Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/09/13

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/09/13 SAK NR Rapport fra revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak med pasientreisekontor og Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Forslag til vedtak: 1. Styret tar fremlagt rapport fra internrevisjonen til etterretning. 2. Styret ber administrerende direktør ta et initiativ overfor selskapets eiere, de fire regionale helseforetakene, for å få til en samordnet oppfølging av anbefalingene i rapporten. 3. Styret ber om å få seg forelagt en tiltaksplan som omfatter områdene der Pasientreiser ANS er delansvarlig for oppfølgingen. Skien, 16. september 2013 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Styret er gjennom orientering i styremøtet i april 2013 og temasak i juni 2013 informert om bakgrunn for foreliggende rapport fra internrevisjonen samt foreløpige konklusjoner. Den endelige rapporten konkluderer med i alt 19 anbefalinger om tiltak som bør gjennomføres. Ingen av disse retter seg mot Pasientreiser ANS alene. Der selskapet anbefales å gjennomføre tiltak er det sammen med HF og/eller RHF som medansvarlig. Rapporten anbefaler en oppfølging der alle berørte parter samarbeider om utarbeiding av tiltak for de fleste områders del. Administrerende direktør tilrår at styret anbefaler en prosess for en samordnet oppfølging av rapportens anbefalinger. En egen tiltaksplan for områder som omfatter Pasientreiser ANS foreslås utarbeidet i etterkant av dette. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Den foreliggende revisjonsrapporten gjelder revisjon med bakgrunn i styrevedtak (sak og ) vedr plan for internrevisjon i selskapet for Rapporten omhandler funn, konklusjoner og anbefalinger fra en landsomfattende revisjon av pasientreiseområdet, utført av internrevisjonene i hver av de fire regionale helseforetakene og internrevisjonen i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS (Pasientreiser ANS). Når det i fortsettelsen refereres til internrevisjonen, menes denne gruppen av fem internrevisjonsenheter. Formålet med revisjonen har vært å kartlegge og vurdere i hvilken grad det er god styring og kontroll i de sentrale, tverrgående arbeidsprosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS. Revisjonen har vært avgrenset til følgende fire områder og prosesser: Reiser uten rekvisisjon (enkeltoppgjør) Reiser med rekvisisjon (direkteoppgjør) Rapportering og oppfølging av statistikk- og styringsdata Samhandling mellom helseforetak som har pasientreisekontor, Pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene. Revisjonen har omfattet alle 18 helseforetak som har pasientreisekontor, de fire regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS. Internrevisjonen i Pasientreiser ANS gjennomførte i 2011/2012 en internrevisjon av selskapets interne styring og kontroll som del av virksomhetsstyringen. Revisjonen omfattet systemer og prosesser internt i Pasientreiser ANS, dvs. innenfor selskapets juridiske ansvar. I forlengelse av denne ble det tatt initiativ til en samarbeidsrevisjon (i fortsettelsen referert til som revisjonen). Dette for å få belyst helheten i prosessene mellom selskapet og pasientreisekontorene. Samarbeidsprosjektet er forankret i de respektive regionale revisjonsutvalgene og i styret for Pasientreiser ANS. Rapporten er også sendt RHFene og berørte HF for oppfølging. Styret for Helse Nord RHF behandlet rapporten og vedtok bl.a. å be administrerende direktør om å påse at rapportens anbefalinger følges opp i nært samarbeid med de berørte helseforetakene i regionen, de andre regionale helseforetakene og Pasientreiser ANS. Styret ba også om tilbakemelding på status i oppfølging av rapportens anbefalinger i løpet av Handlingsalternativer og hovedpunkter Ingen av anbefalingene om tiltak som bør gjennomføres for styrking av den interne styring og kontroll retter seg mot Pasientreiser ANS alene. Rapporten anbefaler mht oppfølging av tiltakene at de aller fleste vil kreve samarbeid mellom alle aktører. Pasientreiser ANS er i rapporten tillagt helt eller delvis ansvar for oppfølging innenfor åtte av de i alt 19 tiltaksområdene som rapporten konkluderer med. Selskapet skal sammen med RHF Side 2 av 6

3 og/eller HF svare opp disse åtte områdene. De øvrige områdene skal følges opp av RHFene alene (seks områder/tiltak) eller RHF sammen med HFene (tre), mens HFene alene har ansvar for oppfølging av to områder. Internrevisjonen konstaterer at det er lagt ned et stort og viktig arbeid på pasientreiseområdet siden ansvarsområdet ble overført fra NAV og innlemmet som en del av de regionale helseforetakenes sørge for -ansvar. Det er etablert god intern styring og kontroll innenfor flere vesentlige deler av alle fire prosesser, men internrevisjonen konkluderer med at den interne styring og kontroll på to områder ikke er tilfredsstillende, og at det også på andre områder er rom for betydelige forbedringer. Det er følgende to områder hvor internrevisjonen mener det ikke er etablert tilfredsstillende intern styring og kontroll: Tilgangskontrolløsningen i saksbehandlingssystemet NISSY er ikke tilfredsstillende og gir etter internrevisjonens vurdering en for høy risiko for uriktig rekvisisjonspraksis og misligheter knyttet til reiser med rekvisisjon (direkteoppgjør). (område 8) Rutiner, verktøy og praksis for kontroll med direkteoppgjør mot leverandører er mangelfulle ved helseforetakene, og dette fører til betydelig risiko for uoppdagede feil i oppgjørene. Ved mange pasientreisekontor er det heller ikke gjennomført vurdering av mislighetsrisikoen. (område 10) Internrevisjonen har også konstatert at det bør settes i verk forbedringer av den interne styring og kontroll på følgende områder: Mange helseforetak/pasientreisekontor har ikke entydige mål for saksbehandlingstid å forholde seg til, og i alle regioner er det pasientreisekontor som i perioder ikke har lyktes med å holde saksbehandlingstiden på et ønsket nivå. Det framkommer dokumentasjon og uttalelser om at det ved flere pasientreisekontor praktiseres en saksbehandling som kan være i strid med gjeldende regelverk og/eller gitte anbefalinger. Ved uenighet om hvordan regelverket skal eller bør praktiseres, er det ikke etablert rutiner som gir tilfredsstillende sikkerhet for at målet om likebehandling blir ivaretatt gjennom eierstyringslinjen. Funksjonalitet for reiseplanlegging i NISSY tilfredsstiller ikke behovene ved pasientreisekontorene. Det er i svært liten grad fastsatt konkrete mål til helseforetakene for pasientreiseområdet. Oversikt over internrevisjonens anbefalte oppfølgingsansvar: Ansvar PasANS/ PasANS/RHF PasANS/HF HF RHF/ RHF RHF/HF HF Tiltak nr 3,17,19 10 og18 8,11,12 4 og 7 1,9,16 2,5,6,13, 14,15 Sum oppfølgingsansvar Tre tiltak To tiltak Tre tiltak To tiltak Tre tiltak Seks tiltak Områdene Pasientreiser ANS sammen med øvrige aktører er anbefalt å følge opp er følgende: Side 3 av 6

4 Tiltak Område nr 3 Kontroll, enkeltoppgjør. Det bør gjøres en samlet risikovurdering av prosessen for å beslutte hvilke kontrolltiltak som er effektive og hensiktsmessige hos hver av partene for å sikre at saker blir korrekt behandlet og utbetalt. 8 Forvaltning og drift av saksbehandlingssystemet NISSY. Rutiner og manuelle kontroller for tildeling, endring og avslutning av tilganger i NISSY bør forbedres. Tildelte tilganger på området må gjennomgås. 10 Kontroll Direkteoppgjør. Arbeidet med etablering av et standardisert opplegg og felles verktøy for kontroll av direkteoppgjør bør prioriteres. 11 Statistikk- og styringsdata og oppfølging av rapporter i styringslinjen. Behovene for data for styrings- og oppfølgingsformål i pasientreisekontorene bør avklares, og styringsrapporter på områder innenfor eventuelle udekkede behov bør utvikles raskt. 12 Statistikk- og styringsdata og oppfølging av rapporter i styringslinjen. Det bør avklares om tiltak som er iverksatt lokalt for å hente ut data direkte fra dataleverandøren og over i andre verktøy er i samsvar med de krav som følger av personopplysningsloven med tilhørende forskrift. Samhandling mellom helseforetak med pasientreisekontor, Pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene 17 Det bør avklares om lokalt anskaffede IKT-systemer(eksempelvis Bliksund), som understøtter oppgaveløsingen i pasientreisekontorene, skal inngå som en del av den samlede IKT-porteføljen på området. 18 Systemeieransvaret og eventuelt databehandleransvaret for nye systemer som er tatt i bruk eller planlegges tatt i bruk i flere pasientreisekontor bør avklares. 19 Det bør etableres et systematisk opplegg for gjennomgang og oppfølging av risiko på pasientreiseområdet, slik at tiltak kan iverksettes med utgangspunkt i et omforent risikobilde. Ansvar ANS/RHF/HF ANS/HF ANS/RHF ANS/HF ANS/HF ANS/RHF/HF ANS/RHF ANS/RHF/AHF I og med koblingen med andre ansvarlige mht oppfølging og igangsetting av tiltak er det ikke naturlig for Pasientreiser ANS alene nå å fremlegge en handlingsplan for oppfølging av revisjonsrapporten. I stedet anbefales at det tas et initiativ overfor alle berørte parter for å finne frem til en samordnet oppfølging av foreliggende rapport. Dersom eierne finner dette naturlig kan Pasientreiser ANS påta seg ansvaret for konkret å igangsette en slik prosess. Dette kan skje f eks i form av et møte der representanter for de berørte parter sammen utarbeider en oppfølgingsplan. Styret vil i etterkant kunne få seg forelagt en handlings/-tiltaksplan for de områdene der Pasientreiser ANS har et oppfølgingsansvar sammen med en eller flere av de øvrige aktørene. Basert bl.a. på vedtaket i Helse Nord RHF må man legge til grunn en relativt snarlig igangsetting av de aktuelle prosessene. Enkelte av områdene der internrevisjonsrapporten anbefaler at det gjennomføres tiltak gjelder helt eller delvis områder som inngår i nylig vedtatt strategiplan for Pasientreiser ANS Det vil være naturlig å se iverksetting av tiltak innenfor disse områdene i sammenheng med oppfølging av de ulike områdene i internrevisjonsrapporten. Områdene med hel eller delvis overlapping er opplæring, behandling av rekvisisjoner innenfor direkteoppgjør, kontroll av direkteoppgjør, statistikk- og styringsdata samt samhandling mellom aktørene innenfor pasientreiseområdet. I tillegg ba styret i junimøtet om en sak med mer konkrete tiltak vedr tilgangsstyring i NISSY. En endelig oppfølging av dette området antas også å måtte skje helt eller delvis som ledd i arbeidet med oppfølging av internrevisjonsrapporten. Side 4 av 6

5 2.3 Kommentarer til enkeltområder i rapporten Revisjonsrapporten omtaler at tidligere disharmoni mellom selskapsavtale og SLA-avtale mht om ANS skal sikre eller bidra til likebehandling nå er rettet opp gjennom nytt vedlegg 1 til SLA som benytter bidra til. I rapportens kap 7.1 og 7.2 omtales Pasientreiser ANS` feilbruk av sikre i strategiplanen. Det heter at dette videreføres i nylig vedtatt strategiplan der det systematisk. benyttes gammel begrepsbruk (..) i ny strategiplan 2013 for Pasientreiser ANS. Det heter også at man finner det uheldig at Pasientreiser ANS bl.a. i strategiplanen benytter begrepet at man ønsker å sikre likebehandling. Det er imidlertid ulike beveggrunner for å benytte dette begrepet i ny strategiplan, uten direkte kobling mot tidligere formuleringer i vedlegg 1 til SLA-avtalen. Bl.a. er Pasientreiser ANS gjennom oppdragsdokumentet for 2013 bedt av eier om å sikre likeverdighet i det tilbudet selskapet har ansvar for. Videre er inntatt i selskapsavtalens pkt 6, kulepkt 7 at selskapet skal sørge for internkontroll av saksbehandling ved pasientreisekontorene ( ) relatert til Pasientreiser ANS sitt databehandleransvar i samarbeid med disse enhetene samt sikre lik etterlevelse av regelverket. ADmøtet vedtok dessuten 18.mars i år (sak ) følgende vedr saksbehandlingstid: AD møtet tar saken til etterretning og forutsetter at styret i Pasientreiser ANS fortsetter arbeidet med å etablere prosesser og løsninger som sikrer stabil og forutsigbar saksbehandlingstid innenfor målet om 14 dager for refusjonssøknader for pasientreiser uten rekvisisjon. Med henvisning til ovenstående bemerkes at det ikke kan anses som misvisende at begrepet sikre inngår i formuleringer om likebehandling i nylig vedtatt strategiplan. Nedenfor kommenteres enkelte av de stedene i strategiplanen der begrepet sikre benyttes. - Strategiplanen gjelder for Pasientreiser ANS og ikke for pasientreiseområdet. Ambisjonen for Pasientreiser ANS vil være å sikre f eks likebehandling innenfor de ulike områdene der selskapet har et ansvar, sikre tilgang til korrekt og nødvendig informasjon samt ved tilleggstjenester i form av saksbehandling, enkeltoppgjør for kontorene. Derav bruk av sikre i de nevnte sammenhenger. - I tillegg vil det være ambisjonsnivået at nye løsninger, der ANS skal delta i utviklingen (eks Mine pasientreiser og Fremtidsrettet IKT-løsning direkteoppgjør), skal sikre likebehandling og kostnadseffektivitet. - I kap 3.3 om videreførte områder utdyper dessuten omtalen under innsatsområdene nærmere hva som ligger i hva Pasientreiser ANS skal sikre, f eks bidra til, tilrettelegge for og understøtte. - Kap 3.3a) i strategiplanen har likevel et galt sitat i omtalen av strategi for området der nye vedlegg 1 til SLA siteres, men der bidra til i planen er erstattet med sikre. Dette er nå endret i endelig versjon av planen sammen med øvrige justeringer etter styrets behandling i junimøtet. 3. Administrerende direktørs vurderinger: 3.1 Risikovurderinger: etisk, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Internrevisjonen anbefaler at det settes i verk til sammen 19 tiltak. Ingen av tiltakene utpeker Pasientreiser ANS som eneansvarlig for oppfølging. Gjennomføring av tiltakene som internrevisjonen påpeker vil kreve et strukturert samarbeid mellom de involverte aktører, noe rapporten også anbefaler. Det er derfor viktig at det tas et initiativ på et riktig nivå som medfører at oppfølgingen gis tilstrekkelig prioritet hos de involverte aktørene. Enkelte av områdene der internrevisjonen anbefaler tiltak inngår i Pasientreiser ANS` strategiplan. Iverksetting av tiltak med utgangspunkt i strategiplanen bør for disse områdenes Side 5 av 6

6 vedkommende ses i sammenheng med plan for oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten. Etter nødvendig avklaring med andre involverte aktører vil styret få seg forelagt en egen handlingsplan for oppfølging av anbefalinger i rapporten der Pasientreiser ANS er utpekt som delansvarlig. Evt økonomiske konsekvenser vil måtte fremgå av handlings-/tiltaksplanen. Det er viktig å få belyst alle sider ved de områdene der internrevisjonen anbefaler gjennomføring av tiltak. Selskapet er innstilt på å bidra også innenfor de områder der ANS ikke eksplisitt er pekt på som medansvarlig dersom RHF/HF som der har oppfølgingsansvar mener dette vil være tjenlig. Som det fremgår av vedtaket fra styret i Helse Nord ser man for seg en iverksetting av arbeidet med oppfølging av anbefalingene i rapporten i løpet av høsten Det forventes at også de øvrige RHF-styrene vil behandle rapporten og at vedtak derfra også må legges til grunn i det videre oppfølgingsarbeidet. I tillegg er rapporten sendt helseforetak med pasientreisekontor. 3.2 Evt dialog/forankring av saken (ansatte / brukerne) Funnene i rapporten ble presentert for styret av representanter for internrevisjonen i styremøtet og bakgrunn for saken ble gjenomgått i temasak i styremøtet Et første utkast til rapport ble sendt de involverte aktørene til kommentar før endelig versjon ble utarbeidet. Foreliggende styresak er utarbeidet i dialog mellom administrerende direktør og selskapets internrevisor. 3.3 Konklusjon Rapporten fra internrevisjonen peker ikke ut eksplisitte områder med mangler der Pasientreiser ANS alene står ansvarlig. For åtte av de i alt 19 områdene peker internrevisjonen på at selskapet sammen med RHF og/eller HF bør ta ansvar for å iverksette tiltak. Selskapet er innstilt på å bidra også innenfor øvrige områder dersom RHF/HF som der har oppfølgingsansvar mener dette vil være tjenlig. Det vurderes som viktig for å oppfylle kravene til forbedringstiltak i rapporten at det videre arbeidet forankres på riktig nivå i de involverte organisasjoner slik at prosessene gis høy nok prioritet. Det anbefales at det tas et raskt initiativ fra styret for Pasientreiser ANS overfor eierne med sikte på å få til en samordnet prosess for oppfølging av rapporten. Administrerende direktør er innstilt på å forestå et slikt initiativ rent praktisk i den grad styret skulle ønske dette. En egen tiltaksplan for områder der Pasientreiser ANS er gjort delansvarlig vil bli lagt frem for styret på et senere tidspunkt. Trykt vedlegg: Rapport 1/2013 fra internrevisjonen Revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS Side 6 av 6