Saksframlegg. Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 21/09/2011. SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtet

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 21/09/2011 SAK NR Godkjenning av protokoll fra styremøtet Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet Skien, 14. september 2011 Marit Kobro Administrerende direktør

2 Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato Møtested Tid: Styreleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Rica Oslo Hotell Kl Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Tor-Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Erik Andreas Øyen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Anne Tilly Bagås, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Initialer SM TAH EAØ ATB MB Forfall: Liv Marit Sundstøl, styremedlem Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, styremedlem Helse Vest RHF Ellers deltok: Karl-Helge Storhaug, internrevisjonen Tove Kolbeinsen, internrevisjonen Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, adm. direktør, Pasientreiser ANS Hilde Holt, fagsjef, Pasientreiser ANS Øystein Næss, økonomisjef, Pasientreiser ANS Per M. Halvorsen, driftssjef, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS MK HH ØN PMH EA Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt.

3 Saker som ble behandlet: Sak : Godkjenning av protokoller fra styremøtene og Protokoller fra styremøtet og telefonstyremøtet fremlegges. Styret godkjenner protokollene fra styremøtet og telefonstyremøtet Sak : Virksomhetsrapportering pr I april har saksinngang vært ca. 4 % under budsjett, hittil i år er saksinngangen ca.2 % under budsjett. Sammenlignet med samme periode i fjor er det en økning på ca.2 %. Saksbehandlingskøen pr. 30.april var ca.25000, dvs. at den totale restansen er redusert med ca saker fra Gjennomsnittlig saksbehandlingstid er innenfor nasjonalt mål. Det er fortsatt noen pasientreisekontor som har lengre saksbehandlingstid enn nasjonalt mål. Det er et positivt budsjettavvik på ca.11 % pr Avviket er forklart under punkt.2.7. Opplevd nedetid for programvarene NISSY og PRO har vært lavere enn tidligere. Det erfares at tiltakene som ble iverksatt har bidratt til økt stabilitet i systemene så langt og en større grad av oversikt og kontroll over gjentakende feilsituasjoner og nødvendige tiltak. Det er fortsatt tett oppfølging av leverandørenes leveranser for å bedre stabiliteten. Tilstedeværelsen i april var på 94,6 %, dette er noe lavere enn målet, som er på 95 %. men representerer likevel en forbedring av tilstedeværelsen fra februar. Samlet vurdert er det en positiv utvikling på de fleste områder. 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 30.april 2011 og orientering gitt i møtet til etterretning. 2. Styret registrerer at det arbeides godt innenfor IKT-området med målbar fremgang på flere indikatorer. 3. Styret registrerer også den positive utviklingen med hensyn til tilstedeværelse i selskapet. 4. Styret ber administrerende direktør ha spesiell fokus på relasjon til og leveranse fra Norsk Helsenett. Sak : Optimalisering og kontinuerlig forbedring innenfor pasientreiseområdet sluttrapport pilotprosjekt mellom Pasientreiser ANS og Helse Midt-Norge Resultater fra pilotprosjektet har bekreftet betydelige forbedringer innen kvalitet og effektivitet. Produktiviteten har økt med opp til 40 % og kvaliteten har økt med opp til 60 %. Pasientreiser ANS og Helse Midt-Norge er i rute med å realisere gevinster på over kr 5 mill i perioden mai - desember Dersom de beregnede gevinstene fremskrives flatt for de øvrige regionene indikerer dette et samlet potensial på ca 40 mill kr. per år.

4 Administrerende direktør anbefaler å videreføre dette prosjektet til øvrige regioner for å sikre økt produktivitet og høyere kvalitet på den nasjonale tjenesten innen enkeltoppgjør. 1. Styret tar resultatene fra pilotprosjektet til orientering og konstaterer at kontinuerlig forbedring vil være viktig for regionene i videre arbeid med lik praksis og effektivisering av tjenestene. 2. Styret anbefaler at prosjekt prosessoptimalisering videreføres i de tre øvrige regionene og at administrerende direktør legger til rette for en samlet videreføring, inklusiv ressursmessig bistand fra Pasientreiser ANS. 3. Styret forutsetter at brukere og ansatte involveres i gjennomføring av prosjektet med henblikk på å sikre forankring og kompetanseoverføring. 4. Styret ber om at prosjektet presenteres for AD-møtet i første møte over sommeren. Sak : Rapport fra internrevisjonens gjennomgang av systemforvaltning i Pasientreiser ANS Revisjonsrapporten peker på flere forbedringsområder innen systemforvaltning og informasjonssikkerhet i Pasientreiser ANS. Hovedkonklusjonen er at det bør settes i verk tiltak. Administrerende direktør vil komme tilbake til styret med en tiltaksplan for oppfølging av rapporten i styremøtet 21. september Styret tar rapport fra revisjon av systemforvaltning i Pasientreiser ANS til foreløpig etterretning og ber om at administrerende direktør i samarbeid med revisjonen avklarer underlagsmateriale for de to røde punkt i rapporten 2. Styret ber om at administrerende direktør legger frem tiltaksplan for oppfølging av rapporten i styremøtet Sak : Oppfølging av oppdragsdokument 2011 for Pasientreiser ANS Eier har i 2011 for første gang utformet eget oppdragsdokument for Pasientreiser ANS. Selskapsmøtet vedtok foreliggende dokument. Saken legges frem for styret i Pasientreiser ANS for å gjøre styret kjent med oppdraget fra eier og hvordan administrerende direktør følger dette opp. Med henvisning til ovennevnte anbefaler administrerende direktør at styret tar oppdragsdokumentet for 2011 for Pasientreiser ANS til etterretning. Resultatoppfølging vil bli innarbeidet i det etablerte rapporteringssystem. Rapportering til styret inngår i den ordinære rapporteringsrutinen, i tillegg til rapporteringen i årlig melding. 1. Styret tar oppdragsdokument 2011 fra eier og protokoll fra selskapsmøte i Pasientreiser ANS til etterretning. 2. Styret tar til orientering at styringsbudskapene følges opp gjennom å integreres i arbeids- og virksomhetsplaner for Pasientreiser ANS inkludert nødvendig kontakt med samarbeidende instanser på RHF- og HF-nivå.

5 3. Styret ber om å bli orientert om gjennomføringen av oppdraget i den ordinære rapporteringen og i årlig melding. Sak : Protokoll fra selskapsmøte Det er siden siste ordinære styremøte avholdt selskapsmøte i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Protokollen fra dette møtet legges frem til orientering. Styret tar protokollen fra selskapsmøtet til orientering. Sak : Status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å ta den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m mai 2011 til orientering. Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m til orientering. Sak : Rapport fra gjennomgang av internkontrollen ved pasientreisekontorene 1. halvår 2011 og internt i Pasientreiser ANS 2. halvår 2010 og 1. halvår 2011 Pasientreiser ANS har i kraft av ansvaret som databehandleransvarlig for saksbehandlingssystemene PRO og Nissy gjenomført internkontroll ved alle pasientreisekontor/kjørekontor i 2010/2011. Dette er i henhold til plan vedtatt av styret (sak ). Det utarbeides rapport for hvert besøk, og funnene viser i hovedsak et positivt bilde av situasjonen. Opplegg for gjennomgang av internkontroll har fungert godt, og eventuelle anbefalinger følges opp av HFene. Det har blitt gjennomført gjennomgang av internkontroll ved en rekke områder internt i Pasientreiser ANS. Noen gjennomganger har vist mindre avvik. Avvikene har blitt håndtert forløpende av ledelsen i Pasientreiser ANS gjennom endrede eller nye prosedyrer. Styret tar resultatene av gjennomførte gjennomganger av internkontrollen til etterretning. Sak : Endringer i selskapsavtalen for Pasientreiser ANS I selskapsmøtet i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS ble bl.a. vedtatt endringer i selskapsavtalen. Endringene skjer som følge av eiers beslutning om å innføre ordning med oppdragsdokument for selskapet. Endringene berører ikke selskapets oppgaveansvar som sådan, og selskapsavtalen er følgelig uendret på punkter som omhandler dette. Styret tar ny selskapsavtale justert for endringer i selskapsmøtet til orientering.

6 Sak : Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for 2011 til orientering Styret tar årsplan for styresaker 2011 til orientering. Administrerende direktørs orientering - Innberetning av tapt arbeidsfortjeneste. Styret ble muntlig orientert og saken vil bli fulgt opp av administrerende direktør. Administrerende direktørs orientering var sendt ut til møtet med informasjon om følgende saker: - Elektronisk innrapportering av egenandeler - Rekvisisjonspraksis - Saksbehandlingstid enkeltoppgjør, status nasjonalt og ved enkeltkontor - Status for prosess vedr eierforhold NISSY og PRO - Arbeidet med ny finansieringsmodell for Pasientreiser ANS - Nasjonal pasientreisekonferanse i Geiranger Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Administrerende direktør vil følge opp temaet Innberetning av tapt arbeidsfortjeneste. Tor-Arne Haug Nestleder Marit Brokke Styremedlem Erik Andreas Øyen Styremedlem Anne Tilly Bagås Styremedlem Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær