Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 18/04/2013 SAK NR VIRKSOMHETSRAPPORTERING PR 28.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 18/04/2013 SAK NR VIRKSOMHETSRAPPORTERING PR 28. FEBRUAR 2013 Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 28. februar 2013 til etterretning. Skien, 11. april 2013 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 8

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Utviklingen i februar har i hovedsak vært som forventet, men tilstedeværelse viser fortsatt rød styringsindikator. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: For februar er saksinngangen 5 % under budsjett og akkumulert 7% lavere enn budsjett. Sammenlignet med faktisk saksinngang pr februar 2012 er det en moderat reduksjon med 2,6% hittil i Saksbehandlingstiden har hatt en positiv utvikling fra januar til februar. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for februar er 19,7 dager, som gir gul styringsindikator. Pasientreiser ANS leverer sin andel av denne tjenesten innenfor definert mål for saksbehandling i SLA-avtalen, kfr omtale i egen styresak til dette møtet. For februar er det levert saksbehandlingstjenester til seks pasientreisekontor på til sammen 25 månedsverk. For mars ble det bestilt 22,5 månedsverk saksbehandlingstjenester fra syv pasientreisekontor. Per er det et positivt kostnadsavvik på 0,3 millioner kroner, det vil si 2 % avvik mot budsjett. Avviket er forklart under punkt 2.6. Det har i februar vært 99,2 % oppetid i NISSY og 99 % oppetid i PRO. Dette gir gul styringsindikator. Tilstedeværelsen for februar har vært 89,9 % som gir rød styringsindikator. Langtidsfraværet er synkende, mens kortidsfraværet har i perioden vært høyere enn normalt. 2.1 Sammendrag styringsindikatorer Feb13 Hittil i år Snitt saksbehandlingstid i dager 19,7 22,4 God økonomistyring - avvik mot budsjett 2,0 % 3,5 % Oppetid NISSY 99,2 % 99,6 % Oppetid PRO 99,0 % 99,2 % Tilstedeværelse 89,9 % 90,4 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 8

3 2.2 Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2013 vs. budsjett Saksinngangen i februar ble saker, som er 5 % under budsjettert saksinngang og akkumulert 7% lavere enn budsjett. Sammenlignet med faktisk saksinngang pr februar 2012 er det en moderat reduksjon med 2,6% hittil i Saksbehandlingstid Feb13 Hittil i år Snitt saksbehandlingstid i dager 19,7 22,4 Saksbehandlingen har hatt en positiv utvikling fra januar til februar, men ligger fortsatt over målet om 14 dagers saksbehandlingstid. Det er i perioden noe lavere saksinngang enn forventet, men på landsbasis er gjennomsnittlig saksbehandlingstid for februar 19,7 dager, noe som gir gul styringsindikator. Det er i perioden stor variasjon i saksbehandlingstid mellom kontorene fra 9,7 til 30,4 dager. Det er hittil i år sendt ut meldinger om forlenget saksbehandlingstid til pasienter hvor saksbehandlingen har overskredet 28 dager. Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid 2012 og i regionene per februar Saksbehandlingstid Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Januar Februar Gjennomsnitt alle regioner 14,5 11,1 12,2 15,6 16,1 19,6 21,5 11,1 11,5 13,5 16,3 25,0 19,7 Helse Sør Øst RHF 13,9 7,9 5,2 11,2 11,0 17,2 19,4 8,9 8,2 12,1 14,6 25,6 20,0 Helse Vest RHF 13,1 13,8 16,1 17,5 18,3 21,1 22,9 14,0 12,5 12,3 13,3 19,8 18,8 Helse Midt Norge RHF 18,5 13,5 13,7 15,0 16,9 21,2 24,7 13,7 13,3 13,4 17,4 26,3 22,8 Helse Nord RHF 13,0 14,5 21,3 22,0 22,5 20,7 21,8 11,4 15,2 17,5 20,5 27,0 17,4 Side 3 av 8

4 2.4 Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester Det er fortsatt et høyt aktivitetsnivå på levering av saksbehandlingstjenester, og i februar ble det levert 25,5 månedsverk til seks forskjellige pasientreisekontor. For mars ble det bestilt 22,5 månedsverk fra syv pasientreisekontor og flertallet av disse har en saksbehandlingstid utover 14 dager. Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester og bestilte i mars Alle pasientreisekontorene har nå fått opplæring i et oppdatert prognoseverktøy som kan brukes til optimal resurssplanlegging. Det observeres en positiv utvikling i styring av saksbehandlingstiden for de kontorer som har tatt dette verktøyet i bruk. Graf: saksbehandlingstid per pasientreisekontor i februar og bestilte tilleggstjenester i mars. Side 4 av 8

5 2.5 IKT rapportering PRO og NISSY Oppetid i PRO Feb13 Hittil i år Oppetid PRO 99,0 % 99,2 % Det er registrert 99 % oppetid nasjonalt i PRO i februar måned. Årsak til nedetid. Dato Hendelse Konsekvens Region Varighet (min) Nedetid % av SLA Planlagte tiltak Stopp i PRO PRO nede Alle 35 0,17 % Feil funnet og løst Minneproblemer på server i PRO PRO nede Alle 43 0,21 % Bytte av minne på server Problemer i Nissy Nissy og PRO nede Alle 135 0,66 % Server og applikasjon byttes hvis feil ikke lokaliseres Oppetid i NISSY Det er registrert 99,2 % oppetid i NISSY. Årsak til nedetid. Dato Hendelse Konsekvens Region Varighet Nedetid % av Planlagte tiltak SLA Problem i Nissy Nissy nede Alle 35 0,17 % Server og Applikasjon byttes hvis feil ikke lokaliseres Problemer i Nissy Nissy og PRO nede Feb Utførte og planlagte tiltak i NISSY og PRO Hittil i år Oppetid NISSY 99,2 % 99,6 % Alle 135 0,66 % Server og applikasjon byttes hvis feil ikke lokaliseres. PRO 2.7 ble implementert i februar og inneholdt flere tekniske tiltak for å sikre stabilitet og ytelse. NISSY 4.3 inneholder tekniske tiltak som skal bidra til forbedret stabilitet og vil bli gjennomført ultimo mai. Det planlegges ytterligere to releaser 4. kvartal Side 5 av 8

6 2.6 Økonomirapportering Feb13 Hittil i år God økonomistyring - avvik mot budsjett 2,0 % 3,5 % Resultat nasjonale oppgaver REGNSKAP Jan13 Feb13 Resultat HiÅ Budsjett HiÅ Avvik Avvik % DRIFTSINNTEKTER Inntekter tjenester % DRIFTSUTGIFTER Produksjonskostnader % Innleie av personell Lønnskostnader % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Nissy, PRO og % Andre driftskostnader % Sum Driftskostnader % DRIFTSRESULTAT Netto finansinntekter RESULTAT ETTER FINANSPOSTER Tabell: Resultat pr Tall i hele Tallene i rapportering pr er justert i henhold til revidert budsjett, kfr egen styresak om dette Regnskapet pr viser et marginalt positivt kostnadsavvik på ca 0,3 millioner kroner. Det er i tabellen lagt inn forslaget til revidert budsjett hvor det styres etter et positivt avvik på 6 millioner kroner som skal benyttes til å finansiere budsjetterte investeringer i NISSY og PRO i Kommentarer til de mest sentrale avvik: Avviket på personalkostnadene skyldes noe lavere produktivitet, mens avviket på andre personalkostnader, NISSY, PRO og andre driftskostnader er periodiseringsavvik. KF-prosjektet i Helse Sør-Øst inngår ikke i tabellen over og rapporteres særskilt til styret. Side 6 av 8

7 2.7 Tilstedeværelse Graf: Tilstedeværelse 2012 og februar 2013 *Tilstedeværelsen for januar er justert på grunn av noen etterregistereringer. Tilstedeværelsen samlet for februar var på 89,9 % som gir rød styringsindikator. Sykefraværsstatistikken fra NAV viser at på landsbasis har den langvarige positive trenden i sykefraværet stangnert. I fjerde kvartal økte sykefraværet på landsbasis med 3,8 %. Den samme tendensen viser seg også i Pasientreiser ANS, og tema sykefravær har hatt stort fokus i selskapet i siste periode. Hvert enkelt sykefravær følges tett og selskapets langtidsfravær er synkende. Januar og februar har vært influensamåneder hvor kortidsfraværet har vært høyt som medfører at det totale sykefraværet fortsatt er høyere enn hva som har vært normalt. For mars ser det derimot ut til at sykefraværet er synkende både for kort- og langtidssykemeldte. Tabell: Tilstedeværelse 2012 og februar 2013 Feb12 Mar12 Apr12 Mai12 Jun12 Jul12 Aug12 Sep12 Okt12 Nov12 Des12 Jan13 Feb13 Tilstedeværelse totalt 93,7 % 94,6 % 96,3 % 95,1 % 94,5 % 94,3 % 95,5 % 95,2 % 93,5 % 89,0 % 88,6 % 90,8 % 89,9 % Tilstedeværelse drift 95,3 % 96,3 % 98,4 % 98,3 % 97,7 % 93,7 % 98,3 % 93,7 % 90,7 % 83,4 % 83,2 % 89,2 % 86,0 % Side 7 av 8

8 Vedlegg: er og grenseverdier (ref.styresak ) KPIer for Brukerperspektivet - Enklere løsninger Mål Sikre likebehandling og kvalitet Grenseverdier 2013 Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen <20% < 20 % < 40 % > 40 % Halvårlig Riktige svar fra stikkprøvekontroll av kvalitet på vedtak > 90% > 90 % > 80 % < 80 % Årlig Pasienttilfredshet - resultat fra undersøkelse KPIer for Kundeperspektivet (SLA) - Stabile og kostnadseffektive leveranser - Samhandling og kvalitet Mål 2013 Grenseverdier 2013 Årlig Frekvens Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Rekvirenttilfredshet - resultat fra undersøkelse Årlig KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) Grenseverdier Målbar kostnadseffektivisering Frekvens Mål Kvalitet God økonomistyring - avvik mot budsjett 0 % > 0 % < -2 % > -2 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Medarbeidertilfredshetsundersøkelse Kostnadsutvikling pasientområdet samlet i 2012 kroner Halvårlig Årlig Side 8 av 8