Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 26/06/2014

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 26/06/2014 SAK NR Oppfølging av rapport fra revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Forslag til vedtak: 1. Styret tar rapportering om oppfølging av internrevisjonsrapporten om revisjon av tverrgående prosesser til etteretning. 2. Styret ber om å få seg forelagt rapport om endelig gjennomføring av tiltakene der Pasientreiser ANS er ansvarlig senest desember Skien, 19. juni 2014 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 5

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Pasientreiser ANS har gjennomført en prosess overfor selskapets eiere v/samarbeidsforum SLA med sikte på å få til en samordnet oppfølging av anbefalingene i rapporten fra internrevisjonen om gjennomgang av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Pasientreiser ANS. Oppfølgingen i Pasientreiser ANS er beskrevet i en egen handlingsplan vedtatt i januar 2014 (sak ). De regionale helseforetakene har valgt noe ulik tilnærming til de områdene de har oppfølgingsansvar på. Foreliggende sak beskriver dette. Administrerende direktør mener foreliggende statusbeskrivelse av oppfølgingen er dekkende og at man samtidig har et godt grunnlag for endelig utkvittering av anmerkede forhold som foreløpig ikke er endelig fullført. Omtalen av de regionale oppfølgingsstatusene er utformet i samarbeid med RHF-enes representanter i samarbeidsforum SLA. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Internrevisjonrapport 1/2013 om tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS ble behandlet av styret (sak ). Administrerende direktørs tiltaksplan ble fremlagt for styret i møte (sak ). Styret sluttet seg til foreslått opplegg for oppfølging av den aktuelle internrevisjonsrapporten. Vedtaket i sak inneholdt bl.a. et punkt der styret ba Pasientreiser ANS koordinere arbeidet med en samlet rapport om gjennomføring av tiltakene fra de regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS innen juni Ved behandling av sak med konkret handlingsplan for områder i rapporten der Pasientreiser ANS har oppfølgingsansvaret, ba styret tilsvarende om en rapport om gjennomføring av tiltakene senest juni Foreliggende sak samler disse tilbakerapporteringene. 2.2 Innretning av arbeidet med oppfølging av internrevisjonsrapporten Ved behandling av de ovennevnte sakene la styret til grunn at Pasientreiser ANS i det videre arbeidet forholdt seg til RHF-ene v/representantene i Samarbeidsforum SLA. Innretning av arbeidet er gjennomgått der, inkl fordeling av ansvar for oppfølging av enkeltpunkter der revisjonen har pekt på flere ansvarlige. Pasientreiser ANS alene fikk ansvar for ni oppfølgingspunkter, disse omtales senere i saken RHF-ene De regionale helseforetakene har valgt noe ulik tilnærming i sin oppfølging av rapporten. Nedenfor gis en kortfattet status for hvordan oppfølgingen skjer: Helse Midt-Norge RHF Fra styresak , Helse Midt-Norge RHF, Årsrapport 2013 for internrevisjonen og styrets revisjonsutvalg Oppfølging Det er utarbeidet én nasjonal rapport fra revisjonen. Denne er basert på funn fra alle reviderte enheter. Innholdet i rapporten er dekkende for situasjonen i Helse Midt-Norge.I rapporten er det gitt til sammen 19 anbefalinger som skal bidra til styrking av den interne styring og kontroll på området. Rapporten er oversendt til administrerende direktør i de reviderte helseforetakene og det regionale helseforetaket. I oversendelsesbrevet er direktørene bedt om en handlingsplan som viser hvilke tiltak som tenkes igangsatt for oppfølging av anbefalingene i rapporten. Det er mottatt handlingsplaner fra de reviderte helseforetak i Helse Midt-Norge. Styret tok saken til orientering. Side 2 av 5

3 Helse Midt-Norge v/repr i Samarbeidsforum SLA opplyser primo juni at det er etablert egen tiltaksplan for de områdene som følges opp eksplisitt i egen region. I tiltakslisten for oppfølging er ellers vist til samarbeid med øvrige RHF og Pasientreiser ANS om oppfølging av enkelte punkter (f eks pkt 10 om oppgjørskontroll) og RHF-ene alene (f eks pkt 13 om sikring av lik regelverkspraktisering som et HF ansvar og at Pasientreiser ANS skal bidra til økt harmonisering, og pkt 14 om tydeliggjøring av etablert styringsmodell). Sluttidspunkt for oppfølging av de ulike tiltakene i Helse Midt-Norge er satt til 2014 og Helse Nord RHF Styresak , styret for Helse Nord RHF : Oppfølging av Internrevisjonsrapport 01/2013: Revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS, jf. styresak Vedtak 1. Styret i Helse Nord RHF tar informasjonen om arbeidet med oppfølgingen av internrevisjonsrapport 01/2013 til orientering, og gir sin tilslutning til plan for oppfølging av tiltakslisten fra rapporten. 2. Styret ber adm. direktør påse at rapportens anbefalinger fortsatt følges opp i nært samarbeid med de berørte helseforetakene i regionen, de andre regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS, og kommer tilbake til styret med informasjon om status i arbeidet med tiltaksplanen våren Helse Nord RHF har utarbeidet egen tiltaksplan i tråd med ovenstående inkl tidsfrister og ansvarlige for ferdigstillelse av tiltakene. Enkelte av tiltakspunktene har frist for fullføring først i løpet av Helse Vest RHF Styresak , styret for Helse Vest RHF: Oppfølging av internrevisjonsrapport om pasientreiser Vedtak Styret har notert seg internrevisjonen sin rapport «Revisjon av tverrgåande prosessar mellom helseføretak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS», og ber administrerande direktør følgje opp forbetringsområda i tråd med vedlegg til styresaka. Helse Vest RHF har tilsvarende som Helse Nord RHF utarbeidet liste med tiltak pr anbefaling/oppfølgingspunkt men uten like klare tidsangivelser for alle tiltak som det Helse Nord har lagt til grunn. Gjennom repr i Samarbeidsforum SLA opplyser helse Vest RHF at alle PRK og RHF-et, i løpet av april 2014, har gitt tilbakemeldinger på status og oversendt oppdaterte handlingsplaner til internrevisor i Helse Vest. Helse Sør-Øst RHF: Her skjer oppfølgingen etter den tilbakemelding Pasientreiser ANS har fått fra Helse Sør-Øst RHF v/repr i samarbeidsforum SLA i form av dialog og prosess mellom RHF-et og pasientreisekontorene. Status pr juni viser noe ulik progresjon vedr de enkelte punktene mht igangsetting av tiltak, men for langt de fleste anbefalingers del er prosesser igangsatt og tiltak implementert. Side 3 av 5

4 Generelt Internrevisjonsrapporten pekte ellers på at oppfølgingen av de ulike tiltakene som anbefales vil kreve samarbeid mellom alle aktører (kfr styresak ). Dette har også vist seg i praksis, med unntak av anbefaling nr 14 der RHF-ene alene tar for seg oppfølgingen. I sak la Pasientreiser ANS til grunn at man kunne bidra på forespørsel fra PRK og RHF i tiltak ANS ikke har ansvar for. Pasientreiser ANS har fått seg forelagt plan for oppfølging men er ikke invitert til å delta eller gi innspill til pkt14 i denne omgang. Pkt 14 gjelder den etablerte styringsmodellen på pasientreiseområdet og behov for tydeliggjøring av denne Oppfølging av tiltak der Pasientreiser ANS har ansvaret I tråd med vedtak i styresak har Pasientreiser ANS iverksatt tiltak for å oppfylle anbefalingene i internrevisjonsrapporten på de ulike punktene der selskapet er utpekt som ansvarlig. Tiltak og/eller prosesser er iverksatt for alle ni punkter og de fleste er fortsatt under gjennomføring. For enkelte områders del innebærer oppfølgingen etablering og innføring av nye rutiner. Vedlagt følger et oppsett med detaljert status pr tiltak Pasientreiser ANS er ansvarlig for. 3. Administrerende direktørs vurderinger 3.1 Risikovurderinger: etisk, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Det er viktig med en god koordinering av de ulike tiltak som iverksettes som oppfølging av rapporten. Prosessene og tiltakene som skal igangsettes berører for flere områders del de fleste involverte aktører. Det vil være uheldig for pasientreiseområdet om oppfølgingen ikke er koordinert. For de fleste områdenes del er det så langt en god prosess som er etablert i så måte. 3.2 Koordinering og prosess Internrevisjonsrapporten peker på ulike aktører som hel- eller delansvarlig for de ulike områdene. For å sikre en god oppfølging av anbefalingene er det sentralt at alle involverte bidrar i oppfølgingen i samsvar med vedtatt ansvarsfordeling og frister. Fra Pasientreiser ANS side er opplegg for oppfølging drøftet i samarbeidsforum SLA der man kom til enighet omfordeling av oppfølgingsansvaret. I regionvise dialogmøter er prosess og oppfølging forankret også mot PRK-lederne. Omtalen i saken av status i de ulike regionene er forelagt samarbeidsforum sla til uttalelse før endelig utforming av teksten. Pasientreiser ANS bes i de fleste sammenhenger om å sikre god forankring og involvering av samarbeidende aktører (PRK, RHF) ved gjennomføring av ulike prosjekter og prosesser. Pasientreiser ANS mener at dette også burde vært naturlig praksis og tilnærming i oppfølgingen av et av de mest sentrale punktene i internrevisjonsrapporten, pkt 14 omtalt ovenfor. De signaler som er gitt så lang går ut på at samarbeidsforum SLA selv prosesserer dette inn mot eierstyringsgruppen med en milepæl for leveranse i september. Deretter vil det bli vurdert hvorvidt Pasientreiser ANS/styret skal involveres. 3.3 Konklusjon Administrerende direktør mener det er god fremdrift i tiltak og prosesser for oppfølging av anbefalingene i internrevisjonsrapport 1/2013. Der flere aktører er omtalt er det viktig at alle tar ansvar i de prosesser som skal iverksettes, noe som så langt synes godt ivaretatt. Det vil for Pasientreiser ANS være viktig å bli involvert i videre prosesser mht oppfølging av pkt 14 i rapporten om styringsmodellen for pasientreiseområdet. En oppdatert rapport for tiltak der selskapet har oppfølgingsansvar vil bli gitt i styremøtet i desember Side 4 av 5

5 Trykt vedlegg: Status, handlingsplan i Pasientreiser ANS for oppfølging av internrevisjonsrapport 1/2013. Utrykte vedlegg: Oppfølgingsplaner fra de regionale helseforetakene Side 5 av 5