Etablering av en felles prosjektmodell i politiet

Transkript

1 Etablering av en felles prosjektmodell i politiet DIFI s gevinstrealiseringsseminar Cato Rindal, IKT-direktør Politidirektoratet

2 Mange analyser har pekt på politiets umodenhet knyttet til prosjekter Politianalysen: «Selv om mye er gjort de siste årene og gode IKTprosjekter er gjennomført, har politiet behov for å øke organisasjonens kompetanse innen styring og gjennomføring av komplekse IKT-prosjekter.» 22. juli-kommisjonen: «Evnen til å gjennomføre det man har bestemt seg for, og til å bruke planene man har utviklet, har vært for svak.» Kvalitetssikrer for Merverdiprogrammet: «Eierstyringen i politiet representerer en utfordring og har et forbedringspotensiale.»

3 Hva sier lederne i politiet (sommer 2013)? Gjennomfører vi de riktige prosjektene? Svak porteføljeforståelse og helhetstenking Mangel på felles målbilde og retning for hele etaten Produserer «for skuff» gjennomfører man riktige prosjekter? Er eierskapet riktig plassert? Prosjekteier har ikke tilstrekkelig myndighet Uklart eierskap og kommunikasjonslinjer Uklar bestilling Samspillet mellom prosjekt og linje Manglende samarbeid mellom prosjekt og linje Overlevering fra prosjekt til linje Manglende brukerinvolvering Prosjektbegrepet misbrukes for linjeaktiviteter Behov for metode for prosjektstyring For lite fokus på konseptvalg dette forankres ikke i ledelsen Bruker ikke nok tid på tidlig faser (hva skal vi ha og hvorfor) Identifisere og ta ut gevinster/nytte Ressursstyring Hvem er prosjektleder og kan lede prosjekt? Prosjektledelse er et fag! Ressurser blir «smørt tynt» utover, prosjekter tar laaaang tid

4 Hva skal til for å få til gjentagende suksess? 1. Enhetlig metode, verktøy og teknikker for program og prosjektstyring Konseptutredning og planlegging bruk nok tid på tidlig fase Gevinstrealisering planlegg for suksess Verktøystøtte for å sikre disiplin, at prosessene følges og nødvendig oversikt 2. Erfaringsdeling satt i system kontinuerlig forbedring 3. Bruke program- og prosjektledelse som har dybdekompetanse om prosjektledelse/-styring

5 En felles prosjektmodell er avgjørende for gjentagende suksess Politiets prosjektmodell Konsept Planlegge Gjennomføre Avslutte Realisere gevinster BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 Oppdragsgiver Prosjekt Oppdragsgiver Helse Sør-Østs prosjektmodell B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Pilotfase Ibruktakelsefa se Drifts / gevinstrealiseringsfase

6 Mål med å etablere politiets prosjektmodell Hovedfokus: sikre god eierstyring, rolleforståelse og enhetlig beslutningsprosesser Forenkle kommunikasjon og støtte styrings- og beslutningsprosesser Etablere felles begrepsapparat for hele etaten Bidra til økt kvalitet i planlegging og gjennomføring av prosjekter Sette fokus på gevinstrealisering fra tidlig fase

7 Politiets prosjektmodell Fra behov til gevinstrealisering

8 Vi fokuserte på to områder i Hvordan starte riktig (konseptfasen) 2. Hvordan sikre god eierstyring? Sterk delaktighet fra prosjekteier fra tidlig konseptfase til prosjektet avsluttes. Riktig sammensetning av styringsgruppe Virksomhet Bruker Prosjekt Leverandør

9 Ca 200 har deltatt på kurs i perioden juni-september Hva Målgruppe Omfang Kurs i konseptfasen «hvordan velge det riktige prosjektet» Ledere, eiere og deltagere i konseptutredninger En halv dag Kurs i eierstyring «Opplæring i politiets prosjektmodell for prosjekteiere og styringsgruppemedlemmer» Kurs for prosjektledere «Hvordan kan prosjektmodellen støtte prosjektlederen?» Toppledere og mellomledere, samt andre prosjekteiere og styringsgruppemedlemmer Prosjektledere som skal bruke modellen En halv dag En hel dag

10 Tilbakemelding fra kursene er gode Bra at temaet er på agendaen, innholdet er meget aktuelt Bra fokus på viktige områder - Eierstyring - Gevinstrealisering - Fremheving av fokus på konsept planlegging Godt at vi får på plass en felles plattform. Bevisstgjøring rundt utfordring ved prosjektstyring i politiet. Bra med tid til utveksling av erfaringer, meninger og synspunkter Bra at det gjøres et løft på tvers slik at vi får til felles forståelse og begrepsapparat. Veldig bra at prosjekteiere og prosjektledere får samme opplæring.

11 Men kursing er ikke alt Vi må sikre at prosjektmodellen faktisk brukes som forutsatt Sikre at innholdet i beslutningsunderlag (styringsdokumenter) holder tilstrekkelig kvalitet Følges opp avvik (utenfor avtalt rammer) Videreutvikle verktøykassen I tillegg etablerer vi et programkontor for å følge opp den strategiske porteføljen Etablerer en egen seksjon for portefølje og prosjekt i IKT-avdelingen med fokus på Prosjekt og porteføljestyring av IKT-prosjekter Prosjektstøtte og prosjektsikring M.m.

12 Hva ønsker vi oss av DIFI? Programveiviseren 1.0 Porteføljestyring hvordan gjør vi det i offentlig sektor Søkbar erfaringsdatabase + erfaringsutveksling (forum for kompetanseog erfaringsdeling) Hvordan gjør andre det, hva har feilet og hva har gått bra vi vil lære av andres feil! en prosjektveiviser er ikke alt, den må også implementeres ønsker tips og triks ift dette. Felles rammeavtale for kompetanseheving/kursing/sertifisering på Prince2, MSP, MOP (POD vurderer å anskaffe egen avtale for våre ansatte, men kanskje aktuelt for flere ) Verktøykasse Prosjekt- og porteføljestyringsverktøy

13 Presentasjon slutt NATIONAL POLICE DIRECTORATE

14 Politiets prosjektmodell Fra behov til gevinstrealisering NATIONAL POLICE DIRECTORATE Kurs i eierstyring «Opplæring i politiets prosjektmodell for prosjekteiere og styringsgruppemedlemmer» Formål: Tydeliggjøre ansvaret som ligger i rollen som prosjekteier i politiet Dele informasjon og tips for hvordan en eier kan påvirke prosjektets suksess. Læringsmål: Få forståelse for hva det innebærer å være prosjekteier og hvilket ansvar som tillegges rollen Få en forståelse for hvordan man setter sammen en god styringsgruppe og hvilken funksjon en styringsgruppe har i et prosjekt Få en bedre forståelse for prosjekt som arbeidsform og nødvendigheten av å ha en enhetlig prosjektmodell

15 Politiets prosjektmodell Fra behov til gevinstrealisering NATIONAL POLICE DIRECTORATE Kurs for prosjektledere «Hvordan kan prosjektmodellen støtte prosjektlederen?» Læringsmål: Få mer kunnskap om ledelse av prosjekter hvorfor vi skal ha en enhetlig prosjektmodell som alle bruker politiets prosjektmodell og etablere et felles begrepsapparat roller og ansvar i forbindelse med et prosjekt typiske suksessfaktorer og fallgruver for politiets prosjekter Praktiske råd og trening: dele erfaringer og drøfte ulike løsninger på utfordringer man ofte møter som prosjektleder Hovedfokus for kurset vil være å belyse hvilken støtte og verktøy prosjektmodellen vil kunne være for deg som prosjektleder.

16 Politiets prosjektmodell Fra behov til gevinstrealisering NATIONAL POLICE DIRECTORATE Kurs i konseptfasen «hvordan velge det riktige prosjektet» Læringsmål: Få en bedre forståelse for hva konseptfasen er og hensikten med konseptutredningen Få en oversikt over hvilke støtteverktøy/ maler som benyttes Trene på aktiviteter som skal gjennomføres Tydeliggjøre roller og ansvar i forbindelse med konseptutredning

17 Hva er jeg opptatt av i rollen som premissgiver og program-/prosjekteier? Kobling IKT - virksomhet Scope kontroll av program og prosjekt Forstå risiko både for programmet, prosjektene og for virksomheten totalt Proaktiv risikostyring - forstå handlingsrommet Løpende leveranser - realisering av nytteverdi (businesscaset)

18 Politidirektoratets porteføljestyringsprosess NATIONAL POLICE DIRECTORATE