Status og oppfølging av styrevedtak t.o.m

Transkript

1 Status og oppfølging av styrevedtak t.o.m Saksnr. som inneholder: Godkjenning av møteprotokoll, administrerende direktørs orientering og orienteringssaker er utelatt. Saksnr. Sakstittel Vedtak Status/oppfølging Behandling av generelle klager Styret tar administrerende direktørs redegjørelse om generelle klager til orientering og ber om at ANS-et sammen med det nasjonale prosjektet ser på hvordan man kan håndtere en helhetlig og nasjonal tilnærming Overtakelse av systemeierskapet for NISSY 1. Styret slutter seg til AD-møtets tidligere vedtak om at systemeierskapet for NISSY overføres til Pasientreiser ANS fra Under arbeid, kfr sak til styremøtet Virksomhetsrapportering pr Finansieringsmodell for tjenesteleveranser mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de 2. Styret tar milepælsplan og prosjektorganisering for overtakelsen av NISSY til etterretning, men forutsetter at alle RHF-ene blir representert i styringsgruppen. 3. Styret tar til etterretning at overtakelsen skjer gradvis frem til gjennom et praktisk samarbeid mellom Pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene. 4. Det forutsettes at databehandleravtaler og SLA-avtaler utformes i tråd med endringer i lov og forskrift. 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 30. april 2010 til etterretning. 2. Styret vil komme tilbake til evt behov for endret likviditetsinnbetaling når resultat for 2. tertial foreligger. 3. Styret ber administrerende direktør ha fokus på prosessene rundt klagebehandlingen og holde styret orientert om utviklingen. 1. Styret slutter seg til at selskapet for 2011 fakturerer de regionale helseforetakene for selskapets tjenester basert på en allokeringsmodell av faktiske kostnader. 2. Fordelingsnøkkelen for faktiske kostnader knyttet til transaksjonstunge oppgaver vil være den faktiske forholdsmessige andelen av det samlede transaksjonsvolumet for, kfr egens sak til styremøtet

2 regionale helseforetakene Strategidokument for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS IKT i Pasientreiser ANS utfordringer og forslag til bemanningsøkning Utvikling i saksbehandlingstid gjennom sommerperioden Virksomhetsrapportering pr Oppfølging av tiltakspunkter i brev fra Helse- og omsorgsdepartementet til Stortinget om pasientreiseområdet Prosessoptimaliseringsprosjektet - framdrift enkeltoppgjør. 3. Fordelingsnøkkelen for faktiske kostnader knyttet til samordnings- og koordineringsoppgaver vil være etter eierandel. 4. Styret ber administrerende direktør fortsette arbeidet med å videreutvikle finansieringsmodellen i 2011 i samarbeid med RHFene. 1. Styret slutter seg til det fremlagte strategidokumentet. 2. Et revidert dokument legges frem for styret senest i april Styret slutter seg til forslaget om å utvide bemanningen i selskapets IKT-avdeling med fire nye stillinger for å ivareta nye oppgaver samt sikre effektiv forvaltning og drift av selskapets kjernesystemer. 2. Budsjettet for Pasientreiser ANS for 2010 økes med kr 0,4 mill for å dekke bemanningsøkning og med kr 1,1, mill for å dekke merkostnad ved utvidet innleieperiode av eksterne ressurser. 3. Merkostnader for 2011 innarbeides i budsjettforslaget for Styret tar den fremlagte redegjørelse om status for saksbehandlingstid til orientering. 2. Igangsatte tiltak videreføres inntil videre på nødvendig nivå for å sikre målsetting for saksbehandlingstid. 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. juli 2010 til etterretning. 2. Styret konstaterer at det har vært en betydelig volumøkning utover budsjettet for 2010 og at dette gir usikkerhet i forhold til det samlede kostnadsbildet i selskapets første hele driftsår. 3. Styret merker seg risikobildet knyttet til IKT og ber administrerende direktør sammen med styreleder gjennomføre et oppfølgingsmøte med Acandos ledelse. 4. Styret ber administrasjonen legge til rette for distribusjon av virksomhetsrapportene som informasjon ut til pasientreisekontorene. 1. Styret tar fremlagt oversikt over handlingspunkter til orientering. 2. Styret ber administrasjonen arbeide videre med konkretisering av de ulike tiltakene inkludert nødvendige avklaringer mot Helse- og omsorgsdepartementet. Det forutsettes nødvendig forankring mot RHF-ene. 3. Styret bes holdt orientert om videre fremdrift for de ulike tiltakene. 1. Prosjektet gjennomføres etter revidert milepælsplan, og leveransene koordineres med planlagte møter i Styringsgruppen (strategisk samarbeidsforum) og styret. 2. Prosjektet gjennomføres med den foreslåtte interne og eksterne bemanningen. Under arbeid Under arbeid

3 Virksomhetsrapportering pr Utviklingen i saksbehandlingstid 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 30.september 2010 til etterretning. 2. Styret ber om at adm. direktør i samarbeid med RHF-ene følger opp kontorer med økt saksbehandlingstid og iverksetter tiltak som gjør at saksbehandlingstiden holdes innenfor avtalt tid. 3. Styret tar til etterretning at administrerende direktør kommer tilbake med en grundig redegjørelse vedr IKT- området i neste styremøte. 4. Styret tar til etterretning at det arbeides videre med klagebehandlingen, og ber adm. direktør gå nærmere gjennom mulige bakenforliggende årsaker og kommer tilbake til styret med dette temaet. 1. Styret vedtar målsetting om maksimalt tre ukers saksbehandlingstid innenfor området enkeltoppgjør. 2. Pasientreiser ANS må sikre en bemanningsmessig beredskap som understøtter pasientreisekontorenes ansvar for gjennomføring av saksbehandlingen. 3. Styret tar til etterretning pågående arbeid for effektivisering av arbeidsprosessene og vil følge dette nøye. Følges løpende ved fare for overskridelse av fastsatt mål Følges løpende i forhold til saksinngang og kø, kfr sak bl.a. via eget prosjekt Sak Risikovurdering Pasientreiser ANS pr Internrevisjonsløsning for selskapet Forprosjekt prosessoptimalisering, 1. Styret tar fremlagte risikovurdering til etterretning med endringer foretatt i møtet. 2. Styret tar til etterretning at det er initiert tiltak for å redusere risikobildet og forutsetter tett oppfølging av disse tiltakene. Styret ber spesielt om at administrasjonen utarbeider en handlingsplan for ny rekvisisjonspraksis, samt leveransekvalitet fra Sykehuspartner og Norsk helsenett som styret ber om blir fremlagt i desembermøtet. 3. Risikovurderingen legges til grunn for utarbeiding av internrevisjonsplan for Pasientreiser ANS for Styret tar fremlagte sak om innretning av internrevisjonsarbeidet i Pasientreiser ANS til orientering. 2. Styret ber om at instruks for revisjonsarbeidet, avtale med konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst og revisjonsplan for 2011 legges frem i styremøtet i desember. 1. Styret tar analyseresultater fra fase 1 til orientering. 2. Styret slutter seg til at fase 2 og 3 i prosjekt for optimalisering og kontinuerlig forbedring Pågår Arbeid pågår, kfr tiltaksplan til styremøtet

4 sluttrapport gjennomføres våren Fase 2 og fase 3 gjennomføres innenfor en ramme på 2,2 mill kr (ekskl. mva). Styret ber om å bli holdt orientert om utviklingen og at sluttrapport fremlegges i juni Styret forutsetter at brukere og ansatte involveres i gjennomføring av prosjektet med henblikk på å sikre forankring og kompetanseoverføring Budsjett 2011 Styret godkjenner drifts- og investeringsbudsjettet for Pasientreiser ANS Virksomhetsrapportering pr Oppdatert rekvisisjonspraksis innen området enkeltoppgjør Instruks og oppdragsavtale, internrevisjon 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.oktober 2010 til etterretning. 2. Styret konstaterer at tilbudet om bistand til saksbehandling blir benyttet av pasientreisekontorene. Styret ber om at adm. direktør i samarbeid med RHF-ene fortsatt følger opp kontorer med økt saksbehandlingstid og iverksetter tiltak som gjør at saksbehandlingstiden holdes innenfor nasjonale krav. 3. Styret er med bakgrunn i temasak om IKT bekymret for utviklingen i Norsk Helsenett og ber om at styreleder sammen med administrerende direktør følger opp dette gjennom et brev til Norsk Helsenett 1. Styret tar til etterretning at det er utarbeidet ny rekvisisjonspraksis i tråd med oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet og styret ber adm. direktør oversende saken til AD-møtet for å sikre at dette blir implementert i det enkelte helseforetak. 2. Styret slutter seg til at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS får ansvaret for å koordinere den standardiserte praksisen etter overføring fra det nasjonale prosjekt for egenandeler. 1) Styret godkjenner fremlagte instruks for internrevisjon i Pasientreiser ANS 2) Styret slutter seg til at Statens standardavtale om konsulentoppdrag benyttes ved inngåelse av avtale med konsernrevisjonen Helse Sør-Øst om internrevisjonsoppdraget. 3) Styret forutsetter at revisjonsplan for 2011 fremlegges i januarmøtet. Følges opp løpende Budsjett for 1. Styret tar fremlagte sak om samlet budsjett for pasientreiseområdet 2011 til orientering.

5 pasientreiseområdet 2011 sak behandlet i AD-møtet Rapport fra gjennomgang av internkontroll ved pasientreisekontorene Virksomhetsrapportering pr Klage på avslag om innsyn utpeking av klageinstans Revisjonsplan for 2011, internrevisjon Oppstart av brukerpanel for pasientreiseområdet 2. Styret ber administrasjonen følge opp AD-møtets vedtak om videre arbeid med gevinstrealisering i Styret tar AD-møtets beslutning om mål for saksbehandlingstid på to uker innen enkeltoppgjør til etterretning. I perioder med spesielt stor saksinngang må man imidlertid kunne akseptere saksbehandlingstider opp mot tre uker. 4. Styret viser for øvrig til pågående prosess overfor Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende mulige regelverksforenklinger som ved gjennomføring forventes å bidra til at samlet saksbehandlingstid reduseres og ber administrerende direktør følge opp dette. 1. Styret tar resultatene av gjennomførte gjennomganger av internkontrollen til etterretning. 2. Styret slutter seg til foreslått opplegg for gjennomgang av internkontrollen ved pasientreisekontorene 1. halvår Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.desember 2010 til etterretning. 2. Styret konstaterer at tilbudet om bistand til saksbehandling blir benyttet av de fleste pasientreisekontorene. Styret ber om at adm. direktør i samarbeid med RHF-ene fortsatt følger opp kontorer med for høy saksbehandlingstid og iverksetter tiltak som gjør at saksbehandlingstiden holdes innenfor nasjonal målsetting om to ukers saksbehandlingstid. 3. Styret tar til etterretning det foreløpige gode årsresultatet og gir honnør til ledelse og ansatte for god innsats. Styret ber administrerende direktør sammen med pasientreisekontorene arbeide for en bedre utjevning av saksinngang gjennom året. Styret anbefaler at Helse Vest RHF blir klageinstans i saker der det fremmes klage på avslag om innsyn relatert til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. 1. Styret godkjenner fremlagte plan for internrevisjon i 2011 i Pasientreiser ANS. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å inngå oppdragsavtale med internrevisjonen i Helse Sør Øst. 1. Styret tar til etterretning den positive tilbakemelding på oppstart av brukerpanelet og tar fremlagte sak om oppstart av brukerpanel for pasientreiseområdet til orientering. 2. Styret forutsetter at brukerpanelets virksomhet og referater gjøres kjent gjennom aktuelle nettsider og regionale brukerutvalg Følges opp løpende

6