Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 08/12/2011. SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtet

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 08/12/2011 SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtet Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet Skien, 1. desember 2011 Marit Kobro Administrerende direktør

2 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato Møtested Tid: Helse Nord-Trøndelag HF, Levanger Kl Styreleder Steinar Marthinsen Referent Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Tor-Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Per Karlsen, styremedlem Helse Vest RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem Helse Sør-Øst RHF Erik Andreas Øyen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Anne Tilly Bagås, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Initialer SM TAH PK BGN EAØ ATB MB Fra brukerutvalg deltok: Brit Haugdahl, observatør fra regionalt brukerutvalg Signe Ramberg, observatør fra regionalt brukerutvalg Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, adm. direktør, Pasientreiser ANS Per M. Halvorsen, driftssjef, Pasientreiser ANS Øystein Næss, økonomisjef, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging MK PMH ØN EA Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt.

3 Saker som ble behandlet: Sak : Godkjenning av protokoll fra styremøtet Protokoll fra styremøtet fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet Sak : Virksomhetsrapportering pr Samlet viser status pr en positiv utvikling på de fleste områder som omfattes av denne virksomhetsrapporteringen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 30.september 2011 til etterretning. Sak : Tiltaksplan for oppfølging av revisjonsrapport tjenesteleveranseavtalen vedr regelverksfortolkning og avtaler om tilleggstjenester Revisjonsrapporten om tjenesteleveranseavtalen pekte på enkelte forbedringsområder som bør følges opp. I tråd med hva som ble lagt frem for styret i sak presenterer foreliggende sak forslag til tiltak og videre oppfølging i to steg. Saken presenterer forslag til tiltak for å avstemme med eierne selskapets rolle som regelverksfortolker samt forslag til tiltak for å bringe avtaler om tilleggstjenester formelt i orden. 1. Styret tar tiltaksplan for oppfølging av revisjonsrapport om tjenesteleveranseavtalen til etterretning. 2. Styret slutter seg til forslag til opplegg for rapportering av videre fremdrift av tiltaksplan. Sak : Datoer for styremøter 2012 og årsplan styresaker Saken presenterer forslag til møteplan for 2012 inkl årsplan styresaker. 1. Styret godkjenner møteplan for Styret tar fremlagt årsplan styresaker til orientering Sak : Erfaringer og endelig oppsummering av internkontroll ved pasientreisekontorene plan for videre IK-arbeid Pasientreiser ANS har i egenskap av databehandleransvarlig for saksbehandlingssystemene PRO og Nissy gjenomført internkontroll ved alle pasientreisekontor/kjørekontor i 2010/2011. Dette er i henhold til plan vedtatt av styret (sak ). Oppsummert viser gjennomgangene at det er få alvorlige avvik. Påpekte avvike blir håndtert i linjen ved pasientreisekontorene. Pasientreiser ANS har en god dialog med pasientreisekontorene og lederne er gjennomgående fornøyd med prosses rundt internkontroll, effekt og kvalitet av utførte gjennomganger av internkontrollen.

4 Videre gjennomganger av internkontroll eksternt foreslås å fokusere på sikkerhet hos IKTleverandørene til Pasientreiser ANS. Resultatene av gjennomgangene tilsier en lavere frekvens av gjennomganger av internkontroll ved pasientreisekontorene og det legges opp til gjennomgang ved tre-fire pasientreisekontor internkontroll høsten 2012 med spesiell fokus på kvalitet og lik praksis. 1. Styret tar oppsummeringen av gjennomgangen av internkontroll ved pasientreisekontorene til orientering. 2. Styret slutter seg til foreslått opplegg for arbeid med internkontroll internt og eksternt for Sak : Risikovurdering Pasientreiser ANS pr oktober 2011 Styret har tidligere vedtatt at det skal gjennomføres to helhetlige risikovurderinger pr år i Pasientreiser ANS. Siste risikovurdering ble behandlet i styret (sak ) Det er nå i tråd med nevnte vedtak gjennomført en risikovurdering for Pasientreiser ANS pr oktober Det har vært en fortsatt forbedring i risikobildet siden april, og iverksatte tiltak har hatt god effekt på måloppnåelsen. Pr oktober 2011 er det ingen områder som vurderes å være kritiske og hjemmehørende i rød sone i risikomatrisen. Det er imidlertid anført i alt ni punkter i gul sone. Det er utarbeidet egen tiltaksliste i tilknytning til risikovurderingen. Anførte tiltak anses for å kunne bidra til å redusere risikobildet. Tiltakene vil bli fulgt opp suksessivt fremover. Styret vil få seg forelagt en ny risikovurdering i april Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende risikovurdering til etterretning. 1. Styret tar fremlagte risikovurdering til etterretning. 2. Styret tar til etterretning at det er initiert tiltak for å redusere risikobildet og forutsetter tett oppfølging av disse tiltakene. 3. Styret peker særlig på viktigheten av det videre arbeidet med å sikre og stabilisere ytelsen fra IKT-systemene. Sak : Finansieringsmodell for tjenesteleveranser mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene 2012 I styresak nr vedtok styret finansieringsmodellen for 2011 og ba samtidig administrerende direktør om å fortsette arbeidet med og videreutvikle finansieringsmodellen i samarbeid med RHFene. Arbeidet med utvikling av modellen har skjedd gjennom en arbeidsgruppe der alle fire RHF og Pasientreiser ANS har deltatt. Administrerende direktør anbefaler en videreføring av gjeldende modell for 2012, men med mulighet for at den enkelte region kan bestemme om fakturering av transaksjonstunge oppgaver skal sendes RHF ene som i 2011 eller faktureres helseforetakene. Dette er i tråd med arbeidsgruppens anbefaling. 1. Styret tar til etterretning at finansieringsmodell for 2012 er drøftet med økonomidirektørene i de regionale helseforetakene.

5 2. Styret ber administrerende direktør fortsette arbeidet med videreutvikling av selskapets finansieringsmodell i samarbeid med RHF-ene. Resultatet av evalueringen av enkeltoppgjørsområdet tas med i det videre arbeidet. 3. Styret ber om at AD-møtet blir orientert om finansieringsmodell for 2012 og at ADmøtet bidrar til å utforme et konkret mandat for arbeidet med videreutvikling av finansieringsmodellen i Sak : Evaluering av enkeltoppgjørsordningen Denne saken presenterer forslag til opplegg, innhold og omfang for arbeidet med evaluering av valgt modell for saksbehandling av pasientreiser uten rekvisisjon (enkeltoppgjør). Administrerende direktør anbefaler at arbeidet i hovedsak gjennomføres gjennom bruk av eksterne ressurser men med nødvendig involvering av berørte aktører bl.a. gjennom etablering av en referansegruppe for arbeidet. Rapport fra gjennomgangen legges frem for styret for sluttbehandling i ADmøtet (AD-møtet ba om tilbakemelding i løpet av seks måneder, men der er ikke noe ordinært AD-møte i mars 2012 ihht mottatt møteplan.) : 1. Styret drøftet saken. 2. Basert på innspill i styret vedtok styret at leder og nestleder i samarbeid med administrerende direktør utarbeider en konkretisering av bestillingen frem mot neste styremøte Sak : Rekvisisjonspraksis Saken omhandler arbeidet med å følge opp og implementere oppdatert rekvisisjonspraksis som ble vedtatt av AD-møtet Arbeidet har vært organisert i en arbeidsgruppe ledet av Pasientreiser ANS. I oppfølgingen av arbeidet erfarer man en del utfordringer og Pasientreiser ANS vil redegjøre for dette og samtidig anbefale at arbeidet reorganiseres Det foreslås at det gjøres en vurdering av mulighetene for å øke andelen e-rekvirering innen rimelig tid. Gitt styrets tilslutning til dette vil Pasientreiser ANS komme tilbake til styret med oppdatering av mulighetsrommet for økt e-rekvirering innen januar Forslag til vedtak: 1. Styret tar gjennomgangen av status for oppdatert rekvisisjonspraksis til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør utarbeide en handlingsplan for å sikre økt andel e-rekvirering. Sak : Budsjettestimat for 2012 Budsjettestimat 2012 for Pasientreiser ANS reduseres med ca 5,5 millioner kroner sammenlignet med revidert budsjett for Dette skyldes i hovedsak: Økning i effektivitet i 2012 Helårseffekt kontinuerlig forbedring (KF/LEAN). Optisk lesning av reiseregninger (OCR). Fjerning av fysisk arkiv av reiseregninger. Reduksjon i leie av NISSY som følge av lavere avskrivninger. Forventer moderat vekst i saksinngang (2 %). Pris-, lønnsjustering og økning pensjonskostnad.

6 Antall årsverk vil reduseres med 11, fra 76,5 til 65,5. Reduksjonen skyldes i all hovedsakelig lavere bemanning på driftsavdelingen som direkte følge av økt effektivitet. Administrerende direktør vurderer det fremlagte budsjettestimatet som et realistisk anslag for ressursbehovet i 2012 sett i forhold til de oppgaver selskapet er satt til å løse. Det vil bli foretatt ytterligere detaljering og kvalitetssikring frem mot endelig budsjettforslag som vil bli forelagt styret i desember. Forslag til vedtak: Styret tar saken om budsjettestimat 2012 til orientering. Sak : Status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å ta den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m september 2011 til orientering. : Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m til orientering. Sak : Revisjonsfokus helhetlig virksomhetsstyring Saken tar utgangspunkt i vedtatt revisjonsplan for Pasientreiser ANS samt styrets ønske om å få en nærmere gjennomgang av hovedfokus for kommende revisjoner i selskapet. : Styret tar til orientering fremlagt beskrivelse av fokus for gjennomføring av revisjon, helhetlig virksomhetsstyring. Sak : Optimalisering og kontinuerlig forbedring innen pasientreiseområdet utrulling til øvrige regioner Resultater fra pilotprosjektet har bekreftet betydelige forbedringer innen kvalitet og effektivitet. Det vil være et stort potensial for å realisere kvantitative og kvalitative gevinster ved en utrulling av metodikken til øvrige regioner. Potensialet og motivasjonen synes å være størst innenfor direkteoppgjør. Administrerende direktør anbefaler å videreføre dette prosjektet til øvrige regioner for å sikre høyere kvalitet og lavere kost/utbetaling for den nasjonale tjenesten innen direkteoppgjør. Det anbefales en sekvensiell utrulling hvor man starter med Helse Vest og Helse Nord og avventer utrulling til Helse Sør-Øst. : 1) Styret tar saken til orientering og anbefaler en videre lean-prosess for enkeltoppgjør og direkteoppgjør og at det etableres konkret dialog med de tre regionale helseforetakene om gjennomføring av prosjektet. 2) Styret ber administrerende direktør komme tilbake til styret med forslag til organisering inkl budsjettmessige konsekvenser for 2012.

7 Administrerende direktørs orientering Administrerende direktørs orientering var sendt ut til møtet med informasjon om følgende saker som administrerende direktør også orienterte om i møtet: - Resultat av medarbeiderundersøkelse i Pasientreiser ANS - Kartlegging av lik praksis Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Temasak Status strategiplan og forberedelse til ny prosess Administrerende direktør orienterte om status for gjeldende strategiplan og om hvordan man ser for seg prosess for arbeidet frem mot revisjon av strategiplanen. Styret får temaet til ny behandling Tor-Arne Haug Nestleder Marit Brokke Per Karlsen Anne Tilly Bagås Erik Andreas Øyen Berit Grønning Nielsen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær