Derfor er forretningssystemet viktig for bedriften

Transkript

1 Innhold Derfor er forretningssystemet viktig for bedriften... 2 Når er det på tide å bytte forretningssystem?... 2 Velg riktig forretningssystem for din bedrift... 3 Velg riktig leverandør... 4 Standard eller tilpasset forretningssystem?... 5 Motiver de ansatte... 6 Vær realistisk, sett av tid og ressurser... 6 Hva koster det?... 7

2 Derfor er forretningssystemet viktig for bedriften Et forretningssystem skal ganske enkelt gjøre hverdagen enklere i bedriften. For å være med i utviklingen og å innfri stadige krav om effektivitet og oversikt, er det helt nødvendig å ha et godt forretningssystem. Og for et selskap som planlegger å vokse, er valget av forretningssystem en grunnleggende faktor. Forretningssystemet oppgave er å forenkle og effektivisere arbeidsprosessene i bedriften. Det skal spare deg for både tid og penger, som du kan bruke på andre ting. Når informasjon er samlet i én database, og den samme informasjon er tilgjengelig for alle, blir det enklere å ta riktig beslutninger. På den måten blir man mer effektiv. Når er det på tide å bytte forretningssystem? Ofte er det en blanding av flere ulike faktorer som avdekker behovet for et nytt forretningssystem. Vi er i en tid hvor den teknologiske utviklingen er galopperende, og forretningssystem fra noen år tilbake kan virke gammeldagse og med reduserte muligheter. Moderne forretningssystemer kan som regel integreres med nettbaserte tjenester og gir mulighet for å samhandle på et helt annet nivå enn man kan med eldre systemer. Du bør vurdere nytt forretningssystem om du opplever at: Informasjon innad i selskapet ikke flyter fritt mellom avdelingen Informasjon ikke er tilgjengelig i sanntid for alle Du har mange manuelle rutiner som du bruker mye tid på Du føler at prosessene i bedriften er ineffektive Prosessene i bedriften er ikke effektivitetsoptimert Prosessene er dårlig kvalitetssikret Du føler deg avhengig av enkelte medarbeideres innsikt og kvalifikasjoner Du ønsker å spare penger

3 Velg riktig forretningssystem for din bedrift Når man setter seg ned for å søke informasjon om forretningssystemer, kan det virke som om det er en jungel av alternativ der ute. Det er viktig å velge et system som egner seg for din bransje, din bedrift og dine behov. Så før du beveger deg ut i jungelen er det viktig å definere bedriftens behov og sette opp noen retningslinjer. Noe av det viktigste du gjør i planleggingsprosessen er å definere hva du ønsker å oppnå med en ny forretningsløsning for de ulike prosessene i virksomheten din. Med klare mål om dette, kan du utfordre leverandørene med hvordan de vil behandle dette i sin løsning. En bevisstgjøring og synliggjøring av egne forretningsprosesser er ofte et bedre utgangspunkt for et godt løsningsforslag enn lange lister med funksjonskrav. Tenk igjennom dette: Hva vil jeg at systemet skal gjøre for meg Din bedrifts utfordringer, utarbeid klare mål Krav til funksjonalitet. Du kan prioritere i forhold til absolutte krav, krav som bør oppfylles og kjekt-å-ha. Hvordan jobber vi Hvilke plattformer vil vi jobbe på Vil vi ha dataene på en lokal server eller i skyen eller vil vi ha en hybrid løsning? Fremtiden, hva vil jeg at systemet skal gjøre for meg i fremtiden? Nye tider setter nye krav og har du f.eks. ambisjoner om vekst, bør du velge et erp-system som håndterer nettopp det. Bransje. Ulike leverandører fokuserer på ulike bransjer, og du bør sørge for å velge en leverandør med kunnskap om din bransje. Integrasjon. Kan det nye systemet integreres mot systemer du allerede har og som du ønsker å fortsette med? Husk på at det finnes utallige fristende funksjonaliteter der ute, og du gjør klokt i å holde fokus på egen bedrifts definerte behov. Oppsummert bør du velge et system som er tilpasset dine behov og din bransje, og systemet må ikke være for stort og heller ikke for lite.

4 Velg riktig leverandør Når du har vært igjennom alle punktene over, har du begrenset utvalget av leverandører ganske kraftig, men du sitter antakelig fortsatt igjen med ganske mange. Bruk nettet, nettverket ditt og bransjepublikasjoner til å orientere deg, og når du er klar, tar du kontakt med et knippe leverandører som forvalter systemer som tilfredsstiller dine krav og ønsker. I innledende samtaler og møter, bør du kjenne etter om dette virker å være en leverandør du går overens med, husk at dere skal ha et langvarig samarbeid. Be om løsningsforslag. Et tilbud bør være detaljert og vanskelig å misforstå. Det bør svare på din kravspekk og også inneholde opplysninger om leverandørens rutiner i forhold til opplæring o.l. Du må vurdere pris oppimot innhold. Det er viktigere at løsningsforslaget svarer på dine spørsmål og innfrir dine krav til funksjonalitet, enn at det er billig. Hva slags prosesser benytter leverandøren? Det er en stor og omfattende jobb som skal gjøres og det er viktig at leverandøren har gode rutiner, og at de kvalitetssikrer underveis i implementeringsfasen. Hva med support når implementeringen er ferdig og dere er i gang med det nye forretningssystemet? Dere vil mest sannsynlig komme til å trenge hjelp i begynnerfasen. Hva koster det å få hjelp fra leverandøren? Sjekk referanser. De fleste seriøse leverandørene vil kunne vise til kunder som ligner på deg, og oppgi referanser. Du kan selvfølgelig også bruke eget nettverket til å forhøre deg om både leverandøren og deres eksisterende kunder.

5 Standard eller tilpasset forretningssystem? På markedet i dag finnes alt fra svært enkle standard forretningssystemer til avanserte systemer som kan tilpasses i det uendelige. Fordeler med standard forretningssystem: Raskt å implementere Raskt å komme i gang Kostnadseffektivt Ingen tilpasninger- alt er klart Enkelt å oppgradere Ulemper: Kan være vanskelig å endre en innarbeidet arbeidsprosess Ikke så lett som man skulle tro allikevel Interne prosesser må tilpasses systemet Mindre kreativitet Fordeler med et kundetilpasset forretningssystem: Tilpasses din bedrift og dine arbeidsprosesser Man kan være kreativ Ulemper: Koster mer Vanskeligere å oppgradere (mer komplekst) Mer «følsomt» system Hva passer for din bedrift? Nøkkelen til suksess ligger ofte i å finne balansen mellom standard funksjonalitet og spesialtilpasning. Husk å ta med i betraktning at selv om du har nok funksjonalitet med en standard løsning i dag, så bør du velge et system som har muligheter for tilpasninger i fremtiden.

6 Motiver de ansatte Prosjektet må være forankret i ledelsen og godt forplantet i hele organisasjonen. Man må ikke undervurdere viktigheten av at samtlige ansatte deltar i prosjektet. Overgang til et nytt ERP system vil i de fleste tilfeller by på endringer i den daglige driften og det er viktig at alle berørte er innforstått med endringene. Bruk tilstrekkelig med ressurser på opplæring og pass på få aksept for det nye systemet. Dette kan du gjøre i samarbeid med leverandøren. En måte å se det på er at selv det aller beste forretningssystemet i seg selv ikke kan gjøre noen verdens ting for bedriften din. Men brukt på riktig måte, kan et godt system gjøre underverker for både effektivitet, vekst og inntjening. Det er i bunn og grunn menneskene det kommer an på. Vær realistisk, sett av tid og ressurser Behovet for ressurser i prosjektet vil avhenge av størrelsen på bedriften og kompleksiteten og omfanget av det nye forretningssystemet. Mange moduler og spesialtilpasninger vil kreve mer ressurser enn en standardløsning. Svært ofte er man for optimistisk i forhold til bruk av både tid og ressurser, så vi anbefaler deg å budsjettere raust.

7 Hva koster det? Arbeidskostnader i forbindelse med planlegging og gjennomføring av prosjektet Prosjektkostnader Lisenskostnader Årlig vedlikehold, lisens For skytjenester: månedlig abonnementsavgift Arbeidskostnader i forbindelse med prosjektet vil variere i forhold til størrelse og omfang samt hvor lang tid det tar å gjennomføre. *****