Anskaffelse av nytt Biblioteksystem

Transkript

1 Oppdatert: Til: Styremøte Saksdokument S-2009/57 Anskaffelse av nytt Biblioteksystem Det vises til vedlagte notat om anskaffelsen. Notatet ble brukt da KD ble orientert på etatsstyringsmøtet Det vil bli gitt en muntlig orientering om status for anskaffelsen på styremøtet. Forslag til vedtak: (formuleres på møtet) 1

2 27/10/2009 Anskaffelse av nytt biblioteksystem - Kort orientering for KD, 23. oktober

3 Bakgrunn Innstillingen fra Behovsanalysen (som BIBSYS gjennomførte i 2008), var sendt til høring 1. kvartal Høringsuttalelsene viste at det er enighet om at framtidens biblioteksystem bør bygge på en kjerne av kommersiell programvare. Styret la dette til grunn for sitt vedtak i april 2009 og presiserte samtidig at målet er at institusjonene som bruker BIBSYS biblioteksystem skal få et moderne system basert på fremtidens behov. Anskaffelsesprosessen ble forutsatt å starte med en markedsundersøkelse. Utfallet av denne ble antatt å kunne påvirke prosessen vesentlig. Innstillingen fra behovsanalysen pekte også på at biblioteksektoren står foran store omstillingsprosesser. Dette gjelder bl.a. endret brukeratferd hos forskere og studenter som i neste omgang stille krav til endring av prosesser og systemer. Dette krever tett dialog mellom BIBSYS og institusjonene. For å ivareta dette, ble det i april 2009 vedtatt en konsortieorganisering av arbeidet og opprettet en ny styringsgruppe for konsortiet. Styringsgruppen som startet arbeidet i mai har deltatt i arbeidet med å behandle svarene fra markedsundersøkelsen og gi anbefalinger for den videre oppfølging. Overordnet mål Det overordnede målet er å anskaffe et nestegenerasjons biblioteksystem som kan settes i drift i løpet av 2012 og ha en forventet levetid på mer enn 10 år. Systemet forventes å skulle dekke de framtidige behovene som institusjonene vil møte med hensyn til sterkt endret brukeradferd. Det er lagt vekt på å anskaffe et system som har fokus på å dekke institusjonenes bibliotekrelaterte behov og ikke bare et nytt system innenfor bibliotekene isolert. Som følge av dette er det lagt stor vekt på kravene til en tjenesteorientert arkitektur ( SOA 1 ), åpne løsninger og integrasjon med øvrige systemer innenfor institusjonen. Videre er det lagt stor vekt på at systemet må kunne håndtere alle typer media på en enhetlig måte. Dette vil lette omstillingsprosessene og kunne bidra til økt effektivitet. Dersom våre krav imøtekommes vil anskaffelsen medføre en enhetlig løsning for de mer en 100 medlemsinstitusjonene i biblioteksystemkonsortiet og gi en akseptabel samlet pris for anskaffelse og vedlikehold. Markedsundersøkelse BIBSYS gjennomførte en markedsundersøkelse ( Call for Interest ) i april 2009 hvor de fem største leverandørene på verdensmarkedet svarte på spørsmål om de tilgjengelige systemene samt bedriftens planer for framtiden. Den nyopprettede styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet tok aktivt del i behandlingen av svarene. Sammen med BIBSYS vurderte styringsgruppen svarene og kom til at de tilgjengelige systemene ikke representerer nestegenerasjonsløsninger, snarere bygger de på en produktkjerne som er 20 år eller eldre. Noen av leverandørene har imidlertid startet utviklingen av nye løsninger for å møte morgendagens behov. Sammen med styringsgruppen valgte BIBSYS å tilrå Styret å gå ut med en spesifikasjon av et nestegenerasjonssystem forutsatt at et slik system kan settes i drift i løpet av SOA = Service Oriented Architecture 3

4 Kravene til et nytt system Kravene til det nye systemet er utarbeidet av BIBSYS i samarbeid med styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet. Selv om det ikke foreligger et leveringsklart produkt i dag, er det lagt vekt på at det vil være leverandørens ansvar å utvikle sitt nye produkt. Leverandøren bærer kostnadene og all risiko. BIBSYS ønsker å kjøpe det ferdige produktet på ordinære betingelser; dvs. som en brukslisens og årlig vedlikehold av denne. Ettersom leverandørene antas å ha en ny løsning under utvikling, er de imidlertid invitert til å foreslå hvordan BIBSYS og konsortiets medlemmer kan involveres i å påvirke løsningene. En slik interaksjon skal både ivareta behovet for å følge framdriften i leverandørens utviklingsprosjekt samt gi BIBSYS og konsortiet mulighet for å påvirke løsningene. Kravene setter fokus på institusjonens behov og bibliotekenes endring av rolle. De er relativt overordnede og legger svært stor vekt på at produktet må være fullt ut realisert som en tjenesteorientert arkitektur ( SOA ). Dette skal gi mulighet for et samvirke med andre systemer slik at data deles i et åpent samspill heller enn å importers (dupliseres). Dette vil kunne øke fleksibiliteten og redusere driftskostnadene. Det forventes også en enhetlig håndtering av alle medietyper i en enkelt applikasjon. I dag må brukere forholde seg til ulike applikasjoner for ulike media, noe som både kompliserer og fordyrer samt bidrar til kostbar opplæring i forbindelse med omstilling. De er krav til at brukergrensesnitt må være i tråd med Google-generasjonen sine forventninger. Biblioteksystemkonsortortiet har behov for flere ulike tillegg for blant annet å integrere mot andre systemer. Tilleggene er forutsatt implementert av BIBSYS eller institusjonene selv. Dette arbeidet må skje i parallell med leverandørens ferdigstilling av produktet. Leverandøren må derfor stille til rådighet spesifikasjoner og grensesnitt på et tidlig stadium og bidra med leveranser underveis. Anskaffelsesprosessen Anskaffelsen vil primært omfatte kjøp av programvare, vedlikeholdsavtale for 7 år samt opsjoner for fornyelse i vedlikeholdet i 3 år av gangen. NTNU er ansvarlig for å gjennomføre anskaffelsen i tråd med lov og forskrift for offentlige anskaffelser. Et sentralt punkt har vært å velge prosedyre for anskaffelsen. Her har NTNU med støtte fra UiB og intern/ekstern advokat drøftet dette. Det ble besluttet at anskaffelsen som er over EØS-terskelverdiene, kan gjennomføres som en Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring ettersom kontraktens art eller tilknyttede risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse på forhånd. Første trinn i anskaffelsesprosessen er gjennomført og har resultert i at tre leverandører som oppfylte kvalifikasjonskriteriene, har gått videre til neste fase og fått tilsendt konkurransegrunnlaget (som bl.a. inneholder vår kravspesifikasjon). Tidsplan Det er lagt opp til en stram tidsplan (som kan bli justert). Gjennomførte milepeler: Kunngjøring på Doffin og Tender Electronic Daily (TED) Frist for å levere kvalifiseringsdokumenter Utsendelse av konkurransegrunnlaget til kvalifiserte firma 4

5 Gjenstående milepeler: Frist for å levere tilbud Forhandlinger Annonsering av kontraktstildeling Etablering av kontrakt Dersom våre krav imøtekommes, er målet at prosjektet skal resultere i en avsluttende leveranse i løpet av Dette forutsetter imidlertid at leverandøren gjør det mulig for BIBSYS å starte med integrasjon og tilpasninger allerede i Usikkerheter Det legges opp til at et nytt system er levert i løpet av 2012 og at dette kan settes i full drift tidlig i Dette forutsetter at både at leverandøren klarer å levere et akseptabelt system, at systemet er tilstrekkelig integrert med andre systemer, at nødvendige tillegg er på plass, at data er overført fra dagens system samt at det er gitt opplæring til brukerne. Det er selvsagt muligheter for at det kan bli forsinkelser i et slikt prosjekt. Styret i BIBSYS har lagt vekt på at dagens system synes å kunne holdes i drift inntil 2015 hvis dette blir nødvendig. I så måte kan en tåle en forsinkelse selv om dette vil kreve at det investeres mer i tilpasninger av dagens biblioteksystem. Kostnadsprofil Anskaffelsen er primært et kjøp av retten til å bruke leverandørens programvare med noen tilhørende tjenester. Kostnadsprofilen kan variere fra leverandør til leverandør, men består vanligvis av en engangslisens samt typisk 20% av dette for årlig vedlikehold. Lisenser for hele konsortiet samt vedlikehold i 7 år er antatt å koste 65 mill. kr (inkl. MVA). basert på prisindikasjonene i fra markedsundersøkelsen våren 2009, er det antatt at engangsbeløpet kan utgjøre mill. kr av dette. Dersom våre krav imøtekommes, vil dette forfalle til betaling først i

6 Oppdatert: Til: Styremøte Saksdokument S-2009/60 Årlig avgift for Biblioteksystemet 2010 For å finansiere Biblioteksystemet i 2010 er avgiften øket med 5,8 % fra Fra 2008 til 2009 var det ikke noen generell økning på avgiften, endringen for det enkelte bibliotek skyldes at det ble innført ny fordelingsnøkkel fra og med Det ble søkt om 5 mill i bevilgning fra KD til BIBSYS for Dessverre ble bevilgningen fortsatt på 3 mill, et beløp som har vært det samme i mange år. Grunnlaget for beregningen av årlig avgift i 2010 er gitt nedenfor sammen med kommentarer. Tabellene med oversikt over avgiften for den enkelte institusjon er vedlagt. Styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet har uttalt om avgiften. Budsjettet for bibliotekene er stramt, slik at 5,8 % økning av avgiften er betydelig og vil merkes. Det er derfor ekstra viktig at det som gjøres har betydning for det framtidige systemet. Institusjoner med bevilgning fra KD Institusjoner med bevilgning fra KD blir beregnet ut fra parametrene studentpoengproduksjon og årsverk for FOU ansatte med lik vekting av disse. Dette er en fordelingsnøkkel, en sum fordeles på institusjonene. Summen er øket med 5,8 %. Utslaget for den enkelte institusjon skyldes endringer i studentpoengproduksjon og FOUårsverk. Det er brukt 2008 data som er de sist tilgjengelige i DBH basen. Det er en minstesats på , denne er ikke lagt inn i regnearket (der alle tall er i kr.). For institusjoner som omfattes av minstesatsen, er beløpet merket med rødt, og institusjonene vil bli fakturert med minstesatsen. Andre institusjoner Andre institusjoner får avgiften beregnet på grunnlag av antall årsverk på biblioteket. Avgiftssatsen er øket med 5,8 % fra 2009, til for det første årsverk og for ytterligere årsverk. Minstesats er for 1 årsverk. Utslaget for den enkelte institusjon skyldes endringer i antall årsverk på biblioteket for den enkelte institusjon. Ikke alle grunnlagstallene er endelige, det kan bli endringer. Nasjonalbiblioteket Nasjonalbiblioteket får sin avgift fastlagt etter forhandling, dette er ikke gjennomført. Forslag til vedtak: Styret slutter seg til forslaget til årlig avgift for Biblioteksystemet for