Styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 08/12/10

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 08/12/10 SAK NR Optimalisering og kontinuerlig forbedring innenfor pasientreiseområdet rapport fra fase 1 Forslag til vedtak: 1. Styret tar analyseresultater fra fase 1 til orientering. 2. Styret slutter seg til at fase 2 og 3 i prosjekt for optimalisering og kontinuerlig forbedring gjennomføres våren Fase 2 og fase 3 gjennomføres innenfor en ramme på 2,2 mill kr (ekskl. mva). Styret ber om å bli holdt orientert om utviklingen og at sluttrapport fremlegges i juni Styret forutsetter at brukere og ansatte involveres i gjennomføring av prosjektet med henblikk på å sikre forankring og kompetanseoverføring. Skien 1. desember 2010 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Basert på analyser fra forprosjektet, vurderes det at prosessoptimaliseringsprosjektet vil kunne føre til betydelige forbedringer i kvalitet og effektivitet. Det er identifisert syv konkrete forbedringsområder med et samlet potensial på 17,4 mill kr pr år ved pilotenhetene, hvorav 5,1 mill kr er vurdert mulig og realisere allerede i Dersom de beregnede gevinstene av funnene i pilotprosjektet fremskrives flatt for de øvrige regioner indikerer dette et samlet potensial på ca 53 mill kr. Administrerende direktør mener det er riktig å videreføre dette prosjektet nå og at det er avgjørende å få realisert mulighetene for effektiviseringer som forprosjektet har påvist. Administrerende direktør anbefaler derfor at Pasientreiser ANS i samarbeid med Helse Midt-Norge RHF implementerer prosjekt vedrørende optimalisering og kontinuerlig forbedring innen enkeltoppgjørsområdet våren Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder I forlengelse av styrets vedtak i sak er det gjennomført fase 1 i prosjekt for optimalisering og kontinuerlig forbedring i samarbeid med Helse Midt-Norge RHF. Fase 1 er et forprosjekt som har analysert enkeltoppgjørsområdet, herunder etablert mandat og prosjektplan, gjennomført opplæring, kartlagt brukerbehov, analysert verdistrømmen, etablert et 0-punkt for det videre arbeidet og forankret et felles bilde av nå-situasjonen og utfordringene. I henhold til styrets vedtak er forprosjektet gjennomført med en omfattende involvering av ansatte og brukere. Det har bl.a. vært kontakt med 77 brukere pr telefon og det har vært en omfattende kommunikasjon via kurs, arbeidsgrupper, intervjuer nyhetsbrev, avdelingsmøter og spørreundersøkelser blant de ansatte. Resultatene er dokumentert i en analyserapport hvor vi belyser hovedutfordringene innen enkeltoppgjør. Hovedutfordringene er knyttet til pasientperspektivet, struktur for kontinuerlig forbedring og effektivitet. Rapporten presenterer et businescase knyttet til angitte forbedringsområder og gir en anbefaling vedrørende det videre arbeid. Denne saken omhandler analyseresultatene fra forprosjektet og anbefaling om gjennomføring av prosessoptimaliseringstiltak for å utvikle en kultur for kontinuerlig forbedring. Dette vil redusere administrasjonskostnadene innen enkeltoppgjør, synliggjøre utfordringer relatert til dagens rammebetingelser og redusere risiko for negativ omdømme. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Pasientreiser ANS og pasientreisekontorene har som styret er kjent med gjort en stor innsats for å klare å få kontroll på køene fra et uakseptabelt høyt nivå. Men det er også slik at nedbygging av køer ikke kan tilskrives gjennomgående høyere produktivitet eller kortere saksbehandlingstid. Uten varige forbedringer er løsningen for å håndtere dette økt ressursbruk i takt med økt inngang. Økt bemanning har relativt sett gitt gode resultater, men dette er ikke et bærekraftig alternativ på lengre sikt på grunn av de høye kostnadene dette innebærer. Med utgangspunkt i et sett av hypoteser om mulige problemer og forbedringsmuligheter, er det derfor gjennomført en omfattende analyse med henblikk på å identifisere hovedutfordringer og årsaker. Analysen konkluderer med at det er utfordringer knyttet til Side 2 av 6

3 pasientperspektivet, til struktur for kontinuerlig forbedring og til effektivitet. Den vedlagte rapport redegjør detaljert for utfordringer og årsaker. Videre viser analysen konkrete forbedringsområder og identifiserer et potensial på 17,4 mill kr for pilotenhetene fordelt med 9,6 mill kr hos Helse Midt-Norge og 7,8 mill kr hos Pasientreiser ANS. Effektiviseringspotensialet forventes å kunne realiseres gjennom mindre bruk av overtid, redusert innleie og ved å håndtere en forventet økning i antall saker uten behov for oppbemanning. Det vurderes at prosjektet kan ferdigstilles til april 2011 hvoretter forbedringene vil ha effekt. Av det samlede potensial forventes i alt 5,1 mill kr å kunne realiseres allerede i 2011 som en halvårseffekt. Av dette kan realiseres kr 2,6 ved Pasientreiser ANS i 2011, et beløp som ved helårseffekt i 2012 vil utgjøre kr 5,4 mill. De resterende 2,5 mill kr i halvårseffekt i 2011 anbefales lagt til grunn som effektiviseringsmål i Helse Midt-Norge. I tillegg er det identifisert betydelige utfordringer knyttet til etterlevelse av et komplisert regelverk. Det er viktig å ha fokus på å komme med konkrete innspill til mulige endringer og tolkning av regelverket, og som styret er kjent med er det igangsatt et eget arbeid med regelverksforenkling som siktemål. Basert på ovenstående er det umiddelbart tre aktuelle handlingsalternativer: 1) Utfordringene kan håndteres gjennom fortsatt økt bemanning for å sikre tilstrekkelig kapasitet 2) Utfordringene håndteres gjennom prosessoptimalisering og kontinuerlig forbedring for å realisere effektiviseringsgevinster 3) Utfordringene håndteres gjennom endringer i rammebetingelsene, f. eks ved forenkling i lovverk/forskrift, endring i ansvars- og arbeidsfordeling eller ny systemstøtte Administrerende direktør anbefaler en kombinasjon av alternativ to og tre som grunnlag for fremtidig modell. I tillegg er det og mulig å satse på å investere i forbedringer av systemene som anvendes i saksbehandlingen innenfor enkeltoppgjør med henblikk på å gjøre godkjennelsesprosessen enklere. Dette alternativet vurderes likevel ikke å kunne stå alene, men må kombineres med endringer i rammebetingelsene eller prosessoptimalisering for å føre til realiserbare gevinster Endringer i rammebetingelsene er et meget relevant alternativ og Pasientreiser ANS har en sentral rolle i dette arbeidet. Prosessoptimalisering og kontinuerlig forbedring er et ressurskrevende alternativ, men det vil kunne bidra til gevinstrealisering innenfor pasientreiseområdet innenfor en kort tidshorisont. Dermed vil prosjektet også kunne medvirke til å frigjøre midler til forbedring av systemstøtten og det forventes at det foreslåtte prosjektet vil gi et svært godt grunnlag for å kunne dokumentere og synliggjøre behovet for endringer i forskrift ovenfor departementet (eksempelvis mer standardiserte oppgjørsformer). 2.3 Gjennomføring av prosjekt for optimalisering og kontinuerlig forbedring Fase 2 - design av løsning i pilot og Fase 3 test og implementering vil med oppstart i desember 2010 være ferdigstilt i april Se overordnet tidsplan for prosjektet og en kort beskrivelse av fase 2 og 3 på side 41 i vedlegget. Side 3 av 6

4 Styringsgruppen anbefaler på basis av prosjektets leveranser i fase 1 og dokumentert potensial for gevinstuttak på 17,4 mill kr pr år at pilotering og implementering av tiltak i Pasientreiser ANS og Helse Midt- Norge (fase 2 og 3) gjennomføres etter denne tidsplan. Dersom resultatene fra implementering i Pasientreiser ANS og Helse Midt-Norge samsvarer med potensialene som fremgår av foreliggende sak, vil en foreslå at styringsgruppen anbefaler utrulling av det samme konseptet i de tre andre helseregionene (fase 4). En eventuell sak om dette vil bli fremmet for styret i juni 2011, inkl budsjettmessige konsekvenser av videreføringen. Det er estimert en kostnadsramme for konsulentkostnader og direkte kostnader ved gjennomføring av fase 2 og 3 på ca 2,2 mill kr eksl mva. Det foreslås at prosjektmidler til disse fasene stilles til rådighet via Pasientreiser ANS. 3 Administrerende direktørs vurderinger 3.1. Risikovurderinger: etiske, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Det gjennomførte forprosjekt og anbefalingene om fase 2 og 3 representerer en videreføring og konkretisering av tidligere føringer om prosessoptimalisering og bemanningsevaluering. I henhold til føringene fra sak har forprosjektet analysert og vurdert hele verdikjeden innen enkeltoppgjør og alle involverte ledd er gjennomgått for å skape grunnlag for mest mulig effektive løsninger innenfor pasientreiseområdet. Pasientreiser ANS er gjennom bl.a. selskapsavtalen forpliktet til å bidra til slike prosesser og kontinuerlig forbedring vurderes å være et viktig tiltak for å bidra til slike prosesser. Det er likevel fortsatt viktig at prosjektet ses i sammenheng med arbeidet med forenkling av rammebetingelsene (ref regelverk og informasjonsteknologi). Administrerende direktør vurderer at kontinuerlig forbedring er et viktig og sentralt virkemiddel for å sikre at Pasientreiser ANS kan ivareta sine oppgaver på en kvalitativ og effektiv måte. Kontroll over restanser og saksbehandlingstid vurderes å være kritisk i forhold til brukernes forventninger og selskapets og eiernes omdømme. Kontroll over de administrative kostnader er avgjørende i forhold til eiernes krav og selskapets legitimitet på lengre sikt. I forprosjektet er det gjennomført en omfattende kompetanseoppbygging og overføring bl.a. gjennom kurs i lean for alle linjeledere og endringsagenter, direkte involvering av ansatte i arbeidsmøter og verdikartlegging samt planlagt en simuleringsøvelse med alle ansatte i pilotenhetene. Administrerende direktør vurderer likevel at det i tillegg til å bemanne prosjektet med interne ressurser er behov for å knytte ekstern bistand med erfaring og høy kompetanse på prosessoptimalisering og kontinuerlig forbedring opp mot prosjektet. Ekstern bistand vil variere i prosjektets faser, med størst grad av bistand i de innledende faser. Målet er fortsatt at kompetansen skal etableres i pasientreiseorganisasjonen og at utrulling til de andre helseregionene i større grad skal gjennomføres med interne ressurser. Det er identifisert risiko knyttet til realisering av det beregnede gevinstpotensial. I vurderingene er potensialet redusert med 40-50% i år 1 for å tydeliggjøre at realisering krever tid og for å ta høyde for den risikoen som er avdekket. Følgende tre områder er vurdert som kritiske for å lykkes: Ledelsesforankring er den største risikoen knyttet til gevinstrealisering. Dersom ledelsen ikke tar i bruk og videreutvikler ledelsesstrukturen for kontinuerlig forbedring vil flere av gevinstene ikke kunne realiseres. I dette ligger også gjennomføringsevne til å ta de beslutningene som må til for fortløpende å kunne realisere gevinster. Erfaring viser at dersom ledelsen ikke lykkes med å jobbe kontinuerlig og langsiktig for å nå de Side 4 av 6

5 målene som er satt, vil ikke medarbeiderne ta det ansvaret og initiativet som er nødvendig for å realisere gevinster Den desentraliserte strukturen til pasientreiseområdet bidrar til en saksbehandling som er nær pasienten med bruk av lokalkunnskap. På den andre siden øker strukturen kompleksiteten i implementering av lik praksis og øker risikoen for variasjon og ulik behandling av pasientene. I tillegg medfører flere mindre miljøer utfordringer knyttet til opprettholdelsen av kritisk masse, sett i et gevinstrealiseringsperspektiv. Et fokus på kostnadsreduksjon kan medføre en fremmedgjøring og skape motstand slik at ansatte og ledelse ikke bidrar til å realisere gevinster. Det er i analysen fokusert på muligheten til å redusere bruken av overtid og innleie, håndtere den forventede økningen i saksinngang og i tillegg øke kvaliteten i tjenesteproduksjonen. Gevinster utover potensialet som ligger her, bør realiseres i en takt som er forenlig med å opprettholde en høy motivasjon og tilhørighet blant medarbeidere og ledere Dialog/forankring av saken Styringsgruppen hvor alle regioner er representert, samt brukerorganisasjonene har sluttet seg til anbefalingen om en videreføring av prosjektet og fase 2 og Drøfting pro et contra Administrerende direktørs vurdering er at en videreføring av prosjektet vil kunne bidra til å realisere de gitte føringer vedr prosessoptimalisering og bemanningsanalyse. Dette vil også kunne bidra til klarlegging av mer dynamiske forbedringsprosesser og mer optimale bemanningsløsninger innenfor pasientreiseområdet. Dette er nå bekreftet av analyseresultatene fra forprosjektet i Pasientreiser ANS og Helse Midt-Norge. Det er likevel reelt å se for seg andre løsninger som vil kunne gi effektiviseringsgevinster innenfor pasienteiseområdet, eksempelvis ved ytterlige innføring av teknologiske løsninger. Fordelen ved LEAN prosjektet er imidlertid at man opparbeider realkompetanse i egen rekker med sikte på kontinuerlig prosessforbedringsarbeide og stor gjennomføringsevne i organisasjonen Forskning viser at organisasjoner som etablerer en kultur for kontinuerlig forbedring skaper en lærende organisasjon som hele tiden vil jobbe med forbedringer og tilpasser seg nye utfordringer og endrede rammebetingelser raskere enn mer tradisjonelle organisasjoner. Innføring av kontinuerlig forbedring innen enkeltoppgjør vil styrke mulighetene for å oppnå gevinster også på andre områder. I tillegg vil dette styrke Pasientreiser ANS sin rolle som premissleverandør opp mot mulige endringer i rammebetingelsene innenfor regelverk og informasjonsteknologi. 3.4 Konklusjon Basert på analysene og funnene fra fase 1 i pilotprosjektet anbefaler administrerende direktør at fase 2 og 3 av prosjektet gjennomføres som foreslått. Resultatene fra fase 2 og 3 (design og implementering) i pilotprosjektet fremlegges for styret i juni 2010 med forslag til eventuelt videreføring av prosjekt for kontinuerlig forbedring i øvrige regioner. Side 5 av 6

6 Vedlegg: Kontinuerlig forbedring - Analyserapport for pilotprosjekt mellom Helse Midt-Norge RHF og Pasientreiser ANS (power-point presentasjon) Side 6 av 6