Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/10/13

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/10/13 SAK NR Anskaffelse av portalløsning for styringsinformasjon Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til forslaget til anskaffelse og utvikling av ny portal for styringsinformasjon 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å inngå avtale om portalløsning. Skien, 16. oktober 2013 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Foreliggende sak presenterer anbefaling til anskaffelse av portal for styringsinformasjon fra SAS Institute (heretter omtalt som SAS), som skal bidra til å dekke behovet for styringsinformasjon på kort og lang sikt innen pasientreiseområdet. Tiltaket inngår i Pasientreiser ANS` strategiplan og vil være viktig for gjennomføringen av andre deler av strategien. Internrevisjonsrapporten understreker viktigheten av raskt å utvikle styringsrapporter innenfor udekkede behov. Det anbefales at styret slutter seg til forslaget om å anskaffe løsningen innenfor en investeringsramme på 2,9 millioner kroner. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder For å følge opp og utvikle pasientreiseområdet er det viktig med tilgang til korrekt, oppdatert og sammenlignbar informasjon om aktivitet og kvalitet på tjenesten. Helseforetakene har i lengre tid etterspurt mer tilrettelagt og tilgjengelig styringsinformasjon innen pasientreiseområdet. Pasientreiser ANS har satt fokus på utvikling av et slikt tilbud og vedtatt strategiplan støtter opp under behovene helseforetakene har fremmet. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter For å sikre at dagens behov dekkes og at en samtidig bygger en løsning for fremtiden, har det vært gjennomført kartlegging sammen med helseforetakene av nåværende og fremtidige behov. Kartleggingen ble oppsummert i et dokument som ble sendt på høring til alle helseforetak og samarbeidsforum. Med bakgrunn i det ovennevnte dokumentet ble dagens rapporteringsløsning i NISSY og PRO vurdert av fagmiljøene i Pasientreiser ANS til ikke å kunne dekke behovene og ønsket retning på området, se tabell under pkt Videre ble ulike alternative løsninger fra forskjellige leverandører vurdert. Løsningsforslagenes omfang tilsier at man må benytte eksisterende rammeavtale eller gjennomføre anbudskonkurranse for anskaffelsen. Det ble videre utredet mulighet for bruk av eksisterende rammeavtale i Helse Sør Øst RHF på området, inngått med SAS, jf. pkt Det er juridisk avklart at rammeavtalen kan benyttes. Det har vært gjennomført referansesamtaler med flere kunder med erfaring tilknyttet SAS som leverandør og med løsningen som vurderes som mulig å benytte innen pasientreiseområdet. På bakgrunn av referansesamtalene og samtaler med SAS ble det valgt å gjennomføre et forprosjekt for å være sikre på at SAS kan levere i henhold til dagens og fremtidig definert behov. Forprosjektet har involvert Pasientreiser ANS, Sykehuset Telemark HF, Sykehuset Innlandet HF og analysenettverket. SAS viser med foreslått løsning at de kan levere på de behov som er kartlagt, og at dette er en fremtidsrettet løsning. Løsningen baserer seg ikke på en fullskala datavarehusløsning fra leverandører, men er tilpasset spesielt det behovet og de rammeforutsetningene som eksisterer innenfor pasientreiseområdet. Side 2 av 6

3 Løsningen baserer seg på data fra fagsystemer, som i første omgang vil være NISSY og PRO. På sikt vil det være mulig å utvide med for eksempel informasjon om telefoni, økonomi, personal og annet. Komponentene i løsningens datavarehus utvikles og driftes av Pasientreiser ANS og vil ikke involvere SAS. Løsningen Visual Analytics er et verktøy for analyse og visualisering som skal implementeres på en eksisterende datavarehusløsning, og leveransene fra SAS vil være begrenset til dette. All overføring og tilrettelegging av data er på plass gjennom utviklingsarbeid gjennomført av Pasientreiser ANS i samarbeid med analysenettverket. Den aktuelle løsningen er også valgt med tanke på en mulig kommende utvikling av både NISSY og PRO, og da tatt høyde for at slik utvikling vil endre fagsystemene og rammeforutsetningene vesentlig Effekter for brukerne (gevinster) Den foreslåtte løsningen vil gi brukerne betydelig mer funksjonalitet og et vesentlig bedre grensesnitt for tilgang til styringsinformasjon. Dette vil gi et mer ferdig produkt til brukerne, og behovet for eksport og bearbeiding i Excel bør avta. Sikkerhet rundt data vil være vesentlig bedret i ny løsning, og gi økt kontroll på data og bruk. Med en dedikert løsning til styringsinformasjon vil brukervennlighet, responstid og fleksibilitet ha et tydeligere fokus enn i eksisterende løsning. Løsningen har også god og variert funksjonalitet for analyse og utforsking av data. Det vil bli mulig å se data fra NISSY og PRO i sammenheng, noe som har vært avhengig av store manuelle operasjoner i tidligere løsning. Tabellarisk fremstilling av funksjonalitet i eksisterende og ny løsning. Ønsket funksjonalitet Dagens løsning Visual Analytics Standardrapporter Bruker kan definere og distribuere rapporter Nei Rapporter og data skal kunne eksporteres Delvis, rapporter Manuell input av data som ikke enkelt kan hentes Nei automatisk Grafisk fremstilling Delvis, enkle grafer Trender over flere år Nei Rapporter som benytter data fra både NISSY og Nei PRO Mulighet for å utforske og analysere Nei bakenforliggende data Benchmark-rapporter på et overordnet nivå Side 3 av 6

4 Ønsket funksjonalitet Dagens løsning Visual Analytics Rapporter skal kunne sendes på mail Nei Rapporter skal kunne skrives ut Automatisk tilsending av rapporter Nei Nei Mulighet for informasjonsfelter, krever utvikling Mulighet for å tilgjengeliggjøre definisjonskatalog Nei Delvis i løsningen Funksjonalitet for distribusjon av rapporter til Nei mobile nettbrett Mulighet for å sette sikkerhet på brukernivå for Delvis, kun på alle rapporter og data rapportnivå Alle brukere skal få tilgang til rapporter og data Nei gjennom felles portal/startside Mulighet for å tilpasse stil og logo på løsningen og rapporter Delvis, må defineres pr. rapport Videre vil løsningen gi bedre tilgang til styringsinformasjon og mulighet til å kunne gjøre vurderinger og analyser, noe som vil bidra til en kompetanseheving ute blant brukerne. Helseforetakene vil også selv kunne hente ut mye av den informasjon som Pasientreiser ANS i dag leverer fast. At løsningen kommer nærmere brukerne vil være med på å øke datakvalitet og understøtte utarbeidelse av styringsindikatorer, målekort og analysemodeller. Løsningen vil også øke mulighetene til benchmarking mellom regioner og helseforetak Juridiske vurderinger I tilknytning til gjennomføring av forprosjektet er det gjort juridiske vurderinger i forhold til anskaffelsen og hvordan portalløsningen skal ivareta personvernet. Kjøpet av portalløsningen er av en slik størrelse at lov og forskrift om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse. Eksisterende rammeavtale mellom Helse Sør-Øst og SAS er derfor vurdert, for å spare tid og kostnader knyttet til gjennomføring av en anbudsprosess. Helse Sør- Øst og SAS har bekreftet at Pasientreiser ANS er omfattet av rammeavtalen og kan benytte denne hvis ønskelig. Videre er det gjort en juridisk vurdering av muligheten til å flytte data fra NISSY og PRO til et datavarehus der data presenteres for brukerne i en annen kontekst enn dagens, noe som vil være med på å gjøre data lettere tilgjengelig for brukerne ute på helseforetakene. Gjennomført vurdering konkluderer med at dette er noe man har anledning til å gjøre, men med den konsekvens at databehandleravtalene mellom Pasientreiser ANS og helseforetakene må oppdateres. Utleveringen av data som i dag skjer direkte fra Locus er kommentert i internrevisjonsrapporten som et område som bør avklares om er i samsvar med kravene i personopplysningsloven,. Dette forventes uansett å ville kreve en revisjon av databehandleravtalene. Innføring av ovennevnte løsning og oppdatering av avtalene i forbindelse med innføring av portalløsningen vil derved understøtte dette tiltaket Økonomi og finansiering Første fase i prosjektet har en beregnet varighet på ca 5 mnd og vil ha som mål å fase standardrapportene over fra fagsystemene til den nye løsningen, i tillegg til initielt oppsett og opplæring av brukerne. Kostnadene i denne fasen vil fordeles mellom lisenskostnader, utviklingskostnader, interne prosjektkostnader og kostnader for oppsett av driftsmiljø. Partene Side 4 av 6

5 som vil involveres er Pasientreiser ANS, helseforetakene, SAS, NHN og de fire regionale IKT leverandørene. Investering Drift (årlig) Lisenskostnader (SAS) 1,2 0,3 Utviklingskostnader (SAS) 1,4 Drift av servere (NHN) 0,2 Prosjektkostnader (HF og ANS) 0,3 TOTALT FASE 1 2,9 0,5 Anskaffelsen er en investering i bedret funksjonalitet for brukerne og vil erstatte eksisterende funksjonalitet i NISSY og PRO. Av årets investeringsramme for NISSY og PRO på 8,4 millioner kroner estimeres det at ca 2,7millioner vil være udisponert uten ytterligere investeringstiltak i Overskytende finansieringsbehov dekkes innenfor investeringsbudsjettet for Videre utvikling: Når standardrapportene er på plass og helseforetakene har fått tilført tilstrekkelig kompetanse vil den videre utviklingen av den nye løsningen være tilknyttet styringsindikatorer og ulike modeller for analyse av pasientreiseområdet. Arbeidet med utforming og definisjon av styringsindikatorer gjennomføres parallelt gjennom analysenettverket, og portalen vil være å foretrekke som presentasjonsløsning for dette. Det vil kunne være flere ulike modeller for videreutvikling. En av disse vil være å benytte seg av de superbrukerressursene som vil være tilknyttet helseforetakene og vurdere modell for frikjøp til prosjektgjennomføring. Skulle dette være vanskelig i forhold til ressursbehovene på helseforetakene kan SAS eller deres underleverandører i rammeavtalene bidra også i fremtidig utvikling. Analysenettverket er tiltenkt er sentral rolle i arbeidet med koordinering og standardisering når løsningen er i drift. 3. Administrerende direktørs vurderinger: 3.1 Risikovurderinger: etisk, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v En anskaffelse av en portal for styringsinformasjon skal legge til rette for uttak av gevinster gjennom mer effektiv styring av pasientreisekontorene og kostnadsutvikling på pasientreiseområdet, gjennom økt tilgjengelighet og kvalitet på ledelses- og styringsinformasjon. Den foreslåtte anskaffelsen vurderes ikke som spesielt omfattende. Det vil være en viss grad av risiko knyttet til å få til en vellykket standardisering og lik bruk av den nye løsningen. Det vil derfor legges vekt på å sikre en god og standardisert opplæring i bruk av løsningen. Videre vil man på sikt legge opp til å understøtte kompetanseheving innen utarbeidelse av styringsindikatorer, målekort og analysemodeller ved helseforetakene. Håndteringen av persondata i løsningen tilsier behov for revidering av databehandleravtalene mellom Pasientreiser ANS og helseforetakene, noe som vil bli belyst i egen sak til styret i januar Evt. dialog/forankring av saken (ansatte / brukerne) Det har vært bred brukerforankring gjennom prosjektet. I første omgang ble kartlegging og høring gjennomført i samarbeid med alle helseforetak og samarbeidsforum, hvor det ble gitt store støtte til utbedring av dagens rapporteringsløsning. I det videre arbeidet har pasientreisekontorene vært representert via analysenettverket, som har hatt løsningen og elementer dekket av denne som agenda på en rekke møter. Side 5 av 6

6 I arbeidet med strategiplanen ble det, i dialogen mellom helseforetakene og Pasientreiser ANS, fra HF-enes side bl.a. løftet frem som et av de viktigste områdene etablering av portal for styringsinformasjon. 3.3 Drøfting pro et contra Administrerende direktør har vurdert bakgrunnen for og den anbefalte tilnærmingen til å løse utfordringen med dårlig tilgang til styringsinformasjon. Med det behovet som er avdekket, fremstår alternativet med å anskaffe Visual Analytics fra SAS som en god og fremtidsrettet løsning for helseforetakene. Løsningen forventes å gi brukerne en vesentlig forbedret brukervennlighet, responstid og fleksibilitet. Informasjonen vil bli mer tilgjengelig og lettere å tilpasse til egne behov ved de ulike helseforetak. Den nye løsningens muligheter for analyse og bearbeidelse av data vil føre til at informasjonen i større grad kan oppbevares i datavarehuset og dagens behov for oppbevaring av data på utsiden av løsningene vil avta og data sikret på en tryggere måte. Sammenlignet med egne erfaringer for hva det koster i tid og penger for å utvikle og tilpasse fagsystemene NISSY og PRO, vurderes anskaffelsen å være av moderat størrelse da den dekker begge systemer og kan gjennomføres raskt. Den moderate størrelsen og behovet for rask leveranse på området gjør at avrop på en eksisterende rammeavtale vil være en god fremgangsmåte forbundet med liten risiko og gi et raskere uttak av gevinster for brukerne. 3.4 Konklusjon Basert på utfordringer som nevnt i pkt. 3.1 anbefales det at styret slutter seg til forslaget om å anskaffe ny portalløsning for å erstatte dagens rapportløsning i NISSY og PRO og at administrerende direktør gis fullmakt til å inngå avtale om en slik løsning. Side 6 av 6