiser har veiledere, maler og instrukser som angitt i Prosjektveiviseren. Observasjon 2, generelt for Pasientreiser ANS: Internrevisjonen har inspisert en Sharepoint-løsning der pasientreiser har tilgjengeliggjort relevante maler og verktøy som understøtter fasene i prosjektveiviseren. Observasjon 1, generelt for Pasientreiser ANS: Internrevisjonen observerer og har inspisert styrende dokumenter som beskriver ulike prosjekter. Malene i DIFI veilederen er lagt til grunn og tar opp i seg alle relevante områder for å sikre god styring og kontroll. Se for øvrig observasjoner på viktige enkeltområder under. Det er ikke observert vesentlige feil og/eller svakheter i styring og kontroll i prosessen. Det er ikke behov for tiltak. Det er ikke observert vesentlige feil og/eller svakheter i styring og kontroll i prosessen. Det er ikke behov for tiltak. Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 7 av 15

8 6.1.3 Prosjektets ulike roller og ansvar skal være beskrevet Det skal være etablert en prosess for å håndtere endringer i prosjektet. Internrevisjonen observerer at prosjektorganiseringen er beskrevet i Styringsdokumentet, men rollen til Pasientreisers ledelse og styre er ikke beskrevet. Dette til tross for de er sterke premissgivere og beslutningstakere i prosjektet. Det framkommer ikke om prosjektstyret har en myndighet til å kunne støtte opp under sitt mandat. Internrevisjonen observerer at det er etablert en egen prosess for endringsstyring i styringsdokumentet som sikrer at endringer blir behandlet på en god måte. Observasjon 2, prosjekt Samkjøring og alternativ I styringsdokumentet fremkommer det at det skal fastsettes toleransegrenser for endringer og risikoer i prosjektet. Internrevisjonen kan ikke se at dette er beskrevet. Det er observert svakheter i styring og kontroll i prosessen som er kartlagt. Det bør settes i verk tiltak. Manglende beskrivelse av vesentlige aktører i prosjektet for samkjøring og alternativ bestillerløsning kan medføre uklarhet i hvilke myndighet som er gitt og av hvem viktige beslutning skal tas. Vi anbefaler at Pasientreiser tilpasser Styringsdokumentet mer til egen organisering og tydeliggjør deres mandat og ansvar. Det er observert svakheter i styring og kontroll i prosessen som er kartlagt. Det bør settes i verk tiltak. Manglende toleransegrenser for endringer og risikoer i prosjektet for samkjøring og alternativ bestillerløsning kan bidra til økt uklarhet i rammer og hva som skal rapporteres/håndteres. Vi anbefaler at toleransegrenser inntas som en del av styringsdokumentet i samsvar med Prosjektveiviseren. Punktet bør sees i sammenheng med pkt ifht. myndighet og ifht. Kriterier for usikkerhet Det skal være etablert prosedyrer og maler for håndtering av usikkerhet Internrevisjonen observerer at det er etablert en egen Det er observert svakheter i styring og kontroll i prosessen som er kartlagt. Det bør settes i verk tiltak. Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 8 av 15

9 6.1.6 Det skal være etablert gevinstrealiseringsplaner i prosjektene matrise for usikkerhetsstyring styringsdokumentet. Observasjon 2, prosjekt Samkjøring og alternativ I styringsdokumentet fremkommer det at det skal fastsettes toleransegrenser for endringer og risikoer i prosjektet. Internrevisjonen kan ikke se at dette er beskrevet utover "farger" i risikomatrisen. Internrevisjonen observerer at det er etablert egne dokumenter for gevinstrealisering. Manglende toleransegrenser for endringer og risikoer i prosjektet for samkjøring og alternativ bestillerløsning kan bidra til økt uklarhet i rammer og hva som skal rapporteres/håndteres. Vi anbefaler at toleransegrenser inntas som en del av styringsdokumentet i samsvar med Prosjektveiviseren. Punktet bør sees i sammenheng med pkt ifht. Myndighet/organisering. Det er ikke observert vesentlige feil og/eller svakheter i styring og kontroll i prosessen. Det er ikke behov for tiltak. Problemstilling 2. I hvilke grad etterlever Pasientreiser god praksis for prosjektstyring Nr Kriterier Observasjon Vurdering/Anbefaling Prosjektleder skal ivareta sin rolle som beskrevet for å ivareta god styring og kontroll i prosjektet. I gjennomgangen observerer internrevisor at all dokumentasjon knyttet til styringsgruppemøter m.m. ikke lå tilgjengelig i prosjektmappen og at prosjektområdet i varierende grad innehold all dokumentasjon. Dokumentasjon ble fremskaffet på forespørsel. Observasjon 2, prosjekt Samkjøring og alternativ Det er observert svakheter i styring og kontroll i prosessen som er kartlagt. Det bør settes i verk tiltak. Ansvaret til prosjektlederen skal bestå i å planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overvåke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Dersom Prosjektleder ikke får avsatt tid til å ivareta dette ansvaret øker risikoen for manglende styring og kontroll med prosjektet. Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 9 av 15

10 I intervjuer fremkommer det at prosjektleder til dels har at en ganske operativ rolle i prosjektet og rollen som prosjektleder har til tider blitt nedprioritert som følge av andre oppgaver i prosjektet. Internrevisjonen anbefaler at det settes av tilstrekkelig tid til prosjektadministrasjon i gjennomføringen og at risikoer knyttet til ressursmangel (inkl. prosjektstøtte og fagressurser) tas frem i usikkerhetsanalysene Det skal ha vært rapportert prosjektstatus løpende i prosjektperioden. Styringsdokument skal fungere som et levende basisdokument som prosjektstyret kan bruke for å vurdere fremdrift, emner og spørsmål om det pågående prosjektets levedyktighet. Internrevisjonen har inspisert seks månedlige statusrapporter for perioden til som tar opp i seg: - Fremdrift - Leveranser og kvalitet - Ressursbruk og team - Kommunikasjon og interessehåndtering - Gjennomførte og planlagte aktiviteter Observasjon 2, prosjekt Samkjøring og alternativ Internrevisjonen har inspisert fem saksgrunnlag og referater fra fem styringsgruppemøter i perioden og har observert at det for møtet ikke foreligger saksgrunnlag eller referat fra møtet. Observasjon 3, prosjekt Samkjøring og alternativ Vi har blitt fortalt at styringsdokumentet har blitt oppdatert ved flere anledninger uten at det foreligger Det er observert svakheter i styring og kontroll i prosessen som er kartlagt. Det bør settes i verk tiltak. Løpende rapportering i prosjektet bør være oppdatert, dokumentert og tilgjengelig for alle vesentlige møter og aktiviteter. Styringsdokumentet bør i større grad benyttes i samsvar med prosjektmetodikkens intensjoner. Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 10 av 15

11 6.1.9 Det skal foreligge og rapporteres på risikoer i prosjektet Planer for gevinstrealisering skal oppdateres for hver fase og når en oppdater ser endringer som kan påvirke gevinstrealiseringen. revisjonshistorikk eller tilstrekkelige revisjonsspor på at det er behandlet i styringsgruppemøter. Dokumentet viser således dårlig tidligere og nåværendestatus, planer og kontrollmekanismer i prosjektet. Internrevisjonen observerer at det ikke blir rapportert på risikoer som er identifisert i styringsdokumentet hverken i prosjektstatus eller i styringsgruppemøte. Internrevisjonen observerer at prosjektene har etablert en gevinstrealiseringsplan. For prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning bygger gevinstrealiseringen i stor grad på den forutsetning at HFene tar i bruk systemene som planlagt. Hvordan gevinstrealisering ute i HFene skal realiseres er lite omtalt i selve prosjektdokumentasjonen, men er diskutert i styringsgruppemøte Her er det anbefalt at det etableres et mottaksprosjekt. Internrevisjonen har ikke kunne finne utdypende dokumentasjon for at dette er gjort. Det er observert svakheter i styring og kontroll i prosessen som er kartlagt. Det bør settes i verk tiltak. Formålet med en initierende risikovurdering ved prosjektstart er å kunne identifisere og følge opp risikoer gjennom prosjektet. Manglende oppfølging av risikoer kan medføre at vesentlige risikoer ikke blir håndtert i gjennomføringen. Internrevisjonen anbefaler bedret rapportering på prosjektrisikoer gjennom hele prosjekttiden for prosjektet samkjøring og alternativ bestillerløsning Det er observert svakheter i styring og kontroll i prosessen som er kartlagt. Det bør settes i verk tiltak. Manglende mottaksprosjekt og tilstrekkelig fokus på de endringsstyring vil kunne medføre utfordringer med å oppnå ønsket gevinstrealisering. Internrevisjonen anbefaler at en utarbeider en plan for hvordan en kan sikre at systemet blir implementert på en måte som sikre ønsket gevinstrealisering. Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 11 av 15

12 7. Vedlegg 7.1 Informasjonsgrunnlag I forbindelse med revisjonen mottok internrevisjonen et omfattende dokumentasjonsunderlag. Under er de viktigste dokumentene som er benyttet for å underbygge de konklusjoner som er trukket i rapporten gjengitt. Dok Beskrivelse nr 0-1 Prosjektmetodikk - Prosjektveiviseren i Pasientreiser ANS.pptx - Dokumenter relevant for "Samkjøring og alternativ bestillerløsning 1-1 Foranalyserapport_Samkjøring og alternativ bestillerløsning - versjon Samkjøring og alternativ bestillerløsning - mandat forprosjekt v Samkjøring og alternativ bestillerløsning - Forprosjektrapport v Samkjøring og alternativ bestillerløsning - Vedlegg til forprosjektrapport v Sak Risikovurdering Pasientreiser ANS april Sak vedlegg Akkumulert risikovurdering april Sak Risikovurdering Pasientreiser ANS april Sak vedlegg Akkumulert risikobilde Pasientreiser ANS 1-9 Sak Virksomhetsrapportering pr Sak Risikovurdering Pasientreiser ANS oktober Sak vedlegg Akkumulert risikovurdering i Pasientreiser ANS 1-12 Sak Risikovurdering Pasientreiser ANS oktober 2015 Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 12 av 15

13 Dok Beskrivelse nr 1-13 Sak Vedlegg - akkumulert risikovurdering Pasientreiser ANS 1-14 Samkjøring og alt. bestillerløsning - Styringsdokument v Prosjekt Samkjøring - Gevinstrealiseringsplan Prosjekt Samkjøring - Kommunikasjons- og aktivitetsplan Prosjekt Samkjøring Risikovurdering Prosjekt Samkjøring - Styringsdokument v Saksgrunnlag for Prosjektstyremøte , , , , (web) 1-20 Statusrapportering uke 02-05, 06-09, 10-13, 14-18, 19-22, (web), - Inspisert webområde for prosjektet Samkjøring og alternativ bestillerløsning (ikke dokumenter): 1-30 Web-området "faseplan" i samkjøring og alternativ bestillerløsning 1-31 Web-området "prosjektlog" i samkjøring og alternativ bestillerløsning 1-32 Web-området "interessentregister" i samkjøring og alternativ bestillerløsning 1-33 Web-området "kommunikasjonsplan" i samkjøring og alternativ bestillerløsning 1-34 Web-området "usikkerhet" i samkjøring og alternativ bestillerløsning - Dokumenter relevant for Mine Pasientreiser Forprosjektrapport - Vedlegg 1 Løsningsbeskrivelse prosess og teknologi Forprosjektrapport versjon Prosjektdirektiv Mine pasientreiser - gjennomføringsfasen v _Overordnet plan og avhengigheter_v Prosjekthåndbok Mine pasientreiser v Mandat for delprosjektene samlet _Vedlegg 1 Interessenter og prosjektstyring v Saksframlegg styringsgruppemøte nr 22 Mine pasientreiser Foreløpig referat for styringsgruppen i Mine pasientreiser Saksframlegg styringsgruppemøte nr 22 Mine pasientreiser _Prosjektdirektiv Mine pasientreiser - gjennomføringsfasen v _Vedlegg 1 Interessenter og prosjektstyring v 1.7 Revidert Prosjekthåndbok Mine pasientreiser v 0.82 Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 13 av 15

14 Dok Beskrivelse nr _Overordnet plan - masterplan _Milepælsoversikt_v _Risikoregister_Mine pasientreiser _Avhengigheter _Aksjonsliste_mine pasientreiser hovedprosjekt 2-19 Inspisert mappen 01 Adm og prosjektdrift (web under 40 - Gjennomføring) 2-20 Inspisert mappen 03 Statusrapporter (web under 40 - Gjennomføring) 7.2 Gjennomførte intervjuer Dato Navn Stedlig oppstartsmøte (alle) David Låås, Per Monstad (prosjektmetode og sharepoint-løsning) Svein Erik Fauskanger (Prosjekteier Samkjøring og alternativ bestillerløsning) Kjersti Odden Christensen (Prosjektleder samkjøring og alternativ bestillerløsning) Stian Larsen og Gunn Høvik (representanter fra prosjektstyret Mine Pasientreiser) Øystein Ness og Vibeke Jørgensen (Prosjektledelse Mine Pasientreiser) Kjersti Odden Christensen (Prosjektleder samkjøring og alternativ bestillerløsning) 7.3 Saksgang Dato Aktivitet Uke Planlegging av innretning på revisjonen Dialog med selskapet ledelse om innspill til omfang/avgrensning Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 14 av 15

15 Oppstartsmøte og stedlig revisjon Uke Intervjuer i Skien og på telefon/lync Uke 45 Utarbeidelse av rapportutkast Avstemming av fakta og oversendelse utkast rapport Svar fra risikoeier på rapportutkast Utsendelse av endelig rapport Styrebehandling Endelig Revisjonsrapport 2/2015 Internrevisjon Side 15 av 15