Saksgang: Styret Pasientreiser HF 11/12/2017. SAK Virksomhetsoverdragelse av fire regionale RuR-enheter til Pasientreiser HF

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Pasientreiser HF 11/12/2017 SAK Virksomhetsoverdragelse av fire regionale RuR-enheter til Pasientreiser HF Forslag til vedtak: Styret tar sak om virksomhetsoverdragelse av reiser uten rekvisisjon fra Helgelandssykehuset HF, Helse Møre og Romsdal HF, Helse Førde HF og Sykehuset Innlandet HF til Pasientreiser HF til orientering. Skien 04. desember 2017 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Styrene i de fire RHF-ene vedtok våren 2016 sak om fremtidig organisering av pasientreiser uten rekvisisjon etter implementering av Mine pasientreiser. Gjennom oppdragsdokumentet for 2017 ble Pasientreiser HF som ledd i arbeidet med ny modell bedt om å utarbeide plan for virksomhetsoverdragelse av fire regionskontor til Pasientreiser HF i samarbeid med de berørte helseforetakene. I samarbeid med helseforetakene har Pasientreiser HF utarbeidet planer for virksomhetsoverdragelsen med virkning fra 1. januar De fire administrerende direktørene i de regionale helseforetakene sluttet seg til planforslaget 21. august Arbeidet med overføringen av oppgavene pågår og følger vedtatt milepælsplan. Virksomhetsoverdragelsen er styrebehandlet med tilslutning i de øvrige helseforetakene som er omfattet. Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken om status for virksomhetsoverdragelse til orientering og at avtale om virksomhetsoverdragelse inngås. 2. Virksomhetsoverdragelse reiser uten rekvisisjon 2.1 Bakgrunn Våren 2016 ble det fremlagt felles styresak i de fire regionale helseforetakene om «fremtidsrettet organisering av pasientreiseområdet». Der ble det besluttet at tjenesteområdet pasientreiser uten rekvisisjon organisatorisk skulle legges til fire regionale enheter og ett nasjonalt helseforetak, og at det i løpet av ett år etter at ny løsning var satt i drift, skulle vedtas en plan for virksomhetsoverdragelse av de regionale enhetene til Pasientreiser HF. Gjennom oppdragsdokumentet for 2017 fikk Pasientreiser HF ansvaret for å utarbeide planer for virksomhetsoverdragelsen i samarbeid med helseforetakene. De administrerende direktørene ved de regionale helseforetakene (AD-møtet), ga sin tilslutning til gjennomføring av planen i august De fire helseforetakene med ansvar for reiser uten rekvisisjon har bidratt i planarbeidet og utført aktiviteter i henhold til vedtatt milepælsplan. Pasientreiser uten rekvisisjon skal samles i en juridisk enhet, Pasientreiser HF fra 1. januar Det skal være fire regionale enheter, Mosjøen i Helse Nord, Førde i Helse Vest, Ålesund i Helse Midt-Norge og Moelv i Helse Sør-Øst. De fire regionale enhetene skal ha følgende arbeidsoppgaver: manuell saksbehandling med vurdering, attestasjon, klagebehandling og brukerstøtte. Den vedtatte planen har følgende milepæler: # Milepæl Frist Status 1 Når organisering av arbeidet med virksomhetsoverdragelse er klart 7. juni 2 Når plan for virksomhetsoverdragelse er godkjent 21. august 3 Når alt er formelt klargjort for ansatte som er omfattet av virksomhetsoverdragelsen 1. desember 4 Når avtaler om virksomhetsoverdragelse er inngått 11. desember 5 Når informasjon og drøfting med ansatte og tillitsvalgte er gjennomført 15. desember 6 Når praktisk tilrettelegging for virksomhetsoverdragelse er gjennomført 15. desember

3 Planen har som formål å sikre at de ansatte ivaretas og at de formelle prosessene i henhold til Arbeidsmiljøloven følges, samtidig som den skal sikre at Pasientreiser HF kan overta det juridiske ansvaret fra 1. januar Omfang og oppgaver De fire helseforetakene som utfører reiser uten rekvisisjon har utført en kartlegging av oppgavens størrelse ved overdragelsestidspunktet. Denne kartleggingen viser at det per september ble benyttet ressurser på engasjement og innkjøpte ressurser i tillegg til faste årsverk for å utføre oppgaven. Estimatet fra helseforetakene angir at det per 1. januar 2018 vil være behov for totalt 68,4 årsverk for håndtere omfanget knyttet til arbeidsoppgavene manuell saksbehandling med vurdering, attestasjon, klagebehandling og brukerstøtte. Det er totalt 38 medarbeidere i 37 faste årsverk som er omfattet av virksomhetsoverdragelsen. I tillegg er det medarbeidere i engasjementer som Pasientreiser HF vil engasjere videre for en periode i Ivaretakelse av ansatte (milepæl 3 og 5) Ved en virksomhetsoverdragelse har alle medarbeidere som er fast ansatt eller i engasjement på overdragelsestidspunktet, rett til å være med over til ny arbeidsgiver. Arbeidsforholdet videreføres og arbeidstakerne opprettholder rettigheter og plikter. For å sikre ivaretakelse av de ansatte og at de formelle prosessene i henhold til Arbeidsmiljøloven følges, er det utarbeidet en egen håndbok for virksomhetsoverdragelsen. De berørte ansatte ved de fire helseforetakene har vært løpende informert om virksomhetsoverdragelsen og plan for prosessen, både gjennom informasjonsskriv som er sendt ut, og egne informasjonsmøter. Det har også vært holdt drøftingsmøter med de tillitsvalgte i henhold til arbeidsmiljøloven Utkast til plan og prosess ble drøftet i mai Håndboka og modell for ledelse ble drøftet i september Bakgrunnen for virksomhetsoverdragelsen, tidspunkt for overdragelsen, rettslige, økonomiske og sosiale følger av overdragelsen og reservasjonsretten ble drøftet i oktober Det ble gjennomført informasjonsmøter for de ansatte i mai og oktober Risikovurdering av mulige psykososiale og arbeidsmiljømessige konsekvenser ved virksomhetsoverdragelsen er gjennomført og behandlet i arbeidsmiljøutvalgene. Det er sendt ut felles informasjonsskriv til berørte ansatte i mai, september og oktober. I henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser er det sendt ut brev om reservasjonsrett til alle de berørte ansatte. Det var ingen medarbeidere som benyttet seg av reservasjonsretten innen fristen, slik at det overdras 38 medarbeidere i 37 faste årsverk til Pasientreiser HF. 2.4 Avtale om virksomhetsoverdragelse (milepæl 4) I henhold til milepælsplanen har Pasientreiser HF utarbeidet utkast til en likelydende styresak til de respektive styrene angående virksomhetsoverdragelsen. Denne styresaken er behandlet i styrene ved de avgivende helseforetak i november i henhold til plan.

4 Som beskrevet i styresak, Status for prosess med virksomhetsoverdragelse reiser uten rekvisisjon, er det lagt til grunn at administrerende direktør inngår avtale mellom Pasientreiser HF og det enkelte helseforetak. Utkast til avtale om virksomhetsoverdragelse er vedlagt saken. Avtalen gir en nærmere angivelse av virksomhetene som blir overdratt fra helseforetakene. Den regulerer rettigheter og plikter mellom avgivende helseforetak og Pasientreiser HF i forbindelse med virksomhetsoverdragelsen. Begge parter skal bidra til at overdragelsen skjer uten avbrudd i driften i virksomheten, slik at god tjenesteyting og leveranser i henhold til avtale om tjenesteleveranse SLA mellom Pasientreiser HF og de regionale helseforetakene sikres. Avgivende HF skal ivareta saksbehandlingstid på maksimalt tre uker på overføringstidspunktet. Restanser utover tre uker på overføringstidspunktet vil håndteres som en tilleggstjeneste hos Pasientreiser HF, og faktureres avgivende HF. Avtalen legger også til grunn av det skal gjennomføres et pro & contra-oppgjør mellom partene, der inntekter og kostnader knyttet til ansatte og saksbehandlingstid avregnes per overføringsdato. 2.5 Praktisk tilrettelegging av overdragelse (milepæl 6) Både avgivende og mottagende helseforetak har ansvar for gjennomføring av en rekke aktiviteter slik at milepælene nås. Arbeidet følger milepælsplan og det gjennomføres tiltak for å sikre gjennomføring: Koordinerende møter med lederne ved de regionale enhetene gjennomføres fram til overdragelse. Det etableres møtepunkter med de nye lederne ved de fire regionale enhetene i forkant av overdragelsen. Pasientreiser HF har etablert en arbeidsgruppe med fokus på mottak av fire regionale enheter ved nyttår. NHN og Sykehuspartner har startet arbeid med å sikre linjer og tilganger til oppstart. Test av linjer og tilganger gjennomføres i uke 50 og 51. Leder for regionale enheter, reiser uten rekvisisjon er ansatt og vil være på plass 2. januar Risikovurdering Risikovurdering av godkjent plan har i hele gjennomføringsperioden vist en fremdriftsplan med lite rom for forsinkelser, men arbeidet har fulgt milepælsplan og det er gjennomført tiltak for å sikre gjennomføring. Prosessen frem mot den vedtatte virksomhetsoverdragelsen har vært ressurskrevende for de involverte partene. Det er derfor gledelig å registrere at helseforetakene og tillitsvalgte gir anerkjennelse for en ryddig prosess. Pasientreiser HF har utarbeidet en egen milepælsplan med aktiviteter som skal ivareta overgangsfasen, med tanke på medarbeidere, systemer og arbeidsprosesser. I siste fase før overgangen vil risikoen for at lokaler og utstyr ikke er klare til oppstart og risiko for manglende IKT-tilgang ved oppstart følges tett. For øvrig følges fremdeles risiko for at det ikke overføres tilstrekkelig ressurser for å løse oppgaven.

5 3. Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør vurderer at gjennomføring av plan for virksomhetsoverdragelsen er løst i henhold til felles styresak i de fire regionale helseforetakene våren 2016 og bestillingen til Pasientreiser HF i Oppdragsdokumentet for Avtalen om virksomhetsoverdragelse formaliserer overføring av ansatte og tjenesteområdet pasientreiser uten rekvisisjon fra de avgivende HFene til Pasientreiser HF. Vedlegg: Avtale om virksomhetsoverdragelse