Styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 15/06/11

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 15/06/11 SAK NR Optimalisering og kontinuerlig forbedring innenfor pasientreiseområdet sluttrapport pilotprosjekt mellom Pasientreiser ANS og Helse Midt-Norge Forslag til vedtak: 1. Styret tar resultatene fra pilotprosjektet til orientering og konstaterer at kontinuerlig forbedring vil være viktig for regionene i videre arbeid med lik praksis og effektivisering av tjenestene. 2. Styret anbefaler at prosjekt prosessoptimalisering videreføres i de tre øvrige regionene og at administrerende direktør legger til rette for en samlet videreføring, inklusiv ressursmessig bistand fra Pasientreiser ANS. 3. Styret anbefaler at hver region bidrar ressursmessig til gjennomføring av prosjektet med basis i foreslått budsjettramme for fase 4. Styret ber om å bli holdt orientert om utviklingen og at sluttrapport for fase 4 fremlegges i februar Styret forutsetter at brukere og ansatte involveres i gjennomføring av prosjektet med henblikk på å sikre forankring og kompetanseoverføring. Skien 06. juni 2011 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 5

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Resultater fra pilotprosjektet har bekreftet betydelige forbedringer innen kvalitet og effektivitet. Produktiviteten har økt med opp til 40 % og kvaliteten har økt med opp til 60 %. Pasientreiser ANS og Helse Midt-Norge er i rute med å realisere gevinster på over kr 5 mill i perioden mai - desember Dersom de beregnede gevinstene fremskrives flatt for de øvrige regionene indikerer dette et samlet potensial på ca 40 mill kr. per år. Administrerende direktør anbefaler å videreføre dette prosjektet til øvrige regioner for å sikre økt produktivitet og høyere kvalitet på den nasjonale tjenesten innen enkeltoppgjør. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder I tråd med styrets vedtak i sak er det gjennomført et pilotprosjekt innen kontinuerlig forbedring som et samarbeid mellom Helse Midt-Norge RHF og Pasientreiser ANS. Prosjekt prosessoptimalisering har blitt gjennomført i henhold til plan. Analysefasen forankret et felles bilde av nå-situasjonen og ufordringene man sto ovenfor. Neste fase (design fasen) tok utgangspunkt i forbedringsområdene identifisert i analysefasen. Alle medarbeidere har vært involvert i å utarbeide forslag til fremtidens prosesser hvor målet er å eliminere aktiviteter som ikke gir verdi, etablere styringssystemer og etablere arenaer for kontinuerlig forbedring. Siste fase har fokusert på implementering og evaluering av tiltak som har blitt identifisert. Prosjektet er dokumentert i en sluttrapport (vedlagt powerpoint presentasjon) hvor hovedutfordringene som er identifisert og resultatene som er oppnådd per 23. mai 2011 belyses. Rapporten presenterer også et business case knyttet til utrulling til øvrige regioner og en anbefaling vedrørende hvordan dette kan foregå. Kostnader relatert til eksterne konsulenter er i henhold til budsjett for pilotprosjektet. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Pasientreiser ANS og Helse Midt-Norge (HMN) har erfart at både kvaliteten og produktiviteten heves ved å jobbe systematisk med kontinuerlig forbedring. Den desentraliserte strukturen til pasientreiseområdet bidrar til en saksbehandling som er nær pasienten med bruk av lokalkunnskap. På den andre siden øker strukturen kompleksiteten relatert til lik praksis og øker risikoen for variasjon og ulik behandling av pasientene. Det er identifisert betydelige utfordringer knyttet til etterlevelse av et komplisert regelverk som fører til ulik nasjonal praksis. Standardisering og kompetanseheving i HMN har ført til en mer ensartet og lik praksis i saksbehandlingen for denne regionen. Dimensjonen utover økonomisk gevinst vil være en heving av kvalitet og service som vil oppleves positivt av pasientene og forbedre omdømme. Side 2 av 5

3 Uten kontinuerlige og varige forbedringer er løsningen å håndtere økt inngang med økt ressursbruk. Økt bemanning har relativt sett gitt gode resultater, men dette er ikke et bærekraftig alternativ på lengre sikt på grunn av de høye kostnadene dette innebærer. Den vedlagte rapporten redegjør detaljert for utfordringer og årsaker man stod ovenfor og hvordan pilotprosjektet har jobbet systematisk med dette. Prosjektet har tidligere identifisert et samlet potensial på 17,4 mill kr for pilotenhetene fordelt med 9,6 mill kr hos Helse Midt- Norge og 7,8 mill kr hos Pasientreiser ANS. Av det samlede potensial forventes i alt 5,1 mill kr å kunne realiseres allerede i 2011 som en halvårseffekt. Av dette kan kr 2,6 mill realiseres ved Pasientreiser ANS i 2011, et beløp som ved helårs effekt i 2012 vil utgjøre kr 5,4 mill. Pasientreiser ANS er i rute og estimerer en besparelse på over kr 3 mill i De resterende 2,5 mill kr i halvårseffekt i 2011 anbefales lagt til grunn som effektiviseringsmål i Helse Midt-Norge. Utrulling til øvrige regioner gir et samlet gevinstpotensial på mill per år (inkludert Pasientreiser ANS og Helse Midt-Norge) Effektiviseringspotensialet forventes å kunne realiseres gjennom mindre bruk av overtid, redusert innleie og ved å håndtere en forventet økning i antall saker uten behov for oppbemanning. 2.3 Gjennomføring av prosjekt for optimalisering og kontinuerlig forbedring Styringsgruppen viser til oppnådde resultater i prosjektet som er i forhold til satte målsettinger og vurderer dette som et godt grunnlag for videre utrulling. Styringsgruppen tar forbehold om at enkelte elementer bør belyses noe grundigere før man iverksetter parallell utrulling til øvrige regioner. Disse elementene bør være en dokumentasjon av potensiell nytteverdi, en fornuftig kost/nytte vurdering og nærmere vurdering av valgt tidsplan. Styringsgruppen anbefaler på basis av prosjektets leveranser og dokumentert potensial for gevinstuttak at utrulling til øvrige regioner iverksettes høsten 2011 gitt overnevnte forbehold. Gjennomføring av fase 4 kan skje etter 2 alternative fremdriftsmodeller, hhv 4 eller 6 mnd. Det er estimert en kostnadsramme for konsulentkostnader ved gjennomføring av fase 4 på ca 4 mill kr eksl mva. ved gjennomføring over 4 mnd. Stigende til 5,5 mill hvis gjennomførings perioden settes til 6 mnd. I tillegg vil Pasientreiser ANS stille med 4,5 månedsverk for å bidra inn i prosjektet. Dette utgjør en kostnad på ca 0,9 mill eller 1,2 for hhv 4 og 6 mnd. I budsjettet inngår ikke ressurser som hvert pasientreisekontor i de fire regionene dedikerer. 3 Administrerende direktørs vurderinger 3.1. Risikovurderinger: etiske, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v I henhold til føringene fra sak har pilotprosjektet analysert og vurdert hele verdikjeden innen enkeltoppgjør og alle involverte ledd er gjennomgått for å skape grunnlag for mest mulig effektive løsninger innenfor pasientreiseområdet. Pasientreiser ANS er gjennom bl.a. selskapsavtalen forpliktet til å bidra til slike prosesser og kontinuerlig forbedring vurderes å være et viktig tiltak for å bidra til slike prosesser. Det er likevel fortsatt viktig at prosjektet ses i sammenheng med arbeidet med forenkling av rammebetingelsene (ref regelverk og informasjonsteknologi). Side 3 av 5

4 Administrerende direktør vurderer at kontinuerlig forbedring er et viktig og sentralt virkemiddel for å sikre at Pasientreiser ANS kan ivareta sine oppgaver på en kvalitativ og effektiv måte. Kontroll over restanser, saksbehandlingstid og lik nasjonal praksis vurderes å være kritisk i forhold til brukernes forventninger og selskapets og eiernes omdømme. Kontroll over de administrative kostnader er avgjørende i forhold til eiernes krav og selskapets legitimitet på lengre sikt. I pilotprosjektet er det gjennomført en omfattende kompetanseoppbygging og -overføring bl.a. gjennom kurs i LEANfor alle linjeledere og endringsagenter. Ved en eventuell utrulling til de øvrige regionene vil det være hensiktsmessig å benytte seg av den kompetansen Pasientreiser ANS og HMN har opparbeidet seg gjennom dette prosjektet. Administrerende direktør vurderer likevel at det i tillegg til å bemanne videreføring av prosjektet med interne ressurser er det behov for å knytte til seg ekstern bistand med erfaring og høy kompetanse innenfor kontinuerlig forbedring. Ekstern bistand vil variere i prosjektets faser, med størst grad av bistand i de innledende faser. Målet er fortsatt at kompetansen skal etableres i pasientreiseorganisasjonen og at utrulling til de andre helseregionene i større grad skal gjennomføres med interne ressurser. Ved en videreføring vil administrerende direktør ta kontakt med hver enkelt deltagende region med sikte på å i samarbeid utarbeide mer detaljert handlingsplan inkl kostnader for den enkelte deltaker i prosjektet. Det foreslås at prosjektmidler til neste fase stilles til rådighet av deltakerne gjennom egne budsjetter i tillegg til ressursinnsatsen frapasientreiser ANS. Den foreslåtte løsningen - som i hovedtrekk baserer seg på valgt løsning i prosjektet i Helse Midt-Norge og Pasientreiser ANS - vil innebære et samlet budsjett på 4,9 mill kroner for full utrulling i løpet av fire mnd. Velges en løsning med utrulling over seks mnd har dette en estimert kostnad på kr 6,7 mill. Det er identifisert risiko knyttet til realisering av det beregnede gevinstpotensial, men risikoen er redusert på grunnlag av resultatene fra pilotprosjektet. Følgende tre områder er vurdert som kritiske for å lykkes: Det må foreligge et ønske og motivasjon for å jobbe systematisk med forbedringsarbeid på pasientreisekontorene. Ledelsesforankring er den største risikoen knyttet til gevinstrealisering. Dersom ledelsen ikke tar i bruk og videreutvikler ledelsesstrukturen for kontinuerlig forbedring vil flere av gevinstene ikke kunne realiseres. I dette ligger også gjennomføringsevne til å ta de beslutningene som må til for fortløpende å kunne realisere gevinster. Erfaring viser at dersom ledelsen ikke lykkes med å jobbe kontinuerlig og langsiktig for å nå de målene som er satt, vil ikke medarbeiderne ta det ansvaret og initiativet som er nødvendig for å realisere gevinster. Et fokus på kostnadsreduksjon kan medføre en fremmedgjøring og skape motstand slik at ansatte og ledelse ikke bidrar til å realisere gevinster. Det er i analysen fokusert på muligheten til å redusere bruken av overtid og innleie, håndtere den forventede økningen i saksinngang og i tillegg øke kvaliteten i tjenesteproduksjonen. Gevinster utover potensialet som ligger her, bør realiseres i en takt som er forenlig med å opprettholde en høy motivasjon og tilhørighet blant medarbeidere og ledere. I tillegg medfører flere mindre miljøer utfordringer knyttet til opprettholdelsen av kritisk masse, sett i et gevinstrealiseringsperspektiv Dialog/forankring av saken Styringsgruppen hvor alle regioner er representert, samt brukerrepresentant, har sluttet seg til anbefalingen om parallell videreføring av prosjektet til øvrige regioner (fase 4) med de Side 4 av 5

5 forbehold nevnt ovenfor. Helse Midt-Norge har også valgt å videreføre kontinuerlig forbedring til direkteoppgjør, noe som bekrefter høy motivasjon og stor tiltro til metodikken. 3.3 Drøfting pro et contra Administrerende direktørs vurdering er at en videreføring av prosjektet vil kunne adressere ufordringene relatert til lik nasjonal praksis og høye administrasjonskostnader for enkelt oppgjør. Dette er nå bekreftet av analyseresultatene fra pilotprosjektet mellom Pasientreiser ANS og Helse Midt-Norge. Det er likevel reelt å se for seg andre løsninger som vil kunne gi effektiviseringsgevinster innenfor pasienteiseområdet, eksempelvis ved ytterlige innføring av teknologiske løsninger. Fordelen ved LEAN prosjektet er imidlertid at man opparbeider realkompetanse i egne rekker med sikte på kontinuerlig prosessforbedringsarbeide og stor gjennomføringsevne i organisasjonen Forskning viser at organisasjoner som etablerer en kultur for kontinuerlig forbedring skaper en lærende organisasjon som hele tiden vil jobbe med forbedringer og tilpasser seg nye utfordringer og endrede rammebetingelser raskere enn mer tradisjonelle organisasjoner. 3.4 Konklusjon Basert på resultatene fra pilotprosjektet anbefaler administrerende direktør utrulling av prosjekt kontinuerlig forbedring til øvrige regioner med full utrulling samtidig og gjennomføring under ett over en periode på seks måneder. Vedlegg: Kontinuerlig forbedring - Analyserapport for pilotprosjekt mellom Helse Midt-Norge RHF og Pasientreiser ANS (power-point presentasjon) Side 5 av 5