Saksframlegg SAK NR Virksomhetsrapportering pr Forslag til vedtak:

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 05/03/2012 SAK NR Virksomhetsrapportering pr Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. januar 2012 til etterretning.. Skien 27.februar 2012 Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Utviklingen i januar har i stor grad vært som forventet og de fleste indikatorer er innenfor målbildet. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse Saksinngangen i januar ble mot budsjettert saker, dette er ca. 3,6 % under budsjett for januar. Saksbehandlingskøen per 31.januar var ca saker, dvs. at den totale restansen er redusert med ca saker fra forrige virksomhetsrapportering Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for januar var ca.14 dager. Per er det et akkumulert positivt kostnadsavvik på 0,2 mill., som er ca. 2,8 % avvik mot budsjett. Avviket er forklart under punkt.2.8. Det har vært høy oppetid for programvarene NISSY og PRO i januar. Begge indikatorene viser grønt. Andel omgjorte klager til brukers gunst viser positiv utvikling hvor indikator for januar viser 70 % mot 79 % i desember Innrapportering av egenandeler er også for januar godt innenfor målet om innrapportering innen 14 dager Sammendrag er Snitt saksbehandlingstid i dager 14,1 14,1 Andel omgjorte klager til brukers gunst 70,8 % 70,8 % God økonomistyring- avvik fra budsjett 2,8 % 2,8 % Opplevd nedetid NISSY i minutter Opplevd nedetid PRO i minutter Tilstedeværelse- ansatte 94,7 % 94,7 % Egenandelsinnrapportering- hyppighet 97,8 % 97,8 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten.

3 Antall saker 2.2. Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2011/2012 vs. budsjett Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 2012 Jan Faktisk saksinngang 2011/2012 Budsjettert saksinngang 2011/2012 Saksinngangen i januar ble saker, som er 3,6 % under budsjettert saksinngang Saksbehandlingstid Snitt saksbehandlingstid 14,1 14,1 Saksbehandlingstiden har hatt en negativ utviklingen i januar og på landsbasis er gjennomsnittlig saksbehandlingstid økt til 14,1 dager, som er marginalt over nasjonalt mål på 14 dager. Det er noen pasientreisekontor som har lenger saksbehandlingstid enn målet på 14 dager. Regionalt har Helse Midt-Norge den lengste gjennomsnittlige saksbehandlingstiden med 19,3 dager i januar. Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid 2011 og per januar Saksbehandlingstid Februar Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt. Nov. Des. Gjennomsnitt alle regioner 18, ,1 10,7 10,4 9,2 9,2 14,1 Helse Sør Øst RHF ,2 12,4 9,4 6,3 6,8 12,5 Helse Vest RHF 19,8 16,7 18,1 19, ,7 12,2 12,2 11,8 11,6 13,9 Helse Midt Norge RHF 20, , ,1 6,7 12, ,9 19,3 Helse Nord RHF 19,2 16,6 18,8 16, ,2 9,6 9,9 9,2 12,4

4 Månedsverk 2.4. Tilleggstjenester: saksbehandlingstjenester Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester pr ,3 5,2 0 Jan 2011 Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan 2012 Bestilling februar 2012 Faktisk månedsverk 2010/2011 Faktisk månedsverk 2011/2012 I januar ble det levert 6,3 månedsverk til saksbehandlingstjenester til to pasientreisekontor. Det var pr. 31.januar bestilt saksbehandlingstjenester tilsvarende 5,2 månedsverk til to kontor for levering i februar. Etterspørselen etter saksbehandlingstjenester har vært lav siden september 2011 og dette skyldes sannsynligvis at produksjonskapasiteten ved kontorene nå i stor grad dekker behovet. Hovedårsaken vurderes å være oppbemanning og økt produktivitet gjennom Det er likevel per enkelte saksbehandlingskontor med lengre saksbehandlingstid enn det nasjonale målet Kvalitet i saksbehandling Andel omgjorte klager 70,8 % 70,8 % Indikatoren viser hvor mange av klagesakene pasientreisekontorene omgjør til gunst for pasienten uten at klagene oversendes Helsetilsynet. Graf: Andel omgjorte klager til gunst for pasient uten oversendelse til HT 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan Antall omgjorte klager Mål Det er iverksatt tiltak for å bedre registreringskvaliteten. I 2011 hadde vi fokus på : 1) Riktig registrering av klage og omgjøring uten klage 2) Opplæringstiltak. 3) Kartlegging av lik praksis på nasjonalt nivå

5 Dette har hatt effekt ved at andel omgjorte klager til pasientens gunst er redusert, og at funksjonen revider sak (omgjøring uten klage) er tatt mer i bruk. Pasientreiser ANS ser det som viktig med økt fokus på vedtakene i 1. instans, da god kvalitet på vedtaksbrevene vil bidra til å nå måltallet på 50 %. Det vil i løpet av våren bli iverksatt stikkprøvekontroll av 1000 vedtaksbrev og påfølgende tiltak. Omgjøring av vedtak uten formell klage, vil også kunne si noe om kvaliteten i 1. instans. Bruken av denne omgjøringsadgangen vil vi også se nærmere på i Graf: Utvikling klager og reviderte saker i % av alle vedtak 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 2012 Andel reviderte saker i % Andel klager i % (innvilget + HT) Av tabellen fremgår det at det er en reduksjon i antall registrerte klager siste halvår og pr januar er antall registrerte klager under 0,5 % av alle vedtak. Dette vurderes å være lavt IKT rapportering PRO og NISSY Opplevd nedetid PRO Sammendrag Det er registrert 51 minutter nedetid i PRO for januar måned. Opplevd nedetid NISSY Sammendrag Det er registrert 70 minutter nedetid i NISSY for januar måned.

6 2.7. Egenandelsrapportering nasjonalt Egenandelsinnrapportering, hyppighet 97,8 % 97,8 % Hyppighet I henhold til syketransportregisterforskriften 15 skal alle egenandeler innrapporteres innen 14 dager. Egenandelene blir automatisk innrapportert fra PRO og NISSY. For PRO regnes det 14 dager fra vedtaksdato. For NISSY vil alle egenandeler som forhåndsregistreres meldes inn dagen etter og dermed i henhold til målkravet med god margin. Egenandeler som ikke er forhåndsregistrert må etterregistreres i løpet av 14 dager for å overholde kravet. Graf: Egenandelsrapportering hyppighet 100,0 % 99,0 % 98,0 % 97,0 % 96,0 % 95,0 % 94,0 % 93,0 % 92,0 % 91,0 % 90,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 2012 Jan Egenandelsinnrapportering, hyppighet Grønn Grafen viser at man fra februar 2011 har vært innenfor målkravet på 14 dager for innrapportering av betalte egenandeler på reiser i både NISSY og PRO. Tallene for desember 2011 og januar 2012 er marginalt under 98 %, men det vurderes likevel som svært sannsynlig at alle egenandeler er innrapportert innen 14 dager. Kvalitet i egenandelsrapportering viser til at egenandelene som rapporteres inn skal være gyldige og korrekte. Dette kravet har vært oppfylt siden januar Kompletthet i egenandelsrapportering viser til at alle gyldige egenandeler skal rapporteres. Dette er kravet har vært oppfylt siden januar 2011.

7 2.8. Økonomirapportering God økonomistyring 2,8 % 2,8 % Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat pr Tall i hele 1000 Regnskap Budsjett hittil Avvik Avvik i % Driftsinntekter Inntekter tjenester % Driftsutgifter Produksjonskostnader % Innleie av personell % Lønnskostnader % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad % Andre personalkostnader % Avskrivninger % Trykkeritjenester % Nissy, PRO og % Andre driftskostnader % Sum driftskostnader ,8 % Driftsresultat Netto finansinntekter % Resultat etter finansposter % Avvik mot budsjett i % (Bud - avvik) 2,8 % Regnskapet pr viser et marginalt positivt kostnadsavvik på ca. 0,2 mill. Det er et positivt avvik på innleid og lønn som skyldes vakante stillinger som er under rekruttering. Dette er ikke erstattet 100 % med innleid i perioden. I tillegg er det et negativt avvik på trykkeritjenester som skyldes periodisering av budsjettpost. LEAN- prosjektet inngår ikke i tabellen over, og vil bli særskilt rapportert i styremøte i april.

8 2.9 Tilstedeværelse Tilstedeværelse 94,7 % 94,7 % Graf: Tilstedeværelse ,0 % 98,0 % 96,0 % 94,0 % 92,0 % 90,0 % 88,0 % 86,0 % 84,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Tilstedeværelse totalt Tilstedeværeselse driftsavdeling Mål 2012 Tilstedeværelse i Pasientreiser for januar 2012 har gul styringsindikator med 94,7 %. Totalt er fraværet 5,3 %, hvor 1,8 % skyldes langtidsfravær. Sammenlignet var tilstedeværelsen for januar 2011 på 92,1 % og hvor hele 6,2 % var langtidsfravær. Tabell: Tilstedeværelse 2011 og 2012 Tilstedeværelse Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 2012 Tilstedeværelse totalt 92,1 % 91,4 % 90,5 % 94,6 % 98,4 % 96,4 % 94,6 % 96,9 % 97,4 % 96,6 % 94,8 % 94,0 % 94,7 % Tilstedeværelse drift 93,4 % 93,3 % 89,1 % 95,4 % 98,7 % 96,5 % 93,8 % 93,8 % 94,9 % 97,2 % 96,6 % 97,8 % 93,4 % Vedlegg: er og grenseverdier (ref.styresak )