Saksframlegg Referanse

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/04/ SAK NR 23- Virksomhetsrapportering per 31. mars Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.mars til etterretning. Skien, 16. april Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 12

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Rapporteringen for mars viser gode resultater på selskapets leveranser samtidig som det har vært en høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. mars til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: Saksinngangen fortsetter å være lav og for mars er saksinngangen 12,9 % under budsjett. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2014 er det en nedgang på 11,3 %. Saksbehandlingstiden har hatt en positiv utvikling i perioden. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for mars er 14,5 dager. Dette gir gul styringsindikator. Det er for perioden høy stabilitet i systemene PRO, NISSY og datavarehus (tilknyttet Radar). For alle systemene er det grønn styringsindikator i mars. Per mars viser regnskapet et positivt resultatavvik på 1,3 millioner kroner. Avviket er i hovedsak knyttet til aktivering av timer for prosjektet Mine Pasientreiser, lavere saksinngang, samt noen periodiseringsavvik. Investeringsporteføljen består i hovedsak av investeringstiltak knyttet til utvikling av nasjonal teknologi innen reiser med og uten rekvisisjon. Investeringstiltakene har god fremdrift. Tilstedeværelsen i mars er 92,8 %. Dette er en positiv utvikling fra siste rapportering, men indikatoren er fortsatt rød. Se nærmere omtale under punkt Sammendrag styringsindikatorer MÅL Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 14,5 19,6 God økonomistyring - overskudd > 5,4 % 10,3 % 9,5 % Oppetid NISSY 99,3 % 99,9 % 99,6 % Oppetid PRO 99,3 % 100,0 % 100,0 % Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) 99,3 % 100,0 % 99,6 % Tilstedeværelse > 95 % 92,8 % 91,9 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 12

3 2.2 Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang vs. budsjett Saksinngangen i mars ble saker, dette tilsvarer 12,9 % lavere saksinngang enn budsjettert. Etter første kvartal er saksinngangen 14 % lavere enn budsjett. Det har vært en gradvis nedgang i saksinngangen siden april 2014 og hvor hovedårsaken vurderes å være at 300-kroners regel ikke lenger praktiseres i saksbehandlingen. Med bakgrunn i saksinngangen så langt i estimeres det for hele året saker, som er saker lavere enn budsjettert. Faktisk akkumulert saksinngang per mars er 11,3 % lavere enn tilsvarende periode i Saksbehandlingstid MÅL Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 14,5 19,6 Saksbehandlingstiden har hatt en positiv utvikling fra februar til mars. På landsbasis var saksbehandlingstiden i mars 14,5 dager. Ved utgangen av mars er det åtte pasientreisekontor som har saksbehandlingstid innenfor målet på 14 dager. Saksbehandlingstiden varierer mellom kontorene fra 8,5 til 33,9 dager. Det er i mars sendt ut forvaltningsbrev til pasienter tilhørende tre kontorer med saksbehandlingstid over fire uker. Pasientreiser ANS har levert skanning, oppgaveregistrering og utbetaling i henhold til SLA-krav i perioden. Side 3 av 12

4 Anatll dager Saksbehandlingstid Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Gjennomsnitt alle regioner 14,8 16,2 16,6 17,4 18,5 18,8 14,2 10,2 10,3 13,0 21,9 16,5 14,5 Helse Sør Øst RHF 9,3 13,2 14,7 15,5 15,8 13,6 13,2 8,5 8,8 10,4 18,3 12,2 10,3 Helse Vest RHF 17,1 16,4 15,4 16,5 21,5 23,1 17,3 10,4 8,7 11,1 18,9 16,6 14,2 Helse Midt Norge RHF 17,8 19,1 20,8 17,6 20,1 24,3 13,8 11,6 10,5 12,1 22,4 18,9 17,4 Helse Nord RHF 18,0 18,4 17,6 21,7 19,6 21,2 13,2 12,2 14,6 21,2 31,5 21,9 19,8 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per måned i Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester Det ble i mars levert saksbehandlingstjenester til fire forskjellige pasientreisekontor tilsvarende 10,4 månedsverk. Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester. 25,0 Tilleggstjenester 20,0 15,0 10,0 5,0,0 Tilleggstjenester (bestilt) Tilleggstjenester (levert) Tilleggstjenester levert 2014 For april er det bestilt seks månedsverk fra tre pasientreisekontor. Alle disse pasientreisekontorene har saksbehandlingstid på over 14 dager. Side 4 av 12

5 Graf: Saksbehandlingstid per pasientreisekontor i mars og bestilte tilleggstjenester i april. Regnskapet for tilleggstjenester per viser en omsetning på 1,5 millioner kroner og et positivt resultat på 0,3 millioner kroner. Faktureringsgrad har i perioden vært høy med en grad på 85 %. Det er budsjettert med et overskudd på 5 % som skal dekke overheadkostnader til Pasientreiser ANS. Tilleggstjenester Januar Februar Mars Resultat HIÅ Inntekter tjenester Sum driftskostnader DRIFTSRESULTAT Tabell: Regnskap per Tall i hele IKT rapportering PRO, NISSY og datavarehus (tilknyttet Radar) Oppetid PRO MÅL Oppetid PRO 99,3 % 100,0 % 100,0 % I mars er det målt 100 % oppetid i PRO, og dermed grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 % oppetid i PRO. Side 5 av 12

6 Graf: oppetid i PRO Oppetid NISSY MÅL Oppetid NISSY 99,3 % 99,9 % 99,6 % I mars er det målt opptid i NISSY på 99,9 % som gir grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 % oppetid i NISSY. Graf: oppetid i NISSY Side 6 av 12

7 2.5.3 Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) I mars er oppetiden i Radar 100 %, og man er innenfor målet om 99,3 % oppetid. Disse tallene inneholder målingen av oppetid for hele løsningen av Radar. Indikatoren vil fortsette å måle hele løsningen fra og med mars. Graf: oppetid i Radar. MÅL Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) 99,3 % 100,0 % 99,6 % Utførte og planlagte tiltak Releasen av NISSY 4.7 er nå i akseptansetestfasen, og brukere fra flere kontorer og FA-NISSY er involvert i testingen. Hvis det ikke avdekkes alvorlige feil eller mangler i denne fasen gjennomføres produksjonssetting som planlagt mai. Produksjonssetting av PRO ble gjennomført 19. mars. En oppdatering i Sonic for automatisk flytting av utbetalingsfilen er planlagt medio april. 2.6 Økonomirapportering MÅL God økonomistyring - overskudd > 5,4 % 10,3 % 9,5 % Side 7 av 12

8 2.6.1 Resultat nasjonale oppgaver Regnskap Resultat HIÅ Budsjett HIÅ Avvik Avvik % DRIFTSINNTEKTER Inntekter tjenester % DRIFTSKOSTNADER Produksjonskostnader ,1 % Innleie av personell Lønnskostnader ,6 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad ,3 % Andre personalkostnader ,5 % Avskrivninger ,4 % Trykkeritjenester ,4 % Nissy, PRO og ,8 % Andre driftskostnader ,2 % Sum driftskostnader ,2 % DRIFTSRESULTAT Netto finansinntekter RESULTAT ETTER FINANSPOSTER ,5 % 5,2 % Tabell: Resultat per Tall i hele I henhold til styresak styres det motet resultatkrav på 6 millioner kroner, tilsvarende 5,4 % av inntektsbevilgning på 116 millioner kroner. Regnskapet per mars viser et overskudd på 2,7 millioner, dette er1,3 millioner bedre enn resultatkravet. Kommentarer til de mest sentrale avvikene: I styresak Budsjett ble det presentert usikkerhetsmomenter i budsjettforutsetningene og relevante usikkerheter knyttet til driftsbudsjettet fremgår av tabell under: Usikkerhet i budsjettforutsetningene Status pr Det er varslet prisøkning utover avtalefestet årlig Det er gjennomført flere forhandlingsmøter. prisjustering for tjenestene levert av Prisøkning utover budsjettert endte på ca 0,3 Sykehuspartner og Norsk Helsenett SF. Det pågår millioner kroner. forhandlinger og utfallet av dette er usikkert. Det er ikke lagt inn noen prisøkning i budsjettet. 6. En videreføring av prosjekt Mine pasientreiser i vil kunne redusere fremlagte kostnadsbudsjett gjennom at interne ressursbidrag til utvikling vil bli aktivert som en del av investeringskostnaden. AD-møtet har i februar konkludert med at prosjektet videreføres. Dette vil gi et positivt avvik på årets driftsbudsjett. 7. En eventuell utredning av en fremtidsrettet systemløsning og en hensiktsmessig standardisering av arbeidsprosesser er ikke ferdig planlagt og eventuelle økonomiske konsekvenser tas det sikte på å redegjøre for i egen sak til styret. I forslag til strategiplan foreslås det gjennomført en konseptfase som utreder behov og mulige løsninger for å oppnå en effektiv bestillerløsning for rekvirent og som involverer pasient i prosessen. Eventuell oppstart av arbeidet i kan gjennomføres innenfor godkjent budsjett. De mest sentrale avvikene per er relatert til disse momentene. Side 8 av 12

9 Inntekter: Inntekter er faste og er periodisert i henhold til budsjettert aktivitet. Produksjonskostnader positivt avvik på 10,1%/133 : Avviket skyldes lavere saksinngang enn budsjettert. Saksinngangen er 11,3 % lavere enn for samme periode i fjor. Lønnskostnader og innleie, positivt avvik på 7,9 % /843 : Avviket skyldes lavere lønnskostnader relatert til lavere saksinngang, samt allokering av ressurser fra ordinær drift til prosjekt. I løpet av de tre første månedene i år er det aktivert ca 0,7 millioner kroner. Andre personalkostnader, positivt avvik på 18,5 % /99 : Avviket skyldes lavere kursvirksomhet enn planlagt. Selskapet er inne i en periode med høy aktivitet knyttet til prosjektene. Dette medfører derfor noe lavere kursaktivitet. Trykkeritjenester, positivt avvik på 18,4 % / 63 : Avviket skyldes færre bestillinger av materiell enn antatt. NISSY/PRO/05515, positivt avvik på 1,8 % / 81 : Avviket skyldes reduksjon i driftsavtalen med Norsk Helsenett. Andre driftskostnader negativt avvik på -2,2 %/ -90 : Avviket skyldes et underforbruk på reise. Selskapet etterstreber å gjennomføre flest mulig telefon- og videomøter som bidrar til reduserte reisekostnader. 2.7 Investeringsportefølje Porteføljen består i hovedsak av investeringstiltak knyttet til utvikling av nasjonal teknologi innen reiser med og uten rekvisisjon. Porteføljen hadde startpunkt 1. januar 2013 i forbindelse med kjøp av NISSY og PRO fra Norsk Helsenett SF. Det er bevilget en total investeringsramme på 36 millioner kroner i perioden Regnskap for perioden 2013 til mars viser et forbruk på 16,2 millioner kroner, som tilsvarer ca 74 % av porteføljens disponerte budsjett på 21,9 millioner kroner. Langtidsplan investeringer Tabell: Investeringer. Tall i millioner kroner. Budsjett totalt Forbruk 2013 Forbruk 2014 Forbruk Akk. forbruk pr Forbruk i % Status Investeringsportefølje: PRO 2.7/NISSY releaser % Ferdig 2013 PRO 2.8 funksjonell release % Ferdig jan 2014 PRO 2.9 funksjonell og teknisk release % Ferdig mars 2014 PRO 2.10 funksjonell og teknisk release % Ferdig november 2014 NISSY SMS, tilgangsstyring med mer % Ferdig mai NISSY funksjonell og teknisk release % Ferdig desember 2014 Rapporteringsportal etablering % Satt i produksjon i april Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase 2/RADAR % Løpende Interne investeringer % Løpende 3 NISSY % Under utvikling NISSY Ikke startet 4 Sonic % Under utvikling 5 Handlingsplan IKT - samkjøring og bestilling Forprosjekt pågår 5 Handlingsplan IKT - oppgjørskontroll Forprosjekt pågår Sum pågående / planlagte tiltak % Samlet vedtatt investeringsramme Udisponert Kommentarer til avsluttet tiltak: Side 9 av 12

10 1. NISSY 4,6 funksjonell og teknisk release Ved årsslutt ble det foretatt en avsetning på kroner som skulle dekke kostnader knyttet til hendelsen Etter forhandlinger med aktuelle leverandører ble det besluttet at Pasientreiser ANS ikke skulle bli belastet for kostnadene og avsetningen er nå reversert i. Dette medfører at den totale investeringen i NISSY 4.6 ble noe lavere enn tidligere antatt. Kommentarer til pågående og planlagte tiltak: 2. Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase 2/ Radar Videreutvikle Radar med styringsinformasjon knyttet til nye datakilder fra Telenor og VIA Egencia som understøtter områdene telefoni og flybestilling. Dette øker nytten av løsningen og gir mer helhetlig styringsinformasjon. Fortløpende utvikles nye rapporter med grunnlag i allerede eksisterende datakilder i Radar. 3. NISSY 4.7 I forbindelse med Handlingsplan IKT (Prosjekt samkjøring og Prosjekt oppgjør) har endringene i releasen NISSY 4.7 hatt fokus på forbedringer av systemet som er viktige forutsetninger for disse prosjektene. Datakvalitet, personvern og sikkerhet har hatt 1. prioritet. I tillegg har det vært rom for å få med flere ønsker og forbedringer fra brukerne. NISSY 4.7 releasen er nå i akseptansetestfasen. Brukere fra flere kontorer og FA-NISSY er involvert i testingen. Hvis det ikke avdekkes alvorlige feil eller mangler i denne fasen gjennomføres produksjonssetting som planlagt mai. 4. Sonic Norsk Helsenett som er systemeier av Sonic planlegger en teknisk oppgradering i september. For å tilpasse PRO og gjøre nødvendige endringer på Sonic er det avsatt 0,9 millioner kroner til oppgraderingen. I release av patch i PRO ble det samtidig gjort endringer i PRO for å forberede oppgradering i september. 5. Handlingsplan IKT: Samkjøring, bestillerløsning og oppgjørskontroll Dette er prioriterte forbedringsområder innenfor reiser med rekvisisjon. Foranalysen for samkjøring og alternativ bestillerløsning ble sluttført februar 2014 og forprosjekt startet mai Foreløpig målsetting er å implementere et samkjøringsverktøy med alternativ bestillerløsning 1. kvartal Forprosjektrapporten ble lagt frem for styret i desember Foranalysen for oppgjørskontroll ble sluttført i mars 2014 og forprosjekt startet i mai Forprosjektrapporten vil bli lagt frem for styret i januar og målsettingen er å etablere en nasjonal løsning for logisk oppgjørskontroll. 2.8 Tilstedeværelse MÅL Tilstedeværelse > 95 % 92,8 % 91,9 % Tilstedeværelsen har en positiv utvikling fra februar til mars. Langtidsfraværet er tilnærmet halvert, men det er fremdeles noe kortere egenmeldt sykefravær som kan relateres til etterslep av influensasesongen. Det vil fortsatt være fokus på å ha tett dialog med den sykmeldte, konstruktiv tilrettelegging og preventive tiltak i organisasjonen. Side 10 av 12

11 Graf: Tilstedeværelse Tallene for 2014 og inneholder nå ikke omsorgspermisjon ved barns sykdom Side 11 av 12

12 Vedlegg: er og grenseverdier KPIer for Brukermedvirkning - Digitaliserte løsninger og selvbetjening for pasient - Sikre likebehandling Mål Grenseverdier Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 15% < 15 % < 30 % > 30 % Halvårlig Finner bruker den informasjonen de søker på pasientreiser.no > 80% > 80 % > 70 % < 70 % Halvårlig KPIer for Kundeperspektivet (SLA) Grenseverdier - Stabile og kostnadseffektive nasjonale løsninger og tjenester - Forvaltning og utvikling av IKT- løsninger - Samhandling Mål Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) Grenseverdier - Kostnadseffektivisering gjennom digitaliserte løsninger og standardiserte Frekvens arbeidsprosesser Mål - Frigjøre tid til pasientbehandling God økonomistyring - overskudd 6 mill/5,4% > 5,4 % < 5,4 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Frekvens Vedlegg: Plan for innhold i virksomhetsrapportering til styret i Innhold virksomhets rapporteringen Tema Frekvens 25.mar 23.apr 10.jun 17.sep 21.okt 07.des Aktivitet Saksbehandlingstid og saksinngang Mnd x x x x x x IKT-rapportering Oppetid PRO Mnd x x x x x x IKT-rapportering Oppetid NISSY Mnd x x x x x x IKT-rapportering RADAR- Rapporteringsverktøy Mnd x x x x x x Tilleggstjenester Aktivitet og økonomi Mnd x x x x x x Status plan investeringer/prosjekt Mot budsjett Ved behov x x x Kvalitet Finner bruker det den leter etter på Halvårlig x x Økonomirapportering God økonomistyring Mnd x x x x x x Rapportering på gevinstrealisering Gevinstrealisering Kvartalsvis x x Tilstedeværelse Tilstedeværlse medarbeidere Mnd x x x x x x Medarbeidertilfredshet Medarbeidertilfredshet Halvårlig x x Kvalitet/Pasienttilfredshetsundersøkelse Egen sak, og gjøres for første gang til høsten kanskje (målet) Egen sak x Kompetansekartleging Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Kvalitet på vedtak Stikkprøver Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x Kostnadsutvikling pasientreiseområdet Styret ønsket egen sak, Mål 90 % September Egen sak x SLA- driftsmøte SLA-rapportering Halvårlig x x Status avsjekk oppdragsdokument Status oppdragsdokument Årlig x Side 12 av 12