Saksframlegg Referanse

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 15/12/14 SAK NR Gjennomføringsfase for prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til forslaget om oppstart av gjennomføringsfase for prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning. 2. Styret vil få forelagt ny sak og fullmakt for eventuell avtaleinngåelse når evaluering av tilbud fra potensielle leverandører foreligger, tentativt juni Skien, 8. desember 2014 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Foreliggende sak presenterer anbefaling om oppstart av gjennomføringsfase for prosjekt Samkjøring og alternativ bestillerløsning. Tiltaket inngår i Pasientreiser ANS` strategiplan og er høyt prioritert ved alle pasientreisekontorene. Foreberedelse av eksisterende teknologisk plattform samt gjennomføring av anskaffelse av ny planleggings- og optimaliseringsløsning vil være sentrale leveranser frem mot nytt beslutningspunkt i juni Styret vil da bli forelagt ny sak og fullmakt for eventuell avtaleinngåelse med leverandør. Prosjektkostnadene frem mot nytt beslutningspunkt er estimert til 1,0 millioner kroner. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Samkjøring og optimalisering av pasientreiser inngår i handlingsplan, systemforvaltning vedtatt av styret (sak ) Tiltaket er høyt prioritert ved alle pasientreisekontorene. I dag benyttes Direkteoppgjørsregisteret (NISSY) som verktøy for planlegging av pasientreiser, men selve arbeidsprosessen er manuell og krevende. Verktøyet mangler blant annet systemstøtte for å identifisere turer som er egnet for samkjøring, samt gi forslag til ruter og vognløp. Det er gjennom foranalyse og forprosjekt avdekket at optimalisering av arbeidsprosesser og IKT- verktøy vil kunne gi vesentlige økonomiske besparelser, se punkt Samtidig er det verifisert er det finnes aktører som kan levere kommersielle planleggings- og optimaliseringsløsninger som kan integreres med øvrig systemer i Direkteoppgjørsregisteret. Pasientreisekontorene har også løftet behov for et supplement til dagens taksameter og andre løsninger for bestilling og kommunikasjon mellom pasientreisekontor og transportør, i prosjektet kalt alternativ bestillerløsning. Bakgrunnen for dette er et ønske om å øke konkurransen inn mot drosjenæringen og forenkle bestillingsprosessen. Foranalysen har kartlagt at de fleste leverandører av planleggings- og optimaliseringsløsninger også har bestillerapplikasjoner til transportør via smarttelefoner og nettbrett. Forprosjektet "Samkjøring og alternativ bestillerløsning" ( ) har videreført arbeidet som ble gjennomført i prosjektets foranalyse ( ). De mest sentrale leveransene i denne fasen har inkludert: Design av ønsket arbeidsprosess ved pasientreisekontorene Anskaffelsesstrategi Kravspesifikasjon for ny planleggings- og optimaliseringsløsning og alternativ bestillerløsning Prosjektplan for gjennomføringsfasen Oppdatering av prosjektets risikobilde og identifisert risikoreduserende tiltak I neste delfase vil gjennomføring av anskaffelse og forberedelse av nåværende teknologiplattform være sentrale leveranser frem mot nytt beslutningspunkt i forkant av eventuell avtaleinngåelse med leverandør. Figuren på neste side viser overordnet tentativ fremdriftsplan for gjennomføringsfasen: Side 2 av 6

3 Figur 1: Overordnet fremdriftsplan Fremdriftsplan for implementeringsfase og drift- og gevinstrealisering er tentativ og vil måtte etableres og detaljeres i samarbeid med eventuell ny og eksisterende leverandører. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Vurdering av ulike typer løsninger Kommersielle planleggings- og optimaliseringssystemer spenner over et bredt spekter av løsninger, det være seg optimaliseringsmotorer som kan integreres med dagens planleggingsbilde i NISSY eller helhetlige planleggings- og optimaliseringssystemer med enhetlige brukergrensesnitt. Prosjektgruppen har vurdert ulike funksjonelle og tekniske målbilder og har basert på en samlet vurdering valgt å anbefale en helhetlig løsning som vil erstatte deler av dagens systemløsning NISSY. Denne type løsning vil i tillegg til planleggings- og optimaliseringsfunksjonalitet også gi reiseplanleggerne på pasientreisekontorene mulighet til å redigere og opprette rekvisisjoner (herunder delreiser). Forhåndsprising av turer tilrettelegger også for omvendt fakturering for de kontorene som på sikt ønsker å gå over til denne avtalemodellen med transportør. Reiseplanleggerne på pasientreisekontorene vil forholde seg til én systemløsning for alle typer oppgaver knyttet til bestilling og planlegging av pasientreiser. Figur 2: Fremtidig målbilde for IKT arkitektur Etablering av en rekvisisjonstjeneste på Sonic vil være sentralt i forhold til å knytte eksisterende og ny systemløsning sammen. En slik tjeneste vil også kunne muliggjøre fremtidige tjenester rettet mot pasient og rekvirent, enten via den offentlige helseportalen Helsenorge.no eller via rekvirenters elektroniske pasientjournaler. Side 3 av 6

4 2.2.2 Økonomi, finansiering og gevinstrealisering Ved siden av brukergevinster for pasientreisekontorene og samfunnsøkonomiske gevinster, forventes prosjektet Samkjøring og alternativ bestillerløsning å gi en direkte økonomisk gevinst for helseforetakene gjennom reduserte transportkostnader. Gevinstene skal samtidig bære økte kostnader til avskrivninger og økte driftskostnader for Pasientreiser ANS knyttet til ny løsning. Det er lagt til grunn en samlet investering i ny teknologi på ca. 10,2 millioner kroner. Endelig kostnad for investeringen vil først bli kjent etter gjennomføring av anskaffelseskonkurransen og må sees i sammenheng med tilgjengelig investeringsramme. Investeringskostnader ,- Lisens- og implementeringskostnad ny løsning (2015) ,- Implementeringskostnad ny løsning (2016) ,- Utvikling integrasjoner og bistand (Locus/Norsk Helsenett) ,- Utvikling av rekvisisjonstjeneste (Avella) ,- Årlige drifts- og avskrivningskostnader ,- Avskrivningskostnader teknologisk løsning (lineær årlig avskrivning over 5 år) ,- Økte kostnader til drift og vedlikehold for eksisterende leverandører (årlig) ,- Økt lisenskostnad ny leverandør ,- Økte vedlikeholdskostnader ny leverandør ,- Tabell 1: Investeringskostnader Prosjektkostnader kommer i tillegg, og er foreløpig estimert til 2 millioner kroner for hele Dette inkluderer møte- og reisevirksomhet, samt ekstern bistand. Fasen frem mot neste beslutningspunkt er estimert til å koste ca 1 mill kr Gevinstrealisering Transportkostnader for 2013, ekskludert pasientenes egenandel, var 1,463 milliarder kroner. Dersom ny løsning medfører økte årlige drifts- og avskrivningskostnader på 4,84 millioner kroner, som forespeilet over, vil løsningen være avhengig av å oppnå en årlig gevinst på 0,33 % av dagens kostnadsbase for å balansere de økte kostnadene. Løsningens gevinstpotensial ligger i å øke samkjøringsgraden for pasientreisekontorene. Forenklede beregninger viser at med en beregnet gjennomsnittlig turkostnad på 412 kroner (2013) må hvert pasientreisekontor ha en økning på om lag tre samkjørte turer pr pasientreisekontor per arbeidsdag 1. Dersom besparelsen i realiteten blir på 1 % av dagens kostnadsbase vil årlige gevinster overstige økningene i drifts- og avskrivningskostnader med 9,8 millioner kroner Juridiske vurderinger I henhold til mandat er anskaffelses- og kontraktsstrategi utarbeidet. Konkurranse med forhandlinger, inkludert prekvalifisering, anses å være den mest hensiktsmessige anskaffelsesformen ut fra behov for en overordnet tilnærming til funksjonelle og tekniske krav samt antatt grad av tilpasninger i ny og eksisterende løsning. For å sikre fleksibilitet med tanke på endelig omfang av løsningen bør funksjonalitet knyttet til opprettelse av rekvisisjoner på pasientreisekontorene behandles som en opsjon i anbudet. 1 Beregningene gir kun et forenklet bilde av virkeligheten for eksempel er ikke turkostnaden lik for alle turer, og kostnaden per tur vil øke ved at flere pasienter samkjøres. Side 4 av 6

5 Opsjon anses også å være den mest hensiktsmessige løsningen for alternativ bestillerløsning. I tillegg anbefaler forprosjektet at systemeier NISSY innhenter løsningsforslag fra eksisterende leverandør for utvikling av alternativ bestillerløsning, og at disse initiativene koordineres fremover. Direktoratet for forvaltning og IKTs avtaljeportefølje for standardavtaler vil benyttes ved eventuell kontraktsinngåelse. Tilpasningsavtalen (SSA-T) og vedlikeholdsavtalen (SSA-V) er vurdert som de mest hensiktmessige avtalene for henholdsvis kjøp og vedlikehold. Eksisterende rammeavtaler med driftsleverandør Norsk Helsenett SF og programvareleverandør av NISSY, Locus AS, vil måtte reforhandles som følge av anskaffelsen Risiko og avhengigheter Valg av kommersiell hyllevare kan medføre at ikke alle aspekter ved ønsket målbilde oppnås. Gjennom arbeidet i prosjektet er det avdekket områder utenfor prosjektets mandat som har stor betydning for realisering av det fulle potensialet av en planleggings- og optimaliseringsløsning. Som følge av dette har forprosjektet anbefalt at det igangsettes to konseptfaser. Foreslåtte initiativer vil vurderes i forbindelse med inneværende strategiprosess. Konseptfase vedrørende rekvirent- og pasientleddet. Rekvirentleddet er i denne omgang ikke omfattet av anbefalte løsning. Prosjektgruppen anbefaler at det i tillegg til allerede planlagte NISSY-endringer igangsettes en konseptfase innen rekvirent- og pasientleddet, da gevinstpotensialet for den nye løsningen vil øke ved høyere datakvalitet på rekvisisjoner. Konseptfase vedrørende transportøravtaler. Dagens transportøravtaler, deres prismodeller og kostnadselementer kan gi klare begrensninger på hvor effektivt en planleggings- og optimaliseringsløsning vil fungere. Prosjektgruppens anbefaling er at det igangsettes en konseptfase for å utarbeide et nasjonalt rammeverk/parametersett for transportøravtaler som understøtter og sikrer at den nye løsningens gevinstpotensial hentes ut. Samtidig må en slik konseptfase ta hensyn til pasientreisekontorenes lokale behov, slik at en eventuell innføring av et nasjonalt rammeverk/parametersett ikke har en prisdrivende effekt på transportøravtalene. Prosjektet har også avhengigheter knyttet mot prosjektene Mine Pasientreiser og Oppgjørskontroll. Disse prosjektene skal alle ut i gjennomføringsfase i løpet av Dette vil kreve solid og overordnet koordinering av felles ressurser og personell hos leverandører, Pasientreiser ANS og pasientreisekontorene. Øvrige identifiserte avhengigheter og risikoer vil håndteres fortløpende i gjennomføringsfasen Forankring med eiere, brukere og øvrige interessenter Prosjektet er i strategiplanen for løftet frem som et prioritert område for helseforetakene og bred brukerforankring har vært sentralt i både foranalyse og forprosjekt. Gjennom regionale representanter har pasientreisekontorene hatt en sentral rolle i selve prosjektgruppen. Pasientreisekontorene har i tillegg deltatt i regionale samarbeidsmøter og høringsrunde for å sikre eierskap, forankring og ivaretakelse av innspill. Samarbeidsforum har vært styringsgruppe for prosjektet. I gjennomføringsfasen vil det bli sentralt å involvere ytterligere interessenter som pasienter, transportører og rekvirenter. Side 5 av 6

6 3. Administrerende direktørs anbefaling: Som det fremkommer av pkt (Risiko og avhengigheter) understrekes betydningen for realisering av det fulle potensialet av en planleggings- og optimaliseringsløsning at man vurderer å igangsette to konseptfaser innenfor områdene rekvirent- og pasientleddet og transportøravtaler. Det vurderes som hensiktsmessig å gjennomføre også disse vurderingene som ledd i det videre arbeidet i prosjektets gjennomføringsfase. Basert på sakens redegjørelse anbefales det at styret slutter seg til forslaget om å igangsette gjennomføringsfase for prosjekt samkjøring og alternativ bestillerløsning som omtalt i saken. Styret vil få forelagt ny sak der fullmakt for eventuell avtaleinngåelse inngår når evaluering av tilbud fra potensielle leverandører foreligger, tentativt juni Trykte vedlegg: Samkjøring og alternativ bestillerløsning Forprosjektrapport v1.0 Samkjøring og alternativ bestillerløsning Styringsdokument v1.0 Utrykt vedlegg: Samkjøring og alternativ bestillerløsning - Vedlegg til forprosjektrapport v.1.0 Side 6 av 6