Nytt skoleadministrativt system

Transkript

1 Nytt skoleadministrativt system

2 Agenda Anskaffelse av et felles skoleadministrativt system (SAS) Bakgrunn Forstudie Gjennomført arbeid Funn Analyserte alternativer Anbefaling Veien videre

3 Bakgrunn Dagens situasjon De skoleadministrative systemene har ikke vært gjenstand for nyutvikling over lengre tid og er basert på umoderne teknologi Anvendelsen av skoleadministrative systemer varierer, og det har vært lagt lite vekt på å skape ensartede skoleadministrative prosesser. Et felles system kan bidra til mer effektive og standardiserte prosesser, noe som igjen kan bidra til bedre kvalitet i skolearbeidet 18 av 19 fylkeskommuner anvender i dag systemer fra samme leverandør (IST). Dermed er det tilnærmet monopoltilstander i markedet for videregående skoler FORSTUDIENS MANDAT Prosjektet skal analysere muligheten for, og potensialet knyttet til, å etablere ett felles nasjonalt skoleadministrativt system på tvers av hele grunnutdanningen. Prosjektet skal videre anbefale realiseringsstrategi/- driftsmodell samt utarbeide deler av grunnlaget for en eventuell anskaffelse

4 Forstudie gjennomført arbeid Gjennomføringsmetodikk Prosjektet har tatt utgangspunkt i Finansdepartementets prosjektmodell for større investeringer, og har nå gjennomført forstudien. Forstudie Forprosjekt Anskaffelse Forstudiens leveranser Analyse av dagens situasjon, utfordringer og behov Overordnet strategidokument Overordnet kravspesifikasjon for fremtidens SAS-løsning System- innføring Gjennomført arbeid Forstudien ble gjennomført over en seks måneders periode og har involvert et stort antall interessenter (10 av 19 fylkeskommuner og 80 personer har vært involvert i forstudien). Forstudien har inkludert fem skolebesøk hvor dagens skoleadministrative prosesser og utfordringer ble kartlagt. Det ble videre gjennomført en brukerundersøkelse for å måle dagens brukertilfredshet i alle offentlige skoler (3136 stk) fra barneskole til videregående skole. I tillegg ble det gjennomført en markedsundersøkelse, hvor totalt 7 leverandører i Norden ble invitert til å presentere sine løsninger og fremtidsplaner. Alternativanalyse (kost-/nytteanalyse av p g g ulike alternativer)

5 Forstudie funn Det er stor variasjon i lisenskostnader mellom fylkeskommunene, og forvaltnings- og driftskostnadene anses å være høye Det ble bekreftet at dagens SAS-løsninger ikke har vært gjenstand for nyutvikling over lengre tid og at de derfor er basert på umoderne teknologi Skoleadministrative arbeidsoppgaver er preget av mye manuelt arbeid Det er mange manuelle integrasjoner mellom SAS og andre systemer, noe som gir store muligheter for å automatisere/effektivisere dataoverføringer Sensitiv informasjon blir ikke håndtert på en tilfredsstillende måte i systemene Kontroller som sikrer at data blir lagt inn korrekt k i systemene er ikke tilfredsstillende Brukervennligheten i dagens systemer er ikke tilfredsstillende

6 Forstudie analyserte alternativer 1. Fortsette som i dag: Dette innebærer at 18 fylkeskommuner på et senere tidspunkt (sannsynligvis innen 2-3 år) må iverksette en anskaffelsesprosess hver for seg. IST planlegger å lansere en ny SAS-løsning i 2012 og ønsker å rulle ut denne uten ny forhandling. Forventede endringer er imidlertid såpass store at fylkeskommunene trolig må, i henhold til lov om offentlige anskaffelser, starte en anskaffelsesprosess for å kunne ta i bruk den nye løsningen. Dette er basert på vurderinger av flere juridiske rådgivere i flk fylkeskommunene. k 2. Anskaffe en felles hyllevareløsning: Det gjennomføres en felles fylkeskommunal anskaffelsesprosess for å finne én felles hyllevareløsning som kan brukes i alle videregående skoler. 3. Utvikle en felles SAS-løsning fra bunn av: Fylkeskommunene går sammen om å utvikle et helt nytt system fra bunn av. Hvert alternativ har vært gjenstand for en kost-/nytteanalyse, som har dannet grunnlaget for FFUs og Vigo Styrets anbefaling

7 Forstudie anbefaling ANBEFALING Basert på alternativanalysen i forstudien anbefaler FFU og Vigo Styret at fylkene går videre med alternativ 2 og anskaffer en felles fylkeskommunal hyllevareløsning for skoleadministrasjon. Gevinstpotensialet er størst dersom det anskaffes en felles hyllevareløsning Det muligheter for å frigjøre tid som tilsvarer en verdi på MNOK årlig (for fylkeskommunene samlet). Dette kan oppnås gjennom økt automatisering og bedre utnyttelse av SASfunksjonalitet. I tillegg viser flere leverandører interesse for å konkurrere om å levere en felles fylkeskommunal SAS- løsning. Dermed forventes det å være reell konkurranse mellom leverandørene i forbindelse med anskaffelsen Gjennom en bedre løsning er det grunn til å forvente økt kvalitet på alle områder innen skoleadministrasjon, herunder elevadministrasjon, læreradministrasjon og fagadministrasjon. Ved å sentralisere forvaltning og drift av fremtidens SAS-løsning, kan fylkeskommunene redusere de årlige forvaltnings- og driftskostnadene med % Det skoleadministrative prosessene er forholdsvis like slik at det er mulig å etablere et felles målbilde Dette er viktig for å kunne samkjøre og bli enig om kravene som skal stilles løsningen. I forbindelse med skolebesøkene kunne prosjektet bekrefte at arbeidsprosessene var relativt like fra planlegging til avslutning av et skoleår Det vil eksistere hyllevareløsninger som vil dekke behovene Markedskartleggingen viste at leverandørene ikke har løsninger i dag som tilfredsstiller behovene, men flere viser en utvikling som er i samsvar med det målbildet som prosjektet har definert

8 Forstudie anbefaling Konsekvensene av å fortsette som i dag, hvor fylkeskommunene trolig må igangsette sine egne separate anskaffelsesprosesser, underbygger ytterligere anbefalingen gitt på forrige side. Ulemper knyttet til at hver fylkeskommune utfører sine egne anskaffelsesprosesser vil trolig være: Økte totale anskaffelseskostnader som følge av at fylkeskommunene må gjennomføre hver sin offentlige anskaffelsesprosess Høyere lisens-, forvaltnings-, og driftskostnader fordi; fylkeskommunene ikke får utnyttet en samlet forhandlingskraft det etableres dupliserte systemer og grensesnitt Reduserte besparelser fordi fylkeskommunene ikke får unyttet stordriftsfordeler knyttet til å investere i nye automatiserte løsninger (som hver enkelt fylkeskommune ikke nødvendigvis har råd til å investere i selv) Redusert datakvalitet på grunn av flere databaser og grensesnitt Redusert informasjonssikkerhet separate anskaffelser reduserer mulighetene for å investere i mer sikre løsninger av høy kvalitet

9 Veien videre Iverksetting av anbefalingen FFU og Vigo Styrets anbefaling er å iverksette et forprosjekt som er neste fase i prosjektgjennomføringsmodellen. Denne fasen inkluderer en utarbeidelse av en detaljert plan for anskaffelsen og implementeringen av et nytt SAS. Den mest tidkrevende aktiviteten i forprosjektet vil være å detaljere kravspesifikasjonen og forankre denne i alle 19 fylkeskommuner. Forprosjektet planlegges avsluttet ultimo mars og har en estimert kostnadsramme på ca 3,5 MNOK (ekskl. mva). Konsekvensen av dette vil være en kostnad på ca kr (ekskl. mva.) per fylkeskommune. Til fylkestingsmøtene i desember vil det bli fremlagt ytterligere informasjon om prosjektets t status t og budsjettinnspill ill knyttet t til anskaffelsen av et felles fylkeskommunalt skoleadministrativt system. Kritiske suksessfaktorer Rask oppstart av forprosjekt slik at man får muligheten å påvirke utviklingen av neste generasjons SAS-løsninger som leverandørene har satt i gang Fylkeskommunene må sikre nødvendig ressursinnsats og involvering, da krav til fremtidens SAS-løsning blir definert i forprosjektet